縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

相片及其他類型的附件在大小上會有所差異。許多電子郵件系統 (包括 Gmail、Yahoo 和 Exchange) 會限制您可傳送的電子郵件訊息大小。如果您擔心您的電子郵件訊息大小,或是收到太大的電子郵件而無法傳送該郵件,您可以採取一些步驟來縮減附加圖片及其他文件的大小。 

除了限制個別郵件的大小,某些電子郵件系統會對信箱的總大小設定上限。由於您傳送的每封郵件都會儲存在 [寄件備份] 資料夾,縮減附件大小也能有助於保持較小的信箱大小。 

您想要做什麼?

插入圖片

若要在電子郵件訊息內文中插入圖片,請將游標放在電子郵件訊息內文中,選取 [插入] 功能表,然後選擇功能區上 [圖例] 群組中的 [圖片]。 

如果圖片看起來太大 (或太小),您可以使用圖片上的縮放控點來調整影像大小。 

調整圖片大小

您可以變更圖片的顯示大小 (例如佔據螢幕多少空間),而不用變更檔案大小或圖片解析度。不過,這並不會縮小您要傳送之電子郵件訊息的總大小。 

  1. 按一下或點選圖片以顯示圖片每個角落的小型圓形縮放控點。

    影像現在會出現在您的郵件中。
  2. 按一下 (或按住) 其中一個控點,然後朝中央拖曳縮放控點以縮減影像大小,或拖離中央以增加影像大小。

提示: 圖片每一側的中央有額外的縮放控點。如果要維持圖片的比例,則只能使用角落的縮放控點。使用每一側中央的控點會造成圖片扭曲變形。

將圖片縮小為確切的大小

  1. 選取您要調整大小的圖片。

  2. 在 [格式] 索引標籤的 [大小] 群組中,輸入需要的高度。寬度會隨著高度自動按比例變更。

    顯示高度和寬度設定的螢幕擷取畫面

如果要個別變更高度和寬度,請在依照步驟 2 變更需要的高度或寬度之前,先清除 [鎖定長寬比] 核取方塊。

壓縮圖片以縮減檔案大小

壓縮圖片可維持圖片的高度和寬度,但會降低解析度。解析度較低的圖片的檔案大小會比較小。

  1. 選取您需要降低解析度的一或多張圖片。

  2. 在 [圖片工具] 底下的 [格式] 索引標籤上,選取 [調整] 群組中的 [壓縮圖片] 壓縮圖片 。根據您的螢幕解析度而定,您可能只會看到 [壓縮圖片] 圖示。

  3. 選取壓縮和解析度選項,然後選取 [確定]。針對沒有要印出的圖片,Web (150 ppi) 是最常見的解析度。

重要: 壓縮圖片以縮減檔案大小會變更來源圖片中保留的細緻度。這表示在壓縮之後,圖片看起來會與壓縮之前不同。

當您以檔案的形式附加圖片時,圖片不會直接顯示在電子郵件訊息內文中。而是會在郵件主旨底下顯示圖片的圖示。若是影像檔案,您也會看到圖片的小型預覽,以及檔案的名稱和大小。 

查看影像的縮圖

如果圖片附件太大,您可以在傳送郵件時讓 Outlook 為您調整圖片大小。 

  1. 選取 [檔案]。

  2. 如果您的影像很大,您會看到這則訊息:由於圖像附件之故,部分收件者可能無法收到此郵件。調整大型圖像的大小有助於送達郵件。調整後的圖像不可超過 1024x768 像素。 

  3. 選取 [傳送此郵件時調整大型圖像的大小]。

  4. 選取螢幕左上角的向左箭號以回到郵件。撰寫郵件,而當您選取 [傳送] 時,就會自動調整所有圖片附件的大小。 

附註: 如果您使用 [圖例] 群組中的 [圖片] 命令來將圖片內嵌在郵件內文中 (圖片會顯示在郵件中),則無法使用調整影像附件大小的功能。

文件、試算表、PDF 檔案及其他類型的檔案在大小上會有極大差異。傳送這些檔案時,您可以使用一些方法保持較小的電子郵件訊息和附件大小。

附註: 如需有關縮減圖片檔案的特定詳細資訊,請參閱在電子郵件訊息內文中插入圖片並調整大小一節。

傳送檔案連結

  1. 在電子郵件訊息中,選取功能區中的 [附加檔案]。

  2. 選取您的檔案。

  3. 如果檔案已經儲存在 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint 網站上,您可以選取 [傳送連結]。這會將檔案捷徑 (而不是檔案本身) 附加到電子郵件訊息中。收件者可以開啟捷徑,然後下載或開啟檔案。

複製來自其他雲端儲存服務的共用連結

大多數雲端儲存解決方案 (例如 Dropbox 或 Google 雲端硬碟) 可讓您取得檔案的共用連結。如需有關如何取得共用連結的詳細資訊,請參閱其說明檔案。取得共用連結後,請將它貼在電子郵件訊息內文中。

傳送前先壓縮檔案

大多數檔案可以壓縮成 ZIP 檔案以縮減其大小。Windows 讓您不需要使用任何其他軟體,就能建立及開啟 ZIP 檔案。 

  1. 瀏覽到包含您要傳送之檔案的資料夾。

  2. 選取檔案。若要選取多個檔案,請在按一下每個檔案時按住 CTRL。

  3. 以滑鼠右鍵按一下選取項目,選取 [傳送到] > [壓縮的 (zipped) 資料夾]。

  4. 這會建立一個新的 ZIP 檔案,內含您在步驟 2 選取的一或多個檔案。系統會自動從原始檔案的名稱選擇 ZIP 檔案的名稱。 

  5. 回到電子郵件訊息並選擇功能區中的 [附加檔案],或以滑鼠右鍵按一下新的 ZIP 檔案,選取 [傳送到] > [郵件收件者] 來開啟已附加該檔案的新電子郵件訊息。 

您想要做什麼?

插入圖片

若要在電子郵件訊息內文中插入圖片,請將游標放在電子郵件訊息內文中,選取 [插入] 功能表,然後選擇功能區上 [圖例] 群組中的 [圖片]。 

如果圖片看起來太大 (或太小),您可以使用圖片上的縮放控點來調整影像大小。 

調整圖片大小

您可以變更圖片的顯示大小 (例如佔據螢幕多少空間),而不用變更檔案大小或圖片解析度。不過,這並不會縮小您要傳送之電子郵件訊息的總大小。 

  1. 按一下或點選圖片以顯示圖片每個角落的小型圓形縮放控點。

    影像現在會出現在您的郵件中。
  2. 按一下 (或按住) 其中一個控點,然後朝中央拖曳縮放控點以縮減影像大小,或拖離中央以增加影像大小。

提示: 圖片每一側的中央有額外的縮放控點。如果要維持圖片的比例,則只能使用角落的縮放控點。使用每一側中央的控點會造成圖片扭曲變形。

將圖片縮小為確切的大小

  1. 選取您要調整大小的圖片。

  2. 在 [格式] 索引標籤的 [大小] 群組中,輸入需要的高度。寬度會隨著高度自動按比例變更。

    顯示高度和寬度設定的螢幕擷取畫面

如果要個別變更高度和寬度,請在依照步驟 2 變更需要的高度或寬度之前,先清除 [鎖定長寬比] 核取方塊。

壓縮圖片以縮減檔案大小

壓縮圖片可維持圖片的高度和寬度,但會降低解析度。解析度較低的圖片的檔案大小會比較小。

  1. 選取您需要降低解析度的一或多張圖片。

  2. 在 [圖片工具] 底下的 [格式] 索引標籤上,選取 [調整] 群組中的 [壓縮圖片]。根據您的螢幕解析度而定,您可能只會看到 [壓縮圖片] 圖示。

  3. 選取壓縮和解析度選項,然後選取 [確定]。針對沒有要印出的圖片,Web (150 ppi) 是最常見的解析度。

重要: 壓縮圖片以縮減檔案大小會變更來源圖片中保留的細緻度。這表示在壓縮之後,圖片看起來會與壓縮之前不同。

當您以檔案的形式附加圖片時,圖片不會直接顯示在電子郵件訊息內文中。而是會在郵件主旨底下顯示圖片的圖示。

如果圖片附件太大,您可以在傳送郵件時讓 Outlook 為您調整圖片大小。 

  1. 選取 [檔案]。

  2. 如果您的影像很大,您會看到這則訊息:由於圖像附件之故,部分收件者可能無法收到此郵件。調整大型圖像的大小有助於送達郵件。調整後的圖像不可超過 1024x768 像素。 

  3. 選取 [傳送此郵件時調整大型圖像的大小]。

  4. 選取螢幕左上角的向左箭號以回到郵件。撰寫郵件,而當您選取 [傳送] 時,就會自動調整所有圖片附件的大小。 

附註: 如果您使用 [圖例] 群組中的 [圖片] 命令來將圖片內嵌在郵件內文中 (圖片會顯示在郵件中),則無法使用調整影像附件大小的功能。

文件、試算表、PDF 檔案及其他類型的檔案在大小上會有極大差異。傳送這些檔案時,您可以使用一些方法保持較小的電子郵件訊息和附件大小。

複製來自雲端儲存服務的共用連結

大多數雲端儲存解決方案 (例如 OneDrive、商務用 OneDrive、Dropbox 或 Google 雲端硬碟) 可讓您取得檔案的共用連結。

針對 OneDrive 或商務用 OneDrive,請參閱共用 OneDrive 檔案及資料夾。針對其他雲端儲存解決方案,如需有關如何取得共用連結的詳細資訊,請參閱服務的說明檔案。取得共用連結後,請將它貼在電子郵件訊息內文中。

傳送前先壓縮檔案

大多數檔案可以壓縮成 ZIP 檔案以縮減其大小。Windows 讓您不需要使用任何其他軟體,就能建立及開啟 ZIP 檔案。 

  1. 瀏覽到包含您要傳送之檔案的資料夾。

  2. 選取檔案。若要選取多個檔案,請在按一下每個檔案時按住 CTRL。

  3. 以滑鼠右鍵按一下選取項目,選取 [傳送到] > [壓縮的 (zipped) 資料夾]。

  4. 這會建立一個新的 ZIP 檔案,內含您在步驟 2 選取的一或多個檔案。系統會自動從原始檔案的名稱選擇 ZIP 檔案的名稱。 

  5. 回到電子郵件訊息並選擇功能區中的 [附加檔案],或以滑鼠右鍵按一下新的 ZIP 檔案,選取 [傳送到] > [郵件收件者] 來開啟已附加該檔案的新電子郵件訊息。 

您想要做什麼?

您可透過兩種方式選取圖片 (在 Microsoft Office Outlook 中或從 Windows 檔案總管),來自動縮減圖片大小並將圖片以附件形式包含在電子郵件訊息中。

附註: 不會修改您的原始圖片。只會縮減傳送之圖片複本的大小。

  1. 在 Outlook 中建立新電子郵件訊息。

  2. 在 [插入] 索引標籤上,按一下 [包含] 群組中的 [附加檔案]。

    提示: 您也可以從 Windows 檔案總管拖放圖片。圖片檔案會附加到電子郵件訊息中。

  3. 在 [插入] 索引標籤上,按一下 [包含] 對話方塊啟動器 按鈕影像

  4. 在 [附件選項] 窗格中,於 [圖片選項] 底下的 [選取圖片大小] 下拉式清單中,按一下您要包含的圖片大小。

    [附件選項] 窗格

    附註: 如果您使用 [圖例] 群組中的 [圖片] 命令來將圖片內嵌在郵件內文中,則無法使用自動調整圖片大小的功能。

  5. 撰寫完電子郵件訊息後,請按一下 [傳送]。

  1. 按一下 [開始],然後按兩下 [電腦] 以開啟 Windows 檔案總管。

    鍵盤快速鍵:若要開啟 Windows 檔案總管,請按 Windows 標誌鍵+E。

  2. 瀏覽到包含您要傳送之圖片的資料夾。

  3. 選取圖片。若要選取多個檔案,請在按一下每個檔案時按住 CTRL。

  4. 以滑鼠右鍵按一下選取的檔案,指向 [傳送到],然後按一下 [郵件收件者]。

    [經由電子郵件傳送圖片] 對話方塊隨即出現。

  5. 按一下 [使所有我的圖片縮小],然後按一下 [確定]。

    [經由電子郵件傳送圖片] 對話方塊

    附註: 若要指定確切的大小以設定圖片,請按一下 [顯示更多選項],然後按一下您想要的大小。

    含有附加圖片的新 Outlook 郵件視窗隨即出現。

  6. 在 收件者、副本或密件副本方塊 中輸入收件者資訊。

  7. 視需要在 [主旨] 方塊中變更主旨資訊。

  8. 視需要變更或輸入您要在郵件內文中包含的任何資訊。

  9. 按一下 [傳送]。

以下是傳送圖片和附件時可採用的最佳做法清單:

  • 張貼或發佈大型附件   :如果您正在傳送附件或圖片給某個收件者,並且願意與對方共用雲端中或貴組織網路上某個已儲存的位置,您可以在電子郵件訊息中包含該位置的連結。

  • 限制附件大小   :這是一般的指導方針;針對速度較慢的連線 (例如行動裝置),您應使用更小的大小,例如 250 KB。如果您必須傳送較大的附件,請確認您可以傳送的郵件大小上限。請向您的郵件伺服器系統管理員或提供您電子郵件服務的組織詢問這項資訊。同樣地,請向收件者詢問其上限。最後,請考慮收件者的網際網路連線速度。使用行動網際網路連線下載大型附件會耗費很長一段時間。

  • 使用多封電子郵件訊息傳送多個附件   :相較於一封大型郵件,多封較小的郵件更有可能送達。這項技巧也許能協助您避免每封郵件的限制,但可能還是會超過收件者的信箱限制。在對方的信箱已到達其儲存限制之後,有時候任何收到的郵件都有可能會退回。

  • 使用壓縮的圖形檔案格式   :有太多種圖形檔案格式,無法在此逐一列出,但電子郵件訊息的最常用及最佳圖片檔案格式為 .jpg、.png 和 .gif。最大圖形檔案格式是未儲存為壓縮檔案格式的檔案格式,例如 .tif 和 .bmp (Windows 小畫家的預設檔案格式)。

  • 使用較小的原始檔案   :行動電話或數位相機拍攝的相片大小通常很大,即使儲存為 .jpg 等壓縮檔案格式也是如此。一張圖片往往會有好幾 MB。請留意,電子郵件訊息大小在網際網路上傳輸時大約會增加三分之一。拍攝數位相片時,請在相機上使用較低的解析度設定。使用 .jpg 等壓縮檔案格式。在圖形程式中,將相片裁剪為必要的內容。

  • 使用檔案壓縮共用程式   :除了協力廠商共用程式,Windows 還隨附使用壓縮 .zip 檔案格式的檔案壓縮共用程式。您可以使用壓縮公用程式來縮小許多附件檔案格式。對於已經儲存為壓縮格式的某些檔案格式,縮減的量將會是最小。例如,記事本 .txt 文字檔案會大幅縮小,而 .jpg 影像則不會。.jpg 檔案格式已經是壓縮檔案格式。

  • 檢閱您的 [寄件備份] 資料夾   :根據預設,您傳送的每封電子郵件的複本會保留在 [寄件備份] 資料夾中。這會增加您 Outlook 資料檔 (.pst) 的大小,這在某些帳戶中可能不利於信箱大小限制,因為寄件備份會儲存在郵件伺服器上。

重要: 壓縮圖片以縮減檔案大小會變更來源圖片中保留的細緻度。這表示在壓縮之後,圖片看起來會與壓縮之前不同。正因如此,您應先壓縮圖片,然後再套用美術效果

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使用 Outlook 傳送大型檔案

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