縮小您的信箱和 Outlook 資料檔 (.pst 與.ost)

縮小您的信箱和 Outlook 資料檔 (.pst 與.ost)

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

更多的電子郵件傳送和接收,可以放大較大 Outlook 信箱。大型的信箱可能需要較長的時間開啟,然後搜尋] 和 [多個電子郵件提供者,包括 Office 365 會限制您的信箱大小上限。如果您收到一則訊息,您的信箱超過大小限制是,可以幫助刪除訊息與資料夾,但如果您在 [Outlook 資料檔 (.pst) 儲存您的資訊,該資料檔案可能大小自動縮減。

注意: 如果您使用 POP 或 IMAP 帳戶,所有的電子郵件帳戶資訊,包括資料夾、 電子郵件訊息、 連絡人、 行事曆和工作資訊會儲存於 Outlook 資料檔 (.pst)。如果您使用 Office 365、 Exchange 或 Outlook.com 帳戶時,您的信箱的複本會儲存於離線 Outlook 資料檔 (.ost) 中。

若要縮減 Outlook 資料檔 (.pst) 的大小,您可以壓縮資料檔案。無法壓縮離線 Outlook 資料檔 (.ost)。請參閱縮減離線資料檔 (.ost 的詳細資訊) 的大小。

有數種方式可減少信箱大小。

您可以使用 [信箱清理工具,若要檢視您的信箱與個別資料夾的大小。這項工具也可協助您搜尋的舊或很大的郵件可能會想要刪除,或移至 [Outlook 資料檔 (.pst)。

通常,大型信箱的原因是大型的 [刪除的郵件] 資料夾。此工具提供的按鈕來檢視刪除的郵件] 資料夾的大小和清空 [刪除的郵件] 資料夾。

有時候,Outlook 會儲存稱為衝突的資料夾中的衝突的項目。在您的本機電腦上儲存的項目複本同步處理的電子郵件伺服器上儲存的項目複本時,會發生衝突。信箱清理工具可為您刪除這些衝突。

執行 [信箱清理工具

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [工具] >清除信箱]

  3. 檢視信箱大小尋找之前的項目尋找大於的項目檢視已刪除的項目大小清空刪除的郵件] 資料夾、檢視衝突大小空白的衝突執行您想要選取工作。

使用交談清理移除多餘的郵件

在冗長的電子郵件執行緒,有通常包含所有的前一個郵件的相同資訊的許多郵件。交談清理可以移除這些多餘的郵件自動。如需詳細資訊,請參閱使用交談清理刪除多餘的郵件。

大型郵件搜尋

您可以搜尋大於從 Outlook 的 [搜尋] 方塊的特定大小的所有郵件。按一下 [搜尋] 方塊並輸入: messagesize: > 5 mb。這會找到所有郵件大於 5 MB。您可以刪除部分或所有這些訊息,或將其移至另一個 Outlook 資料檔 (.pst)。如需有關如何移動項目的詳細資訊,請參閱移動或複製資料夾之間的訊息。

如果您從 Outlook 資料檔 (.pst)] 刪除項目,會自動壓縮檔案在背景中當您不使用您的電腦,如果在執行 Outlook 時。您可以立即手動開始壓縮程序。可能需要幾分鐘的時間壓縮為 Outlook 資料檔 (.pst)。

  1. 刪除您不想保留並清空 [刪除的郵件] 資料夾中的任何項目。

  2. 按一下 [檔案 >  帳戶設定 >帳戶設定]

  3. 在 [資料檔] 索引標籤上按一下您想要壓縮時,資料檔案,然後按一下 [設定

  4. 按一下 [進階] 索引標籤 > Outlook 資料檔設定]

  5. 在 [Outlook 資料檔設定] 對話方塊中,按一下 [開始壓縮] ,然後按一下[確定]

附註: 您沒有結束 Outlook 之後您壓縮 Outlook 資料檔 (.pst)。

多個電子郵件帳戶使用離線 Outlook 資料檔儲存的資料。離線 Outlook 資料檔 (.ost) 是非常類似有一個例外為 Outlook 資料檔 (.pst)。您無法從匯入或匯出至離線 Outlook 資料檔 (.ost)。

  1. 按一下 [檔案] >帳戶設定] >帳戶設定]

  2. 在 [資料檔] 索引標籤上按一下您想要壓縮時,資料檔案,然後按一下 [設定

  3. 按一下 [進階] 索引標籤 > Outlook 資料檔設定]

  4. 在 [Outlook 資料檔設定] 對話方塊中,按一下 [開始壓縮] ,然後按一下[確定]

附註: 您沒有壓縮 Outlook 資料檔 (.ost) 之後,請結束 Outlook。

信箱清理工具用來檢視您的信箱與個別資料夾的大小。您也可以封存封存Outlook 資料檔 (.pst)較舊的項目,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 按一下 [檔案]。

  2. 按一下 [工具] >清除信箱]

  3. 檢視信箱大小尋找之前的項目尋找大於的項目檢視已刪除的項目大小清空刪除的郵件] 資料夾、檢視衝突大小空白的衝突執行您想要選取工作。

如果您從 Outlook 資料檔 (.pst)] 刪除項目,會自動壓縮檔案在背景中您不使用您的電腦,或執行 Outlook 時。您可以立即手動啟動 [精簡] 命令。可能需要幾分鐘的時間壓縮為 Outlook 資料檔 (.pst)。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]

  3. 在 [資料檔] 索引標籤上按一下您想要壓縮時,資料檔案,然後按一下 [設定

  4. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 您沒有結束 Outlook 之後您壓縮 Outlook 資料檔 (.pst)。

多個電子郵件帳戶使用離線 Outlook 資料檔儲存的資料。離線 Outlook 資料檔 (.ost) 是非常類似有一個例外為 Outlook 資料檔 (.pst)。您無法從匯入或匯出至離線 Outlook 資料檔 (.ost)。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]

  3. 在 [資料檔] 索引標籤上按一下您想要壓縮時,資料檔案,然後按一下 [設定

  4. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 您沒有壓縮 Outlook 資料檔 (.ost) 之後,請結束 Outlook。

您可以使用 [信箱清理工具,可讓您可以檢視您的信箱與個別資料夾的大小。您也可以封存較舊的項目至封存個人資料夾檔案 (.pst),並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [清除信箱]

  2. 檢視信箱大小尋找之前的項目尋找大於的項目檢視已刪除的項目大小清空刪除的郵件] 資料夾、檢視衝突大小空白的衝突執行您想要選取工作。

頁面頂端

如果您從個人資料夾檔案 (.pst)] 刪除項目,會自動壓縮檔案在背景中您不使用您的電腦,或執行 Outlook 時。如果您想要立即縮小檔案,您可以強制壓縮。若要壓縮的資料檔案的程序可能需要幾分鐘的時間。

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [資料檔管理]。

  2. 按一下您想要壓縮時,資料檔,然後按一下 [設定

  3. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 您沒有壓縮.pst 檔案之後,請結束 Outlook。

頁面頂端

如果您已刪除大量項目,以減少離線資料夾檔 (.ost) 檔案的大小可能會改善效能。此程序並不會刪除儲存在伺服器上的任何項目。

  1. 刪除任何不想保留,然後再清空 [刪除的郵件] 資料夾的項目。

  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [帳戶設定]。

  3. 在清單中,選取 [ Microsoft Exchange Server,然後按一下 [變更

  4. 按一下 [更多設定]。

  5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定

  6. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 您沒有壓縮.ost 檔案之後,請結束 Outlook。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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