準備 Word 合併列印中的 Excel 資料來源

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Word合併列印程序的必要步驟是設定,並備妥資料來源。您可以使用現有的Excel資料來源,或建立新的 tab 字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案匯入。之後您已設定並準備資料來源,您可執行合併列印動態資料交換 (DDE)使用逐步合併列印精靈或使用合併列印手動方法。

如果您不使用現有的Excel資料來源,以進行合併,您可以使用連絡人清單或.txt 或.csv 檔案中的通訊錄。文字匯入精靈會引導您完成步驟,以取得.txt 或Excel將.csv 檔案中的資料。

  1. 開啟Excel。

  2. 在 [資料] 索引標籤上選擇 [取得外部資料] >從文字

    [資料] 索引標籤上醒目提示 [從文字檔] 選項。

  3. 選擇您想要,然後選擇 [匯入的.txt 或.csv 檔案。

  4. 文字匯入精靈] 中的原始資料類型窗格中,選擇 [分隔符號]。

    文字匯入精靈] 中的文字,步驟 3 之 1 從 Excel 取得外部資料

  5. 如果您要匯入的檔案都有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題] 核取方塊,然後選擇 [下一步

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,您的資料使用,選取符合的分隔符號 (例如,定位點或逗點)] 核取方塊,然後選擇 [下一步

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

    提示: [資料預覽] 窗格會顯示結果的資料表中看起來。

  7. 資料預覽] 底下,選擇 [] 欄含有郵遞區號或郵遞區號,並選擇欄位的資料格式] 下的 [文字

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 

    • 可用的格式是一般文字日期。每當您將資料格式套用至欄格式的名稱會顯示該資料行的表格標題中。

    • 包含百分比或貨幣值,例如數字資料的欄,例如,可以只格式化之後匯入的檔案。如需詳細資訊之後的 「 數值中的資料格式化Excel」 子章節,請參閱。

  8. 重複步驟 7 為有必要,請選擇您想要變更的欄和您想要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受現有工作表和儲存格地址的預設設定,然後選擇[確定]

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇將資料放在現有的工作表的預設設定,或新的工作表

    注意: 在 [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前選取的儲存格。資料匯入開頭的已命名的儲存格位址。

  11. 完成時,儲存您的資料來源與新的檔案名稱。

格式Excel中的數值資料

設定任何數字的資料,例如百分比或Excel您想要使用Word合併列印中的任何新的或現有的資料來源中的貨幣值的格式。若要保留您已格式化為百分比,或設為貨幣,合併列印期間的數字資料,請依照 」 步驟 2︰ 使用動態資料交換 (DDE) 合併 」 區段。

在Excel資料來源,您將會用於Word合併列印的郵寄清單,請確定您正確設定格式的數字的資料行。 格式,例如,以符合特定的類別,例如貨幣數字的資料行。

  1. 開啟Excel資料來源。

  2. 選擇您想要格式化之資料行。

  3. 在 [常用] 索引標籤的 [數字] 群組中,選擇 [向下鍵、 [數字格式(一般)] 方塊,然後選擇其中一個選項清單中。

    在 Excel 中,在 [常用] 索引標籤的 [數值] 群組中,選擇中,選擇要使用的數字格式的 [一般] 方塊的向下箭號。

  4. 視需要重複步驟 2 和 3。

  5. 完成時,請選擇 [儲存]。

如果您有包含格式化的數字,例如百分比與貨幣值Excel資料來源時,某些數字的資料可能不會保留郵件合併期間與其格式設定。您會收到的郵件合併列印結果,您想要可以使用 DDE 保留Excel數值資料的格式。

藉由使用或不使用動態資料交換工作合併功能變數比較的 Excel 資料格式

附註: 如果您決定不想使用 DDE,請遵循使用合併列印來傳送大量電子郵件訊息中的指引。

  1. 開啟Word,選擇 [檔案>選項>進階]

  2. 在 [一般] 並選取[開啟確認檔案格式轉換] 核取方塊。

    [開啟舊檔時確認格式轉換] 選項

  3. 選擇 [確定]。

  4. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印> Step by Step 合併列印精靈

    在 [郵寄] 索引標籤上的 Word,選擇 [啟動合併列印,然後選擇 Step by Step 合併列印精靈

  5. 在 [合併] 窗格的 [選取收件者] 下選擇 [使用現有清單]。

    在 Word 中,[合併] 工作窗格的開啟時選擇 [合併] 群組中的 [Step by Step 合併列印精靈

  6. 在 [使用現有清單] 底下,選擇 [瀏覽],然後再開啟格式化試算表。

  7. 在 [確認資料來源] 對話方塊中,選取[全部顯示] 核取方塊,選擇 [ MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls) > [確定]

    [確認資料來源] 對話方塊

  8. 在 [ Microsoft Excel ] 對話方塊中,選擇 [整張工作表> [確定]

    在 Word 中的 [Microsoft Excel] 對話方塊

  9. [合併列印收件者] 對話方塊中開啟時,選擇[確定]

    [合併列印收件者] 對話方塊中,顯示用來做為資料來源,郵件清單的 Excel 試算表的內容

  10. 繼續使用字母電子郵件訊息標籤信封合併列印。

提示: 您可以防止Word在每次開啟資料檔時,提示。您連線至您的郵寄清單之後,請移至 [檔案>選項>進階]。在 [一般] 下清除[開啟確認檔案格式轉換] 核取方塊。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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