管理外部資料範圍及其內容

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您可以變更匯入至外部資料來源,例如資料庫、 Web 查詢或文字檔案連接到工作表的控制項資料的外部資料範圍的屬性。

外部資料範圍 (亦稱為查詢表) 是已定義之的名稱或資料表名稱,以定義資料工作表中的位置。當您連線至外部資料時,Excel 會自動建立外部資料範圍。唯一的例外是樞紐分析表連線至資料來源,樞紐分析表項不使用外部資料範圍。在 Excel 中,您可以格式化和配置外部資料範圍時,或將其用於計算,如同任何其他資料。

外部資料範圍屬性

外部資料範圍有其他屬性 (請不要混淆連線內容) 您可以使用來控制資料,例如保留的儲存格格式設定及欄的寬度。您可以變更這些外部資料範圍屬性,按一下 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中的 [屬性。然後進行變更,執行下列動作:

  • 從 Microsoft 查詢和資料連線精靈中建立的外部資料範圍,請使用 [外部資料屬性] 對話方塊。

  • 從匯入的文字檔或 Web 查詢擷取 HTML 資料所建立的外部資料範圍,請使用 [外部資料範圍屬性] 對話方塊。

  • 從 Web 查詢擷取 XML 資料所建立的外部資料範圍,使用 [ XML 對應屬性] 對話方塊。

使用外部資料範圍中的範本

如果您想要共用的摘要] 或 [外部資料為基礎的報表,您可以讓其他使用者的活頁簿包含外部資料範圍,或您可以建立的報表範本。報表範本可讓您儲存的摘要或報表,而不儲存,讓檔案較小的外部資料。在使用者開啟的報表範本時,擷取外部資料。

  1. 選取您要搜尋外部資料範圍工作的表。

  2. 在資料編輯列中,按一下名稱] 方塊中旁的箭號,然後按一下您想要的外部資料範圍的名稱。

  1. [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]

    Excel 功能區圖像

  2. 在 [名稱管理員] 對話方塊中,按一下 [外部資料範圍的名稱,然後按一下編輯。您也可以按兩下名稱。

  3. 在 [編輯名稱] 對話方塊中,輸入 [名稱] 方塊中的參照的新名稱。

附註: [關閉] 按鈕會關閉只會有 [名稱管理員] 對話方塊。您不必按一下 [關閉] 以確認您已所做的變更。

您可以變更基本查詢從 Microsoft Query、 匯入的文字檔、 Web 查詢或 [資料連線精靈建立的外部資料範圍。

  1. 按一下您要變更的基礎的查詢的外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  3. 在 [外部資料屬性] 對話方塊中,按一下 [連線內容 屬性

  4. 在 [連接屬性] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [編輯查詢

如需有關建立和編輯 Microsoft Query 中的查詢的詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

  1. 按一下您要變更的基礎的查詢的外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [連線]。

    Excel 功能區圖像

  3. 在 [活頁簿連線] 對話方塊中,按一下 [內容]。

  4. 在 [連接屬性] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [編輯查詢

  5. 在 [匯入文字檔] 對話方塊中,按一下 [匯入

  6. 在文字匯入精靈中,匯入的文字檔中進行變更,然後按一下 [完成]

    如需有關如何匯入文字檔的詳細資訊,請參閱匯入或匯出文字檔案

  1. 按一下您要變更的基礎的查詢的外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  3. 在 [活頁簿連線] 對話方塊中,按一下 [內容]。

  4. 在 [連接屬性] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [編輯查詢

  5. Web 查詢,在 [編輯 Web 查詢] 對話方塊中進行變更,然後按一下 [完成]

如需有關建立和編輯 Web 查詢的詳細資訊,請參閱連線至網頁 (Power Query)

  1. 按一下您要變更的基礎的查詢的外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  3. 在 [外部資料屬性] 對話方塊中,按一下 [連線內容 屬性

  4. 在 [連接屬性] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤。

  5. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [命令類型] 方塊中,按一下表格,然後在 [ text 命令] 方塊中,將值變更為適當的資料表、 檢視或查詢的名稱。

    • 命令類型] 方塊中,按一下 [ SQL ] 或 [預設值,然後,在命令文字] 方塊中,編輯 SQL 陳述式。

      附註: 如何定義連線,根據命令類型] 方塊中可能無法使用 (呈暗灰色)。

  1. 在資料編輯列中,按一下名稱] 方塊中旁的箭號,然後選取您想要複製的外部資料範圍的名稱。

    Excel 表格中,選取該範圍的名稱,然後按 CTRL + A 以選取表格標題。

    如果您想要包含的資料行標籤] 或 [不屬於 [外部資料範圍的公式,請選取 [欄標籤] 或 [您想要複製的公式的儲存格]。按一下資料編輯列上的名稱] 方塊旁的箭號,然後按一下您想要複製的外部資料範圍的名稱。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製]。

    Excel 功能區圖像

  3. 切換至您要貼上的外部資料範圍的活頁簿。

  4. 按一下 [ 貼上區的左上角儲存格]。

    若要確保外部資料不會取代現有的資料,請確定的工作表不含資料下或向右您按一下 [儲存格。

  5. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [剪貼簿] 群組中的 [貼上]。

附註: 如果複製的外部資料範圍的組件,就不會複製基礎查詢 ,並複製的資料,無法重新整理。

您可以控制如何處理較小或更大資料集的重新整理資料時,會傳回至 Excel。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  2. 在 [外部資料範圍屬性] 對話方塊中,如果在重新整理的資料範圍中的列數] 底下按一下下列其中一項:

    • 插入新資料的儲存格、 刪除未使用的儲存格

      附註: 

      • 當資料來源中新增一或多個資料列時,直接在外部資料範圍的儲存格中將往下移,但不是會移動到右邊的外部資料範圍的儲存格。

      • 刪除一或多個資料列中的資料來源,直接在外部資料範圍的儲存格中將上移動,但不是會移動到右邊的外部資料範圍的儲存格。

    • 插入新資料的整個列,請清除 [未使用的儲存格

      附註: 

      • 當資料來源中新增一或多個資料列時,向下移動正下方及右邊的外部資料範圍的儲存格。

      • 刪除一或多個資料列中的資料來源,不移動儲存格直接在右邊的外部資料範圍。

    • 以新資料覆寫現有的儲存格,請清除 [未使用的儲存格

      附註: 

      • 資料來源中一或多個列時,會覆寫正下方的外部資料範圍的儲存格,但不是會移動到右邊的外部資料範圍的儲存格。

      • 刪除一或多個資料列中的資料來源,不移動儲存格直接在右邊的外部資料範圍。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  2. 在 [資料格式及版面配置],請執行下列一或多項動作:

    • 若要為第一列包含欄位名稱,請選取 [包含欄位名稱]核取方塊。

      附註: 只使用外部資料範圍從 Microsoft Office 2003 程式,或以程式設計方式建立的外部資料範圍轉換的此核取方塊。

    • 若要新增列的數字的資料行,請選取包含列數字] 核取方塊。

      附註: 無法匯入的文字檔、 XML 檔案,或 Web 查詢的使用這個核取方塊。

    • 若要保留您套用設定格式化的儲存格,選取 [保留儲存格格式設定] 核取方塊。

      附註: Web 查詢,此選項會自動清除當您在 [選項] 對話方塊中選取 [完整 HTML 格式設定。您可以存取 [選項] 對話方塊的 [編輯查詢] 對話方塊。

    • 若要保留您設定欄寬,請選取 [調整欄寬] 核取方塊。

    • 若要保留的資料行排序、 篩選及版面配置套用,選取 [保留資料行排序/篩選器/版面配置] 核取方塊。

      附註: 無法使用 Web 查詢的此核取方塊。

    • 若要保留您所套用的資料行篩選,選取 [保留資料行篩選] 核取方塊。

      附註: 使用僅適用於 Web 查詢為基礎的 XML 資料的此核取方塊。

附註: 下列程序適用於僅至外部資料範圍轉換從 Microsoft Office 2003 程式,或以程式設計方式建立的外部資料範圍。使用使用者介面所建立的所有外部資料範圍會建立 Excel 表格。下列表格會自動展開新資料列會新增並填滿] 向下導出資料行。

  1. 在第一列的外部資料範圍中的資料填入相鄰的儲存格輸入公式。

    附註: 第一個資料列可能是第一列或第二列在外部資料範圍,取決於是否第一列包含標題。

  2. 選取的儲存格,然後按兩下填滿控點 ,將公式複製到外部資料範圍中的所有資料列。

  3. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  4. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  5. 在 [外部資料範圍屬性] 對話方塊中,選取資料填入相鄰的欄中的公式填滿] 核取方塊。

    附註: 如果您重新整理,Excel 會複製只會立即相鄰或外部資料範圍內的公式時,會展開外部資料範圍。

凍結外部資料範圍時保留資料但保留不與其相關的查詢,因此無法重新整理凍結的外部資料範圍。

  1. 按一下包含您要移除的資料連線的 Excel 表格的工作表。

  2. 在資料編輯列中,按一下名稱] 方塊中旁的箭號,然後按一下您要移除的資料連線的外部資料範圍的名稱。然後選取資料範圍。

  3. 在 [工具] 索引標籤的 [外部表格資料群組中,按一下 [取消連結。資料範圍仍會保留,仍姓名相同,但已刪除的連線。

附註: 下列程序適用於僅至外部資料範圍轉換從 Microsoft Office 2003 程式,或以程式設計方式建立的外部資料範圍。使用使用者介面所建立的所有外部資料範圍會建立 Excel 表格。下列表格會自動展開新資料列會新增並填滿] 向下導出資料行。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  2. 查詢中,清除 [儲存查詢定義] 核取方塊。

附註: 當您儲存活頁簿時,活頁簿會一併刪除基礎的查詢。不過,不會刪除儲存的資料庫查詢檔案 (將來或.odc 檔案)。如果您儲存查詢,您會建立它在 [查詢精靈或 Microsoft Query 時,查詢檔案會儲存在電腦上,然後您可以一次使用查詢擷取外部資料。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

附註: 下列程序適用於只若要使用的資料連線精靈或 Microsoft Query 所建立的外部資料範圍 (並不匯入的文字檔或 Web 查詢),從 Microsoft Office 2003 程式或外部轉換的外部資料範圍以程式設計方式建立的資料範圍。使用使用者介面所建立的所有外部資料範圍會建立 Excel 表格。

  1. 插入空白資料列上方的外部資料範圍,執行下列其中一項:

    • 選取儲存格上方您想要插入新列。然後,在 [常用] 索引標籤中的儲存格] 群組中,請按一下 [插入] 旁的箭號,然後按一下 [插入工作表列。因為您已選取一個儲存格,目前資料列上方插入一個新的列。

    • 按一下您想要插入新列其上方的列的列選取器。然後,在 [常用] 索引標籤中的儲存格] 群組中,按一下 [插入]。因為您已選取一整列,請選取列的上方插入一個新的列。

  2. 輸入您想要的空白列中的儲存格內的標籤。

  3. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  4. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [屬性

    Excel 功能區圖像

  5. 外部資料範圍屬性] 對話方塊中,在 [資料格式及版面配置] 清除包含欄位名稱]核取方塊,然後再按一下[確定]

  6. 若要移除現有的欄位名稱,並重新整理外部資料範圍,請按一下 [外部資料範圍中的儲存格,,然後按一下 [重新整理資料 按鈕圖像

附註: 當您從資料庫中擷取資料時,在工作表的資料行名稱的任何變更會保留在外部資料範圍。瞭解如何變更資料行名稱在查詢中的資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

  1. 按一下包含您想要刪除的外部資料範圍的工作表。

  2. 在資料編輯列中,按一下名稱] 方塊中旁的箭號,然後按一下您想要刪除的外部資料範圍的名稱。

    如果 Excel 表格的外部資料範圍,請按 CTRL + A 以選取整個表格。

  3. 若要刪除的外部資料範圍,請按 DELETE 鍵。

  4. Excel 會提示您時,若要刪除基礎的查詢,按一下[是]

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