編輯工具 - 您的寫作小幫手

[編輯工具] 會檢查您文件或電子郵件訊息的拼字及文法錯誤,並提供文件寫作建議。

[編輯工具] 會在您於 Word 或 Outlook 中輸入文字的同時,找出拼字和文法錯誤以及書寫樣式問題。[編輯工具] 會在您書寫的同時標記出錯誤:紅色曲線代表拼字錯誤、藍色雙底線代表文法錯誤,以及金色虛線代表寫作協助建議。

您必須具備 Office 365 訂閱,才能使用 [編輯工具] 的完整功能。

[編輯工具概觀] 窗格是一項新功能,目前僅供 Office 測試人員使用。

[編輯工具] 會在您輸入或校訂整份文件時檢查拼字錯誤,並提供需要對文件做出之拼字修正的概觀。選取 [編輯工具] 窗格中的 [拼字] 校正,來修正文件中的錯字。當您看到字詞下方的紅色曲線時,請以滑鼠右鍵按一下該字,然後選擇其中一個建議來修正錯誤。

顯示 Word 文件中的拼字錯誤

  • 拼字建議會伴隨同義字 (如果有的話) 一起出現,以協助您選擇最符合您想表達意思的字詞。

  • 如果您按一下操作功能表上的箭號,會看到以下選項:

    1. 如果您想要聽到目前的建議,請選擇 [大聲朗讀]。

    2. 如果您想在每次出現相同的拼字錯誤時,將目前文件中的錯誤取代成目前的建議,請選擇 [全部變更]。

    3. 針對您總是用來取代所找到該單字的編輯器建議,選取 [新增至自動校正] (您也可以從操作功能表中使用 [自動校正選項]。如需如何使用這些選項的詳細資訊,請參閱選擇自動校正選項)。

  • 若要將該單字加入預設字典,讓編輯器不再將它標記為拼錯,請選擇 [新增至字典]。

  • 若要在該份文件或電子郵件中跳過這個單字,但不將它新增至拼字字典,請選擇 [全部略過]。

  • 若要查看更多資訊和所有可採取的行動來解決拼字錯誤,請選擇 [查看更多] 以開啟 [編輯工具] 窗格。

    1. [編輯工具] 窗格的上方部分會顯示文法問題的詳細說明。

    2. 若要讓系統朗讀包含文法錯誤的句子,請選取喇叭圖示。如果您在選取喇叭圖示之前,在該文字方塊內選取了句子的一部分,系統只會朗讀您選取的部分。

    3. 窗格中的每個文法建議都是分割按鈕。選取分割按鈕的主要按鈕,即可選擇該建議並插入至文件中。或者,您可以選取分割按鈕的箭號按鈕來開啟子功能表,當中包含您可對該建議採取的下列其他動作:您可以聆聽每個大聲朗讀的建議 (選擇 [大聲朗讀]),也能夠逐字聆聽它的拼法 (選擇 [拼出])。

[編輯工具] 會在您輸入或校訂 (按 F7) 整份文件時檢查文法錯誤,並提供需要對文件做出之所有文法修正的概觀。選取 [編輯工具] 窗格中的 [文法] 校正,來修正文件中的文法問題。當您看到藍色的雙底線時,請以滑鼠右鍵按一下單字或片語來深入了解。

顯示文法錯誤

  • 文法建議會伴隨簡短描述一起出現,以協助您充分決定是否要解決問題,以及解決問題的方式。

  • 如果您按一下操作功能表上的箭號,會看到以下選項:

    1. 選擇 [大聲朗讀] 以聆聽所選取的選項。

    2. 若要略過字或詞並移至下一個,請選擇 [略過一次]。

    3. 選擇 [不檢查此問題],針對文件在這次略過此錯誤。

    4. 若要查看更詳細的文法問題說明及寫作範例,請選擇 [查看更多] 以開啟 [編輯工具] 窗格。

      • 窗格的上方部分會顯示文法問題的詳細說明。

      • 若要讓系統朗讀包含文法錯誤的句子,請選取喇叭圖示。如果您在選取喇叭圖示之前,在該文字方塊內選取了句子的一部分,系統只會朗讀您選取的部分。

      • 窗格中的每個文法建議都是分割按鈕。選取分割按鈕的主要按鈕,即可選擇該建議並插入至文件中。或者,您可以選取分割按鈕的箭號按鈕來開啟子功能表,當中包含您可對該建議採取的下列其他動作:您可以聆聽每個大聲朗讀的建議 (選擇 [大聲朗讀]),也能夠逐字聆聽它的拼法 (選擇 [拼出])。

[編輯工具] 會檢查樣式和其他進階寫作問題,並用金色的虛線底線醒目提示有問題的字詞或詞組。以滑鼠右鍵按一下加上虛線的字詞或詞組,並考慮使用其中一個替代建議,或是在校訂 (按 F7) 整份文件時,取得文件寫作建議的概觀。

附註: 金色虛線目前僅適用於英文和西班牙文。

顯示書寫樣式錯誤

書寫樣式建議會伴隨簡短描述一起出現,以協助您充分決定是否要解決問題,以及解決問題的方式。

編輯器會檢查下列項目:

  • 複合字*

  • 縮寫*

  • 陳腔濫調*

  • 非正式用語*

  • 雙重否定*

  • 行話*

  • 名詞化

  • 被動語態*

  • 具有未知主詞的被動語態 (無可用建議)*

  • 贅字

  • 分離不定詞中的單字* (一個以上)

  • 性別特定用語*

  • 措辭不確定性*

  • 俚語*

  • 牛津逗號*

  • 搭配引號使用時需要標點符號*

  • 句子之間的空格*

重要: 請移至 [校訂] 選項,並選擇 [書寫樣式] 下拉式選單中的 [文法與其他檢查] 設定以啟用樣式選項。請參閱下方如何變更編輯器的校訂設定

  • 快顯功能表中的每個書寫樣式建議都是分割按鈕。選取分割按鈕的主要按鈕,即可選擇該建議並插入至文件中。或者,您可以選取分割按鈕的箭號按鈕來開啟子功能表,當中包含您可對該建議採取的下列其他動作:

    1. 選擇 [大聲朗讀] 以聆聽所選取的建議

    2. 若要略過樣式問題並移至下一個,請選擇 [略過一次]。

    3. 選擇 [不檢查此問題],針對文件在這次略過此錯誤。

  • 若要查看更詳細的書寫樣式問題說明及寫作範例,請選擇 [查看更多] 以開啟 [編輯器] 窗格。

    1. 窗格的上方部分會顯示書寫樣式建議的詳細說明。

    2. 若要讓系統朗讀包含書寫樣式建議的句子,請選取喇叭圖示。如果您在選取喇叭圖示之前,在該文字方塊內選取了句子的一部分,系統只會朗讀您選取的部分。

    3. 窗格中的每個書寫樣式建議都是分割按鈕。選取分割按鈕的主要按鈕,即可選擇該建議並插入至文件中。或者,您可以選取分割按鈕的箭號按鈕來開啟子功能表,當中包含您可對該建議採取的下列其他動作:

    4. 您可以聆聽每個大聲朗讀的建議 (選擇 [大聲朗讀]),也能夠逐字聆聽它的拼法 (選擇 [拼出])。

若要了解書寫樣式錯誤及建議的詳細資料,請參閱選取文法及書寫樣式選項

使用 [編輯工具] 概觀校訂整份文件

[編輯工具] 概觀可針對在文件中偵測到的錯誤類型提供詳細說明,並讓您選擇是否要修正與您最相關的錯誤。

  1. 在 Word,按 F7 或選取 [校閱] 索引標籤上的 [檢查文件],校訂整份文件。

    顯示 [校閱] 索引標籤中的 [檢查文件]
  2. [編輯工具] 窗格可提供包含在文件中找到的錯誤數量和類型 (拼字、文法和樣式) 的概觀。

    顯示校對問題概觀
  3. 按一下任何類別即可修正文件中的該類問題。

在 Word 或 Outlook 2016 中輸入文字的同時,系統會顯示拼字和文法錯誤以及書寫樣式問題。[編輯工具] 會在您書寫時標記錯誤:紅色曲線代表拼字錯誤、藍色雙底線代表文法錯誤,還有書寫樣式建議。

[編輯工具] 會在您輸入時檢查拼字錯誤。當您看到字詞下方的紅色曲線時,請以滑鼠右鍵按一下該字,然後選擇其中一個建議來修正錯誤。

顯示拼字錯誤操作功能表
  • 拼字建議會伴隨同義字 (如果有的話) 一起出現,以協助您選擇最符合您想表達意思的字詞。

  • 如果您按一下操作功能表上的箭號,會看到以下選項:

    1. 如果您想要聽到目前的建議,請選擇 [大聲朗讀]。

    2. 針對您總是用來取代所找到該單字的編輯器建議,選取 [新增至自動校正] (您也可以從操作功能表中使用 [自動校正選項]。如需如何使用這些選項的詳細資訊,請參閱選擇自動校正選項)。

  • 若要將該單字加入預設字典,讓編輯器不再將它標記為拼錯,請選擇 [新增至字典]。

  • 若要在該份文件或電子郵件中跳過這個單字,但不將它新增至拼字字典,請選擇 [全部略過]。

  • 若要查看更多資訊和所有可採取的行動來解決拼字錯誤,請選擇 [查看更多] 以開啟 [編輯工具] 窗格。

    附註: [編輯工具] 窗格僅適用於 Word。

[編輯工具] 會在您輸入或校訂 (按 F7) 整份文件時檢查文法錯誤,並提供需要對文件做出之所有文法修正的概觀。

顯示文法錯誤操作功能表

  • 文法建議會伴隨簡短描述 (快顯功能表的上方) 一起出現,以協助您決定是否要解決問題,以及解決問題的方式。

  • 如果您按一下操作功能表上的箭號,會看到以下選項:

    1. 選擇 [大聲朗讀] 以聆聽所選取的選項。

    2. 若要略過字或詞並移至下一個,請選擇 [略過一次]。

    3. 若要查看更詳細的文法問題說明及寫作範例,請選擇 [查看更多] 以開啟 [編輯工具] 窗格。

      附註: [編輯工具] 窗格僅適用於 Word。

另請參閱

手動執行拼字及文法檢查器

  • 拼字檢查功能支援 89 種語言。

  • 即時拼字檢查支援 7 種語言 (英文、西班牙文、法文、德文、巴西葡萄牙文、義大利文、挪威文)

  • 文法檢查功能支援 22 種語言 (上述 7 種語言再加上俄文、日文、荷蘭文、丹麥文、芬蘭文、瑞典文、葡萄牙文 [歐洲]、波蘭文、阿拉伯文、捷克文、土耳其文、韓文、中文 [簡體]、中文 [繁體]、匈牙利文)

  • 寫作小幫手 (金色虛線) 目前僅適用於英文和西班牙文。

在 Word 中,請使用 [文法規則設定] 對話方塊來變更校訂設定。您可以根據最適合您文件的選項,選擇各種文法及樣式設定。

附註: 根據預設,編輯器的校訂選項會設定為 [文法與其他檢查],並已選取 [贅字] 及 [名詞化] 樣式選項。

  1. 請選擇 [檔案] > [選項] > [校訂] 來開啟校訂選項。

  2. 選擇 [在 Word 中修正拼字及文法錯誤時] 底下的 [設定]。

    [文法規則設定] 對話方塊中的 [書寫樣式] 提供兩種選項:[文法] 或 [文法與其他檢查]。您可以根據想要使用哪些設定來選擇兩者之一。

  3. 選擇 [文法與其他檢查] 以使用樣式選項。

    向下捲動以查看所有可用的選項,並選取或清除任何您想要文法檢查器加上標幟或略過的規則。您對這些設定所做的任何變更會套用至您編輯的所有文件或項目,而不只有您目前處理的文件。

    提示: 若要回到編輯器預設的校訂設定,請選擇 [全部重設]。

在 Outlook 中,編輯器可以在您輸入電子郵件時為單字或片語的文法或樣式問題加上標幟,並提供修正問題的建議。若要使用 [編輯工具] 的校訂服務,

  1. 請建立或開啟電子郵件。

  2. 選擇 [檔案] 索引標籤,然後選取 [選項]。

  3. 選取 [郵件],然後選擇 [編輯器選項...]。

  4. 選擇 [校訂]。

  5. 在 [在 Outlook 中修正拼字錯誤時] 底下執行下列動作:

    • 選取 [自動標記文法錯誤]。這會在您輸入時自動標記文法 (藍色) 及樣式 (金色) 錯誤。

    • 選擇 [設定]。

      [文法規則設定] 對話方塊中的 [書寫樣式] 提供兩種選項:[文法] 或 [文法與其他檢查]。您可以根據想要使用哪些設定來選擇兩者之一。

    • 選擇 [文法與其他檢查] 以使用樣式選項。

      向下捲動以查看所有可用的選項,並選取或清除任何您想要文法檢查器加上標幟或略過的規則。您對這些設定所做的任何變更會套用至您編輯的所有文件或項目,而不只有您目前處理的文件。

      提示: 若要回到編輯器預設的校訂設定,請選擇 [全部重設]。

  6. 選擇 [確定]。

鍵盤快速鍵

在文件中使用 Alt + 加上底線的字母即可選取所列的命令。

在 [編輯器] 窗格中,只要使用加上底線的字母即可選取命令。

另請參閱

在 Office 2016 中選取文法及書寫樣式選項

在 Office 2010 和更新版本中檢查拼字及文法

在 Office 2013 及更舊版本中選取文法及樣式選項

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