準備 Word 合併列印中的 Excel 資料來源

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Word合併列印程序的必要步驟是設定,並備妥資料來源。您可以使用現有的Excel資料來源,或建立一個新的 tab 字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案匯入。之後您已設定並準備資料來源,您可執行合併列印動態資料交換 (DDE)使用逐步合併列印精靈或使用合併列印手動方法。

如果您不使用現有的Excel資料來源,以進行合併,您可以使用連絡人清單或.txt 或.csv 檔案中的通訊錄。文字匯入精靈會引導您完成步驟,以取得到Excel.txt 或.csv 檔案中的資料。

  1. 開啟 Excel。

  2. 在 [資料] 索引標籤中,選擇 [從文字/CSV]。

  3. 選擇您想要,然後選擇 [匯入的.txt 或.csv 檔案。

  4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格,選擇 [分隔符號]。

    Excel 會從文字、文字匯入精靈取得外部資料,步驟 3 之 1

  5. 如果您正在匯入的檔案有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題] 核取方塊,然後選擇 [下一步]。

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,選取符合您資料所使用之分隔符號 (例如 Tab 鍵或逗號) 的核取方塊,然後選擇 [下一步]。

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

    提示: [資料預覽] 窗格會以表格格式顯示結果的外觀。

  7. 在 [資料預覽] 底下,選擇包含郵遞區號的欄位,在 [欄位的資料格式],底下,選擇 [文字]。

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 

    • 可用的格式是一般文字日期。每當您將資料格式套用至欄格式的名稱會顯示該資料行的表格標題中。

    • 包含百分比或貨幣值,例如數字資料的欄,例如,可以只格式化之後檔案匯入。如需詳細資訊之後的 「 數值中的資料格式化Excel」 子章節,請參閱。

  8. 視需要重複步驟 7,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址,然後選擇 [確定]。

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇在現有的工作表、預設設定或新的工作表中放置資料。

    注意: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

  11. 完成時,儲存您的資料來源與新的檔案名稱。

格式Excel中的數值資料

設定任何數字的資料,例如百分比或Excel您想要使用Word合併列印中的任何新的或現有的資料來源中的貨幣值的格式。若要保留您已格式化為百分比,或設為貨幣,合併列印期間的數字資料,請依照 」 步驟 2: 使用動態資料交換 (DDE) 合併 」 區段。

在Excel資料來源,您將會用於Word合併列印的郵寄清單,請確定您正確設定格式的數字的資料行。設定數字的資料行,例如格式以符合特定的類別,例如 [貨幣。

  1. 開啟Excel資料來源。

  2. 選擇您想要格式化之資料行。

  3. 在 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組,選擇 [數字格式] (一般) 方塊向下箭號,然後從清單中選擇選項。

    在 Excel 中 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組內,選擇 [一般] 方塊中的向下箭號,以選擇要使用的數值格式。

  4. 視需要重複步驟 2 和 3。

  5. 完成時,請選擇 [儲存]。

如果您有包含格式化的數字,例如百分比與貨幣值Excel資料來源時,某些數字的資料可能不會保留郵件合併期間與其格式設定。您會收到的郵件合併列印結果,您想要並可以使用 DDE 保留Excel數值資料的格式。

藉由使用或不使用動態資料交換工作合併功能變數比較的 Excel 資料格式

附註: 如果您決定不想使用 DDE,請遵循使用合併列印來傳送大量電子郵件訊息中的指引。

  1. 開啟Word,選擇 [檔案>選項>進階]

  2. 在 [一般] 底下選取[開啟確認檔案格式轉換] 核取方塊。

    [開啟舊檔時確認格式轉換] 選項

  3. 選擇 [確定]。

  4. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印> Step by Step 合併列印精靈

    在 [郵寄] 索引標籤上的 Word,選擇 [啟動合併列印,然後選擇 Step by Step 合併列印精靈

  5. 在 [合併] 窗格的 [選取收件者] 下選擇 [使用現有清單]。

    在 Word 中,[合併] 工作窗格的開啟時選擇 [合併] 群組中的 [Step by Step 合併列印精靈

  6. 在 [使用現有清單] 底下,選擇 [瀏覽],然後再開啟格式化試算表。

  7. 在 [確認資料來源] 對話方塊中,選取 [全部顯示] 核取方塊,然後選擇 [ MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls) > [確定]

    [確認資料來源] 對話方塊

  8. 在 [ Microsoft Excel ] 對話方塊中,選擇 [整張工作表> [確定]

    在 Word 中的 [Microsoft Excel] 對話方塊

  9. [合併列印收件者] 對話方塊中開啟時,選擇[確定]

    [合併列印收件者] 對話方塊中,顯示用來做為資料來源,郵件清單的 Excel 試算表的內容

  10. 繼續使用字母電子郵件訊息標籤信封合併列印。

提示: 您可以防止Word在每次開啟資料檔時,提示。您連線至您的郵寄清單之後,請移至 [檔案>選項>進階]。在 [一般] 下清除[開啟確認檔案格式轉換] 核取方塊。

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