系統管理中心的 Office 365 報告 - 信箱使用量

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信箱的使用情況報告提供與使用者信箱的使用者資訊並的層級活動的每個電子郵件傳送],閱讀,以建立約會,傳送會議邀請、 接受會議、 拒絕會議取消會議的活動。它也提供有關多少儲存空間,具有已由每個使用者的信箱,以及資訊多少人正在接近儲存配額。

附註: 您必須是 Office 365 中的全域系統管理員,或 Exchange、SharePoint、商務用 Skype 系統管理員或報告讀取者,才能查看 Office 365 報告。

如何查看信箱使用量報表

  1. 移至 Office 365 系統管理中心 > [報告]

  2. 從下拉式清單中選取 [信箱使用量]。

    Office 365 選取可用的報告

解讀信箱使用量報表

您可以透過查看 [信箱]、[儲存空間] 及 [配額] 圖表,來了解貴組織的 [信箱使用量] 情形。

1

信箱的使用狀況分析趨勢檢視過去 7 天 90 天或 180 天 30 天。不過,如果您按一下將報表中的特定日期,表格會顯示資料 28 天,從目前的日期 (而非日期產生報表)。

2

每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)。

3

信箱圖表顯示您組織中的使用者信箱的總數,並在指定日期的報表期間作用中的總數。使用者信箱會被視為作用中,則電子郵件傳送、 讀取、 建立約會、 傳送會議邀請、 接受會議、 拒絕會議及取消會議的活動。

4

[儲存空間] 圖表顯示貴組織中已使用的儲存空間量。

5

[配額] 圖表顯示每個配額類別中的使用者信箱數量。有以下四種配額類別:

  • 良好 – 已使用的儲存空間低於發出警告配額的使用者人數。

  • 警告 – 已使用的儲存空間等於或高於發出警告,但低於禁止傳送配額的使用者人數。

  • 無法傳送 – 已使用的儲存空間等於或高於禁止傳送配額,但低於禁止傳送/接收配額的的使用者人數。

  • 無法傳送/接收 – 已使用的儲存空間等於或高於禁止傳送/接收資料的使用者人數。

6

  • 在 [信箱] 圖表上,Y 軸代表使用者信箱的計數。

  • 在 [儲存空間] 圖表上,Y 軸代表貴組織中的使用者信箱已使用的儲存空間量。

  • 在 [配額] 圖表上,Y 軸代表每個儲存空間配額中的使用者信箱數量。

  • [信箱] 和 [儲存空間] 圖表的 X 軸代表該特定報表的已選取日期範圍。

  • [配額] 圖表的 X 軸代表配額類別。

7

您可以按一下圖例中的項目來篩選所見的圖表。

8

表格顯示每個使用者層級的信箱使用量明細。您可以新增其他欄到表格中。

  • [使用者名稱] 是使用者的電子郵件地址。

  • [顯示名稱] 是使用者的完整名稱。

  • [已刪除] 代表目前狀態為已刪除的信箱,但在該報表的一部分報表期間中曾是使用中的狀態。

  • [刪除日期] 代表刪除信箱的日期。

  • [建立日期] 代表建立信箱的日期。

  • [上次活動日期] 代表信箱有電子郵件傳送或讀取活動的日期。

  • [項目計數] 代表信箱中的項目總數量。

  • [使用的儲存空間 (MB)] 代表已使用的總儲存空間。

  • [發出警告配額 (MB)] 代表信箱擁有者將收到即將到達儲存空間配額時的警告之儲存空間限制。

  • [禁止傳送配額 (MB)] 代表信箱無法再傳送電子郵件時的儲存空間限制。

  • [禁止傳送/接收配額 (MB)] 代表信箱無法再傳送或接收電子郵件時的儲存空間限制。

如果貴組織的原則防止您檢視可識別之使用者資訊的報告,您可以變更所有這類報告的隱私權設定。請參閱 Office 365 系統管理中心的活動報告中的隱藏報告中的使用者詳細資料一節。

9

您也可以按一下或點選 [匯出] 連結,以將報表資料匯出到 Excel .csv 檔案。

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