清單簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

清單就是您與小組成員共用的資訊集合。例如,您可以建立事件的簽到表,或是追蹤行事曆上的小組事件。

本文內容

概觀

使用清單的方法

清單類型

概觀

當您建立 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站時,系統會自動為您建立數種類型的清單。這些預設清單的範圍從討論區到行事曆清單都有。

您可以自訂及新增項目至這些清單中,從可用的清單範本建立其他清單,以及使用所選擇的設定和欄來建立自訂清單。

有數種不同的方式可以檢視清單。例如,您可以在一個頁面上提供包含所有工作的檢視,然後在另一個頁面上提供只包含今天到期之工作的檢視。此外,也可以使用資料夾來組織清單項目。例如,您可以在首頁上只檢視行事曆中的目前事件,然後在另一個頁面上建立類似壁式行事曆的視覺化檢視。

您的試算表中是否有資料要用於 SharePoint 網站上的清單?匯入試算表即可建立包含欄與資料的新清單。

如果您有安裝資料庫程式 (如 Microsoft Office Access 2007),而且瀏覽器支援 Microsoft ActiveX 控制項,您便可以整合清單資料與資料庫工具 (如查詢、聯結及報告)。

也可以在您的網站上的頁面上網頁組件中顯示清單。網頁組件建置組塊的網站,而您可以使用這些網頁組件頁面,直接從清單中新增項目。您也可以直接開啟清單,並使用它。例如,預設的 [宣告] 清單會出現在新小組網站的首頁,網頁組件,但您也可以按一下以開啟,並在它自己的頁面上使用清單的標題。

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使用清單的方式

下列提供了使用清單的一些方式,以幫助您管理群組的資訊。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄    您可以追蹤清單項目的版本,以了解項目在各版本之間的變更,還有是誰變更了清單項目。如果新的版本中有錯,可以還原先前的項目版本。如果公司需要監控發展中的清單,則追蹤清單歷程記錄就會變得特別重要。

    清單的版本歷程記錄

  • 需要核准    您可以指定清單項目必須經過核准,才能讓所有使用者檢視清單項目。項目會保持在擱置狀態,直到有權限的使用者核准或拒絕項目為止。還可以控制哪些使用者群組可以在核准之前檢視清單項目。

  • 整合電子郵件與清單    如果網站上已啟用內送或外寄電子郵件功能,清單就可以利用電子郵件功能。有些清單 (如行事曆) 可以先經過設定,讓使用者能夠藉由傳送郵件來新增其內容。還有一些其他清單 (如工作清單) 則可以設定為傳送郵件給獲指派項目的使用者。您的組織可以自訂其他類型的清單來接收郵件。

  • 自訂權限    您可以指定清單的參與者是否僅能讀取及編輯他們所建立的項目,或是清單中的所有項目。有權限管理清單的使用者,可以讀取及編輯所有的清單項目。您也可以針對單一清單項目套用專屬權限等級,例如,當議題包含機密資訊時。

  • 建立及管理檢視    群組可以針對相同的清單建立不同檢視。實際清單的內容不變,但項目經過組織或篩選之後,可以讓使用者更容易根據自己的需求找到最重要或感興趣的資訊。

  • 使用公式及計算值    您可以使用公式及計算值,動態地在清單的欄中產生資訊。運算作業可以包括清單中的一個或多個欄的資訊及系統函數 (如表示今天日期的 [today])。例如,您可以指定預設到期日為距離今天七天的日期。

  • 隨時得知最新的變更    Office SharePoint Server 2007 中的清單和檢視現在都使用 RSS,讓工作群組的成員可以自動接收更新。RSS 是一項技術,可以讓使用者在集中的位置中接收及檢視最新消息和資訊的更新 (RSS 摘要)。您也可以建立電子郵件提醒,以便在清單變更或新增項目時收到通知。提醒功能是追蹤重要變更的好方法。

  • 與資料庫程式共用清單資訊    如果您有安裝資料庫程式 (如 Microsoft Office Access 2007),即可在網站中匯出及匯入資料,以及將資料庫的表格連結到 SharePoint 清單。使用資料庫中的清單資料時,可以像分析任何資料一樣來進行分析 (如藉由查詢、聯結及報告的使用)。

    • 使用跨網站一致的清單   如果您的群組搭配種類型的清單,您可以新增一致性跨多份清單內容類型、 網站欄及範本。這些功能可讓您要重複使用的有效方法時的 [設定] 和 [清單結構。例如,您可以建立指定特定欄 (如客戶連絡人) 的客戶服務問題的內容類型與內容類型的商務程序。另一個範例會建立網站的資料行部門名稱的下拉式清單的部門。您可以重複使用多份清單,以確保名稱一律會出現在每個清單中的相同方式中的資料行。

      請參閱 一節中找到的內容類型、 網站欄及清單範本的詳細資訊的連結。

  • 利用電子郵件程式處理清單項目    使用與 Office SharePoint Server 2007 相容的電子郵件程式,即可隨身攜帶重要清單資訊。例如,您可以使用 Microsoft Office Outlook 2007,從 Outlook 檢視及更新網站上的工作、連絡人和討論區。

  • 設定選取目標內容    可以發佈 Microsoft Office SharePoint Server 2007 清單中的項目,只讓特定群組或對象的成員可以看到這些項目。這項處理的完成方式是透過使用選取目標對象資料的網頁組件 (如內容查詢網頁組件),根據使用者的內容篩選清單內容。在可以針對特定對象啟用清單中的項目之前,該清單本身必須有設定 [選取目標對象] 欄。

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清單類型

您所使用的清單類型需視您要共用的資訊類型而定。

宣告    使用宣告清單可共用最新消息與狀態,並提供提醒。宣告可支援圖像、超連結和格式化文字的增強型格式設定。

連絡人    使用儲存人員或群組,您使用的相關資訊的連絡人清單。如果您使用的電子郵件或連絡人管理程式,與Office SharePoint Server 2007相容,您可以檢視並從您在其他程式中的 SharePoint 網站更新您的連絡人。例如,您可以更新Office Outlook 2007從貴組織的所有供應商的清單。連絡人清單不實際管理您的網站的成員,但它可以用來儲存及共用您的組織,例如外部的廠商的清單中的連絡人。

討論區    使用討論區可提供一個中心位置來記錄及儲存小組的討論,與新聞群組的格式類似。如果管理員已啟用網站上的清單來接收電子郵件,討論區便可以儲存最常用之電子郵件程式中的電子郵件討論。例如,您可以為組織的新上市產品建立討論區。如果您使用與 Office SharePoint Server 2007 相容的電子郵件程式,您可以在其他程式中工作時,同時檢視及更新您的討論區。

連結    使用連結清單當做存放網際網路連結、公司內部網路連結和其他資源連結的中心位置。例如,您可以建立客戶網站之連結的清單。

行事曆    行事曆可用於小組的所有事件或特定情況 (如公司假日)。行事曆提供了小組事件 (包括會議、社交事件和全天事件) 的視覺化檢視,與桌面行事曆或壁式行事曆類似。您也可以追蹤與特定時間間隔無關的小組里程碑,如截止日期或產品上市日期。如果您使用與 Office SharePoint Server 2007 相容的電子郵件或行事曆程式,您可以在其他程式中工作時,同時檢視及更新 SharePoint 網站中的行事曆。例如,您可以使用 Office Outlook 2007 行事曆中的日期來比較及更新 SharePoint 網站上的行事曆,只需要在 Office Outlook 2007 中將兩個行事曆並排或重疊檢視即可。

工作    使用工作清單可追蹤與群組之專案和其他待辦事項事件有關的資訊。您可以將工作指派給人員,也可以在工作完成之前追蹤其狀態與完成百分比。如果您使用與 Office SharePoint Server 2007 相容的電子郵件或工作管理程式,您可以在其他程式中檢視及更新 SharePoint 網站中的工作。例如,您可以為組織的預算流程建立工作清單,然後在 Office Outlook 2007 中連同其他工作一起檢視及更新。

專案工作    若要儲存具有視覺化或甘特圖檢視 (含進度列) 的工作資訊,請使用專案工作清單。您可以在工作完成之前追蹤其狀態和完成百分比。如果您使用與 Office SharePoint Server 2007 相容的電子郵件或工作管理程式,您可以在其他程式中檢視及更新 SharePoint 網站中的專案工作。例如,您可以在 SharePoint 網站上建立工作清單來識別及指派工作,以產生訓練手冊,然後可以從 Office Outlook 2007 追蹤組織的進度。

議題追蹤    使用議題追蹤清單可儲存與特定議題 (如支援議題) 有關的資訊,並追蹤其進度。您可以指派議題、分類議題,並讓議題之間產生關聯。例如,您可以建立議題追蹤清單來管理客戶服務問題和解決方案;您也可以在每次編輯議題時加入註解,以建立註解的歷程記錄,而不需修改議題的原始描述。例如,客戶服務代表可記錄解決問題所採取的每一個步驟及結果。您也可以搭配三態工作流程來使用議題追蹤清單,以幫助組織管理議題或專案追蹤。

問卷    若要收集及編譯意見反應 (如員工滿意度調查表或測驗),請使用問卷。您可以使用幾個不同的方式來設計問題和答案,並查看意見反應的概觀。如果您已安裝與 Microsoft Windows SharePoint Services 3 或 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 相容的試算表或資料庫程式,您可以匯出結果進行更進一步的分析。

自訂    雖然您可以自訂任何清單,但是可以先從某個自訂清單開始,然後只自訂您所指定的設定。您也可以建立以試算表為根據的清單,但前提是必須要有與 Microsoft Windows SharePoint Services 3 或 Windows SharePoint Services 2.0 相容的試算表程式及 Microsoft Internet Explorer 和 Microsoft Windows。例如,您可以從 Microsoft Office Excel 2007 匯入之前建立來儲存及管理廠商合約的清單。

此外,將商務資料欄類型加入到 Office SharePoint Server 2007 清單中,可以讓您輕鬆地將類似 SAP、Siebel 與 Microsoft SQL Server 等商務應用程式中的資訊整合及合併到 Office SharePoint Server 2007 網站中。將商務資料欄類型加入到清單中,即可擁有一份使用 Office SharePoint Server 2007 和外部商務應用程式中欄組合的項目清單。

語言與譯者    您可以建立語言與譯者清單,使其搭配翻譯管理庫中的翻譯管理工作流程來使用。此工作流程會使用此清單,將翻譯工作指派給每一個語言之清單中所指定的譯者。當您將翻譯管理工作流程加入到翻譯管理庫時,可以手動建立這個清單,也可選擇自動建立這個清單。

KPI 清單    關鍵效能指標可讓您快速評估對可衡量之目標所產生的進度。您可以設定 KPI 清單,使用以下四種資料來源的其中一種來追蹤效能:手動輸入的資料、SharePoint 清單中的資料、Microsoft Office Excel 活頁簿中的資料,或是 Analysis Services (Microsoft SQL Server 2005 的一個元件) 中的資料。在建立 KPI 清單之後,任何人只要具有此清單的權限,都可以在儀表板頁面上用它來顯示指標的狀態。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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