為什麼您應該將 Outlook 中的通訊群組清單升級成群組

幾年的組織有依賴通訊和共同作業的內部和公司外部的人員群組的通訊群組。 現在,不過,在 Outlook 中的 Office 365 群組提供更強大的解決方案,以進行共同作業。

提示: 如果您正在尋找將電子郵件傳送至清單的人員-例如朋友的群組-使用 Outlook 連絡人群組的相關資訊請參閱建立連絡人群組或通訊群組清單 PC 版 Outlook 中

什麼是 Office 365 群組?

當您設定 Office 365 群組在 Outlook 中時,您可以選擇一組您要與共同作業,並輕鬆地設定集合的資源相關的使用者共用的人員。 您不必擔心要手動為這些資源指派權限,因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。

這些額外的資源包括:

  • 共用收件匣-位置來說有通訊群組清單中的交談身歷其境。 此共用的收件匣是完整搜尋,因此它會建立生動活潑封存的群組的郵件。 可以搜尋群組的新手,或捲動瀏覽歷程記錄],快速上手快速上項目已張貼] 群組中先前回。 請參閱:在 Outlook 中進行群組交談

    提示: 如果您的使用者仍想要出現在其個人收件匣] 中的 [群組] 訊息,都如同使用通訊群組清單,它們只需要為訂閱群組,即可在 Outlook 功能區上的 [成員資格] 按鈕。

  • 共用檔案的文件庫群組都有,您的使用者可以儲存、 共用及共同作業文件、 活頁簿、 簡報、 圖像或任何其他種類的檔案所需處理 SharePoint 檔案庫。 請參閱:共用群組檔案

  • 共用行事曆-您的群組取得張貼到群組的相關事件的共用行事曆。 每個成員已經訂閱群組會自動受邀參與張貼至行事曆,讓這些事件也會出現在其個人行事曆上如果他們想要的事件。 請參閱:在 Outlook 中的群組行事曆會議排程

  • 共用 OneNote 筆記本的群組會自動有共用的 OneNote 筆記本位置群組成員可以收集並進行共同作業的資訊。 多個群組使用筆記本的常見問題集與其他資源建立生動活潑 wiki。

  • 來賓存取權-您可以新增外部連絡人至通訊群組,但它們取得所有電子郵件。 使用群組中,您可以提供電子郵件交談、 檔案和甚至共用的 OneNote 筆記本的來賓存取。 請參閱: Office 365 群組的來賓存取權

  • 內容是可搜尋-在 Outlook 中的群組為公開根據預設,這表示,這些是輕鬆地在貴組織中其他人探索和加入或檢視] 群組中的資料。 如果群組的內容是更機密您可以切換為私人,隱藏非成員的內容,並要求群組擁有者核准任何要求加入的群組。

  • 自助建立-IT 沒有取得拖累要求使用者建立群組。 如有需要使用者可以建立自己的群組。 如果您想要控制貴組織中的哪些使用者可以建立群組請參閱: Office 365 群組的來賓存取權

這些是只是其中幾項功能,可讓群組比通訊群組的功能更強大的解決方案。

您的群組管理

Office 365 會提供許多有用的工具和功能,如需更多輕鬆地管理和管理您的群組。 如需每個這些優惠的詳細資訊,請按一下下列標題。

保留控制項下的 [目錄是每個系統管理員考量。 以下是一些可協助您更輕鬆的使用者提供的 Office 365 的工具:

  • 命名原則-命名原則可讓您定義項目,且不是,請接受您的群組名稱。 防止使用者群組提供褻瀆或禁止名稱。 此外,您可以強制公司標準首碼或尾碼的群組名稱。

    動態成員資格-動態成員資格可讓您設定的規則,亦新增 (或移除) 根據中繼資料 (例如部門或角色),在您的 active directory 中的群組成員的群組成員資格。 如需有關建立動態成員資格,請參閱使用屬性,來建立進階的規則

  • 隱藏的成員資格-如果您有想要將群組設為 [機密,例如,如果成員學生的成員資格的理由,您可以隱藏外部對象的成員資格。

  • 建立權限]-不想要將無法建立新的群組組織中可能有某些人。 有數種技術來管理您的目錄中的 [建立權限。 請參閱管理建立 Office 365 群組

  • 稽核記錄-您可以有多個信賴允許使用者建立群組及管理群組成員資格,因為 Office 365 群組稽核記錄可讓您追蹤人員建立或刪除特定群組,或變更群組的成員資格。 請參閱: Office 365 安全性 & 合規性中心的稽核記錄的搜尋

傳遞管理會提供您一些方法來處理應該如何傳送或接收] 群組中的郵件。 此外還有監視的這些郵件流程的工具。

  • 以傳送] 或 [代理傳送-這些設定可讓傳送電子郵件,如同提供廠商、 指定的使用者或代表群組。

  • 寄件者限制-這些設定可讓您控制可以傳送郵件給該群組。 群組可以設定為允許從外部的對象的電子郵件,但您可能會想要的限制只有特定對外。

  • 外部使用者支援-您可以選擇讓他們在群組中的電子郵件交談中包含您群組的邀請訪客。 請參閱: Office 365 群組的來賓存取權

  • 傳輸規則-傳輸規則工作群組只運作方式與您的 Exchange 伺服器。 規則可以尋找符合特定條件,然後在郵件上採取動作的郵件。

  • 寄件提醒-寄件提醒會顯示給使用者,他們正在撰寫郵件時的資訊訊息。 他們可以協助減少 Ndr 警告使用者他們的郵件是否有可能,移至外部聚會或超過訊息配額。

  • 多個 proxy 位址-群組可以有就像沒有使用者信箱的別名。 其他 proxy 位址可方便接受這些其他別名傳送的郵件或容易到達具有長時間的群組或難以拼字名稱。 請參閱:多重網域支援 Office 365 群組-系統管理說明

  • 最大值傳送/接收大小-這些配額有助於減少問題與群組接收的 (或傳送的) 太大的訊息,以更好的管理儲存空間和頻寬需求。

Office 365 也提供您一些工具來管理您的群組中取得共用的內容種類。

  • 使用方針-您可以定義的 Office 365 群組使用方針 — 教育使用者有關保持其群組有效並教育內部內容原則的最佳作法。 如需範例,請參閱:使用的 Microsoft 客戶及合作夥伴的方針

  • 資料分類-您可以建立可自訂的資料分類系統可以讓區分不同的群組原則類型的 Office 365 群組的 (例如,「 未分類],「 公司機密 」 或 「 上方祕密 」)。 以這種方式,您的群組可以展示您的組織中的其他內容的原則。 可延伸原則可以讓您的組織設定建立或變更群組時,會呼叫的端點,然後您可以實作您自己的建立群組原則或變更。

管理變更

使用者有時不喜歡使用變更的因此請務必通訊與您的通訊群組清單,讓他們知道發生的事現有的成員。 以下是資訊的一些您應該在這則訊息,以及您可能會覺得有用的一些解答中包含:

什麼是在 Outlook 中的群組?

在 Outlook 中的 office 365 群組是想要的位置共用討論、 檔案、 行事曆和備忘稿的統一的方式,是很容易尋找的團隊/群組的單一共同作業解決方案。  可能單一最佳功能] 群組中的收件匣維護歷程記錄的討論區,使其易於搜尋前一個討論。

為什麼要進行這項變更?

人員經常要求搜尋以尋找已將討論在過去的資訊張貼至我們的通訊群組清單的郵件的能力。 通訊群組清單升級至群組,就表示人員沒有詢問或一再回答相同的問題。

[新增] 群組包含我們群組事件、 共用的檔案的文件庫和 OneNote 筆記本我們可以在其中進行共同作業和收集資訊以供日後參考的行事曆。

我需要執行任何動作來加入此群組,如果我已經的通訊群組清單成員?

否,如果您已經是成員的通訊群組清單會自動是新群組的成員。

如何存取 Outlook 中的新群組? Outlook 網頁版呢?

存取 Outlook 中的新群組只要移至瀏覽窗格底部的 [群組] 類別的左側。 如果您經常使用此群組,請考慮為最愛它 pin,以滑鼠右鍵按一下它,然後選擇 [顯示為最愛

此外免費的 Office 365 群組的行動用戶端提供的每個行動平台 (iOS、 Android 等),讓您可以輕鬆地存取行動群組。

無法仍然只以電子郵件

是的。 您使用通訊群組清單之相同電子郵件別名仍能運作正常的 Outlook 中的群組。

此外...

請記住,告訴他們會發生這項變更時,如果進一步有疑問,它們應該連絡誰。

移轉您的通訊群組清單

準備好要將您的通訊群組清單升級至群組? 請參閱將通訊群組清單至 Office 365 群組-系統管理說明

下一步是什麼?

一旦您已升級您的通訊群組至 Office 365 群組有幾個待處理的工作,您可能會想要以確保它順利執行。

  • 待處理事項與您的使用者登入他們立即在升級完成之後,然後再幾天之後。 顯示您正在收聽,仍然能夠回應任何問題可能會有會趨近於從而滿意並熟悉變更大地。

  • 監控佔用報告-Office 365 系統管理入口網站有一些很好的報表,可以顯示多少使用者經常使用] 群組中,以及他們所使用的功能。 這些報告,可協助您設計您待處理和使用者訓練,以及您的使用者,從 [新增] 群組取得最大效用的醒目提示。 請參閱:在 Microsoft 365 系統管理中心的活動報告

  • 共用您的體驗-可讓您公司內其他小組知道您升級您的通訊群組,以及哪些步驟您原本讓成功 ! 共用的資訊可協助這些其他小組時,請依照您的範例,並有其專屬的成功升級。

另請參閱

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上次更新於2017 年 12 月 22 日因您的意見反應這篇文章。 如果您覺得這個資訊很實用 (如果您覺得不實用則更是如此),請按一下下方的意見反應控制項,並提供建設性的留言,讓我們能夠繼續改善。 謝謝!

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