篩選桌面資料庫中的資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要套用篩選,請以滑鼠右鍵按一下要用於篩選的欄位或控制項,然後在出現的功能表中,從下半部選擇篩選命令。若要使用特定值作為篩選基礎,請選取值、以滑鼠右鍵按一下該值,然後選擇篩選命令。篩選選項視您所使用欄位的資料類型而定。以下是文字欄位中已選取值「世界,你好」時的篩選選項外觀:

顯示文字篩選選項的內容功能表

您可以使用篩選來顯示表單、報表、查詢或資料工作表中的特定記錄,或只列印報表、資料表或查詢中的特定記錄。套用篩選後,您不需要更改基礎物件的設計,就可以限制檢視中的資料。

本文說明如何套用、 儲存及在 Access 桌面資料庫中移除篩選。在 Access 應用程式中篩選的相關資訊,請參閱部落格文章篩選您的資料,以 Access 2013。如需有關 Access 應用程式一般而言,請參閱建立 Access 應用程式的文件。

本文內容

關於篩選

不同的篩選方式

在資料的 [已篩選] 與 [未篩選] 檢視之間切換

清除篩選

儲存篩選並自動套用

關於篩選

限制顯示的資料是基本的資料庫工作,而篩選是執行方法之一,但有時候查詢是更好的選擇。您決定使用篩選後,有多種不同方法可以採用:一般篩選、依選取項目篩選及依表單篩選。

何時使用查詢?

有時候,當您要限制顯示的資料時,查詢是比篩選更好的選擇。建立查詢的確比較費事,您必須開啟查詢設計工具、新增資料表以及執行其他動作等。但是完成後,您會取得新的資料來源,可以用來提供資料至表單、報表、其他查詢,或任何需要資料來源的內容。請考慮在下列情況下使用查詢:

  • 您計劃重複使用相同的限定資料集,並可能搭配多個物件使用。您可以儲存篩選、移除並重新套用篩選,但篩選只能用於您建立篩選時所針對的物件。

  • 您需要同時包含多種可能性,也就是多個替代準則集。雖然 [依表單篩選] 功能也可以達成同樣的效果,但是在查詢中,您可以同時看到所有替代準則集,而不像 [依表單篩選] 中出現在不同索引標籤上。

篩選支援不同的資料類型

篩選有各種類型,有些只適用於一個類型的資料,而其他則適用於多個資料類型。您可以使用的篩選取決於要篩選之欄位的類型及值。以下圖例顯示 [日期/時間] 資料的一般篩選。

篩選日期欄位

1. [日期/時間] 資料的一般篩選

2. [週期中的所有日期] 篩選僅適用於日期/時間資料。日期值的日及年部分會略過。

重複使用篩選

如果您儲存已套用篩選的物件,則下次開啟此物件時,該篩選即可供使用。您可以設定 FilterOnLoad 屬性,以控制是否要在物件開啟時套用篩選。

如果您要重複使用包含其他資料庫物件的篩選,則可以將其儲存為查詢。

頁面頂端

不同的篩選方式

有三個主要的篩選方式:

  • 一般篩選    – 隨手可及。一般篩選可讓您從資料中挑選您要篩選的值,也提供一組內建的比較篩選,例如 [包含]

  • 依選取項目篩選    – 同樣隨手可及。如果您看到一個您要用於篩選的值,則非常適合使用這個方法。

  • 依表單篩選 – 如果您要同時套用一組篩選,[依表單篩選] 可以讓您進一步控制程序。

一般篩選

內建的一般篩選適用於大多數類型的資料,而且提供資料特定的基本篩選。例如,篩選 [日期/時間] 資料時,您可以使用 [之前] 一般篩選來排除特定日期或之後的日期。

附註:  一般篩選一次處理一個欄位。若要篩選多個欄位或控制項,您可以個別套用篩選,或使用進階篩選選項。

若要使用一般篩選    按一下您要篩選的欄位標題,一般篩選便會出現在隨後顯示的功能表底部。

一般日期篩選
[日期/時間] 資料的一般篩選

1. 若要篩選特定的值,可以使用核取方塊清單。清單會顯示目前儲存在欄位中的所有值。

2. 若要篩選一個範圍內的值,按一下比較篩選,然後指定所需的值。

一般篩選秘訣

  • 若要篩選只使用一或多個值的值清單,請清除(全選)核取方塊,然後選取 [您想要的值。

  • 若要篩選的 null 值 (顯示記錄沒有篩選的欄位資料的位置),清除(全選) ] 核取方塊,然後選取核取方塊旁(空白)

  • 您可以在一般篩選中使用萬用字元,以不需完全符合,例如,星號萬用字元 (*) 可以符合任何字元字串。因此,您可能將 [等於] 一般篩選套用至 [名字] 欄位,並使用篩選字串 Miche*l*,以符合 Michele 的各種不同拼字。

  • 若要在篩選中包含萬用字元本身 (不是作為萬用字元),請以方括弧括住字元。

為何我看不到一般篩選?

一般篩選在下列情況下無法使用:

  • 資料特定篩選器不適用於 [是/否]、[OLE 物件] 和 [附件] 欄位。

  • 值清單不適用於備忘錄欄位。

  • 一般篩選僅適用於下列檢視:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視]。

依選取項目篩選

若要根據目前選取的值來套用篩選,請在功能區上按一下 [常用],然後在 [排序與篩選] 群組中,按一下 [選取項目]。下拉式清單會顯示可用的篩選選項。與一般篩選一樣,依選取項目篩選的選項會根據資料類型而異。您也可以用滑鼠右鍵按一下選取的值,以便依選取項目篩選。

[依選取項目篩選] 功能表

依表單篩選

若要填寫表單以進行篩選,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [進階],然後按一下 [依表單篩選]。使用 [依表單篩選] 時,Access 會建立一個類似您正在篩選之表單的空白表單,然後讓您依需填妥欄位。完成時,Access 便會尋找符合的記錄。當您想要使用多個欄位的值篩選時,這就很實用。下圖顯示簡單的依表單篩選:

依表單篩選

附註: 使用 [依表單篩選] 時,您不能使用以下欄位類型來指定欄位值:[多重值]、[備忘]、[超連結]、[是/否] 或 [OLE 物件]。

使用 [或] 索引標籤新增替代的 [依表單篩選] 值

若要新增一組不同的值做為篩選,請按一下 [ ] 索引標籤底部的依表單篩選這會開啟一個新的空白表單,用來篩選。每次使用或] 索引標籤,Access 會建立一個;一定會有一個未使用過或依表單篩選] 索引標籤。當您提供多個值,使用 [依表單篩選集時,記錄符合任何設定都包含在內。換句話說,更多或] 索引標籤您使用,會包含您篩選的詳細資料。

進階篩選/排序

有時,您可能想使用其他篩選方法來自行撰寫篩選準則,以套用超越目前功能的篩選。在這些情況下,您可以使用 [進階篩選/排序],此篩選設計經驗類似於設計查詢。

  1. 在下列任何一種檢視中開啟資料表、查詢、表單或報表:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視]。

  2. 確定檢視尚未經過篩選。請確認記錄導覽列的 [無篩選條件] 是灰色 (表示無法使用)。如果看不到記錄導覽列,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [進階],然後按一下 [清除所有篩選] (如果 [清除所有篩選] 是灰色,表示沒有作用中的篩選)。

  3. 在功能區上按一下 [ ]首頁,然後在排序與篩選] 群組中按一下進階 ,然後按一下進階篩選/排序

  4. 將要作為篩選依據的欄位新增至方格中。

  5. 在每個欄位的 [準則] 列中指定準則。準則將成組套用,只有符合 [準則] 列中所有準則的記錄才會顯示。若要指定單一欄位的替代準則,請在 [準則] 列輸入第一個準則,並在 [或] 列輸入第二個準則,依此類推。

    提示: 

    • 將套用 [或] 列中的整個準則集合,以代替 [準則] 列中準則集合。任何要套用至這兩個準則集的任何準則,都必須輸入在 [準則] 列和 [或] 列中。按一下 [切換篩選] 查看篩選後的列。

    • 若要瞭解如何撰寫準則的好方法是套用一般篩選或篩選依據產生接近您要尋找的結果的選取範圍。然後,以篩選套用至檢視,顯示篩選物件] 索引標籤

[篩選] 文件索引標籤上的特殊命令

兩個特殊命令可提供給您在篩選文件] 索引標籤。當您以滑鼠右鍵按一下任何一處設計格線中,[] 索引標籤上方從查詢載入另存成查詢命令可快顯功能表上。

特殊篩選選項

[從查詢載入] 命令可以將所選取查詢的設計載入方格。這可讓您將查詢準則作為篩選準則使用。

[另存成查詢] 命令則可讓您將篩選設定儲存成新查詢。

頁面頂端

在資料的 [已篩選] 與 [未篩選] 檢視之間切換

若要切換為 [未篩選] 資料檢視,請按一下記錄導覽列上的 [已篩選]

在記錄導覽中切換篩選

若要切換回 [已篩選] 檢視,按一下記錄瀏覽列上的 [未篩選]

頁面頂端

清除篩選

清除篩選以完全將其移除。您無法透過按一下 [未篩選] 的方式來重新套用已清除的篩選。您必須重新建立篩選。您可以清除單一欄位的單一篩選,或是清除檢視中所有欄位的所有篩選。

  • 清除一個篩選    以滑鼠右鍵按一下已篩選的項目,然後按一下 [清除欄位名稱的篩選]

  • 清除所有篩選   在常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ [進階],然後按 [ 清除所有篩選

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儲存篩選並自動套用

當您關閉資料表、 查詢、 表單或報表,而且是位置中的篩選條件的篩選會儲存物件。下次開啟物件時,會顯示未篩選的資料,但已儲存的篩選,就能使用套用 – 只要記錄導覽列上按一下 [未篩選切換到 [篩選] 檢視。如果您想要開啟物件時套用篩選,設定FilterOnLoad屬性設定為[是]

附註: 載入物件時,就會只套用FilterOnLoad屬性設定。在 [設計] 檢視中設定此屬性的物件,然後切換至其他檢視不會導致,設定才會套用。您必須關閉並重新開啟,變更物件FilterOnLoad屬性設定,才會生效。

將篩選儲存為查詢

若要將篩選儲存為查詢,以便您能搭配其他物件重複使用,請使用 [進階篩選/排序]:在功能區上按一下 [常用],然後在 [排序與篩選] 群組中按一下 [進階],然後按一下 [進階篩選/排序]。依您想要的方式設定篩選,以滑鼠右鍵按一下 [篩選] 索引標籤上的空白處,然後按一下 [另存成查詢]

[進階篩選/排序] 中的內容功能表

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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