範本與信箋

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如果您經常傳送類似的電子郵件,可使用電子郵件範本。信箋則利用彩色背景、圖樣及設計,讓電子郵件的外觀一致。

若您時常寄送幾乎相同的電子郵件,

例如狀態電子郵件,使用電子郵件範本可以節省時間。

建立電子郵件範本的方法和一般電子郵件一樣。

按 [常用] >

[新增電子郵件],

新增所需項目至範本,

例如文字、文件等等。

若 Outlook 設定成自動在電子郵件中包含您的簽名,

則不要將簽名包含在範本中。

選取簽名並按 Delete。

如果每次都會把這封電子郵件寄給相同的人,

現在就可以加到 [收件者] 和 [副本] 行中。

您可以到傳送電子郵件時再新增或移除收件者。

因為這封電子郵件會成為範本,

您甚至還可在文字中為自己留下提醒。

例如:

為自己加上註記,在主旨中包含月份。

在寫好電子郵件後,不要傳送。

改存成範本。

按 [檔案] > [另存新檔]。

按 [存檔類型] 旁的向下箭號,

然後按 [Outlook 範本]。

在這裡請務必不要變更範本儲存位置。

請取一個易記的範本名稱,按 [儲存]。

當您關閉電子郵件時,

會出現對話方塊詢問您是否儲存變更。

但這是指電子郵件,而非我們才剛儲存的範本,所以按 [否]。

現在我們可以使用範本了。

下列步驟一開始可能有點讓人有點不太清楚,

但只要點幾下就能熟悉了。

在 [常用] 索引標籤上,不要按 [新增電子郵件],改按 [新項目]。

移至 [其他項目],按 [選擇表單]。

按 [查詢] 旁的向下箭號,

接著按 [檔案系統中的使用者範本],就會出現我們要的範本。

若您看不到自己的範本,請重試先前的步驟,

並務必挑選 [檔案系統中的使用者範本]。

Outlook 只會在此處尋找您的範本。

選取範本,然後按 [開啟]。

現在可以隨意變更,不會影響到範本。

例如,我要在主旨中新增月份,

刪除給我自己的註記,

輸入里程碑 B 的狀態,

然後插入專案目前的時間表。

再次檢查,確認訊息會傳送給您要的收件者,然後按 [傳送]。

接下來,我們要介紹如何建立行事曆、工作和連絡人的範本。

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