管理會議和出席者

身為主持人,您可以控制整個會議。您可以決定參與者,以及對參與者允許的範圍。

檢視會議資訊

您可以在會議期間隨時檢視基本的會議資訊,包括:

  • 會議名稱

  • 會議日期、開始時間和結束時間

  • 會議 ID

  • 會議金鑰

  • 會議中心

  • 加入會議的網路位置 (URL)

  • 電話會議撥號詳細資料

檢視會議資訊

  • 在主命令列中,按一下 [會議]。

管理會議參與者

您可以檢視加入會議的參與者清單,並對個別的參與者採取動作,例如啟動交談。您也可以檢視清單內每個出席者目前的回覆色彩。

或者,您可以藉由檢視 [座位表] 以圖示格式查看相同的資訊。不過,在此檢視中,您不能對參與者採取任何動作。

如果要對可加入會議的參與者進行較多的控制,請使用 [會議大廳]。

您可以為出席者設定檢視參與者清單和 [座位表] 的權限。

檢視會議參與者清單

  1. 在主命令列上,按一下 [出席者]。

  2. 如果需要,您可以在 [出席者]窗格中按一下 [檢視],再按一下 [清單]。

檢視座位表

  • 在 [參與者]窗格中,按一下 [檢視],再按一下 [圖表]。

管理出席者權限

出席者權限最初是由會議召集人所設定的。身為主持人,您可以為所有出席者調整下列權限:

  • 如果您選取 [列印至 PDF],出席者就可以將目前的資源以 Adobe Acrobat 檔案 (PDF) 的格式儲存到他們的電腦上。

  • 如果您選取 [檢閱目前的內容],出席者就可以在其他人出席時檢視一項資源。

  • 如果您選取 [詢問問題],出席者就可以傳送問題給主持人、接收回應,以及「舉手」要求交談或要求授與發言權。

  • 如果您選取 [註釋目前的內容],出席者就可以使用註釋工具對共同作業投影片加入註釋。

  • 如果您選取 [檢視出席者清單],出席者就可以檢視參與此會議的參與者清單,以及每個參與者目前的回覆色彩。

  • 如果您選取 [檢視座位表],出席者就可以檢視圖示格式的參與者清單。

  • 如果您選取 [交談],出席者就可以和其他參與者進行一對一交談,或接收主持人授與的發言權。

  • 如果您選取 [檢視縮圖並導覽目前的內容],出席者就可以檢視目前資源內個別的投影片,並進行導覽。

  • 如果您選取 [在目前內容中建立新頁面],出席者就可以加入新投影片到目前的資源中。

  • 如果您選取 [使用內容窗格選取和新增內容],出席者就可以控制會議的簡報內容。

  • 如果您選取 [講義]底下的 [僅限下載],出席者便可以下載由主持人或其他參與者提供的講義。

  • 如果您選取 [講義]底下的 [上載和下載],出席者就可以上載或下載講義 (出席者必須使用 Microsoft Windows 用戶端才能上載講義)。

  • 如果您選取 [講義]底下的 [無法使用],就無法在會議中使用講義。

  • 如果您選取 [共用的附註]底下的 [無法使用],就無法在會議中使用 [共用的附註]。

  • 如果您選取 [共用的附註]底下的 [檢視、儲存],出席者 (不包括 Live Meeting Web Access 出席者) 就可以檢視會議共用的附註,並將 [共用的附註]儲存一份副本到自己的電腦。

  • 如果您選取 [共用的附註]底下的 [檢視、儲存、編輯],出席者 (不包括 Live Meeting Web Access 出席者) 就可以參與建立 [共用的附註],並將附註儲存到自己的電腦。

變更出席者的權限

  1. 在主命令列上,按一下 [出席者]。

  2. 在 [出席者]窗格中,按一下 [權限]。

  3. 在 [出席者權限]對話方塊中,進行您想要做的變更,然後按一下 [確定]。

邀請其他出席者和主持人

在會議期間,您可以傳送電子郵件邀請其他人加入會議。

邀請新的參與者加入會議

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議]窗格中,按一下 [邀請]。

  3. 在 [傳送電子郵件邀請]對話方塊中,輸入下列資訊:

    • 您的電子郵件地址。

    • 您的名稱。

    • 您想在會議中使其擁有主持人權限的所有受邀者之電子郵件地址。使用分號區隔多個地址。

    • 您想在會議中使其擁有出席者權限的所有受邀者之電子郵件地址。使用分號區隔多個地址。

    • 您的邀請訊息文字。

  4. 按一下 [傳送邀請]。

使用會議大廳

[會議大廳] 提供了一種方法,可控制參與者加入您會議的流程。此功能對於非常大的會議特別有用。

使用 [會議大廳]可獲得下列優點:

  • 您可以選擇允許未預期的出席者加入。

  • 您可以決定鎖定會議,使遲到的參與者無法進入會議。

使用 [會議大廳] 時,會在建立會議時產生 [會議大廳] 的 URL。當召集人設定一個會議時,他可能會為未接收到 Live Meeting 邀請的人建立可用的 [會議大廳] URL。這些人可隨著此連結進入 [會議大廳],並等待您 (或其他主持人) 授與他們會議的存取權。

為了協助您追蹤 [會議大廳] 內的活動,您可以選擇每當有參與者進入大廳時,便在您的主控台內接收通知。

召集人必須在設定會議時啟用 [會議大廳],才可以讓您使用。

檢視會議大廳

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議]窗格中,按一下 [大廳]。

授與存取權給在會議大廳中的參與者

  1. 在 [會議大廳]中,於 [出席者]下方按一下您想要對其授與存取權的參與者名稱。

  2. 按一下 [授與存取]。

自動授與存取權給會議大廳內的參與者

  • 在 [會議大廳] 中,於 [大廳設定] 下方選取 [自動將存取權授與大廳中的所有出席者] 核取方塊。

拒絕會議大廳內某個參與者的存取權

  1. 在 [會議大廳] 內,於 [出席者] 下方按一下您想要拒絕其存取權的參與者名稱。

  2. 按一下 [拒絕存取]。

在參與者進入會議大廳時接收通知

  • 在 [會議大廳] 內,於 [大廳設定] 下方選取 [只要有新的出席者進入大廳就通知我] 核取方塊。

鎖定會議

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議] 窗格內,按一下 [鎖定]。

解除鎖定會議

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議] 窗格內,按一下 [解除鎖定]。

結束會議

身為主持人,您有兩種離開會議的選項。您可以選擇關閉 Office Live Meeting Web Access 並允許會議在沒有您參與的情形下繼續進行,或者您可以為所有參與者結束會議,包括您自己在內。

結束會議並允許會議繼續進行

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議] 窗格內,按一下 [結束]。

  3. 在 [確認結束會議] 對話方塊,按一下 [確定]。

為所有參與者結束會議

  1. 在主命令列中,按一下 [會議]。

  2. 在 [會議] 窗格內,按一下 [離開並結束工作階段]。

  3. 在 [確認結束工作階段] 對話方塊,按一下 [確定]。

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