清單簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

清單就是與小組成員共用之資訊的集合。例如,您可以建立事件的簽到表,或在行事曆上追蹤小組事件。

概觀

建立 Microsoft Windows SharePoint Services 網站時,系統會自動建立數種類型的清單。這些預設清單的範圍從討論區到行事曆清單都有。

您可以自訂及新增項目至這些清單中,從可用的清單範本建立其他清單,以及使用所選擇的設定和欄來建立自訂清單。

有數種方式可以檢視清單。例如,您可以在一個頁面上提供包含所有工作的檢視,然後在另一個頁面上提供只包含今天到期之工作的檢視。此外,也可以使用資料夾來組織清單項目。例如,您可以在首頁上只檢視行事曆中的目前事件,然後在另一個頁面上建立類似壁式行事曆的視覺化檢視。  

您的試算表中是否有資料要用於 Windows SharePoint Services 3.0 網站上的清單?匯入試算表即可建立包含欄及資料的新清單。

如果有安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的資料庫程式 (例如 Microsoft Office Access 2007),而且瀏覽器支援 ActiveX 控制項,就可以整合清單資料與資料庫工具 (例如查詢、聯結及報表)。

也可以在您的網站上的頁面上網頁組件中顯示清單。網頁組件建置組塊的網站,而您可以使用這些網頁組件頁面,直接從清單中新增項目。您也可以直接開啟清單,並使用它。例如,預設的 [宣告] 清單會出現在新的 [首頁] 頁面上的網頁組件,但您也可以按一下以開啟,並在它自己的頁面上使用清單的標題。

以下是一些清單使用方法,可以幫助群組管理資訊:

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄    您可以追蹤清單項目的版本,以了解項目在各版本之間的變更,還有是誰變更了清單項目。如果新的版本中有錯,可以還原先前的項目版本。如果公司需要監控發展中的清單,則追蹤清單歷程記錄就會變得特別重要。

    清單的版本歷程記錄

  • 需要核准    您可以指定清單項目必須經過核准,才能讓所有使用者檢視清單項目。項目會保持在擱置狀態,直到有權限的使用者核准或拒絕項目為止。還可以控制哪些使用者群組可以在核准之前檢視清單項目。

  • 整合電子郵件與清單    如果網站上已啟用內送或外寄郵件功能,清單就可以利用電子郵件功能。有些清單 (例如行事曆) 可以先經過設定,讓使用者能夠藉由傳送電子郵件來新增其內容。其他清單 (例如工作清單) 則可以設定為傳送郵件給獲指派項目的使用者。組織可以自訂其他類型的清單來接收電子郵件。

  • 自訂權限    您可以指定清單的參與者是否僅能讀取及編輯他們所建立的項目,或是清單中的所有項目。有權限管理清單的使用者,可以讀取及編輯所有的清單項目。您也可以針對單一清單項目套用專屬權限等級,例如,當議題包含機密資訊時。

  • 建立及管理檢視    群組可以針對相同的清單建立不同檢視。實際清單的內容不變,但項目經過組織或篩選之後,可以讓使用者更容易根據自己的需求找到最重要或感興趣的資訊。

  • 使用公式及計算值    您可以使用公式及計算值,動態地在清單的欄中產生資訊。運算作業可以包括清單中的一個或多個欄的資訊及系統函數 (如表示今天日期的 [today])。例如,您可以指定預設到期日為距離今天七天的日期。

  • 接收最新變更資訊    現在 Windows SharePoint Services 3.0 中的清單及檢視都使用 RSS,使工作群組的成員可以自動接收更新。RSS 是一項技術,可以讓使用者在集中的位置中接收及檢視最新消息和資訊的更新 (RSS 摘要)。您也可以建立電子郵件提醒,以便在清單變更或新增項目時收到通知。提醒功能是追蹤重要變更的好方法。

  • 與資料庫程式共用清單資訊    如果有安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的資料庫程式,例如 Microsoft Office Access 2007,即可在網站中匯出及匯入資料,以及將資料庫的表格連結到 SharePoint 清單。使用資料庫中的清單資料時,可以像分析一般資料一樣 (例如查詢、聯結及報告的使用)。

    • 在各網站間使用一致的清單    如果您的群組要處理數種類型的清單,您可以利用內容類型、網站欄及範本在多個清單之間增添一致性。這些功能可讓您有效率地重複使用設定和清單結構。例如,您可以為客戶服務議題建立內容類型,為該內容類型指定某些欄 (例如客戶連絡人) 和商業流程。又,您還可以為部門名稱建立具有部門下拉式清單的網站欄。您可以在多份清單中重複使用該欄,以確保這些名稱在每份清單中都是以相同方式顯示。

      請參閱 >一節中找到的內容類型、 網站欄及清單範本的詳細資訊的連結。

  • 利用電子郵件程式處理清單項目    使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件程式,即可隨身攜帶重要清單資訊。例如,您可以使用 Microsoft Office Outlook 2007,從 Outlook 檢視及更新網站上的工作、連絡人和討論區。

您使用的清單類型,取決於您要共用的資訊類型 ︰

  • 宣告   共用消息和狀態,並提供提醒,請使用 [宣告] 清單。宣告支援增強的圖像,超連結格式設定,並且設定格式的文字。

  • 連絡人   使用儲存人員或群組,您使用的相關資訊的連絡人清單。如果您使用的電子郵件或連絡人管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視並從您在其他程式中的 SharePoint 網站更新您的連絡人。例如,您可以更新Office Outlook 2007從貴組織的所有供應商的清單。連絡人清單不實際管理您的網站的成員,但它可以用來儲存及共用您的組織,例如外部的廠商的清單中的連絡人。

  • 討論區   使用討論區提供集中位置,錄製並儲存小組討論,類似於新聞群組的格式。如果您的系統管理員已啟用接收電子郵件的網站上的清單,討論區可以儲存電子郵件從最常見的電子郵件程式的討論。例如,您可以建立討論區貴組織的新的產品版本。如果您使用的與Windows SharePoint Services 3.0相容的電子郵件程式,您可以檢視及更新時使用其他程式中的討論區。

  • 連結   作為中央位置的連結清單的網頁,您公司內部網路及其他資源的連結。例如,您可能會建立客戶的網站連結的清單。

  • 行事曆   使用行事曆,您的小組事件的所有或特定的情況下,例如公司假日。行事曆提供視覺化的檢視,類似的電話機或牆行事曆,您小組事件,包括會議、 社交事件,以及全天事件。您也可以追蹤小組里程碑,例如期限或不相關的特定時間間隔的產品發行日期。如果您使用的與Windows SharePoint Services 3.0相容的電子郵件] 或 [行事曆程式,您可以檢視,並在其他程式中工作時,從 SharePoint 網站更新您的行事曆。例如,您可以比較,然後更新您的 SharePoint 網站上的行事曆日期Office Outlook 2007行事曆,同時檢視行事曆並排顯示,或重疊彼此Office Outlook 2007中。

  • 工作   使用工作清單追蹤專案及其他待辦事項事件,群組的相關資訊。您可以將工作指派給人員,以及追蹤狀態和的完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視,並在其他程式中,從 SharePoint 網站更新您的任務。例如,您可以建立您組織的預算程序的工作清單,然後檢視並在Office Outlook 2007中更新以及其他工作。

  • 專案工作   若要儲存的工作清單中,類似的資訊,但也提供視覺或甘特圖檢視的進度列,使用專案工作清單。您可以追蹤 [狀態] 和 [完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與Windows SharePoint Services 3.0相容,您可以檢視,並在其他程式中,從 SharePoint 網站更新您的專案工作。例如,您可以找出並指派的工作,若要建立訓練手冊 SharePoint 網站上建立的工作清單。然後,您可以從Office Outlook 2007追蹤您組織的進度。

  • 議題追蹤   使用議題追蹤清單] 來儲存特定問題,例如支援問題的相關資訊,並追蹤其進度。您可以指定問題、 分類,然後互相關聯問題。例如,您可以建立議題追蹤清單來管理客戶的服務問題和解決方案。您可以也在評論問題每次編輯,而不需變更原始的問題描述建立歷程記錄的註解。例如,客戶服務代表可以錄製每一個步驟來解決問題與結果。

  • 問卷   若要收集及編譯意見反應,例如員工滿意度調查或測驗,使用問卷。您可以設計您的問題及答案數種不同的方式,並查看您的意見反應的概觀。如果您有試算表或資料庫安裝的程式與Windows SharePoint Services 3.0或 Windows SharePoint Services 2.0 相容,您可以匯出至進一步分析結果。

  • 自訂   雖然您可以自訂任何清單,您可以開始自訂清單,然後自訂 [只要您指定的設定。如果您有試算表程式與Windows SharePoint Services 3.0或 Windows SharePoint Services 2.0,與 Windows Internet Explorer 和 Microsoft Windows 相容,您也可以建立以試算表為基礎的清單。例如,您可以從Microsoft Office Excel 2007儲存和管理合約與廠商建立的匯入清單。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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