管理信箱大小

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您會收到每週或甚至每天訊息警告您即將快要信箱空間? 信箱清理是一個-停駐點-清理工具可用來修剪您信箱的大小。

  1. 在Outlook,選擇 [檔案>清理工具>信箱清理]。

    信箱清理工具

  2. 執行下列任何一個動作:

    • 檢視信箱及其中個別資料夾的總大小。

    • 尋找特定日期之前或大小的項目。

    • 使用 [自動封存封存項目。

    • 檢視您已刪除的郵件] 資料夾的大小,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 檢視您的 [衝突] 資料夾大小並刪除此資料夾。

精簡信箱的最佳作法

如果您的電子郵件儲存在Exchange,例如電子郵件伺服器,您的信箱到達上限時可能會限制功能來啟動您的系統管理員。 比方說,在 90 MB 中,您可能會收到警告,您可能無法傳送電子郵件,然後在 110 MB,您可能無法接收電子郵件的 100 mb。

以下是一些掌控信箱大小控制項的方法:

  • 封存較舊的項目-您想要保留至封存將舊項目。 您可以建立個別Outlook 資料檔 (.pst) ,您也可以從Outlook的隨時開啟您下次需要它。 根據預設, Outlook自動封存項目在一般的時間間隔。 您也可以手動封存項目時,您隨時。 如此一來,您可以決定要何時封存,以及在何處將它們儲存封存的項目。

    附註: 如果您沒有看到 [封存] 命令,您的組織可能已經關閉的功能。

  • 清空 [刪除的郵件] 資料夾– 清空 [刪除的郵件] 資料夾經常以確認您未保留不需要的郵件。

  • 清空 [垃圾郵件] 資料夾– 定期清空 [垃圾郵件] 資料夾以儲存您的收件匣空間,您確實想要的郵件。

  • 儲存附件到信箱外部– 當隨時間累積附件,會佔用大量空間。 對於您想要保留的附件,請考慮到小組網站、 OneDrive,或資料夾儲存在您的電腦上。

您可以使用 [信箱清理工具,可讓您檢視您的信箱和個別資料夾的大小。 您也可以封存較舊的項目至封存個人資料夾檔案 (.pst),並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [清除信箱]

  2. 執行下列任何一個動作:

    • 若要檢視您的信箱及其中個別資料夾的總大小,請按一下 [檢視信箱大小

    • 若要找出舊的項目,請選取 [尋找項目超過 n 天、 介於 1 到 999 之間,輸入數字,然後按一下尋找

    • 若要找出大型項目,請選取尋找大於 n kb 的項目輸入介於 1 到 9999 之間的數字,然後按一下 [尋找

    • 若要在信箱中的較舊的項目移至封存個人資料夾檔案 (.pst) 中,按一下[自動封存]。 封存.pst 檔案的預設資料夾是 c:\Documents and Settings\user name\Local \local 應用程式 Data\Microsoft\Outlook。

    • 若要檢視您刪除的郵件] 資料夾大小,請按一下 [檢視刪除的項目大小

    • 若要清空 [刪除的郵件] 資料夾,按一下 [空白]。

    • 若要檢視您的 [衝突] 資料夾大小,請按一下 [檢視衝突的大小

    • 若要刪除您的 [衝突] 資料夾的內容,按一下 [刪除]。

縮小個人資料夾檔案 (.pst)

如果您從個人資料夾檔案 (.pst)] 刪除項目,會自動壓縮檔案在背景中當您不使用您的電腦,並正在執行 Outlook。 如果您想要立即減少檔案的大小,您可以強制壓縮。 若要壓縮的資料檔案的程序可能需要幾分鐘的時間。

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [資料檔管理]。

  2. 按一下您想要壓縮,資料檔案,然後按一下 [設定

  3. 按一下 [立即壓縮

附註: 您沒有壓縮.pst 檔案之後,請結束 Outlook。

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縮小離線資料夾檔 (.ost)

如果您已刪除的項目大數量減少離線資料夾檔 (.ost) 檔案的大小可能會改善效能。 此程序不會刪除儲存在伺服器上的任何項目。

  1. 刪除您不想要保留,然後清空 [刪除的郵件] 資料夾的任何項目。

  2. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

    [帳戶設定] 命令遺失。

    Microsoft Office Outlook 2007 中的 [帳戶設定] 命令位於 [工具] 功能表上。 如果您使用的是較舊版本的 Outlook​​,下列指示並不適用。 請使用該產品中內含的 [說明]。 如果您正在使用的程式標題列顯示 Microsoft Outlook Express,那麼您使用的程式與 Outlook 並不相同。 請參閱 Outlook Express 中的 [說明] 以取得協助。

  3. 在清單中,選取 [ Microsoft Exchange Server],然後按一下 [變更

  4. 按一下 [其他設定]

  5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定

  6. 按一下 [立即壓縮

    附註: 

    • 若要刪除項目從線上和離線資料夾,選取項目,然後按 DELETE。

    • 如果您使用 Exchange 帳戶快取 Exchange 模式中,從本機.ost 檔案會清除所選的資料夾。 如果在 [傳送/接收設定中的 [資料夾選項]底下,選取資料夾的 Exchange Server 電子郵件帳戶,則會在下次同步,.ost 檔案再次下載伺服器上的項目。

    • 當您使用快取 Exchange 模式時,預設不同步我的最愛公用資料夾。 如果您選擇要同步處理的公用資料夾時,可能會大幅增加離線資料夾檔 (.ost) 的大小。

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