目前狀態終極指南

本主題稱為《目前狀態終極指南》是因為文中包含了您務必瞭解有關目前狀態的基本資訊和運作原理,並且提示您如何利用目前狀態,使您更擅長找對時機連絡其他人、讓其他人跟您連絡,還有控制中斷以使您在工作上更有效率。

在本主題中

目前狀態總覽

目前狀態的五大用途

目前狀態按鈕代表什麼意義?

總共有哪些目前狀態屬性用以描述連絡人?

如何手動變更目前狀態資訊

目前狀態如何根據 Outlook 行事曆進行更新

目前狀態如何根據我的活動進行更新

目前狀態如何根據我的無活動狀態進行更新

如何控制只讓部分人員看到目前狀態資訊

其他人根據存取層級將會看到我的哪些目前狀態資訊

目前狀態總覽

人員的目前狀態是由一組屬性決定,這些屬性描述了人員的狀態、活動、位置、通訊意願和連絡資訊。目前狀態資訊可以協助您和其他人找對時機和方法互相連絡。

人員的目前狀態是由一組屬性決定。

Office Communicator 提供一套完整的個人目前狀態屬性,可由您先行自訂再向其他連絡人公開,讓他們可以與您通訊。您可以設定的一些目前狀態屬性包括:您目前的可用狀態、您的位置、個人記事和行動電話號碼。

目前狀態屬性包括狀態、位置、記事及行動電話號碼。 若要輸入您的電話號碼,請按一下 [功能表] 按鈕,然後依序按一下 [工具] > [選項] > [電話] 索引標籤。

目前狀態資訊提供連絡人的背景資料,能協助您決定最適合與連絡人通訊的方式。例如,假設您需要和同事討論一項提案,所以就從 [連絡人清單] 檢查對方的狀態,並且看到該名同事現在有空。當您想要下樓與對方當面交談時,卻又發現此人的位置指示器和個人記事指出他正在家上班,因此您決定改用傳送立即訊息給連絡人的方式交談。

Communicator 會顯示每一名連絡人的各種相關資訊,讓您可以檢視連絡人的背景資料,比方是否有空或正在開會、賦閒一小時或在家上班。參考這些背景資料,您便能研判再決定最適合與連絡人通訊的方式。例如,如果連絡人正在開會,但是您有公務急事要跟他討論,那麼就可以傳送立即訊息給對方。

Communicator 會顯示每位連絡人的各種相關資訊。

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目前狀態的五大用途

  • 您可以判斷連絡人是否在線上能立即應答。

  • 您可以判斷人員的狀態 (線上、忙碌等) 以便決定最佳通訊模式。

  • 您可以迅速找到其他連絡資訊 (如行動電話或其他電話)。

  • 您可以檢視連絡人的空閒/忙碌資訊得知對方何時有空。

  • 您可以將狀態設定為 [請勿打擾] 避免被中斷並及早完成工作。

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目前狀態按鈕代表什麼意義?

每一名連絡人都有 [目前狀態] 按鈕,反映其目前的狀態。連絡人的 [目前狀態] 按鈕會依據各種因素改變色彩,如下表所示。

目前狀態按鈕

狀態文字

說明

可使用

線上

連絡人在線上,而且可參與交談。這個狀態可由使用者手動設定。

忙碌

忙碌
電話中
會議中
面談中

連絡人有空,但正在進行另一項活動。活動包括:

  • 電話中    連絡人正在進行電話、語音或視訊交談。

  • 會議中     連絡人正在使用電話、語音或視訊進行多方交談。

  • 面談中     Office Outlook 行事曆顯示連絡人已有排定的會議。


這個目前狀態層級可由使用者手動設定。

請勿打擾

請勿打擾

如果連絡人為您指派 [小組]存取層級以外的存取層級,而且下列條件成立時,您會看到連絡人的這個狀態:

  • 連絡人已手動將其目前狀態設定為 [請勿打擾]。

非急事勿擾

非急事勿擾

如果連絡人為您指派 [小組] 存取層級,而且下列條件成立時,您會看到連絡人的這個狀態:

  • 連絡人已手動將其目前狀態設定為 [請勿打擾]。

離開

離開
不在辦公室

連絡人可能沒空。會顯示這個狀態的原因如下:

  • 連絡人電腦的閒置時間已超過設定的時間 (預設為 15 分鐘)。

    附註: 根據預設,經過 5 分鐘後將從 [線上] 轉換至 [非使用中],接著如果電腦再過 15 分鐘仍然沒有任何活動,狀態即變更為 [離開]。

  • 連絡人的 Office Outlook 行事曆或郵件答錄機助理員指出該連絡人不在辦公室。

  • 連絡人暫時沒空。只要偵測到連絡人的電腦有任何活動,Communicator 2007 會自動將目前狀態重設成適當的狀態。

  • 連絡人已手動將其目前狀態設定為 [離開]。

非使用中

非使用中

連絡人可能有空,但其電腦的閒置時間已超過設定的時間 (預設為 5 分鐘)。這個狀態如黃綠各半的按鈕所示,連絡人係從 [線上] 狀態轉換至此且仍在線上。這個狀態是由 Communicator 設定。

忙碌,非使用中

忙碌 (非使用中)

連絡人正在開會或已有排定的會議 (從 Outlook 行事曆得知),但其電腦已閒置一段時間呈現非使用中狀態 (預設為 5 分鐘)。這個狀態是由 Communicator 設定。

離線

離線

連絡人沒空。會顯示這個狀態的原因如下:

  • 連絡人已手動將其目前狀態設定成 [顯示為離線] (預設情況下無法設定 [顯示為離線],除非系統管理員使用 EnableAppearOffline 群組原則,為整個組織啟用此狀態)。

  • 連絡人的電腦未執行 Communicator 或連絡人尚未登入。

  • 連絡人已經將您封鎖,不讓您看到他的目前狀態。

目前狀態未知

目前狀態未知

Communicator 無法判斷連絡人的狀態。會顯示這種狀態,通常是因為連絡人的目前狀態儲存在另一台電腦系統上,例如不屬於聯盟協力廠商組織的電腦系統。

已封鎖

封鎖

這個按鈕顯示在 [連絡人清單] 中已被您封鎖的連絡人名稱旁。對於被您封鎖的人而言,您會顯示成離線。

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總共有哪些目前狀態屬性用以描述連絡人?

目前狀態資訊包含一組各式屬性,描述了連絡人的可用狀態、活動、連絡資訊、排程、位置以及個人記事和不在辦公室記事。下表提供 Communicator 目前狀態屬性的完整清單。表格的左側顯示目前狀態資訊屬性,右側顯示特定的存取層級能否看見該屬性,這點將在本主題稍後詳細討論。

目前狀態資訊

封鎖

公用

公司

小組

個人

目前狀態離線

目前狀態

顯示名稱

電子郵件地址

職稱 *

公司電話 *

行動電話 *

住家電話 *

其他電話

公司 *

辦公室 *

公司地址 *

Sharepoint 網站 *

會議地點

會議主題

空閒/忙碌

工作時間

端點位置

記事 (不在辦公室記事)

記事 (個人)

上次使用時間

附註: 帶有 * 符號的屬性若是定義在 Microsoft Active Directory 中,您的公司內所有的連絡人就都能看到,而不論他們的存取層級為何。外部連絡人能否看到需視其指派的存取層級而定,但是公用立即訊息連絡人則完全看不到這些屬性。

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如何手動變更目前狀態資訊

Communicator 提供一組可由您手動變更的目前狀態屬性。例如,您可以編輯和刊登想要與其他人分享的電話號碼、新增個人記事提醒當天有在職訓練等。此外,如果您有重要急事得限期完成,也可以將目前狀態變更為 [請勿打擾]做好控制避免工作被打斷。

變更您的目前狀態

  • 按一下 [目前狀態] 按鈕,然後從下拉式功能表選取狀態。

從 [目前狀態] 按鈕下拉式功能表設定您的目前狀態。

編輯或新增行動電話及/或其他電話號碼

  1. 按一下 [功能表]按鈕,指向 [工具],然後按一下 [選項]。

  2. 按一下 [電話]索引標籤,再按一下您要新增之號碼的 [電話]按鈕。

  3. 新增電話號碼後,按一下 [刊登這個電話號碼]。一旦新增電話號碼,您應該為想要與之分享該號碼的連絡人設定存取層級。請參閱本主題稍後的<如何控制只讓部分人員看到目前狀態資訊>。

建立個人記事

  • 在 [輸入記事]方塊中按一下,然後輸入記事。輸入記事完成後,按一下該方塊外面的任何地方。

    不論是 [公司]、[小組] 或 [個人] 存取層級的連絡人都可以看到您的個人記事。

新增不在辦公室記事

  • 在 Office Outlook 中按一下 [工具],再按一下 [郵件答錄機助理員]。

  • 選取 [不在辦公室]選項後,輸入不在辦公室訊息,再按一下 [確定]。

附註: [不在辦公室]記事將會取代您先前曾經輸入過的任何個人記事,但您必須先登出 Communicator 然後再次登入,這樣才會更新 [不在辦公室]記事。當您登入後大約還要再等 30 分鐘,記事方可傳播至目前狀態系統。此外,您必須在可以連線到 Exchange 的裝置上執行 Communicator 用戶端,才能傳播此資訊。

顯示您的位置

Communicator 允許您在目前狀態資訊中顯示您的位置。您可以指定 [住家]或 [辦公室]做為目前位置,也可以建立自訂位置。

  • 按一下 [目前狀態] 按鈕,指向 [目前位置],然後選取任一位置,或按一下 [建立自訂位置]。

只有指派至 [小組]或 [個人]存取層級的連絡人看得到您的位置資訊。如需有關指派連絡人存取層級的詳細資訊,請參閱本主題稍後的<其他人根據存取層級將會看到我的哪些目前狀態資訊>一節。

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目前狀態如何根據 Outlook 行事曆進行更新

預設情況下,您的目前狀態和您的 Outlook 行事曆密不可分。因此,如果您的 Outlook 行事曆排定目前要開會,您在 Communicator 中的狀態便會顯示成 [面談中](如下圖)。如需詳細資訊,請參閱設定個人選項

若您的 Outlook 行事曆中已安排會議行程,您在 Communicator 中的狀態會設成:開會中。

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目前狀態如何根據我的活動進行更新

當您正在參與音訊/視訊通話或會議時,Communicator 會更新您的目前狀態。您的 [目前狀態] 按鈕將顯示成忙碌,而狀態字串則更新為 [電話中]或 [會議中]。

當您正在進行音訊或視訊通話或會議時,系統會自動更新您的狀態字串。

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目前狀態如何根據我的無活動狀態進行更新

Communicator 使用者經常會對黃橘各半和黃綠各半的 [目前狀態] 按鈕感到百思不解其涵義。

目前狀態按鈕

說明

忙碌,非使用中

目前狀態按鈕:忙碌 (非使用中)     表示 Communicator 使用者正在面談中,或已手動將其狀態設定成 [忙碌],而且 Communicator 在過去 5 分鐘內都沒有偵測到任何電腦輸入動作 (包括使用者執行 Communicator 的任何一部電腦)。只要使用者移動滑鼠或敲打鍵盤做出輸入動作,狀態就會回復為 [忙碌]。

非使用中

目前狀態按鈕:非使用中     表示連絡人可能有空,但其電腦的閒置時間已超過設定的時間 (預設為 5 分鐘)。這個狀態如黃綠各半的按鈕所示,連絡人係從 [線上] 狀態轉換至此且仍在線上。這個狀態是由 Communicator 設定。

離開

目前狀態按鈕:離開 表示 Communicator 已經長達 15 分鐘都沒有偵測到使用者在其執行 Communicator 的電腦上做出輸入動作。只要使用者的電腦開始有輸入動作,[目前狀態] 按鈕和狀態文字就會回復到先前的狀態。

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如何控制只讓部分人員看到目前狀態資訊

Communicator 提供存取層級讓您指派給連絡人,來控制連絡人能看到您的哪些目前狀態資訊以及可看到多少資訊。例如,您大概只希望最親近的同事看見您的行動電話號碼,而不是全公司都看到。此外,您可能只是不希望 [小組] 成員知道您的位置,倒不是要對全公司都保密到家。Communicator 提供存取層級,正是要讓您控制其他人對您您目前狀態資訊的存取權限。您可以使用下列幾種方法指派存取層級:

  • 在 [連絡人清單] 中,以滑鼠右鍵按一下要指派其存取層級的連絡人,指向 [變更存取層級],然後選取該名連絡人的存取層級。

    為了控制對目前狀態資訊的存取,Communicator 提供存取層級。

  • 按一下 [變更檢視連絡人的方式]按鈕,再按一下 [存取層級]。然後即可將連絡人拖放到存取層級中,來指派連絡人的存取層級。

  • 當某人將您新增到 [連絡人清單] 時,您會收到通知;該通知可讓您接受或拒絕將您新增到此人 [連絡人清單] 的要求。若要從該通知中指派存取層級,請從 [此人的存取層級]方塊中選取存取層級,然後按一下 [確定]。

當有人將您加入他的連絡人清單時,您會收到通知。

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其他人根據存取層級將會看到我的哪些目前狀態資訊

下列範例的用意是要協助您瞭解,其他人將會看到您的哪些目前狀態資訊,以及存取層級如何決定連絡人所能存取的目前狀態資訊。

您將狀態從線上變更為離開

您的 [目前狀態] 按鈕看起來像這樣

將您的狀態從 [線上] 變更為 [離開]。

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

您刊登了您的行動電話號碼

刊登行動電話號碼是在 [電話]索引標籤上完成

您的行動電話號碼刊登在 [電話] 索引標籤上。

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

您將狀態設定為請勿打擾

您的 [目前狀態] 按鈕看起來像這樣

將您的狀態設定為 [請勿打擾]

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

您正在參與 Outlook 行事曆已排定的會議

您的目前狀態會自動更新為 [忙碌 - 面談中]

設為忙碌 - 開會中

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

您仍在線上,但已有 5 分鐘未曾輸入來操作電腦

您的目前狀態會自動更新為 [非使用中]

非使用中狀態

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

您正在參與會議,但已有 5 分鐘未曾輸入來操作電腦

您的 [目前狀態] 按鈕會自動更新為 [忙碌 (非使用中)]

非使用中 - 會議中

由您指派至 [公司]存取層級的連絡人會看到

公司存取層級

由您指派至 [小組]存取層級的連絡人會看到

小組存取層級

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