版本設定在 SharePoint 清單或文件庫中的運作方式

版本設定在 SharePoint 清單或文件庫中的運作方式

當您在 SharePoint 清單或文件庫中啟用版本設定功能時,您可以在清單中儲存、追蹤及還原專案,以及每次變更時,在文件庫中的檔案。 與其他設定(例如結帳)結合的版本設定,可讓您在網站上張貼的內容受到許多控制,而且如果您需要查看或還原舊版本的專案或檔案,也可以提供實際值。

附註: 預設會在 SharePoint 文件庫中開啟版本設定,在 SharePoint 清單中則預設為關閉。 如需設定版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

版本設定概述

任何擁有管理清單權限的人,都可以開啟或關閉文件庫的版本設定。 版本設定適用于所有預設清單類型中的清單專案,包括行事曆、問題追蹤清單及自訂清單。 您也可以儲存在文件庫中的所有檔案類型,包括網頁元件頁面。 如需設定及使用版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

附註: 如果您是 Office 365 客戶,當您建立新的 商務用 OneDrive 文件庫時,版本設定現在會預設為開啟,而且會自動儲存檔的最後一個500版本。 這可協助您避免遺失重要檔或資料。 如果您的 商務用 OneDrive 網站或小組網站上現有的文件庫沒有啟用版本設定,您可以隨時開啟版本設定。

您可以使用版本設定來執行下列作業:

  • 追蹤版本的歷程記錄    啟用版本設定之後,您可以看到專案或檔案何時變更,以及誰變更了。 您也可以查看屬性(檔案的相關資訊)已變更。 例如,如果有人變更清單專案的到期日,該資訊就會出現在版本歷程記錄中。 您也可以看到其他人在將檔案簽入文件庫時所進行的批註。

  • 還原舊版本    如果您在目前版本中發生錯誤,或者如果目前的版本遭到破壞,或者如果您只是更喜歡舊版的版本,您可以使用前一個版本來取代目前的版本。 還原的版本會成為新的目前版本。

  • 查看早期版本    您可以在不覆寫目前版本的情況下,查看先前的版本。 如果您要在 Microsoft Office 檔(例如 Word 或 Excel 檔案)中查看版本歷程記錄,您可以比較這兩個版本,判斷差異為何。

啟用版本設定時,會在下列情況中建立版本:

  • 第一次建立清單專案或檔案時,或是上傳檔案時。

    附註: 如果需要檔案結帳,您必須在中檢查檔案,才能建立其第一個版本。

  • 上傳與現有檔案同名的檔案。

  • 清單專案或檔案的屬性變更時。

  • 開啟並儲存 Office 檔時。 再次開啟檔之後,在儲存編輯之後,就會建立新的版本。

  • 在編輯及儲存 Office 檔時,請定期進行。 並非所有編輯和儲存都會建立新的版本。 例如,當您經常儲存編輯時,每個新版本都會捕獲某個時間點,而不是每個個別的編輯。 這在啟用 [自動儲存] 的情況下是常見的。

  • 在檔共同撰寫期間,當其他使用者開始處理檔時,或當使用者按一下 [儲存],將變更上傳至文件庫時。 

在任何指定時間,最多可以有三個檔案的目前版本:已取出版本、最新次要或草稿版本,以及最新發行或主要版本。 所有其他版本都被視為 [歷史] 版本。 某些目前的版本只對擁有查看許可權的使用者可見。

有些組織會在其文件庫中追蹤主要和次要版本的檔案。 其他人只會追蹤主要版本。 主要版本是由整數(例如5.0)來識別。次要版本是由十進位數(例如5.1)來識別。

大部分組織會在開發檔案時使用次要版本,以及當到達特定里程碑時,或當檔案準備好供廣大物件審閱時的主要版本。 在許多組織中,[草稿安全性] 設定為僅允許檔案的擁有者和擁有核准檔案許可權的人員。 這表示在發行主要版本之前,任何其他人都無法看到次要版本。

主要版本可用於清單,但無法使用次要版本。 每個版本的清單專案都是以整數編號。 如果您的組織需要核准清單中的專案,這些專案會保留在 [待定] 狀態,直到有權核准該專案的人員核准為止。 在擱置狀態中,它們會以小數位編號,並稱為 [草稿]。

如需啟用及設定版本設定(包括主要及次要版本)的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

每次建立新版本時,系統會自動新增版本號碼。 在已啟用主要版本設定的清單或文件庫中,版本有完整的數位,例如1.0、2.0、3.0 等。 在文件庫中,您的系統管理員可能會啟用主要和次要版本的版本設定。 在追蹤次要版本時,它們會有十進位數(例如1.1、1.2、1.3 等)。 當其中一個版本發佈為主要版本時,其數位會變成2.0。 後續次要版本為2.1、2.2、2.3 等。

當您放棄簽出時,版本號碼不會變更。 如果是版本3.0 的最新版本,則在您放棄簽出之後,它會保留在3.0 中。

當您刪除版本時,版本會移至 [回收站],並以它的號碼來傳送。 版本歷程記錄會顯示剩餘的版本號碼。 其他版本號碼不會變更。 例如,如果您的檔有次要版本4.1 和4.2,而您決定要刪除4.1 版本,則產生的版本歷程記錄只會顯示版本4.0 和4.2。 下圖顯示這種情況。

如需啟用及設定版本設定(包括主要及次要版本)的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

已刪除一個次要版本的版本歷程記錄

有些組織允許不受限制的檔案版本,而其他組織則會套用限制。 您可能會在存回最新版本的檔案之後發現舊版本遺失。 如果您的最新版本是101.0,而您發現已不再是版本1.0,則表示系統管理員已將文件庫設定為僅允許100主要版本的檔案。 新增101st 版本會導致刪除第一個版本。 只有版本2.0 到101.0。 同樣地,如果已新增102nd 版本,則只有版本3.0 到102.0。

系統管理員也可能決定將次要版本數限制為僅限最新版本數的數量。 例如,如果允許100主要版本,系統管理員可能會決定只保留最新五個主要版本的次要草稿。 主要版本之間的預設次要版本數是511。 如果您嘗試儲存另一個次要版本,您會看到一則錯誤訊息,告訴您必須先發佈檔。 您的網站管理員可以變更預設值,以允許較少的次要版本。

如果清單或文件庫限制主要版本的數目,則在達到限制時,就會刪除最早的版本。 例如,如果只保留100版本,且您的團隊建立105版本,則只會保留版本6到105。 如果您已建立其他版本,則會保留只有版本7至106。 如果您的清單或文件庫限制版本,您應該確定參與者知道在達到版本限制時,會刪除較舊的版本。

在限制保留次要版本的主要版本數的文件庫中,當達到版本限制時,會刪除先前主要版本的次要版本。 例如,如果您只保留100主要版本的草稿,而您的小組建立105主要版本,則最早的版本將只保留主要版本。 已刪除與五個最早主要版本(例如1.2 或2.3)相關聯的次要版本,但是主要版本(1、2等)會被保留,除非您的文件庫也限制主要版本。

限制版本數通常是一個不錯的做法。 這表示您可以在伺服器上保留空間,並減少使用者的待過濾郵件。 但是,如果您的組織需要儲存所有版本的法律或其他原因,請不要套用任何限制。

附註: 

  • SharePoint Online 需要文件庫的版本設定; SharePoint Server 可讓您選取 [沒有任何版本設定] 作為選項。

  • SharePoint Online [文件庫設定] 可支援100-50000 的主要版本; SharePoint Server 文件庫設定] 可支援1-50000 的主要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 文件庫設定都允許使用1-50000 個次要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 清單設定都允許使用版本設定(包括草稿)作為選項,其中包含1-50000 個版本。

重要: 如果您的組織限制儲存的版本數,則在達到限制時,就會永久刪除最舊的版本。 它們不會傳送到 [回收站]。

如需啟用及設定版本設定(包括限制)的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

您可以設定誰能查看清單專案和檔案的草稿。 在兩種情況下會建立草稿:

  • 在追蹤主要和次要版本的文件庫中建立或更新檔案的次要版本。

  • 已建立或更新清單專案或檔案,但尚未在需要核准內容的清單或文件庫中核准。

當您追蹤主要及次要版本時,您可以指定人員是否必須擁有編輯檔案的許可權,才能查看並讀取次要版本。 套用此設定時,擁有編輯檔案許可權的人員可以處理該檔案,但只有擁有讀取檔案許可權的人才能看到次要版本。 例如,您可能不希望擁有文件庫存取權的每個人都能在檔案編輯時看到批註或修訂。 如果正在追蹤主要及次要版本,但沒有任何人已公佈主要版本,則沒有許可權可以查看草稿專案的人員看不到該檔案。

需要進行內容核准時,您可以指定有權讀取的檔案、擁有編輯許可權的人員,或是只有擁有者及擁有核准專案許可權的人員可以查看待定核准的檔案。 如果正在追蹤主要和次要版本,作者必須發佈主要版本,才能提交檔案以供核准。 需要進行內容核准時,擁有讀取內容許可權但不具備查看草稿專案許可權的人員,將會看到檔案的上次核准或主要版本。

不論使用者是否擁有編輯檔案的許可權,如果使用者搜尋的是次要版本的檔案,就不會取得該檔案的結果。

您可以限制清單專案或檔案儲存在清單或文件庫中的多少版本,這有助於保留伺服器空間。 如果您的小組建立了大量版本,則限制版本數可協助您的小組更好地管理及找出舊版版本。 例如,如果您的小組在數個月或一年以上保留許多版本。

s,成員可能難以流覽版本歷程記錄,找出他們所需的版本。 如果您的小組需要查看或保留先前的任何版本,請不要限制要保留的版本數,或將您要保留的版本數設定為較高的數位。

如果您的文件庫追蹤主要和次要版本,您可以選擇要保留的檔案主要版本,以及每個主要版本所需保留的次要版本數。 根據預設,每個主要版本最多可以有511個草稿(次要版本)。

根據您的小組的運作方式,您的小組可能更可能需要最新的次要版本,例如最近編輯的版本。 隨著時間的推移,您的小組可能較不可能需要較舊的次要版本。 通常,主要版本代表一個里程碑,例如提交以供審閱或發佈的檔案,而次要版本則是尚未準備好供所有網站參與者閱讀的工作。

如果清單或文件庫限制主要版本的數目,則在達到限制時,就會刪除最早的版本。 例如,如果只保留100版本,且您的團隊建立105版本,則只會保留版本6到105。 如果您已建立其他版本,則會保留只有版本7至1066。 如果您的清單或文件庫限制版本,您應該確定參與者知道在達到版本限制時,會刪除較舊的版本。

在限制保留次要版本的主要版本數的文件庫中,當達到版本限制時,會刪除先前主要版本的次要版本。 例如,如果您只保留100主要版本的草稿,而您的小組建立105主要版本,則最早的版本將只保留主要版本。 已刪除與五個最早主要版本(例如1.2 或2.3)相關聯的次要版本,但是主要版本(1、2等)會被保留,除非您的文件庫也限制主要版本。

附註: 

  • SharePoint Online 需要文件庫的版本設定; SharePoint Server 可讓您選取 [沒有任何版本設定] 作為選項。

  • SharePoint Online [文件庫設定] 可支援100-50000 的主要版本; SharePoint Server 文件庫設定] 可支援1-50000 的主要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 文件庫設定都允許使用1-50000 個次要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 清單設定都允許使用版本設定(包括草稿)作為選項,其中包含1-50000 個版本。

版本設定是在建立文件庫時自動開啟,而不是在建立清單時開啟。 任何擁有管理清單權限的人都可以開啟或關閉版本設定。 在與管理網站相同的人員的許多網站上,因為清單和文件庫會繼承網站的許可權。 除了啟用版本設定之外,網站擁有者(或管理清單或文件庫的其他人)決定是否需要核准內容、誰可以查看草稿專案,以及是否需要結帳。 每個決策都會影響版本設定的運作方式。 例如,如果管理文件庫的人員決定要求取出,則只有在檔案存回時才會建立版本號碼。 如果需要核准內容,除非有許可權的使用者核准檔案,否則不會套用主要版本號碼。

重要: 如果您在文件庫中工作的人員正在規劃共同撰寫檔,請勿將文件庫設定為需要取出。 在已取出所需的檔時,人員無法像共同撰寫者一樣運作。

若要瞭解如何開啟清單或文件庫的版本設定,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

如果您的文件庫中已啟用版本設定,決定是否要追蹤主要和次要版本,也會決定誰可以查看次要版本。 在大多數情況下,當要求內容核准時,只有檔案的擁有者和擁有核准專案許可權的人員,才能看到次要版本。 在其他文件庫中,任何人都可以編輯文件庫中的檔案,或是任何擁有文件庫讀取權限的人,都可以看到所有版本。 核准版本之後,擁有清單或文件庫讀取權限的每個人都可以看到版本。

雖然清單不含主要及次要版本,但任何處于 [擱置中] 狀態的專案都被視為 [草稿]。 在大多數情況下,只有專案的建立者和擁有「完全控制」或「設計」許可權的人員,才能看到 [草稿]。 [草稿] 會以待定狀態顯示給那些人,但其他人只會看到版本歷程記錄中的最新核准版本。 如果檔案遭到拒絕,則會保持 [擱置中] 狀態,直到擁有必要許可權的人刪除該檔案。

根據預設,待定專案或檔案只會在其建立者和擁有管理清單權限的人員中可見,但是您可以指定其他使用者群組是否可以查看專案或檔案。 如果您的文件庫已設定為同時追蹤主要和次要版本,則編輯檔案的人員必須首先發佈檔案的主要版本。

如需設定檔核准的詳細資訊,請參閱在網站清單或文件庫中需要核准專案

附註: 在某些清單和文件庫中,草稿安全性會設定為允許所有網站使用者查看擱置核准版本。

當您從已開啟版本設定的文件庫取出檔案時,系統會在您每次再次簽入時建立新的版本。 而且,如果開啟主要次要版本,您可以在簽入時決定您要簽入的版本類型。 在需要結帳的文件庫中,版本只會在檢入時建立。

在不需要結帳的文件庫中,在您第一次開啟檔案之後,就會建立新的版本。 每個後續儲存會覆寫您在第一次儲存時所建立的版本。 如果您關閉應用程式,然後重新開啟檔,第一次儲存將會再次產生版本。 這可能會導致版本數迅速增加。

如需存回及取出的詳細資訊,請參閱取出、存回或放棄變更文件庫中的檔案。

重要: 如果您正在共同撰寫檔,除非您有充分理由避免其他人處理該檔,否則請勿將它取出。

要求取出可協助您的小組充分進行版本設定,因為使用者專門指定要建立版本的時間。 只有當有人取出檔案、變更檔案,然後再將它簽入時,才會建立版本。 如果不需要取出,當有人第一次儲存檔案時,就會建立版本,而這個版本會在人員關閉時更新。 如果該人員或其他人再次開啟並儲存該檔案,就會建立另一個版本。 視情況而定,您可能不想要建立多個版本,例如,如果您在完成檔案變更前,必須關閉檔案才能出席會議。

需要取出時,使用者必須先取出檔案,然後才能新增檔案、變更檔案或變更檔案屬性。 當人員存回檔案時,系統會提示他們提供所做變更的相關批註,這有助於建立更有意義的版本歷程記錄。

附註: 如果文件庫將儲存與您網站上的工作清單同步處理的 Microsoft Project (mpp)檔案,則應清除 [需要取出] 方塊。

如需有關要求籤核的詳細資訊,請參閱設定文件庫以要求取出檔案。

清單和文件庫具有與版本設定和取出相關的許可權,而這些許可權會根據套用至使用者或特定群組的許可權等級而有所不同。 可以編輯許可權等級的人員可以採用不同的方式設定這些許可權,也可以使用自訂的許可權等級建立新的群組。

這些許可權可讓您靈活地管理文件庫。 例如,您可能希望某人無法刪除檔案版本,也不需要刪除檔案本身的許可權。 刪除版本的許可權與刪除專案的許可權不一樣,因此您可以提供自訂的控制等級。

下表顯示與版本設定和取出相關的許可權,以及它們適用的預設許可權等級。

權限

預設權限等級

檢視版本

完全控制、設計、參與及閱讀

刪除版本

完全控制、設計及參與

覆寫取出

完全控制與設計

核准項目

完全控制與設計

如需許可權的詳細資訊,請參閱瞭解 SharePoint 中的許可權等級

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