由 21Vianet 營運的 office 365: 匯入連絡人至 Outlook for Windows

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您匯入連絡人至 Outlook 在桌面上使用 Outlook 匯入/匯出精靈。以下是在桌面版的 Outlook 功能區的外觀:

這是 Outlook 2016 功能區的外觀。

我的 Outlook 功能區是不同。或者,如果您是 Mac 客戶,請參閱匯入 Mac 版 Outlook 2016 中的項目

從下列的匯入指示清單中選擇。

  1. 在桌面版的 Outlook (Outlook 2013 或 Outlook 2016),選擇 [檔案] > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    若要建立您的 Outlook pst 檔案,請依序選擇 [檔案]、[開啟和匯出],然後選擇 [匯入/匯出]

  2. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後選擇 [下一步]。

    [匯入及匯出精靈] - [從其他程式或檔案匯入]

  3. 選擇 [逗號分隔值],然後選擇 [下一步]。

    [Outlook 匯出精靈] - [選擇 CSV 檔案]

  4. 在 [匯入檔案] 方塊中,瀏覽至您的連絡人檔案,然後按兩下以將它選取。

    瀏覽到連絡人 csv 檔案,並選擇如何處理重複的連絡人

  5. 選擇下列其中一項,以指定 Outlook 處理重複連絡人的方法:

    • 以匯入的項目取代重複的項目   如果連絡人已存在於 Outlook 和連絡人檔案中,Outlook 會放棄本身該連絡人的資訊,並使用來自連絡人檔案的資訊。如果連絡人檔案中的連絡人資訊比 Outlook 中的連絡人資訊更完整或更新,您應該選擇此選項。

    • 允許建立重複的項目  在 Outlook 和連絡人檔案中的連絡人時,Outlook 會建立重複的連絡人,分別與原始的 Outlook 資訊和從連絡人檔案匯入的資訊。您可以結合供這些人員稍後排除重複的連絡人資訊。這是預設的選項和最安全的項目因為沒有資訊捨棄。

    • 不要匯入重複的項目    如果連絡人是在 Outlook 和連絡人檔案中,Outlook 會保留其中原有的資訊,並捨棄來自連絡人檔案的資訊。如果 Outlook 中的連絡人資訊比連絡人檔案中的資訊更完整或更新,您應該選擇此選項。

  6. [下一步]

  7. 在 [選取目的資料夾] 方塊中,捲動到最上層如有需要然後選取 [連絡人] 資料夾 >下一步。如果您有多個電子郵件帳戶,請選擇您想要的連絡人,相關聯的電子郵件帳號] 之下的 [連絡人] 資料夾。

    您匯入 Google Gmail 連絡人到 Office 365 信箱時,選取 [連絡人] 作為目的地

  8. 選擇 [完成]。

    匯入 Gmail 連絡人至您的 Office 365 信箱時,按一下 [完成] 按鈕即可開始移轉

    Outlook 匯入連絡人至 Outlook 立即。完成時,它不會顯示一則訊息。

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如果您的試算表中有大量的商務或個人連絡人資訊,只要稍做準備,就可直接將這些連絡人資訊匯入Windows 版 Outlook 2013 或 Outlook 2016。有以下三個主要步驟:

  1. 將您的 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案。

  2. 匯入您的連絡人。

  3. 將 Excel 試算表欄對應至適當的 Outlook 欄位。

步驟 1:將您的 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案

Outlook 可以匯入逗點分隔值 (.csv) 檔案,但不能匯入含多個工作表的活頁簿,因此步驟 1 就是將 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案。方法如下:

  1. 在活頁簿中,按一下含有您要匯入之連絡人資訊的工作表。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔]

  3. 選擇儲存檔案的位置。

  4. [存檔類型] 方塊中,選擇 [CSV (逗號分隔) (*.csv)],然後按一下 [儲存]

    Excel 會告訴您:「選取的檔案類型不包含有多個工作表的活頁簿。」這是指 CSV 檔案的限制;您原本的活頁簿 (.xlsx 檔案) 不會受影響。

  5. 按一下 [確定]

    Excel 會告訴您:「如果您將活頁簿另存為 CSV (逗號分隔),活頁簿中的部分功能將會遺失。」這僅指的是 CSV 檔案的限制,可以忽略。

  6. 按一下 [是],Excel 就會將目前工作表另存為 CSV 檔案。原始的活頁簿 (.xlsx 檔案) 就會關閉。

  7. 關閉 CSV 檔。

Excel 的部分就完成了。現在,您可以開始在 Outlook 中進行匯入程序。

附註: 依預設,某些地區設定中使用不同的清單分隔符號。因此,您可能需要先移至下一個步驟中使用逗號取代 CSV 檔案中的任何分號。

步驟 2:匯入您的連絡人

  1. 在 Outlook 中,按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]

    如此就會啟動 [匯入及匯出精靈]。

  2. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後按 [下一步]

    匯入及匯出精靈

    提示: 如果系統提示您輸入密碼,而您未設定密碼,請按一下 [取消] 移至下一個視窗。

  3. 選擇 [逗點分隔值],按 [下一步]

  4. 瀏覽至您要匯入的 .csv 檔案。

  5. [選項] 之下,選擇取代重複項目 (現有的連絡人)、建立重複的連絡人,或是不要匯入重複項目。

  6. [下一步],選擇放置您連絡人的目的地資料夾。[連絡人] 依預設應為已選取,若未選取,請向上或向下捲動,直到您找到為止。您也可以選擇不同的資料夾,或建立新的資料夾。

  7. [下一步]

  8. 請確定 [匯入 "MyContacts.csv"] (假設這是您的檔案名稱) 旁邊的核取方塊為已選取。

  9. 還不要按一下 [完成],因為您需要將 CSV 檔案中的部分欄「對應」至 Outlook 中的連絡人欄位。這個對應作業能將匯入的連絡人依照您想要的方式顯示。

步驟 2:將 CSV 檔案中的欄對應至 Outlook 連絡人欄位

  1. 按一下 [對應自訂欄位] 按鈕, [對應自訂欄位] 對話方塊就會出現。

    • [從] 之下,您會看見一個方塊,上面有您即將匯入之 CSV 檔案的欄名稱。

    • [到] 之下,您會看見 Outlook 用於連絡人的標準欄位。如果某欄位符合 CSV 檔案中的某欄,您就會在 [對應自] 之下看見您的欄。

    • [名稱][名字][姓氏] 等欄位是標準的 Outlook 連絡人欄位,因此若您檔案中的連絡人資訊有其中任何一個連絡人名稱,您就大功告成了。

      將 Excel 的欄對應至 Outlook 連絡人欄位

  2. 您可能需要手動進行一些對應作業。例如,在這個匯入的檔案中,連絡人的手機位於名為 [手機電話] 的欄中,而 Outlook 中沒有完全相符的項目。不過,您可以執行下列步驟,在 Outlook 中找到適合的相符項目:

    1. 在右側窗格向下捲動,就會找到 [其他地址],旁邊有加號 (+)。

    2. 按一下加號即可展開底下的內容,您會看見此相符項目:[行動電話]

  3. 將左窗格的 [手機電話] 拖放至右窗格的 [行動電話]

    您會注意到 [手機電話] 出現在 [對應自] 欄中的 [行動電話] 旁。

    [手機電話] 已對應至 Outlook 的 [行動電話] 欄位

  4. 將左窗格中剩下的值,拖曳到右窗格中適當的 Outlook 欄位,一次拖曳一個。例如,您可以根據連絡人的地址類型,將 [地址] 拖曳到 [住家 - 街][商務 - 街]

  5. 按一下 [完成]

    您的連絡人現已成功匯入 Outlook。

    連絡人

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  1. 按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]

    此舉會啟動 [匯入及匯出精靈]。

  2. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後按 [下一步]

    匯入及匯出精靈

  3. 選擇 [Outlook 資料檔 (.pst)],然後按 [下一步]

  4. 瀏覽到您要匯入的 .pst 檔案。

  5. [選項] 下,選擇您處理重複項目的方式。

  6. [下一步]

  7. 如果已為 Outlook 資料檔 (.pst) 指定密碼,請輸入密碼,然後按一下 [確定]

  8. 設定匯入項目的選項。預設設定通常不需要變更。

  9. 按一下 [完成]

提示   如果您只要匯入或還原 Outlook 資料檔 (.pst) 中的少許項目,可以開啟 Outlook 資料檔,然後在 [瀏覽窗格 中,按一下 Outlook 資料檔資料夾中的項目,並將其拖曳到現有的 Outlook 資料夾。

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您將 iCloud 連絡人匯入 Outlook for Windows 之前,必須先將它們的.vcf 檔案格式轉換為.csv 檔案格式。包括匯入 windows,以及然後將其匯出至 csv 檔案。如果您有超過 50 個連絡人,這是冗長的程序,因為您必須為每個您想要匯入到 csv 檔案的連絡人,請按 [確定]。有任何方式全域的 [確定],然後同時將所有匯入 csv 檔案。

轉換.csv 的.vcf 檔

  1. 在您的電腦中,開啟 [檔案總管] (或 [Windows 檔案總管],如果您使用的是舊版 Windows 的話)。

  2. 前往您的 [連絡人] 資料夾:

    C:\Users\<使用者名稱>\Contacts

    瀏覽至 [連絡人] 資料夾,然後選擇 [匯入]。

  3. 按一下頁面頂端的 [匯入]。

  4. 選擇 [vCard (VCF 檔案)] > [匯入]。

    依序選擇 vCard 和 [匯入]。

  5. 瀏覽並選擇您從 iCloud 匯出的 .vcf 檔案,然後選擇 [開啟]。

    選擇要匯入至 .csv 的 vCard 檔案。

  6. 針對要匯入至 .csv 檔案的每個連絡人,選擇 [確定]。

    針對要匯入至 csv 檔案的每個連絡人選擇 [確定]。

  7. 完成後,請選擇 [關閉]。

  8. 選擇 [檔案總管] 頁面頂端的 [匯出]。

  9. 選擇 [CSV 檔案] > [匯出]。

    依序選擇 CSV 和 [匯出]。

  10. 選擇 [瀏覽] 以命名您的 csv 檔案。

    選擇 [瀏覽] 以指定檔案名稱。

  11. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入 .cvs 檔案的名稱。在此範例中,我將我的檔案命名為「我的 iCloud 連絡人」。

    輸入 csv 檔案的名稱,然後選擇 [儲存]。

  12. 選擇要匯出至 .csv 檔案的欄位,然後選擇 [完成]。建議您現在接受預設值。如果您想要其他欄位,您可以隨時建立其他 csv 檔案。

    依序選擇要匯出至 csv 檔案的欄位和 [完成]。

  13. 最後,畫面上會顯示一則訊息,表示您的連絡人已匯出至 .csv 檔案。

    最後,畫面上會顯示一則訊息,表示您的連絡人已匯出至 csv 檔案。

  14. 您可以使用 Excel 開啟,查看還有什麼.csv 檔案。如果您想要但請務必不變更標題的第一列,您可以新增到 csv 檔案的詳細資訊。如需使用.csv 檔案的詳細資訊,請參閱手動建立您的 csv 檔案中的連絡人清單

  15. 若要從 csv 檔案匯入連絡人至 Outlook,請參閱匯入連絡人.csv 檔案,本主題中。

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  • 您收到錯誤訊息:如果您嘗試一次匯入超過 2000 個連絡人,您會看到一則錯誤訊息。使用 Excel 這類程式開啟 CSV 檔案,將您的連絡人清單分成較小的.csv 檔案,然後匯入每個新建立的 CSV 檔案。

  • Outlook 沒有顯示任何連絡人:如果您完成匯入程序,但 Outlook 沒有顯示任何連絡人,執行下列動作︰

    1. 找到您從來源電子郵件系統 (例如 Google) 匯出的 csv 檔案。如果您從 Google 匯出連絡人,預設的檔案名稱是 contacts.csv。

    2. 使用 Excel 開啟您從來源電子郵件系統匯出的 CSV 檔案

    3. 請檢查是否有任何 CSV 檔案中的資訊。如果沒有任何資訊 CSV 檔案中的,無法運作來源電子郵件系統匯出。在此情況下:

      1. 刪除 contacts.csv 檔案。

      2. 再次從來源電子郵件系統匯出連絡人。如果您正在從 Google 進行匯出,請務必選擇匯出 [所有連絡人],或正確的連絡人群組。

        選擇要匯出的連絡人,並選擇 Outlook csv 格式以匯出 Google 連絡人

      3. 匯出連絡人之後,使用 Excel 開啟 CSV 檔案,並確定檔案中包含資料。關閉檔案時,Excel 會多次提示您「是否確定要將它儲存為 CSV 格式?」一律選擇 [是]。如果選擇 [否],檔案就會發生問題,而您將需要使用新的 contacts.csv 檔案重新開始。

      4. 重複步驟,將您的 contacts.csv 檔案匯入 Outlook。

  • 遺漏連絡人資訊:匯入連絡人之後,如果您開啟 Outlook 並發現並未匯入所有資訊,請使用 Excel 開啟 CSV 檔以查看該資料是否在檔案中。

    • 您可以使用 Excel 編輯 CSV 檔案以新增名稱及其他遺漏的資訊。

    • Outlook 的第一列必須是欄標題,請不要將它取代為其他資訊。

    • 儲存檔案時,Excel 會多次提示您「是否確定要將其儲存為 CSV 格式?」一律選擇 [是]。如果選擇 [否],檔案就會發生問題,而您將需要從來源電子郵件系統匯出連絡人清單重新開始。

    • 重複步驟,將您的 contacts.csv 檔案匯入 Outlook。當您在步驟 5 看到處理重複項目的提示時,務必選擇 [以匯入的項目取代重複的項目]。

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如果您的功能區外觀與 Outlook 桌面版不同,表示您使用的可能是 Outlook 網頁版,其外觀如下:

Outlook 網頁版中 [人員] 頁面的圖像

若要將連絡人匯入至 Outlook 網頁版中,選擇 [管理> [匯入連絡人,然後依照提示匯入連絡人。

Outlook Web App 功能區看起來像這樣:

Outlook Web App 中 [人員] 頁面的圖像

若要匯入連絡人至 Outlook Web App,您需要使用在桌面的 Outlook 匯入您的連絡人。瞭解如何取得 Outlook 的複本

在 Windows 10 的功能區的 [郵件] 應用程式,看起來像這樣:

Windows 10 郵件應用程式的外觀。

在 Windows 10 中,連絡人都儲存在連絡人 App。您無法匯入或匯出 Windows 10 人員 App 中的連絡人。

這些選項適用於沒有他們的電腦上安裝 Outlook 的複本,但想要匯入連絡人,您就可以存取 Outlook Web App 中的人員。有幾個方式可讓您的電腦上安裝 Outlook 複本:

  • 註冊 Office 365 中的免費 30 天試用。包括您可以下載到您的電腦上的 Outlook。新增您的電子郵件帳戶至試用版的 Outlook,然後再匯入連絡人使用本文中的其中一個方法。Outlook 會使用 Outlook Web App 中同步處理,而且您會看到您的連絡人。當您完成匯入您的連絡人,讓試用版執行,因此您不會任何項目。您仍然會有權存取您在 Outlook Web App 中的連絡人,但您無法再必須在桌面的 Outlook 存取。

  • 找出誰可以在自己的電腦上的 Outlook 朋友新增您的電子郵件帳戶至 Outlook,然後再將連絡人匯入電子郵件帳戶 (不是您的朋友電子郵件帳戶) 。Outlook 會使用 Outlook Web App 中同步處理,而且您會看到您的連絡人。當您完成匯入您的連絡人時,請從您的朋友版本的 Outlook 移除電子郵件帳戶。您仍然會有權存取您在 Outlook Web App 中的連絡人。

  • 購買了。Outlook 中有許多很棒的功能,管理您的電子郵件。不過,這是匯入連絡人,耗費購買,而且不建議使用如果這是唯一的原因。

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我還需要知道什麼?

  • 如果您的 [連絡人] 資料夾和 .csv 檔案中有相同的連絡人,將會建立重複的連絡人。

  • 如果您嘗試匯入太多連絡人,將會出現錯誤訊息。您可以使用 Excel 等程式來開啟 .csv 檔案,並將其拆分成較小的檔案,然後匯入各檔案。

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