準備出版物以利商業印刷的秘訣

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您需要使用桌上型印表機所沒有提供的列印選項,可以將出版物傳送至商業印表機,讓印表機使用平版印刷機或高品質的數位印表機印製出版物。

例如,您可以印製大量的出版物、在特殊紙張 (例如牛皮紙或卡片) 上進行印製,或使用裝訂、剪裁及加工選項。

如果您需要數百甚至數千份的出版物,那麼使用商業印表機來印製,可能會是最經濟而有效率的方式。

Microsoft Office Publisher 2007 具有許多功能,可以讓印刷廠商及影印店輕鬆準備出版物以利列印程序。下列秘訣可以協助您準備出版物,以利印刷廠商或影印店進行列印。

本文內容

秘訣 1︰ 討論商業印刷業者專案

秘訣 2︰ 使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003

秘訣 3︰ 選擇色彩模型最早

秘訣 4︰ 確認您的出版物頁面是正確的大小

秘訣 5︰ 允許出血

秘訣 6︰ 可讓您避免使用合成字型樣式

秘訣 7︰ 請避免使用濃淡的小字型的文字

秘訣 8︰ 適當地調整數位相片和掃描的圖像的大小

秘訣 9︰ 使用連結的圖片

秘訣 10︰ 使用 「 隨身出版精靈 」 準備出版物的檔案

秘訣 1:與印刷廠商討論專案

在設計程序之前及進行期間,請先與印刷廠商討論以節省日後的時間和金錢。在開始專案之前,先說明您的專案及目標,再了解印刷廠商的需求。

在建立出版物之前,請先討論下列項目:

  • 詢問印刷廠商是否接受 Publisher 檔案。如果沒有能夠接受這一類檔案的印刷廠商,您可以詢問是否有其他交付出版物以便印製的方法。大多數印刷廠商都接受 PostScript 檔案或 PDF 檔案,而且都會提供從出版物建立這些檔案的說明指示。

  • 告知印刷廠商有關專案的列印需求,例如數量、品質、紙漿、紙張大小、建議的色彩模式、裝訂、對折、剪裁、預算、檔案大小限制及期限。一定要詢問印刷廠商是否有所需項目的存量。

  • 讓商業印刷服務知道出版物中是否包含掃描好的圖片,如果包含,那麼是由您親自進行掃描,還是由商業印刷服務或服務中心代辦。

  • 詢問是否會有任何前置印刷的工作,例如補漏白和頁面落版。

  • 詢問是否有任何可以省錢的建議。

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秘訣 2:永遠使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003

下列秘訣是特別針對 Office Publisher 2007 及 Microsoft Office Publisher 2003 撰寫的。Office Publisher 2007 包含專門設計供專業印表機使用的新增或改良功能。與使用舊版 Publisher 建立的出版物相較之下,印刷廠商對於使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003 所建立的出版物,會比較有信心。

當您在 Office Publisher 2007 中開啟舊版出版物時,程式會盡可能保留舊版檔案的外觀。但是在 Office Publisher 2007 中開啟使用舊版 Publisher 建立的出版物時,其外觀有時候會與預期的不一樣。

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秘訣 3:儘早選擇色彩模式

在準備投入大量時間設計出版物之前,您應該決定是否要列印彩色出版物。如果您要使用高品質的彩色數位印表機列印出版物,就不需擔心色彩的問題。彩色數位印表機會正確地產生數百萬種顏色。如果您打算要在平版印刷機上列印出版物,則有幾種色彩模式可以選擇。

平版印刷需要專業的印刷作業人員來設定及執行印製工作。一般而言,每增加一種印製出版物所需的墨色,作業人員就必須進行更多的設定,從而增加成本。所需的墨色數目取決於您選擇的色彩模式。

設定出版物的彩色印刷時,您可以從下列色彩模式中進行選擇:

  • 任何色彩 (RGB)

  • 單色

  • 特別色

  • 印刷色

  • 印刷色加上特別色

任何色彩 (RGB)

如果使用彩色數位印表機 (例如彩色桌上型印表機) 進行列印,您可以使用 RGB (紅色、綠色、藍色) 色彩模式。當列印份數不多時,這是列印成本最便宜的色彩模式。在所有的色彩模式中,RGB 色彩的變化程度最豐富,但是,這會讓您難以掌握列印工作之間所用的色彩。

單色

如果使用單色列印,出版物的所有內容都會依濃淡程度列印為單一墨色 (通常是黑色)。因為只需要使用一種墨色,所以這是在平版印刷機上列印時,最便宜的色彩模式。

特別色

如果使用特別色列印,出版物的所有內容會依濃淡程度列印為單一墨色 (通常是黑色) 以及另一種墨色 (稱為特別色,通常是做為輔色)。Publisher 會將 PANTONE® 色彩用於特別色工作。

這個色彩模式至少需要兩種墨色,而且每增加一種平版印刷所需的墨色,就會增加列印成本。

附註: 在某些情況下,特別色印刷比使用印刷色更為昂貴。這種情況通常發生在短期印刷工作上。

印刷色

如果使用這個色彩模型,將會結合不同百分比的印刷色油墨 (青色、洋紅、黃色和黑色),以全彩列印出版物;這些油墨通常簡稱為 CMYK (青色、洋紅、黃色,黑色) 油墨。雖然結合這四種墨色就幾乎可以得到各種色彩,但有些色彩是無法取得的。例如,CMYK 色彩模型無法產生金屬色或高飽和色。

印刷色印刷一定需要使用四種 CMYK 墨色設定印刷機,也需要印刷作業員的技巧來排定一種墨色與其他墨色之間的壓印位置,這個程序稱為「套準」。這些需求會使得印刷色印刷比特別色印刷更為昂貴。

印刷色加上特別色

這是最貴的印刷色彩模式,因為要結合印刷色印刷 (四種油墨) 和一種或多種特別色油墨。只有在同時需要全彩及無法使用 CMYK 產生的高飽和色或金屬色時,才會使用這個色彩模式。

選擇色彩模式

在 Microsoft Office Publisher 中選擇色彩模式時,色彩選擇器只會顯示您選擇該色彩模式時所能使用的色彩。例如,如果您將色彩模式設定為「單色」,則只能選擇可以使用該單一墨色製作的線條、填滿和文字色彩。如果您將色彩模式設定為「特別色」,則只能選擇可以使用特別色墨色製作的線條、填滿和文字色彩。

若要選擇出版物的色彩模式,請執行下列動作:

  1. 指向 [工具] 功能表上的 [商業印刷工具],然後按一下 [彩色印刷]。

  2. 在 [彩色印刷] 對話方塊的 [定義所有顏色成] 底下,按一下想要使用的色彩模式。

    [彩色印刷] 對話方塊

  3. 如果您選擇 [特別色] 或 [印刷色加上特別色],則可以按一下 [新墨色] 按鈕,選擇特別色油墨。

  4. 按一下 [確定]。

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秘訣 4:確認出版物的頁面大小是否正確

在建立出版物之前,您應該決定列印的出版物成品所需的大小。請務必向您的商業印刷服務尋求協助。

決定需要的頁面大小後,請在 [版面設定] 對話方塊中進行設定。

在這個階段中,請確認您在 [版面設定] 對話方塊中選擇的頁面大小,是不是您想要的大小,因為一旦開始設計出版物之後,就很難變更頁面的大小。此外,如果要將出版物列印至不同於您所設定之大小的頁面上,會造印刷廠商的麻煩。

請務必注意在版面設定和印製時,頁面大小和紙張大小分別代表不同的概念:

  • 頁面大小一律是指剪裁後所完成頁面的大小。

  • 紙張大小則一律是指剪裁前列印出版物所用的紙張大小。

在許多情況下,紙張大小必須大於頁面大小,才能容納出血和印表機標記,或者才能讓您在每一張紙張上列印一個以上的頁面。

如果要在一張紙上列印多份或多頁以建立小冊子,您可以使用 Publisher 輕易地完成。在一張紙上列印多頁,以便能夠將它摺疊和剪裁來製成連續的頁面,這個程序稱為「套版」。

提示: 若要取得套版的最佳效果,在設定出版物之前,請和印刷廠商溝通討論。您的印刷廠商可能會使用協力廠商套版程式來套版您的出版物。

一般性的規則是,不論是否要使用套版,您都應該將頁面大小設定為列印項目最後的成品大小。

  • 名片、索引卡及明信片大小    如果要在單一 Letter 大小 (8.5 英吋 x 11 英吋) 紙張上列印幾個小項目 (例如名片),您要將出版物頁面大小設定為卡片大小 (名片用的 2 英吋 x 3.5 英吋),而不是列印紙張的大小,然後再到 [版面設定] 對話方塊中,設定每張紙將列印的份數。

    做法

    1. 在您的出版物中,按一下 [檔案] 功能表中的 [版面設定],然後設定頁面大小,再按一下 [進階]。

    2. 在 [自訂頁面大小] 對話方塊的 [版面配置類型] 底下,按一下 [每張多頁] 或另一個適當的選項。

    3. 在 [選項] 底下,輸入您想要的 [側邊界]、[上邊界]、[水平間距] 及 [垂直間距] 值。

    4. 按兩次 [確定]。

      根據您選取的紙張大小與您輸入的邊界值,Publisher 會盡量在頁面上放置多份項目,使它們適合頁面大小。您在出版物視窗中仍然只會看到一個項目,但在列印出版物時,Publisher 會在一頁上列印多份。

  • 摺疊的摺頁冊大小    如果您的出版物是一張要摺疊一次或多次的紙張,例如 3 折摺頁冊或賀卡,則頁面大小應該與未摺疊的成品大小相同。您不應該將摺頁冊的每一面看作是個別的頁面。例如,如果您的出版物是即將要列印在 Letter 大小紙張上的 3 折摺頁冊,請按一下 [版面設定] 對話方塊中的 [Letter] 頁面大小。

  • 小冊子大小    如果您的出版物是包含多張摺疊頁面 (例如型錄或雜誌) 的小冊子,則頁面大小應該和摺疊紙張後所得到的單一頁面相同。例如,如果出版物頁面大小是 5.5 英吋 x 8.5 英吋,您可以在一張 Letter 大小紙張的兩面並排列印這些頁面。Publisher 中的小冊子列印功能將會排列頁面,好讓頁碼在您合併及摺疊列印的紙張時依正確順序出現。

    小冊子,以在 Publisher 中設定

    1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [版面設定]。

    2. 在右側的工作窗格中,按一下 [進階]。

    3. 在 [自訂頁面大小] 對話方塊的 [版面配置類型] 底下,按一下 [小冊子]。在 [邊界輔助線] 底下,輸入您想要的度量單位,再按兩次 [確定]。

    4. 按一下 [檔案] 功能表上的 [列印設定],然後按一下 [出版物與紙張設定] 索引標籤。

    5. 選取 [列印選項] 底下的 [小冊子,橫式摺卡]。

    6. 在 [紙張] 底下,選取適合兩張頁面並排的紙張大小。按一下 [文件方向] 底下的 [橫向]。

    7. 按一下 [印表機詳細資料] 索引標籤。

    8. 按一下您要用於列印的 [印表機名稱]。如果您不知道印刷廠商所要使用的印表機或網片輸出機,則可以略過這個步驟,或者也可以選取自己的印表機並進行試印。

    9. 按一下 [確定]。

      您的印刷廠商將會確認印表機和紙張設定對於將用來列印小冊子的裝置是正確的。

  • 複雜套版    有些套版作業需要在單一紙張上列印很多頁面,接著再將此頁面摺疊多次,並在三邊進行剪裁,以產生一組連續編號的頁面。這種套版作業必須使用協力廠商套版程式,才有辦法完成。

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秘訣 5:允許出血

如果出版物中有您想要列印到頁面邊緣的元素,就必須將這些元素設定為出血。出血是元素延伸到出版物頁面之外的部分。此時會將出版物列印到大於完成頁面大小的紙張,然後再加以剪裁。出血是必要的,因為大部分印刷裝置 (包括平版印刷機) 都無法列印到紙張邊緣,且剪裁紙張後,會留下白色、很細的未列印邊緣。

若要在 Publisher 中建立出血,請放大要產生出血的元素,使它們延伸超出頁面邊緣至少 0.125 英吋。

有出血效果的出版物

如果元素是在 Publisher 中建立的快取圖案,則可以輕易地將其延展。但如果該圖形是圖片,您必須特別小心,確保不要讓圖片失去比例,或不要在剪裁頁面時,遺失您想要圖片保留的部分。

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秘訣 6:避免使用合成字型樣式

字體的設計通常是使用不同的字型來表示字體的變化。例如,字體 Times New Roman 實際上是四個字型:

  • Times New Roman

  • Times New Roman Bold

  • Times New Roman Italic

  • Times New Roman Bold Italic

為了簡化字型變化的使用方式,當您在 Publisher 中對文字套用粗體或斜體格式設定時,Microsoft Windows 會套用適當的可用字型。例如,如果您選取某些字型為 Times New Roman 的文字,然後按一下[格式] 工具列上的 [粗體],Windows 就會以 Times New Roman Bold 替換該文字的字型。

有許多字體並沒有個別字型可以表示粗體和斜體。當您套用粗體或斜體格式設定到這些字型時,Windows 會以該樣式建立合成版的字體。例如,字體 Comic Sans MS 就沒有斜體的字型版本。當您套用斜體格式設定至 Comic Sans MS 的文字時,Windows 就會將字元傾斜,讓它看起來像斜體的樣子。

大多數桌上型印表機都會如預期般列印合成字型樣式,但是高級的列印裝置 (例如網片輸出機) 通常無法如預期般列印合成字型。在將出版物交給印刷廠商印製時,請確定其中沒有任何合成字型樣式。

檢查您要列印的個別字型

若要確定沒有任何合成字型樣式,您需要知道目前所使用的字體,以及可以用來做為個別字型的變化樣式。若要查看您在出版物中所使用的字體,請執行下列動作:

  • 指向 [工具] 功能表上的 [商業印刷工具],然後按一下 [字型]。

    [字型] 對話方塊會顯示出版物中所使用的所有字體。

若要查看可以用來做為個別字型的字體樣式變化,請執行下列動作:

  1. 按一下 [開始] 功能表上的 [執行]。

  2. 在 [執行] 對話方塊中 [開啟] 方塊中輸入的字型,然後按一下[確定]

    [Fonts] 視窗會開啟並顯示安裝在電腦上的所有字型和字型變化的清單。

  3. 在 [檢視] 功能表上,確定 [隱藏字型樣式 (粗體,斜體等)] 選項旁邊沒有核取標記,然後按一下 [詳細資料]。

  4. 檢查出版物目前使用的字體是否有個別字型可用於您要使用的樣式中。

如果字體只列出一種變化,就表示它沒有個別字型可供粗體、斜體或粗斜體格式設定使用。大部份只有一個字型可用的字體都是裝飾字型,並不是設計成要在其他變化中使用。

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秘訣 7:避免對小字型的文字使用淡色

如果彩色文字是小字型時,請使用純色特別色油墨,或是由多種純色印刷色油墨配成的色彩。避免使用濃淡的色彩。

Publisher 會將濃淡列印成純色墨色的網目 (或百分比)。如果您仔細檢視的話,會發現網目是顯示為點狀的圖樣。例如,50% 濃淡的綠色會列印成純綠色油墨的 50% 網目。

純色和濃淡色文字的放大版

當濃淡色文字是小字型時,那些構成網目的點可能就不足以清楚界定字元的形狀。產生的文字會模糊不清,難以閱讀。如果濃淡是印刷色 (使用多種墨色),則墨色的「套準」可能就無法完全對齊,進而造成文字邊緣模糊不清。

如果要將小字型的文字著色,請確定您使用的是可以列印成純色墨色 (而不是濃淡) 的色彩。以下是部分可能的色彩選項:

  • 黑色

  • 白色

  • 青色

  • 洋紅

  • 黃色

  • 紅色 (100% 洋紅,100% 黃色)

  • 綠色 (100% 青色,100% 黃色)

  • 藍色 (100% 青色,100% 紅色)

  • 任何特別色的 100% 濃淡

附註: 如果是較大字型 (大約大於 18 點以上) 的文字,濃淡就不成問題。請務必與印刷廠商討論要進行濃淡處理的字型。

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秘訣 8:適當調整數位照片及掃描圖像的大小

繪圖程式、掃描程式或數位相機所建立的圖形,都是由稱為「像素」的不同彩色方形格線所構成。圖形有愈多的像素,就會顯示得愈細緻。

圖片的解析度是以每英吋的像素 (ppi) 表示。每個圖片都具有有限數目的像素。如果將圖片的比例放大,將會減少解析度 (ppi 變少),將圖片的比例縮小,則會增加解析度 (ppi 變多)。

如果圖片解析度太低,便會列印得濃淡不均勻。如果圖片解析度太高,出版物的檔案大小非必要地變大,就需要更長的時間來開啟、編輯和列印。超過 1,000 ppi 的圖片可能根本無法列印。

如果圖片的解析度高於印表機所能列印的解析度 (例如,在 300-ppi 印表機上列印 800-ppi 圖片),印表機會花較多時間處理圖像資料,而不是顯示更細緻的列印品質。請盡量讓圖片解析度符合印表機的解析度。

您打算要由商業印表機印製的彩色圖片,其解析度應該介於 200 ppi 和 300 ppi 之間。您的圖片可以擁有更高的解析度 (高達 800 ppi) 但它們的解析度不應該更低。

附註: 有時候,您可能會看到圖片解析度是以每英吋的點數 (dpi) 來表示,而不是 ppi。這些詞彙經常可以交換使用。

實際解析度

無論您是在出版物中將圖片調大或調小,圖片包含的資訊數量都不會變。如果您要在放大圖片時,顯示更多詳細資料,則必須使用具有較高實際解析度的圖片。

出版物中的每個圖片都有實際解析度,該解析度會考量圖形的原始解析度和圖形在 Publisher 中縮放的效果。例如,原來有 300 ppi 解析度的圖片,在調整到 200% 以上的大小時,實際解析度為 150 ppi。

若要找出出版物中圖片的實際解析度,請執行下列動作:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [圖形管理員]。

  2. 在 [圖形管理員] 工作窗格的 [選擇一張圖片] 底下,按一下圖片旁邊的箭頭,然後按一下 [詳細資料]。

  3. [詳細資料] 視窗中的 [實際解析度] 欄位會以每英吋的點數 (dpi) 來顯示解析度。

降低高解析度圖形的解析度

如果您只有少數解析度太高的圖形,列印它們可能還不成問題。但是如果您有許多高解析度的圖形,就必須降低它們的解析度,才能更有效率地列印出版物。

重要: 在降低圖片的解析度之前,請詢問印刷廠商需要多少解析度。

在 Publisher 中,您可以壓縮一個、多個或所有圖片來降低這些圖片的解析度。

  1. 在 Publisher 中,選取一個或多個您要降低解析度的圖片,然後以滑鼠右鍵按一下其中一個圖片,再按一下 [設定圖片格式]。

  2. 按一下 [設定圖片格式] 對話方塊中的 [圖片] 索引標籤。

  3. 按一下 [壓縮]。

  4. 在 [壓縮圖片] 對話方塊的 [目標輸出] 底下,按一下 [商業印刷輸出]。

  5. 在 [立即套用壓縮設定] 底下,選擇要壓縮出版物中所有的圖片還是只壓縮選取的圖片,然後按一下 [壓縮]。

  6. 如果出現訊息,詢問您是否要套用圖片最佳化,請按一下 [是]。

    相同圖片的 300-ppi 版本會取代高解析度的原始圖片。

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秘訣 9:使用連結圖片

當您將圖片插入出版物中時,可以將圖片內嵌在出版物或建立圖片檔案連結。將圖片當做連結插入出版物中,不僅可以減少出版物大小,還可以讓印表機個別編輯其中任何一張圖片,或是以批次方式管理所有圖片的色彩。

如果您是插入連結的圖片,請將圖片檔案和出版物一併交給印刷廠商。如果您是使用 [隨身出版精靈] 來準備要進行商業印刷的出版物,則連結的圖片就會包含在壓縮檔案中。

如果您是使用 Encapsulated PostScript (EPS) 圖形,則提供含有連結圖片的出版物就特別重要,因為您無法從 Publisher 將圖片儲存為 EPS 格式。只有當 EPS 圖形是以個別的連結檔案方式提供時,印刷廠商才可以使用。

若要將圖片當做連結插入,請執行下列動作:

  1. 指向 [插入] 功能表上的 [圖片],然後按一下 [從檔案]。

  2. 在 [插入圖片] 對話方塊中,瀏覽到您想要的圖片,然後按一下該圖片。

  3. 按一下 [插入] 旁邊的箭頭,然後按一下 [連結至檔案]。

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秘訣 10:使用隨身出版精靈準備出版物檔案

[隨身出版精靈] 會將出版物及其連結檔案,封裝成單一的壓縮檔,讓您送至印刷廠商。當您使用 [隨身出版精靈] 時,Publisher 會執行下列動作:

  • 儲存檔案的複本,並將授權內嵌的 TrueType 字型內嵌到檔案中。

  • 建立壓縮的封存檔案,其中包括出版物及所有的連結圖形。

  • 建立您的印表機可能會使用的 PDF 檔案。

    附註: 只有在您安裝的增益集後,您可以儲存為 PDF 或 XPS 檔案從2007 Microsoft Office system程式。如需詳細資訊,請參閱啟用的其他檔案格式,例如 PDF 和 XPS 支援

  • 複製壓縮檔案到您選擇的磁碟機。

執行隨身出版精靈

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [隨身出版],然後按一下 [攜帶至商業印刷服務]。

  2. 在 [攜帶至商業印刷服務] 工作窗格的 [要如何列印此出版物?] 清單中,選取您要的選項:

    如果您要使用平版印刷服務,請選取 [商業印刷輸出]。

    如果您要使用高級影印店的服務,請選取 [高品質列印]。

    如果您要自訂 PDF 設定以符合目標印表機上的設定,請按一下 [其他],然後選擇想要的設定。

  3. 按一下 [列印選項]。

  4. [列印選項] 對話方塊中進行任何需要的變更,包括印表機標記),然後按一下 [確定]

    請詢問您的印刷服務是否有需要選取任何 [印表機標記] 選項。

  5. 在 [選擇要修復的項目] 底下,修復 Publisher 已識別出的任何問題。

  6. 若要建立 PDF 檔案,請選取 [匯出] 底下的 [建立 PDF] 核取方塊。

    您也可以將出版物另存為 .zip 檔案、PDF 檔案或兩者。根據預設,是兩者都選。如果您不確定商業列印服務偏好的選項,請同時選取兩者。

  7. 按一下 [儲存]。

  8. 在 [隨身出版精靈] 中,選擇要匯出檔案的位置,然後按一下 [下一步]。

    如果您要壓縮多個出版物,請將每個壓縮的出版物儲存到不同的資料夾。否則,[隨身出版精靈] 會覆寫任何現有的壓縮出版物。

    您可以將檔案儲存到卸除式媒體、硬碟機、外部磁碟機或網路磁碟機。

    將檔案儲存至卸除式媒體

    如果您要將出版物儲存至磁碟,再攜帶至印刷服務,請按一下適當的磁碟機 (如果是可寫入的 CD 或 USB Flash Drive 這類的卸除式媒體,通常是 D 或 E)。

    將檔案儲存到硬碟、 外部磁碟機或網路

    如果您要將檔案儲存至外部磁碟機、網路或電腦的硬碟機中,請按一下 [瀏覽],選擇想要的磁碟機和資料夾,然後按一下 [確定]。

    如果您的商業印刷服務使用網路方式的檔案提交,您可以稍後將檔案上傳到網站。

  9. 選取或清除 [試印複合稿] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

    根據預設,一定會選取 [試印複合稿] 核取方塊。在您將檔案傳送給印刷廠商之前,請先使用試印複合稿來檢閱或找出出版物列印版本中的任何錯誤。如果要由您的印刷廠商修正檔案中的錯誤,印刷成本就會隨之增加。

    附註: 如果在壓縮檔案之後修改出版物,請務必重新執行 [隨身出版精靈],交付給商業印刷業者的出版物中才會包含這些變更。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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