瞭解 Access 資料庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

資料庫是資訊的與特定主題或目的,例如追蹤客戶訂單或維護音樂集合相關的集合。如果您的資料庫並不會儲存在電腦上,或只的部分,您可能無法進行共同作業及組織您自己的來源各種追蹤資訊。

例如,假設 [供應商的電話號碼會儲存在不同的位置︰ 卡片檔案包含中產品資訊檔檔案櫃,以及包含訂單資訊試算表的供應商電話號碼。如果變更供應商的電話號碼,您可能必須更新所有三個位置中的資訊。在資料庫中,不過,您只需要更新該資訊在同一個位置 — 無論資料庫中使用,會自動更新供應商的電話號碼。

Access 資料庫檔案

使用 Microsoft Access,您可以從單一資料庫檔案管理您的資訊。在檔案中,您可以使用︰

  • 資料表來儲存資料。

  • 查詢以尋找並擷取您要的資料。

  • 表單來檢視、新增和更新資料表中的資料。

  • 報表來分析或以特定版面配置列印資料。

  • 資料存取頁面,以檢視、 更新或分析從網際網路或內部網路的資料庫的資料。

從相同資料表顯示資料的表單、報表、查詢及資料存取頁

1.儲存資料一次在一個資料表中,但檢視從多個位置。當您更新資料時,都會自動更新所有出現的位置。

2.在查詢中顯示的資料

3.在表單中顯示資料

4.在報表中顯示資料

5.資料存取頁面中顯示的資料

資料表和關聯性

若要儲存您的資料,建立一個資料表的每一個您所追蹤的資訊類型。若要將多個資料表的資料分成一組查詢、 表單、 報表或資料存取頁面中,定義資料表之間的關聯。

兩個表格,每個表格都有一個與他們相關的 [客戶識別碼] 欄位

1.客戶存在於郵寄清單中現在位於 [客戶] 資料表中的資訊。

2.順序存在於試算表中現在位於 [訂單] 資料表中的資訊。

3.唯一識別碼,例如 [客戶編號,區分從另一個資料表中的一筆記錄。將一個資料表的唯一識別碼] 欄位新增至另一個資料表,並定義關聯,Microsoft Access 可以符合兩個資料表的相關的記錄,好讓您可以將這些在一起的表單、 報表或查詢。

查詢

若要尋找並擷取符合您所指定條件,包括多個表格中的資料的資料建立查詢。查詢也能夠更新或刪除多筆記錄相同的時間,以及在您的資料上執行預先定義或自訂計算。

這兩個資料表的欄位查詢

1.此查詢存取另一個資料表擷取的訂單識別碼、 日期、 公司名稱和縣/市資訊倫敦其訂單年 4 月中的客戶。

表單

若要輕鬆檢視、 輸入,並變更直接在表格中的資料,請建立表單。當您開啟表單時,Microsoft Access 從一或多個資料表中擷取資料,並顯示在 [表單精靈] 中,選擇版面配置,或在中設計檢視自己所建立的版面配置在螢幕上。

顯示一筆資訊記錄和 [列印發票] 按鈕的表單

1.表格一次顯示多筆記錄,但是您可能必須捲動以查看所有的一筆記錄中的資料。此外,當您檢視資料表,您就無法同時更新來自多個資料表的資料。

2.表單解釋一次一筆記錄,因此可以顯示多個資料表的欄位。也可以顯示圖片和其他物件。

3.表單可以包含列印、 開啟其他物件或或者自動化工作的按鈕。

報告

若要分析您的資料,或呈現其以特定方式列印,建立報表。例如,您可能會列印一份報表的資料分組並計算總計,,並另一個使用不同的資料的報表格式以列印郵寄標籤。

總計、顯示圖表,或產生郵寄標籤的報表

1.使用報表建立郵寄標籤。

2.在圖表中顯示合計使用報表。

3.使用報表來計算合計。

資料存取頁面

若要在網際網路或內部網路的互動式報表、 資料輸入或資料分析,請使用資料存取頁面。Microsoft Access 從一或多個資料表中擷取資料,並顯示在畫面上您自己設計檢視] 中所建立的版面配置,或您選擇在 [頁面] 精靈中的版面配置。

以展開按鈕和記錄導覽工具列分組資料存取頁面

1.按一下展開指標...

2....以顯示資料和記錄導覽工具列下, 一層級的詳細資料。

3.使用記錄導覽工具列移動、 排序與篩選記錄,以及取得協助。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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