自動刪除較舊的 RSS 項目

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在某些 RSS 摘要內容的數量可能很高。當您新增多個 RSS 摘要至Microsoft Office Outlook 2007時,您可能會發現,您的 Microsoft Exchange 信箱或個人資料夾檔案 (.pst)快速增加的大小。

Microsoft Outlook的自動封存功能提供自動方式刪除早於特定日期的項目。多個 RSS 摘要,包括新聞或其他時間機密資訊。需要將較舊的項目不通常為重要為保留您的電子郵件。

附註: 本文中的程序需要使用自動封存功能。[自動封存] 可能無法使用,如果您的 Outlook 設定檔,在您的電腦上的任何包含訊息記錄管理的 Exchange 帳戶。

本文內容

深入瞭解自動封存

自訂自動封存的 RSS 項目

開啟 [自動封存

指定每個 RSS 摘要資料夾的自動封存設定

手動封存或刪除

深入瞭解自動封存

自動封存預設會開啟,並執行在排定的時間間隔自動封存與如果指定,則將較舊的項目移除所有的 Outlook 資料夾。較舊的項目是達到指定的封存期限。

根據預設,Outlook 會在下列位置建立的封存檔案︰

  • Windows Vista   

    drive:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    如果您沒有看到 [本機資料夾,您可能會隱藏。顯示隱藏的資料夾的相關資訊,請參閱 Microsoft Windows 說明。

  • Microsoft Windows XP 或 Microsoft Windows Server 2003   

    磁碟機︰ \Documents and settings\ 使用者 \local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    如果您沒有看到 [ Local Settings ] 資料夾,您可能會隱藏。顯示隱藏的資料夾的相關資訊,請參閱 Windows 說明。

Outlook 封存項目後,您可以直接從 Outlook 中的 [導覽] 窗格中的 [封存資料夾中存取項目。若要查看在 [功能窗格] 中的封存資料夾] 功能表上,按一下 [資料夾清單]。

當您開啟 [封存資料夾] 時,您會看到 Outlook 維持您現有的資料夾結構。選擇要封存的資料夾上方的上層資料夾時,上層資料夾會建立在封存的檔案,但符合準則自動封存的項目封存中的上層資料夾。如果您決定您要封存的項目移到您的主要信箱,您可以從匯入的所有項目封存的檔案至原始資料夾或您所指定的其他資料夾,或手動移動或複製項目,包括資料夾之間拖曳。

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自訂自動封存的 RSS 項目

有兩組自動封存設定,通用設定和每個資料夾設定︰

  • 通用設定   也稱為預設設定,通用設定會決定是否自動封存執行,以及功能預設連絡人以外的任何 Outlook 資料夾中的項目已免除自動封存。

  • 每個資料夾設定   這些設定會覆寫預設設定,讓您可以以不同方式封存個別資料夾。

如果您不指定特定的資料夾的自動封存設定,不會封存資料夾。自動封存設定套用至目前信箱。這表示如果您選取您的 Exchange 帳戶中的資料夾,然後設定自動封存的通用設定,設定適用於 Exchange 帳戶。

附註: 除了自動封存設定],也可能會在您的信箱中的項目受制於保留原則或您的組織會強制執行的訊息記錄管理。保留原則和訊息的記錄管理限制使用者的保留的項目固定的一段時間,所定義的組織原則。這些原則優先於自動封存設定。郵件記錄管理啟用您電腦上任何 Outlook 設定檔中的任何 Exchange 帳戶時,自動封存會完全移除從任何電腦上的 Outlook 設定檔。

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開啟 [自動封存

雖然預設會開啟 [自動封存],您可以關閉和開啟時所需的功能。自動封存必須開啟的工作本文中的程序。

如果您想要用於僅限 RSS 摘要資料夾的自動封存,我們建議您修改的預設設定,以便自動封存已開啟,但會採用您設定的特定資料夾以外的任何動作。這可協助避免意外封存或刪除您不想要變更的資料夾。

  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]

  2. 在 [其他] 索引標籤上按一下[自動封存]

    自動封存設定

  3. 選取 [自動封存每隔 n 天] 核取方塊。

  4. 您想要執行的自動封存的頻率介於 1 到 60 在] 方塊中的輸入數字。

    有效地使用 RSS 摘要資料夾的自動封存,我們建議您使用一個介於 1 到 7 天。這不是數天的項目會保留,但在執行自動封存的頻率。您執行自動封存的頻率,提供更精確您保留期間。

  5. 期間封存中,清除 [刪除到期的項目 (電子郵件資料夾)封存或刪除舊的項目] 核取方塊。

    清除下列核取方塊,可協助防止您不小心執行您不想會影響的資料夾中的 [自動封存的動作。本文後面,您可以指定 [自動封存設定每個資料夾為基礎。

    如果您已使用 [自動封存] 資料夾的一些使用預設通用設定,不一定要變更您的設定。

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指定每個 RSS 摘要資料夾的自動封存設定

您要指定每個 RSS 摘要資料夾的自動封存設定。自動封存屬性不是遞迴 — 屬性不繼承上層資料夾中。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要指定設定,[RSS 摘要] 資料夾,然後按一下快顯功能表上的 [內容

  2. 按一下 [自動封存] 索引標籤。

    RSS 摘要資料夾的自動封存設定

  3. 按一下 [使用這些設定封存此資料夾]。

  4. 項目-早於 n 期間清除,其中 n 代表 1 到 999 的數字值,而期間等於週數,輸入您要保留的 RSS 項目的時間長度上限。

  5. 按一下 [永久刪除舊的項目]。

  6. 按一下 [確定]

  7. 針對每個 RSS 摘要的資料夾,包含您想要自動刪除的項目重複。

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手動封存或刪除

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [封存]。

  2. 指定是否要使用其自動封存設定 (也就是預設設定或您指定的個別資料夾的每個資料夾設定) 封存所有資料夾或是否要都封存個別資料夾使用此對話方塊中所指定的選項。

附註: 若要封存到預設以外的資料夾,指定不同的檔案名稱中封存檔案] 方塊。Outlook 會自動建立項目另一個封存的檔案中所選的資料夾。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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