瞭解 Access 資料庫的結構

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

熟悉掌握資料庫中的資料表、表單、查詢及其他物件,會更容易執行各式各樣不同的工作,例如在表單中輸入資料、新增或移除資料表、尋找與取代資料,以及執行查詢。

本文提供 Microsoft Office Access 資料庫結構的基本概觀。您可以使用 Access 所提供的一些工具,以熟悉特定資料庫的結構。本文也說明如何、何時及為何使用每一項工具。

您想要做什麼?

瞭解 Access 資料庫的基本概念

請參閱資料庫物件的詳細資料

探索 [設計] 檢視中的表格

請參閱資料表之間的關聯

瞭解如何在物件使用其他物件

瞭解 Access 資料庫的基本概念

資料庫是與特定主旨或目的 (例如,追蹤客戶訂單或維護音樂收藏) 有關的資訊集合。如果您的資料庫不是儲存在電腦上,或只是其中部分儲存在電腦上,您可能要從不同來源追蹤資訊,那就必須協調搭配,並加以組織整理。

例如,假設供應商的電話號碼是儲存在幾個不同的位置:在包含供應商電話號碼的名片檔案中、在檔案封包的產品資訊檔中,以及包含訂單資訊的試算表中。如果供應商的電話號碼變更,您可能必須更新三個不同位置的資訊;在設計完善的 Access 資料庫中,電話號碼只儲存一次,您只需要在一個位置更新資訊即可。因此,當您更新供應商的電話號碼時,資料庫中使用該電話號碼的任何位置都會自動更新。

Access 資料庫檔案

您可以使用 Access,在一個檔案中管理所有資訊。在 Access 資料庫檔案中,您可以使用:

  • 資料表來儲存資料。

  • 查詢來尋找並擷取您所想要的資料。

  • 表單來檢視、新增和更新資料表中的資料。

  • 報表來分析或以特定版面配置列印資料。

用在查詢、表單和報表中的資料表資料

1. 在一個資料表儲存資料一次,但可從多個位置檢視資料。當您更新資料時,所有它出現的地方都會自動更新。

2. 使用查詢擷取資料。

3. 使表單檢視或輸入資料。

4. 使用報表顯示或列印資料。

這些項目 - 資料表、查詢、表單和報表 - 全部都是資料庫物件。

附註: 有些 Access 資料庫包含儲存在其他資料庫中的資料表連結,例如,您可能有一個只包含資料表的 Access 資料庫,而另一個 Access 資料庫則包含這些資料表的連結,以及以連結的資料表為基礎的查詢、表單和報表。一般來說,資料表到底是連結的資料表,還是確實儲存在資料庫中,其實沒有太大的影響。

資料表和關聯性

若要儲存資料,就要為每一種所追蹤的資訊類型建立一個資料表。資訊類型可能會包含客戶資訊、產品及訂單詳細資訊。若要將儲存在多個資料表中的資料放入一個查詢、表單或報表中,就要定義資料表之間的關聯性。

儲存在資料表中的資料在相關欄位上結合

1. 過去儲存於郵寄清單中的客戶資訊,現在位於 [客戶] 資料表中。

2. 過去儲存於試算表中的訂單資訊,現在位於 [訂單] 資料表中。

3. 唯一識別碼 (例如客戶編號) 可區別資料表中的記錄,透過將一個資料表的唯一識別碼欄位加入另一個資料表中,以及定義兩個欄位之間的關聯性,Access 可以比對兩個資料表中相關的記錄,讓您能夠一起放入表單、報表或查詢中。

查詢

查詢可以協助您尋找並擷取符合您所指定條件的資料,包括多個資料表中的資料。您也可以使用查詢,同時更新或刪除多筆記錄,以及執行資料上預先定義或自訂的計算。

查詢從不同的資料表傳回結果

1. [客戶] 資料表含有關於客戶的資訊。

2. [訂單] 資料表含有關於客戶訂單的資訊。

3. 此查詢會從 [訂單] 資料表擷取 [訂單識別碼] 和 [要貨日期] 資料,並從 [客戶] 資料表擷取 [公司名稱] 和 [縣市] 資料。此查詢只傳回在四月要貨,而且設於倫敦的客戶訂單。

表單

您可以使用表單,一次一列地輕鬆檢視、輸入及變更資料;您也可以使用表單,執行其他動作,例如,傳送資料給其他應用程式。表單一般都包含連結至資料表中基礎欄位的控制項。當您開啟表單時,Access 會從其中一個或多個資料表擷取資料,然後以建立表單時所選擇的配置來顯示資料。您可以使用功能區、表單精靈上的其中一個 [表單] 命令來建立表單,或是在設計檢視中自行建立表單。

表單可以協助您檢視及輸入資料

1. 資料表會同時顯示多筆記錄,但您可能必須依水平方向捲動,才能看到一筆記錄中的所有資料,而且,當您檢視資料表時,不能同時更新多個資料表中的資料。

2. 表單一次以一筆記錄為主,能夠顯示多個資料表的欄位,也能夠顯示圖片及其他物件。

3. 表單可以包含按鈕,讓您按一下即可列印報表、開啟其他物件,或者將工作自動化。

報表

您可以使用報表,迅速分析資料,或是以特定方式列印來呈現資料,或是以其他格式呈現資料。例如,您可以傳送將資料分組並計算合計的報表給同事;或者,您也可以建立含有已設定格式,並用於列印郵寄標籤的地址資料報表。

顯示已設定格式或計算資料的報表

1. 使用報表建立郵寄標籤。

2. 使用報表以圖表顯示合計。

3. 使用報表顯示計算的合計。

現在您已經瞭解 Access 資料庫基本結構,請繼續學習如何使用內建工具,以探索特定的 Access 資料庫。

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查看有關資料庫中物件的詳細資訊

瞭解特定資料庫相關資訊的最佳方式之一是使用資料庫文件產生器。您可以使用資料庫文件產生器建立報表,其中包含有關資料庫中物件的詳細資訊。首先,選擇要在報表中詳細列出資訊的物件,當您執行資料庫文件產生器時,所產生的報表會包含有關您所選取資料庫物件的所有資料。

  1. 開啟您要產生文件的資料庫。

  2. [資料庫工具] 索引標籤上的 [分析] 群組中,按一下 [資料庫文件產生器]

  3. [文件產生器] 對話方塊中,按一下代表您要產生文件的資料庫物件類型。若要建立資料庫中所有物件的報表,請按一下 [所有物件類型] 索引標籤。

  4. 選取索引標籤上列出的一個或多個物件。若要選取索引標籤上的所有物件,請按一下 [全選]

  5. 按一下 [確定]。

    資料庫文件產生器會建立報表,其中包含每個選取物件的詳細資料,然後在 [預覽列印] 中開啟報表。例如,如果依資料輸入表單執行資料庫文件產生器,由文件產生器建立的報表會列出整體的表單內容、表單中各區段的內容,以及任何按鈕、標籤和表單上其他控制項的內容,加上與該表單關聯的任何程式模組和使用者權限。

  6. 若要列印報表,請在 [預覽列印] 索引標籤上的 [列印] 群組中,按一下 [列印]

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在設計檢視中探索資料表

在 [設計檢視] 開啟資料表可呈現資料表結構的詳細外觀。例如,您可以尋找每個欄位的資料類型設定、尋找任何輸入遮罩,或查看資料表是否使用任何查閱欄位 (使用查詢來從其他資料表擷取資料的欄位)。這是十分實用的資訊,因為資料類型和輸入遮罩會影響尋找資料及執行更新查詢的能力。例如,假設您想要從另一個資料表的類似欄位中複製資料,以使用更新查詢來更新某個資料表中的特定欄位。如果來源和目標資料表中每個欄位的資料類型不相符,查詢將不會執行。

  1. 開啟您要分析的資料庫。

  2. 在功能窗格中,用滑鼠右鍵按一下您要探索的資料表,然後按一下快顯功能表中的 [設計檢視]

  3. 視需要記下每個資料表欄位的名稱,以及指定給各欄位的資料類型。

    指定給欄位的資料類型可以限制使用者能夠在欄位中輸入的資料大小和類型,例如,使用者可能會在文字欄位中受限制而只能輸入 20 個字元,而且無法在設定為 [數字] 資料類型的欄位中輸入文字資料。

  4. 若要判斷欄位是否為查閱欄位,請在 [欄位內容] 之下,資料表設計格線的下半區段中按一下 [查閱] 索引標籤。

    查閱欄位會顯示一組值 (一個或多個欄位,例如名字和姓氏),但通常會儲存另一組值 (一個欄位,例如數值識別碼)。例如,查閱欄位可能會儲存員工的識別碼編號 (儲存的值),但卻顯示員工的名字 (顯示的值)。當您在運算式或尋找與取代作業中使用查閱欄位時,會使用儲存的值,而不是顯示的值。熟悉掌握查閱欄位的儲存和顯示值,是確保使用查閱欄位的運算式或尋找與取代作業能夠如預期運作的最好方式。

    以下圖例顯示典型的查閱欄位,請記住!在欄位的 Row Source 屬性中所看到的設定可能會有所不同。

    使用資料表或查詢做為查閱欄位的資料來源

    此處所顯示的查閱欄位是使用查詢,從另一個資料表擷取資料。您也可以看到其他查閱欄位類型,稱為值清單,可使用所選擇的硬式編碼清單。下圖示範典型的值清單。

    使用值清單做為查閱欄位的資料來源

    值清單是預設為使用文字資料類型。

    若要尋找 [查閱] 和 [值清單的最佳方式是顯示 [查閱] 索引標籤,然後按一下 [資料表中每個欄位的資料類型] 欄中的項目。如需有關如何建立查閱欄位和值清單的詳細資訊,請參閱建立查閱欄位

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查看資料表之間的關聯性

若要查看資料庫中資料表的圖形化表示、各資料表中的欄位,以及這些資料表之間的關聯性,請使用 [關聯性] 物件索引標籤。[關聯性] 物件索引標籤提供資料表的整體情況,以及資料庫的關聯性結構,這是必須建立或變更資料表之間關聯性時所需的重要資訊。

附註: 您也可以使用 [關聯性] 物件索引標籤,以新增、變更或刪除關聯性。

  • 開啟您要分析的資料庫。

  • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [關聯圖]。

[關聯性] 物件索引標籤便會出現,並顯示所開啟資料庫中所有資料表之間的關聯性。

兩個資料表之間的關聯

如需資料表的關聯性的詳細資訊,請參閱資料表關聯指南

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查看物件如何使用其他物件

[物件相依性] 窗格會顯示資料物件 (如資料表、表單、查詢和報表) 如何與其他物件互動或相依。

您可以使用 [物件相依性] 窗格,幫助您避免不慎刪除記錄來源。例如,假設您在「銷售」資料庫中有「每季訂單」查詢,而您己不再需要查詢;刪除查詢之前,應該要查明資料庫中是否有任何其他物件 (如表單或報表) 使用查詢做為資料來源,然後您可以修改相依物件,以移除查詢的參考,或是將相依物件與查詢一起刪除。檢視一份相依物件的完整清單,可以消除手動檢查物件內容的需求,幫您節省時間,並透過尋找手動稽核可能遺漏的詳細資料,將錯誤減到最低。

當您要變更資料庫物件的設計時,[物件相依性] 窗格也很有用,它會為您顯示其他物件將如何受到設計變更的影響。您應該使用 [物件相依性] 窗格,幫助您規劃重大的設計變更。

使用 [物件相依性] 窗格

  1. 開啟您要調查的資料庫。

  2. 在功能窗格中,選取或開啟資料表、表單、報表或查詢。

  3. [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [物件相依性]

  4. 如果接到提示,請按一下 [確定],更新相依性資訊,

    [物件相依性] 窗格便會出現。

    [物件相依性] 窗格

  5. 若要查看使用步驟 2 中所選取物件的物件清單,請按一下窗格頂端的 [依存我的物件];若要查看所選取物件使用的物件清單,請按一下 [我依存的物件]

  6. 若要查看物件的相依資訊,請按一下該物件旁邊的展開 (+) 圖示。Access 會為物件顯示多達四層的相依性。

使用 [物件相依性] 窗格時請記住以下事項:

  • 您必須擁有權限可在設計檢視中開啟物件時,才能使用相依資訊。

  • 窗格不會顯示巨集和程式模組的資訊。

  • 窗格只能供資料表、表單、報表和查詢使用,但以下查詢類型除外:

    • 動作查詢 - 插入、更新或刪除資料的查詢

    • 特定 SQL 查詢,包括聯集查詢、資料定義查詢,以及通過查詢

    • 子查詢

      當 Access 進行巢狀查詢時,只會為最外層查詢產生相依資訊。這項規則也適用於查詢子資料工作表的來源資料表和查詢,以及查閱欄位。

  • Access 產生相依資訊時,必須搜尋由名稱自動校正功能所維護的名稱對應,這項功能會自動修正在表單和報表上重新命名表單、報表、資料表、查詢、欄位或控制項時所發生的一般副作用。如果已停用追蹤名稱自動校正資訊,就會接到提示,請您啟用該功能,才能檢視相依資訊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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