為您的 SharePoint Online 環境管理外部共用

如果您組織進行的工作需要直接與廠商或客戶共用文件或共同作業,則可以使用 SharePoint Online 的外部共用功能,與貴組織外的人員共用內容。或者,如果您沒有這種需求,您可能會想要限制組織中外部共用功能的使用方式。我們將在本文中介紹 SharePoint Online 共用選項,以及這些選項的規劃方式

(如果您想要直接設定共用功能,請參閱開啟或關閉 SharePoint Online 的外部共用功能。如果您想要共用檔案或資料夾,請參閱共用 OneDrive 檔案及資料夾,或是在 Office 365 中共用 SharePoint 檔案或資料夾)。

您 SharePoint Online 的整體權限規劃中,應將外部共用功能規劃一併包含在內。

請注意,根據預設,整個 SharePoint Online 環境及其中的網站集合都會啟用外部共用功能。您可以在人員開始使用網站之前全面關閉外部共用,也可以等到您決定好要如何使用這項功能後,再全面關閉。

什麼是 SharePoint Online 的外部共用功能?

SharePoint Online 的外部共用功能分成全域 (租用戶層級) 及網站集合設定。租用戶層級設定會覆寫網站集合層級的任何設定。

針對您的 SharePoint Online 租用戶及個別網站集合,您可以選擇下列基本共用選項:

  • 無外部共用:網站和文件只能與您 Office 365 訂閱中的內部使用者共用。

  • 僅限與目錄中的外部使用者共用:網站、資料夾與文件只能與您 Office 365 使用者目錄中現有的外部使用者共用。舉例來說,就是先前接受共用邀請的使用者,或是您從其他 Office 365 或 Azure Active Directory 租用戶匯入的使用者。

  • 與已驗證外部使用者共用:如果外部使用者擁有 Microsoft 帳戶或其他 Office 365 訂閱或 Azure Active Directory 訂閱的公司或學校帳戶,則可共用網站、資料夾與文件。

  • 與匿名使用者共用:文件與資料夾 (網站除外) 可透過匿名連結共用,凡是擁有連結的任何人都可以檢視或編輯文件,或是將項目上傳到資料夾。

上述清單是依限制由多到少排序。無論您選擇哪個選項,都還是可以使用更嚴格的限制功能。舉例來說,如果您選擇允許與匿名使用者共用,則您還是可以與已驗證的外部使用者,或是您目錄中的現有使用者 (包含內部使用者在內) 共用。

共用和安全性   

如果您擁有不應與外部使用者共用的機密資訊,則請考慮針對存放機密資訊的一或多個網站集合關閉共用功能。視需要建立額外網站集合,以供外部共用功能使用。這可幫助您管理安全性風險,避免外部人員取得機密資訊。

什麼是外部使用者?

外部使用者是您授與一或多個網站、檔案或資料夾存取權給外部 Office 365 訂閱的使用者。外部使用者分成兩種類型︰

已驗證的使用者   

已驗證的使用者指的是擁有 Microsoft 帳戶,或其他 Office 365 訂閱的公司或學校帳戶使用者。您可以與這類使用者共用網站及文件,共用方式與您內部使用者共用網站和文件時的做法相當類似。對已驗證的外部使用者與內部使用者而言,權限與群組的運作方式相同。

因為外部使用者沒有您的 Office 365 訂閱授權,因此只能執行有限的基本共同作業工作:

  • 已驗證外部使用者可以在網站上執行符合本身受指派之權限等級的工作。例如,如果您將外部使用者新增至 [成員] 群組,他們會具有編輯權限,且可以新增、編輯和刪除清單;他們也將能夠檢視、新增、更新及刪除清單項目與文件。

  • 已驗證外部使用者可以使用 Office Online 來檢視和編輯文件。如果您的方案包括 Office 專業增強版,則已驗證的外部使用者無法在電腦上安裝電腦版 Office,除非您將授權指派給他們。

  • 已驗證外部使用者將能看到網站上其他類型的內容 (視您指派給他們的授權而定)。例如,已驗證外部使用者可以瀏覽受邀加入之網站集合內的不同子網站。他們也能進行檢視網站摘要等動作。

如果您的已驗證外部使用者需要更多功能,則您可以指派 Office 365 授權給他們,方法就和您指派授權給內部使用者時相同。

匿名使用者   

匿名使用者指的是擁有資料夾或文件共用連結的使用者,他們可藉此檢視或編輯文件,或是將項目上傳到資料夾 (視連結類型而定),且無需使用使用者名稱或密碼登入。匿名連結可在使用者之間自由流通,在您停用連結或是連結過期 (如果您設有期限) 之前都能有效運作。

匿名使用者無法存取網站,您也無法指派授權給他們。他們只能匿名存取連結,以檢視或編輯特定文件或資料夾。

共用網站或文件後會發生什麼情況?

當您共用網站、資料夾或文件時,其所帶來的變化需視您選擇與已驗證的外部使用者或匿名使用者共用而定。

與已驗證的外部使用者共用   

當您與已驗證的外部使用者共用文件或網站時,會透過電子郵件直接傳送邀請給他們,信中將包含網站或文件的連結。當他們按一下連結後,系統會請他們使用自己的 Microsoft 帳戶或公司或學校帳戶的使用者名稱與密碼登入。登入後,系統就會將他們新增至您 Office 365 訂閱中的使用者名單 (這些使用者的使用者名稱會以 #EXT# 標示),並會授與他們網站或文件的存取權。

將他們列入您 Office 365 訂閱的使用者名單中後,您不必另外寄送邀請,就可以直接授與他們其他網站或文件的存取權 (但您可能需要傳送網站或文件連結給他們,方便他們找到共用的項目)。如有需要,您也可以指派 Office 365 授權給他們。

您可以停止已驗證外部使用者的共用權限,做法移除他們的網站或文件權限,或是將他們從 Office 365 使用者名單中移除。

與匿名使用者共用   

當您與匿名使用者共用時,您可以允許他們編輯或檢視文件,或是將項目上傳到資料夾中。檢視與編輯的連結會分開建立,並可設定於特定時間到期。當您建立完連結後,這些連結便可自由重複使用或流通。擁有連結的任何人都能存取該文件。

不會將匿名使用者新增至 Office 365 使用者名單中。您可以停止匿名使用者的共用權限,方法是開啟您共用的文件或資料夾,並刪除匿名連結。

與外部商務合作夥伴共同作業

如果您擁有商務合作夥伴或廠商,並需要與他們共同作業或共用文件,請考慮設定 SharePoint Online 外部網路網站。外部網路網站是一種專用的網站集合,以便您用來與特定合作夥伴或廠商進行企業對企業的合作。您可以鎖定這個網站,藉此設定成僅限網站擁有者可以邀請外部使用者,以及只有特定網域的外部使用者可以受邀。

SharePoint Online 外部網路網站的設定方式相當簡單,與內部部署的外部網路網站相比,更加容易維護,且成本更低。如需詳細資料,請參閱使用 Office 365 SharePoint Online 做為企業對企業 (B2B) 的外部網路解決方案

相關主題

管理 Office 365 小型企業版中的外部使用者共用
設定與管理存取要求
與組織外部人員共用網站或文件
搜尋與外部使用者共用的網站內容
規劃權限策略

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×