系統管理中心的 Office 365 報告 - SharePoint 活動

身為 Office 365 系統管理員,[報告] 儀表板會向您顯示組織中各種 Office 365 產品的活動概觀。此功能可讓您更深入解析各項產品的特定活動。請參閱 Office 365 系統管理中心的活動報告

例如,您可以查看每位授權使用 SharePoint 的使用者與檔案的互動,以了解他們的活動。也可以查看共用的檔案數量,幫助您了解共同作業的程度。

附註: 一些功能會逐步地增加。這表示您可能還未見到此功能,或者功能可能與說明文章中描述的不一樣。如果您還未見到,不用擔心,功能即將推出!

如果要了解每個 SharePoint 網站的活動量和儲存空間使用情形,請檢視 SharePoint 網站流量報告

附註: 您必須是 Office 365 中的全域系統管理員,或 Exchange、SharePoint、商務用 Skype 系統管理員或報告讀取者,才能查看 Office 365 報告。

如何存取 SharePoint 活動報告?

  1. 在 Office 365 系統管理中心中,從左側功能表選取 [報告],或按一下 [報告] 小工具。

    查看新的 Office 365 活動報告
  2. 使用左上方的 [選取報告] 下拉式清單,然後選取 [SharePoint 活動]。

    選取報表

解讀 SharePoint 活動報告

您可以透過 [檔案] 和 [使用者] 檢視來了解 SharePoint 活動。

SharePoint 活動報告

1

[SharePoint 活動報告] 可讓您檢視過去 7 天、30 天、90 天或 180 天的趨勢。

2

每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)。

3

[檔案] 檢視可幫助您了解對 SharePoint 網站上儲存之檔案執行檔案互動的唯一授權使用者人數。

4

[頁面] 檢視會顯示使用者瀏覽之唯一頁面的數量。

5

[使用者] 檢視可幫助您了解作用中使用者人數的變化趨勢。使用者在指定的期間內若曾經執行過檔案活動 (儲存、同步處理、修改或共用) 或瀏覽過頁面,就會被視為作用中使用者。

附註: 同一個檔案可發生多次檔案活動,但是只會算做一個使用中檔案。例如,您可能會在指定時間週期中多次儲存並同步處理同一個檔案,但在資料中它都只會計算為一個使用中的檔案和一個同步處理的檔案

6

  • [檔案] 圖表中的 Y 軸代表使用者曾經儲存、同步處理、修改或共用的唯一檔案數目。

  • [使用者] 圖表中的 Y 軸代表曾對網站執行過檔案互動 (儲存、同步處理、修改或共用) 的唯一使用者人數。

  • 在 [頁面] 圖表上,X 軸是使用者瀏覽之唯一頁面的計數。

  • 所有圖表中的 X 軸都代表此特定報告的所選日期範圍。

7

您可以按一下圖例中的項目來篩選圖表中顯示的數列。例如,在 [檔案] 圖表中,按一下或點選 [檢視或編輯]、[同步處理]、[內部共用] 或 [外部共用],就能只查看與各個項目相關的資訊。變更此選取項目並不會變更格線表格中的資訊。

8

表格顯示每個網站層級的活動明細。

已展開的 SharePoint 活動報告欄
  • [使用者名稱] 是 SharePoint 網站​​上執行該活動之使用者的電子郵件地址。

  • [上次活動日期 (UTC)] 是指所選日期範圍內最近一次執行檔案活動或是瀏覽頁面的日期。若要查看特定日期發生的活動,請直接選取圖表中的日期。

    選取圖表中的特定日期

    這麼一來就會篩選表格,只顯示在該日期執行過檔案活動的使用者。

  • [檢視或編輯的檔案] 是指使用者上傳、下載、修改或檢視過的檔案數目。

  • [同步處理的檔案] 是指已從使用者的本機裝置同步處理至 SharePoint 網站的檔案數目。

  • [內部共用的檔案] 是指與組織內的使用者共用的檔案數目。

  • [外部共用的檔案] 是指與組織外部使用者共用的檔案數目。

  • [已瀏覽的頁面] 是使用者瀏覽唯一頁面的次數。

  • [已刪除] 代表使用者的授權已被移除。

    附註: 已刪除的使用者只要在選取的期間內曾有過授權,他們的活動就仍會顯示在報告中。[已刪除] 欄可提醒您該名使用者可能已停止使用,但仍對報告中的資料有影響。

  • [刪除日期] 是指使用者的授權被移除的日期。

  • [產品指派] 是已授權給該使用者的 Office 365 產品。

9

按一下或點選 [管理欄] 圖示 管理欄 來新增或移除報告中的欄。

10

您也可以按一下或點選 [匯出] [匯出] 按鈕 連結,以將報告資料匯出為 Excel .csv 檔案。這會匯出所有使用者的資料,並可讓您進行簡單的排序和篩選,以便進一步分析。如果您的使用者少於 2000 位,您可以直接在報告中的表格上進行排序和篩選。如果您的使用者多於 2000 位,則需要匯出資料才能進行排序和篩選。

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