目標:定義階段及任務

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

瞭解您的專案工作之後,您就準備好要建立的工作清單中Microsoft Office Project 2007。[工作] 清單會是此專案,任何未完成或錯誤預定的工作清單可以嚴重阻礙專案的進度。組織工作轉換為里程碑和階段可讓專案結構,可以方便您評估進度。

不論您的專案是為期多年包含數以千計的步驟,並使用標準專案管理方法,或者是為期一個月只包含幾個步驟,並使用Agile 專案管理方法,任務清單的組織對於專案的成功與否相當重要。

提示: 本文是專案地圖 中一系列說明各式各樣專案管理活動文章的一部分。我們稱這些活動為「目標」,因為它們是依據專案管理生命週期組織成下面三個類別:建立計劃、追蹤和管理專案,以及結束專案。

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坐在橫樑上的建築工人

第 1 個  定義專案工作    核心專案會是一組的工作。每個任務代表必須完成專案完成一段的工作。

詳細資訊…

定義良好的任務具有清楚的開始與結束點,這樣專案經理就可以輕鬆地判斷任務何時完成。

建立任務時,請注意下列事項:

  • 就實務而言,任務應該至少為期一天。在長期專案中,任務的工期可能會更長;在短期專案中,任務的工期應該會比較短。

  • 一般而言,最好是以您預期開始的任務工時順序來輸入任務。不過,某些專案可能需要將類似的任務組織成一個群組,或是依用來執行任務的資源類型來群組任務。您就是要以此方式建立專案階段。

    如果您的組織習慣上是以特定類別來檢視工作,您可以使用這些類別來群組工作。請注意,如果群組任務,稍後將無法建立其大綱,因為群組任務的動作會構成另一種大綱。

  • 任務清單的結構決定了專案計劃的詳細程度。如果您只列出專案階段,而每一個階段的時間都很長,那麼這個專案計劃就太簡單了;如果連最小件的工作都列出來,您的計劃就太詳細了。在大多數情況下,我們會希望在這兩種極端之間取得平衡。

    有一個方法可以協助您決定任務清單的詳細程度,就是思考一下要追蹤專案的緊密程度:

    • 如果您列出必須完成的每一件工作 (無論多麼微不足道),就需要追蹤每一項任務,並輸入它們的進度 (有可能至少一天一次),這樣即使最小的工作項目有些延遲,您也會知道。

      如果組織比較喜歡將工作分割成一系列大約為期一個月的任務,可能適合使用比較詳細的任務資訊。有時候一系列為期較短的任務,例如使用簡易專案管理方法,可以讓專案對於範圍或資源的變更做出更靈活的反應。

    • 如果只列出及追蹤專案的各個階段,就不需要經常更新專案,這樣當工作延遲時,您只有等到該階段結束後才會知道。

  • 請考慮專案的重要性、取得並輸入任務更新資訊的適當頻率,以及避免專案失控所需要追蹤的任務層級。

編號 3  輸入任務至專案    新增週期性任務與任務只出現一次。

編號 4  建立階段與子階段專案中   組織專案相關的任務的完成專案中的主要步驟。

編號 5  建立里程碑    里程碑可讓您建立標記專案中的主要事件的參考點。里程碑用來監控專案的進度。

編號 2  匯入工作至專案    如果您已經有另一個位置中儲存的工作清單資訊,請匯入工作。

按一下下列所有適用的項目:

  • 連結或內嵌至專案的 Excel 資料要新增工作至專案的動態連結至 Microsoft Office Excel 一個簡單的方法。

  • 從另一種檔案格式匯入資料至您的專案。可以從 Excel 工作表、 資料庫或文字檔案,匯入工作資料,然後將該資料對應至Project 2007中的相對應欄位。您也可以將 [專案檔案匯入 tab 字元分隔和逗點分隔值的文字格式的檔案。

  • 複製清單專案計劃要匯入 Outlook 工作清單至 Project如果您在 Microsoft Office Outlook 和您的工作清單。

編號 6  新增任務相關的支援資訊    在表單中的 [備忘稿、 文件和連結的詳細資訊新增到網頁中。

按一下下列所有適用的項目:

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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