管理信箱大小

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您會聽到每週或甚至每天訊息警告您執行信箱空間?信箱清理是一個-停駐點-清理工具,可用來修剪信箱的大小。

  1. 在Outlook,選擇 [檔案>清理工具>清除信箱]

    信箱清理工具

  2. 執行下列任一操作:

    • 檢視信箱及其中個別資料夾的總大小。

    • 尋找特定日期之前或大小的項目。

    • 使用 [自動封存封存項目。

    • 檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 檢視您的 [衝突] 資料夾大小並刪除此資料夾。

精簡信箱的最佳作法

如果您的信箱達到上限Exchange,例如電子郵件伺服器上儲存您的電子郵件可能會限制功能來啟動您的系統管理員。例如,在 90 MB 可能會收到警告,為 100 MB,您可能無法傳送電子郵件,並在 110 MB,您可能無法接收電子郵件。

以下是一些掌控信箱大小的方法:

  • 封存較舊的項目 – 您想要保存保留移動舊項目。您可以建立另一個Outlook 資料檔 (.pst) ,您可以從Outlook開啟任何您需要的時間。根據預設, Outlook自動封存定期間隔的項目。您也可以手動封存項目時,您隨時。如此一來,您可以決定要封存時封存,並將它們儲存位置的項目。

    附註: 如果您沒有看到 [封存] 命令,您的組織可能已關閉此功能。

  • 清空 [刪除的郵件] 資料夾: 經常,請確定您清空 [刪除的郵件] 資料夾未保留不需要的郵件。

  • 清空 [垃圾郵件] 資料夾 – 定期清空 [垃圾郵件] 資料夾以儲存您的收件匣空間,您確實想要的郵件。

  • 儲存附件到信箱外部– 為隨時間累積附件,他們可以佔據大量的空間。對於您想要保留的附件,請考慮至小組網站、 OneDrive,或資料夾儲存在您的電腦上。

您可以使用 [信箱清理工具,可讓您可以檢視您的信箱與個別資料夾的大小。您也可以封存較舊的項目至封存個人資料夾檔案 (.pst),並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [清除信箱]

  2. 執行下列任一項作業:

    • 若要檢視您的信箱及其中個別資料夾的總大小,請按一下 [檢視信箱大小

    • 以找出較舊的項目、 選取尋找 n 天之前的項目],輸入介於 1 和 999,然後按一下 [尋找]。

    • 若要找出大型的項目,請選取尋找大於 n kb 的項目介於 1 到 9999 輸入數字,然後按一下 [尋找

    • 若要移動您的信箱到個人資料夾檔案 (.pst) 封存較舊的項目,請按一下 [自動封存]。封存.pst 檔案的預設資料夾是 c:\Documents and Settings\user name\Local \local 應用程式 Data\Microsoft\Outlook。

    • 若要檢視刪除的郵件] 資料夾的大小,請按一下 [檢視已刪除的項目大小

    • 若要清空 [刪除的郵件] 資料夾,按一下 [空白]。

    • 若要檢視您的 [衝突] 資料夾的大小,請按一下 [檢視衝突大小]。

    • 若要刪除您的 [衝突] 資料夾的內容,按一下 [刪除]。

減少個人資料夾檔案 (.pst) 的大小

如果您從個人資料夾檔案 (.pst)] 刪除項目,會自動壓縮檔案在背景中您不使用您的電腦,或執行 Outlook 時。如果您想要立即縮小檔案,您可以強制壓縮。若要壓縮的資料檔案的程序可能需要幾分鐘的時間。

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [資料檔管理]。

  2. 按一下您想要壓縮時,資料檔,然後按一下 [設定

  3. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 您沒有壓縮.pst 檔案之後,請結束 Outlook。

頁面頂端

縮小離線資料夾檔 (.ost)

如果您已刪除大量項目,以減少離線資料夾檔 (.ost) 檔案的大小可能會改善效能。此程序並不會刪除儲存在伺服器上的任何項目。

  1. 刪除任何不想保留,然後再清空 [刪除的郵件] 資料夾的項目。

  2. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

    [帳戶設定] 命令會遺失。

    [帳戶設定] 命令位於 [工具] 功能表中Microsoft Office Outlook 2007。如果您使用的舊版 Outlook,並不會套用下列指示。使用隨附於該產品的說明。如果您使用的程式的標題列中顯示 Microsoft Outlook Express,您使用的不是 Outlook 相同的程式。如需協助,請參閱在 Outlook Express 的說明。

  3. 在清單中,選取 [ Microsoft Exchange Server,然後按一下 [變更

  4. 按一下 [其他設定]

  5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定

  6. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 

  • 要刪除項目從線上和離線資料夾,選取項目,然後再按 DELETE 鍵。

  • 如果您使用 Exchange 帳戶快取 Exchange 模式中,將會從本機.ost 檔案清除選取的資料夾。如果在 [傳送/接收設定中的 [資料夾選項]底下,選取資料夾的 Exchange Server 電子郵件帳戶,則會在下次同步,.ost 檔案再次下載伺服器上的項目。

  • 當您使用快取 Exchange 模式時,預設不同步我的最愛公用資料夾]。如果您選擇要同步處理公用資料夾時,可能會明顯增加離線資料夾檔 (.ost) 的大小。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×