準備您的 Excel 2016 資料來源以進行 Word 合併列印

準備您的 Excel 2016 資料來源以進行 Word 合併列印

您已建置連絡人清單和要用於 Word 合併列印的其他資料。如果您的資料來源是現有的 Excel 試算表,則您只需要準備合併列印的資料。但如果您的資料來源是定位字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案,您必須先將資料匯入至 Excel,然後再準備以供合併列印。

附註: 在較舊版本的 Excel 中,您可能曾用過動態資料交換 (DDE) 搭配 Word 中的「逐步合併列印精靈」。Excel 不再支援 DDE。如果您希望我們在下一版本的 Excel 中考慮此功能,請在 Excel 建議箱中留言。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word 中合併列印的資料來源,請移至本主題中的步驟 2。例如,如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,其中包含您的 Gmail 連絡人,請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

  1. 開啟 Excel。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,選擇 [取得外部資料] > [從文字檔]。

    [資料] 索引標籤上醒目提示 [從文字檔] 選項。

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選擇 [匯入]。

  4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格,選擇 [分隔符號]。

    Excel 會從文字、文字匯入精靈取得外部資料,步驟 3 之 1

  5. 如果您正在匯入的檔案有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題] 核取方塊,然後選擇 [下一步]。

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,選取符合您資料所使用之分隔符號 (例如 Tab 鍵或逗號) 的核取方塊,然後選擇 [下一步]。

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

    提示: [資料預覽] 窗格會以表格格式顯示結果的外觀。

  7. 在 [資料預覽] 底下,選擇包含郵遞區號的欄位,在 [欄位的資料格式],底下,選擇 [文字]。

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 每當您套用資料格式 (一般、文字或日期) 到欄位時,格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。

  8. 視需要重複步驟 7,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址,然後選擇 [確定]。

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇在現有的工作表、預設設定或新的工作表中放置資料。

    注意: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

  11. 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案後,移至步驟 2。

步驟 2:準備您的資料來源

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源,請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。例如,格式化含有數字的欄位以符合特定類別,例如貨幣。

如果您選擇百分比類別,請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。如果您想要避免乘法係數,請將百分比欄位格式化為文字。此外,包含郵遞區號的欄位必須格式化為文字,以便在合併列印期間保留資料。郵遞區號中的前置零 (例如 00399),如果沒有格式化為文字,則會在合併列印期間遭到刪除。

  1. 開啟您的 Excel 資料來源,然後選擇包含郵遞區號的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組,選擇 [數字格式] (一般) 方塊向下箭號,然後從清單中選擇選項。

    在 Excel 中 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組內,選擇 [一般] 方塊中的向下箭號,以選擇要使用的數值格式。

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。例如,以下是如果您省略符號,貨幣和百分比值的外觀。

顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」的合併列印文件。

如果您包含符號,則數字會更具意義。

合併列印結果文件會顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」。

在您的合併列印文件中,您會在合併功能變數之前或之後新增符號,如下:

範例合併列印文件,其中名稱為 [捐贈] 的功能變數前面有貨幣符號,而名稱為 [百分比] 的功能變數後面有百分比符號。

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