管理角色及搜尋工作概觀

本文描述由系統管理員、網站擁有者和使用者在 Microsoft Search Server 2008 中執行的搜尋相關工作。有關如何搜尋及設定搜尋的 [說明] 主題連結會顯示在<另請參閱>一節。

本文內容

Search Server 2008 中的搜尋運作方式

搜尋及搜尋服務系統管理員

搜尋及網站集合系統管理員

搜尋及網站擁有者

搜尋及搜尋使用者

Search Server 2008 中的搜尋運作方式

在巨量的資訊當中進行搜尋是很複雜的工作,需要強大且精確的搜尋工具。當您選取一個搜尋範圍並執行查詢時,搜尋引擎會查閱可用位置的索引,然後將結果以各種不同的格式傳回。

您的搜尋結果頁面會整理您的查詢結果,將建議結果和首選網頁列在最上方,接著列出核心結果,並且在一側列出來自同盟位置的外部結果。

在組織中對搜尋作出貢獻的單位之間進行共同作業,可以大幅改善搜尋結果。各種角色的人員都可以執行步驟,讓搜尋更有效率。以下是 Search Server 2008 的重要管理角色:

  • 搜尋服務系統管理員會建立搜尋索引並設定 Managed 屬性。

  • 網站集合系統管理員,負責定義用於網站上的搜尋範圍、關鍵字和「首選」。

  • 網站擁有者,負責設定 [搜尋] 方塊的執行個體和搜尋中心網站,並管理共用的檔案庫和清單。

  • 內容建立者,負責指定內容的標題、檔案名稱,以及屬性值。

  • 搜尋使用者,負責執行查詢,找尋資訊。

本文章描述由上述角色執行的搜尋相關工作,以調整並提升搜尋結果。

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搜尋及搜尋服務系統管理員

搜尋服務系統管理員有廣泛的權力,可定義及設定會影響所有網站集合的搜尋功能。以下是搜尋服務系統管理員工作的重要元素:

附註: 依預設,搜尋服務系統管理員也具有必要權限,可以管理包含搜尋中心的預設網站集合,並擔任其網站擁有者。

  • 內容來源    搜尋服務系統管理員要定義為哪些位置或何種內容編製索引,並供搜尋之用。

  • 索引    使用者執行查詢時,搜尋引擎會參考可用內容的索引,以找出搜尋結果,這份索引會定期由稱為編目程式的代理程式自動更新。搜尋服務系統管理員會排定編目程式重建索引的頻率,並定義編目程式要掃描的網站和儲存區。

  • Managed 屬性    指派給網站集合或資料儲存區之中內容的屬性是在索引編製期間進行儲存。搜尋服務系統管理員可以將某些內容屬性對應至 Managed 屬性,使用者能夠從 [進階搜尋] 的屬性清單中選取這些屬性,或是手動輸入 [搜尋] 方塊之中。

  • 代表性頁面    搜尋服務系統管理員可以指定一些重要的網頁 (例如小組入口網站) 做為代表性頁面。將頁面標示為代表性頁面後,該頁面的內容排名就會提升,而且標示後的內容會在搜尋結果中提前出現。

  • 同盟位置的前置詞字串     系統管理員可以將以特殊字詞開頭的查詢傳送到同盟位置,並預先設定這些字詞傳回特定的內容,例如,針對某郵遞區號查詢「氣象」一詞時,可能會將查詢傳送到某氣象服務中心,要求他們傳回該郵遞區號當地的氣象預測。

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搜尋及網站集合系統管理員

網站集合系統管理員可以建立新網站、指派其網站擁有者、加入搜尋範圍、排列顯示群組中的範圍、定義關鍵字、指定「首選」網站,並自訂 [搜尋中心] 網站。以下是網站集合系統管理員工作的一些關鍵元素:

附註: 在 Search Server 2008 中,搜尋服務系統管理員也可以擔任網站集合系統管理員。

  • 網站建立     網站集合系統管理員要建立新網站、將網站編輯權限授與網站擁有者,並提供建立網頁的標準範本、要加入的網頁組件,以及預設網頁樣式表。

  • 範圍顯示群組     您可以用範圍來擴大或縮小要搜尋的位置範圍,或是只針對以特定屬性值標示的內容進行搜尋。網站集合系統管理員可以建立新的顯示群組,並在其中排列範圍。這樣可以讓網站擁有者在頁面上編輯搜尋方塊網頁組件的執行個體時,將其他選擇填入範圍清單中。

  • 自訂範圍     網站集合系統管理員可以修改預設範圍的複本,也可以加入新範圍以供在網站集合中使用。網站擁有者要在網頁上顯示新範圍時,會要求加入自訂範圍,然後使用包含自訂範圍的顯示群組,以便在頁面上填入範圍清單。

  • 含首選的關鍵字     在網站集合之中定義的每一個關鍵字都可以儲存定義、同義字清單,以及含相關內容的「首選」網站連結。當您搜尋關鍵字或其中一個同義字時,該關鍵字的定義及其「首選」連結都會特別顯示在搜尋結果的頂端。

    經常出現在搜尋中的字詞都是很有用的關鍵字。系統管理員可能會發現在定義關鍵字時,參考組織中受歡迎的網站、處理程序和工具會很有用。

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搜尋及網站擁有者

網站擁有者要管理本機網站及其內容,他們可以設定 [搜尋] 方塊的執行個體及其範圍清單,並管理指派內容屬性的共用檔案庫和清單。以下是網站擁有人工作的關鍵元素:

附註: 搜尋服務系統管理員也可以擔任預設搜尋中心網站的網站擁有者。

  • 內容開發     網站擁有者要求、組織並管理網站的內容。他們從標準範本和網頁組件建立網頁,並可將內容加入檔案庫及清單中,及要求其中內容。

  • 為內容命名     網站及內容擁有人應該共同合作,為文件標題、檔案名稱和資料夾結構訂定清晰而一致的名稱。指派給內容的名稱和屬性是重要的基礎,可以讓資訊更容易尋找。

  • 內容屬性    網站擁有者可以在清單和檔案庫中加入欄,以便在加入項目時指挀其屬性。在清單中尋找項目時,這項功能很有用,因為您可以依屬性類型搜尋項目。例如,您可以在某清單中加入在輸入資料時所需要的客戶編號自訂欄。這時,客戶編號欄會變成清單的屬性,因此可在您搜尋清單中的項目時使用。在清單中加入自訂欄類型時,這些欄都會變成清單中各項目的新屬性。

    提示: 文件庫可以定義文件類型,此類型在存回檔案時會要求內容擁有人指派屬性值。

  • Managed 屬性    內容屬性及其值會在編製網站集合索引時儲存。搜尋服務系統管理員會將特定內容屬性對應至可用於搜尋的 Managed 屬性。然後,使用者就可以從搜尋中心 [進階搜尋] 頁面上的屬性清單中選取這些屬性,或是在 [搜尋] 方塊中輸入這些屬性。

    網站擁有者位置適中,可提醒搜尋服務系統管理員應該要對應至 Managed 屬性的內容屬性。例如,檔案庫或清單可能會使用名稱為 writer 的屬性來識別項目的建立者,而資料儲存區可能會使用名稱為 user 的屬性。名稱不同但目的相同的屬性必須對應至通用的 Managed 屬性,這樣使用者才能依該屬性進行搜尋。

  • 網站組織    網站擁有者會使用範本和網頁文件庫組合頁面、編輯頁面功能,並在使用中的 SharePoint 網站上排列頁面。網站的排列會影響其內容的排名,某些重要的頁面 (例如組織的入口網站) 可以請搜尋服務系統管理員標示為代表性內容來源,這樣可以讓其中內容及附近頁面內容以更顯著的位置呈現在搜尋結果中。

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搜尋及搜尋使用者

使用者可以在搜尋資訊時,執行以下步驟,利用 SharePoint 系統管理員及其網站擁有者設定搜尋中心網站的方式:

  • 選擇將搜尋導向最可能包含您所需內容來源的範圍。如果搜尋寬廣的範圍 (例如 [所有網站]),會傳回太多結果,請選取較狹窄的範圍,專注於包含更多有用內容的來源上。

  • 嘗試 [搜尋結果] 頁面上 [您的意思是?] 功能所建議的查詢。

  • 使用內容屬性,依作者或接近所要結果的其他項目屬性,縮小搜尋範圍。使用屬性搜尋依可靠的作者或自信任的來源找出內容。您可以比對屬性值,依特定主題找出結果,或找出使用特定技術或語言的結果。

  • 在首選網站加入搜尋結果時,可能會提供您其他網站,以取得更多資訊。例如,包含「薪資」一字的查詢可能會顯示組織中薪資網站的連結,您可以按一下該連結,開啟薪資網站。

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