目標:最佳化專案計劃以配合預算

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建立您的專案計劃之後,請檢閱計劃成本。如果計劃的成本不符合您預算,您可以最佳化計劃以在預算內。當您變更預算,請記住,您可能會變更完成日期或專案的範圍 。時間、 範圍及預算之間的關聯性通常稱為專案三角。

提示: 本文是專案地圖中說明廣泛的專案管理活動的文件的一系列的一部分。我們將活動稱為 「 目標 」,因為他們組織的專案管理生命週期: 建立計劃、 追蹤及管理專案,並關閉專案。

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最佳化專案計劃以配合預算

第 1 個 檢視專案成本    您可以在圖表中檢視總計、 一段時間,成本或成本。執行此動作可協助您] 來查看是否會議目標的預算,以及您是否需要調整您的成本。

編號 2 最佳化計劃以減少成本    如果您判斷的計劃的成本不符合您目標的預算,您可以使用數種策略剪下成本。

  • 調整以配合預算成本與資源

    按一下 [全部套用下列動作:

    • 若要調整一般和加班工資率、 每次使用成本、 固定的成本,或成本資源輸入資源成本

    • 移除或取代資源分派剪下到較便宜的訂閱,以取代較昂貴的資源 (人員、 設備、 材料或成本) 的成本,或減少的單一任務的比較資源。有時候,使用較便宜的資源結果中的範圍縮小、 較長的排程或較低品質的相對應折衷方案。不過,這是最佳化成本的最真實策略。如果您是從工作分派移除較昂貴的資源,這項資源是免費在其他任務或加值的專案上共同作業。

    • 若要控制哪一種資源的 [重新分派任務的剩餘工時會剩餘的工作,或若要指定確切時完成的剩餘工時會哪些部分。

  • 縮減專案範圍,以配合預算

    執行所有套用的動作:

    • 決定是否要變更可傳送作業或範圍

      您可能需要減少範圍,以符合完成日期] 或 [預算。或者,您也可以在建置之後專案計劃,您可能會發現您有更多的時間或比您預期的金錢。在任一情況,您可以變更專案的範圍。您可以選擇變更產品的交付項目或變更專案的範圍之間。

      • 剪下產品交付項目    如果您剪下產品交付項目縮小範圍,您實際上提供小於客戶或專案關係人比您計劃。例如,假設您正在處理專案,開發新產品。若要符合的完成日期或預算,請您決定要剪下的原本預計並核准的客戶產品功能。在此情況下,您可能需要取得客戶核准,您可能需要調整合約,如果有的話。

      • 縮減專案範圍    您可以藉由變更您產生它們的方式,提供相同的產品交付項目。

        例如,開發新產品的專案,您決定要移除市場研究任務,和您也可以縮減的工期,以符合完成日期或預算測試的產品。在此情況下,不需要更改結尾產品與交付項目。不過,您可以變更提供此結束產品來減少的專案範圍的方法。

      • 使用可用的時間或預算    如果您發現您有更多的時間或比您預期的金錢,您可以新增交付項目。或者,您可以增加專案的範圍,這通常會產生更高品質的產品。

      • 考慮品質範圍的影響    您可能需要減少範圍,以符合完成日期] 或 [預算。或者,您也可以在建置之後專案計劃,您可能會發現您有更多的時間或比您預期的金錢。在任一情況,您可以變更專案的範圍。請考慮品質及範圍密切相關。如果您剪下範圍,您可能必須接受的品質低層級。如果您增加範圍時,您可能會增加專案,並產生產品的品質。

    • 若要減少任務的計劃中所時間量,變更工期。請確定減少的工期仍允許完成的工時。也請務必調整對應的資源分派的工時量。

    • 如果您沒有必要,請移除任務。但是請注意移除任務可能會降低整體專案實作品質。必須完成的工作應該仍會反映在計劃,且只會被視為選用的工作應該會移除。

    • 取代資源分派取代較昂貴的資源 (人員、 設備或材料)。有時候,使用較昂貴的資源產生的範圍縮小、 較長的排程或降低的品質的相對應折衷方案。不過,這是最佳化成本的最真實策略。

編號 3 調整利用其他預算規劃    建立您的方案之後,您可能會發現您有多個可用的預算。您可以選擇讓專案在預算。或者,您可以增加範圍及品質目標的專案。

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建立您的方案,並Microsoft Office Project 2007計算排程和成本專案後,您可能會發現您有更多時間或增加的預算使用。您可以選擇結束專案超前或預算。或者,您可以增加, 品質新增至專案。

  • 檢查與客戶     請要求客戶或專案的專案關係人他們想要使用的時間或預算的方式。他們可能會想要保留,而且有來自,在排程,或在預算專案計劃。

  • 檢查您的合約    在排程或預算即將檢查契約獎勵 (或在某些情況下,甚至是損失)。合約 (固定價格、 成本 reimbursable 或單價) 的類型可能會決定您應如何利用可用時間] 或 [預算。

  • 新增範圍    您可以新增的工作或您想要但以為您不會有足夠的時間或金錢的階段。您可以增加工期的現有的任務,以便資源有更多時間來完成工作。請注意,新增範圍是可能會新增至您計劃的時間和成本。變更範圍與交付項目可能會有契約的影響,因此請務必核取合約,並取得必要時,用戶端核准。

  • 提高在標準的品質    若要新增工作] 或 [的階段,新增或查看品質,您可以使用過多的時間] 或 [預算。您可以增加現有的任務的工期,以便有更多時間來處理較高品質的資源。若要提高品質的另一個方法是新增更多的高度技術的員工、 更有效率的設備或 higher-grade 教材。這些類型的資源可更高,但也可以善用過多的預算。

編號 4 輸入成本變更的相關附註    記錄所做的變更以配合預算的相關資訊。您正在追蹤實際進度、 關閉專案,或收集的下一個專案資料,例如備忘稿可以很有幫助。

編號 5 評估成本最佳化的結果    請確認您是否已確實降低成本,而且的完成日期與其他專案的工作量,不會產生負面影響這些變更。

按一下 [全部套用下列動作:

  • 若要查看您是否降低成本,而且您是會議目標的預算如何關閉檢視專案成本

  • 若要查看您所做的變更如何最佳化成本的 [顯示專案的要徑受影響的要徑。您可能會看到不同的日期、 其他工作,以及不同的要徑與相關聯的資源。

  • 若要查看是否任何已分派的資源是現在超載,或因您成本最佳化的努力充分檢閱資源工作量

  • 檢查其他專案的影響的任何變更會更新連結至或合併專案中的其他專案檔案。

編號 6 工作分派傳達的資源    如果您將資源指派給新的工作或變更或移除任何現有的工作分派時,必須先發佈受影響的資源的這些變更。

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