為組織中的每個人設定焦點收件匣

投稿人: Diane Faigel
上次更新:2017 年 12 月 12 日

我不記得與 Office 搭配使用的帳戶使用者名稱或密碼。

如果您負責為企業中的每個人設定電子郵件的運作方式,本文就是為您準備的!本文說明如何為您的企業自訂或關閉焦點收件匣,以及回答焦點收件匣如何與待過濾郵件關聯的相關問題。

如果您只想要關閉自己的焦點收件匣,請參閱關閉焦點收件匣

如果您想要確認您的使用者接收特定商務電子郵件訊息 (例如 HR 或薪資資料),您可以設定焦點收件匣,讓這些訊息可送往 [焦點] 檢視。您也可以控制您組織中的使用者是否會在信箱中看到焦點收件匣。

開啟或關閉組織中的焦點收件匣

您可以使用 PowerShell 為組織中的每個人開啟或關閉焦點收件匣。您要在 Office 365 系統管理中心執行這個動作嗎?讓我們的工程小組知道。在這裡輸入您的意見!(英文)

關閉焦點收件匣:

下列 PowerShell 範例會關閉組織中的 FocusedInbox。但是,它不會封鎖您的使用者使用該功能。如果使用者想要的話,他們仍然可以在每個用戶端重新啟用焦點收件匣。

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

  2. 您需要先獲指派權限,才能執行此程序或各個程序。若要查看您需要哪些權限,請參閱訊息原則與合規性權限 (機器翻譯) 中的「傳輸規則」項目。

  3. 執行 Get-OrganizationConfig Cmdlet。

    Get-OrganizationConfig
  4. 尋找 FocusedInbox 以檢視其目前的設定:

    處於焦點收件匣狀態時的 PowerShell 回應。

  5. 執行下列 Cmdlet 關閉焦點收件匣。

    Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $false
  6. 再次執行 Get-OrganizationConfig cmdlet ,您就會看到 FocusedInboxOn 設為 $false,這表示它已經關閉。

開啟焦點收件匣:

  • 在上方步驟 5 中,執行下列 cmdlet 可開啟焦點收件匣。

    Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $true

開啟焦點收件匣之後,使用者會看見什麼?

當使用者關閉並重新啟動 Outlook 之後,只會看到 [焦點] 檢視。當他們重新啟動 Outlook 後,就會在 Outlook 使用者介面看見一則提示,提供他們使用新焦點收件匣的選項。

向使用者推出焦點收件匣以及重新開啟 Outlook 時,焦點收件匣外觀的影像。

針對特定的使用者開啟或關閉焦點收件匣

此範例針對 Contoso 組織中的 Tim Matthews 關閉焦點收件匣。但是,它不會封鎖您的使用者使用該功能。如果使用者想要的話,他們仍然可以在每個用戶端重新啟用焦點收件匣。

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

  2. 需要先指派權限,您才能執行此程序或各個程序。若要查看您需要哪些權限,請參閱訊息原則與合規性權限 (英文) 主題中的「傳輸規則」項目。

  3. 執行 Get-FocusedInbox Cmdlet。

    Get-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com>
  4. 尋找 FocusedInboxOn 以檢視其目前的設定:

    處於焦點收件匣狀態時的 PowerShell 回應。

  5. 執行下列 Cmdlet 關閉焦點收件匣。

    Set-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com> -FocusedInboxOn $false
  6. 或者,執行下列 Cmdlet 將它開啟:

    Set-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com> -FocusedInboxOn $true

使用 UI 建立傳輸規則,將電子郵件導向至所有使用者的 [焦點] 檢視。

  1. 移至 Office 365 系統管理中心

    移至 Office 365 系統管理中心

    移至 Office 365 系統管理中心

  2. 移至 [系統管理中心] > [Exchange]。

  3. 在 Exchange 系統管理中心中,瀏覽至 [郵件流程] > [規則]。按一下 螢幕擷取畫面:EAC 新增圖示 ,然後選擇 [建立新的規則]。

  4. 完成建立新的規則後,按一下 [儲存] 以啟動規則。

    下列影像顯示讓主旨具有「人力資源」的所有郵件傳送到焦點收件匣的範例。

螢幕擷取畫面:建立並儲存新的焦點收件匣規則

使用 PowerShell 建立傳輸規則,將電子郵件導向至所有使用者的 [焦點] 檢視

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

  2. 您需要先獲指派權限,才能執行此程序或各個程序。若要查看您需要哪些權限,請參閱訊息原則與合規性權限 (機器翻譯) 中的「傳輸規則」項目。

  3. 例如,執行下列命令,讓來自「人力資源」的所有郵件傳送到焦點收件匣。

    New-TransportRule -Name <name_of_the_rule> -SubjectContainsWords "Human Resources" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" -SetHeaderValue "true"

    重要: 

    • 在此範例中,"X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" 和 "true" 有區分大小寫。

    • 焦點收件匣會受限於略過待過濾郵件的 X 標頭,因此,如果在待過濾郵件中使用此設定,它也將用於焦點收件匣。

    如需詳細的語法和參數資訊,請參閱 New-TransportRule (機器翻譯)。

如何確認操作成功?

您可以檢查電子郵件訊息標題,以查看電子郵件是否由於略過焦點收件匣傳輸規則,而在收件箱中登陸。從組織中已套用焦點收件匣傳輸規則的信箱中,選擇一封電子郵件。查看郵件上的標題,您應該會看到 X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox: true 標題。這表示略過正常運作。如需如何尋找標題資訊的詳細資訊,請查看檢視電子郵件的網際網路標題資訊 (機器翻譯) 主題。

焦點收件匣常見問題集

以下是關於焦點收件匣常見問題集的解答。如果您找不到問題的答案,請留言讓我們知道,我們會將它新增至清單。

上次更新:2017 年 12 月 12 日

我可以控制在我的組織中推出焦點收件匣的方式嗎?

可以。您可以針對整個組織開啟或關閉焦點收件匣,也可以針對指定的使用者開啟或關閉該功能。

焦點收件匣功能「僅適用於」Office 2016 用戶端嗎?

是的,只有 Office 2016 的使用者會受到影響。該功能不會回溯到 Outlook 2013 和更新版本。

焦點收件匣變更需要多久時間才能在 Outlook 中生效?

一旦您開啟或關閉焦點收件匣,設定將在您的使用者關閉並重新啟動 Outlook 後生效。

當我開啟焦點收件匣之後,待過濾郵件會發生什麼情況?

切換之後,您的 [待過濾郵件] 資料夾就不會再收到可執行的電子郵件。電子郵件將改為分類至收件匣的 [焦點] 及 [其他] 索引標籤中。用來將郵件移至 [待過濾郵件] 資料夾的相同演算法現在改用來實現焦點收件匣功能,也就是說以前設定為移至 [待過濾郵件] 的任何電子郵件,現在都會移至 [其他]。已經在 [待過濾郵件] 資料夾中的任何郵件仍會留在該資料夾中,直到您決定刪除或移動它們為止。

請參閱 Microsoft 最有價值專家 Tony Redmond 的這篇文章:焦點收件匣如何取代 Office 365 內部的待過濾郵件 (英文)。

可讓使用者各自使用待過濾郵件嗎?Microsoft 對使用待過濾郵件與焦點收件匣的建議是什麼?

是,您可以讓使用者使用待過濾郵件功能,並停用焦點收件匣,但最終焦點收件匣會完全取代待過濾郵件,因此,Microsoft 建議您立即移動至焦點收件匣。若要深入了解搭配 Exchange Online 使用待過濾郵件的時機,請參閱此部落格文章:焦點收件匣和待過濾郵件計劃的更新

如果我們要將每個人都移動到焦點收件匣,我是否應該為我的使用者停用待過濾郵件?

否。可以透過執行 Set-Clutter Cmdlet 針對信箱明確停用待過濾郵件。但是,如果您這麼做,信箱擁有者會看到先前已重新導向到 [待過濾郵件] 資料夾的郵件保留在收件匣中,且他們必須處理這些郵件,直到他們的用戶端升級為支援焦點收件匣的版本。因此,在可以使用升級的用戶端之前,不建議停用待過濾郵件。

為什麼有兩個不同的 Cmdlet 可用來管理焦點收件匣?

有兩個狀態與焦點收件匣相關聯。

  • 組織層級:焦點收件匣狀態,以及相關聯的最後更新時間戳記。

  • 信箱層級:焦點收件匣狀態,以及相關聯的最後更新時間戳記

Get/Set-Organization Cmdlet 會在組織層級傳回/修改焦點收件匣,而 Get/Set-FocusedInbox Cmdlet 會在信箱層級傳回/修改焦點收件匣。

Outlook 如何決定透過這兩種狀態顯示焦點收件匣體驗?

Outlook 會透過選擇具有最新時間戳記的 Cmdlet 來顯示體驗。根據預設,這兩個時間戳記都是 "null",在此情況下會啟用此功能。

當我在組織中將焦點收件匣關閉時,為什麼 Get-FocusedInbox Cmdlet 會傳回 “true”?

有兩個用於控制焦點收件匣的 Cmdlet。當您針對信箱執行 Get-FocusedInbox 時,它會傳回功能的信箱層級狀態。Outlook 中的體驗是根據前次修改的 Cmdlet 狀態來選擇的。

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