清單簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

清單是您可以與小組成員和其他網站使用者共用的資料集合。您可以找到SharePoint提供準備使用清單及清單範本的清單項目組織提供絕佳起點的數字。 本文說明建立及使用清單的概念。

如何建立、 編輯及刪除清單,請參閱下列主題的資訊。

附註: 請注意,以下資訊,並提供給您的清單類型而定SharePoint您正在使用的版本。如果您不知道的版本,請連絡您的系統管理員、 服務台或管理員,或請參閱正在使用哪個版本的 SharePoint?

一個網站中通常會有許多預設清單,包括連結、宣告、連絡人、議題追蹤、問卷及工作,您可以使用它們,作為小組共同作業或商務解決方案的焦點。這些預設清單常可提供快速、有效的解決方案,而且只需要微幅修改,甚至完全不需要修改。例如,您可以使用:

  • 工作,包括擁有權與進度的追蹤及頁面上的時間表,可讓清單內容呈現美觀的視覺效果。

  • 議題追蹤,其具有版本設定及版本歷程記錄存放區,適用於更深入的工作群組專案及一般工作任務分析。

清單內容豐富且具有彈性,還有許多內建功能,可提供完善的方式來儲存、共用及處理資料。您可以:

  • 建立具有多種欄的清單,包括文字、數字、選擇、貨幣、日期及時間、查閱、是/否,以及計算結果。您也可以將一個或多個檔案附加至清單項目,以提供更多詳細資料,例如含有數字根據的試算表,或是含有背景資訊的文件。

  • 建立清單檢視,以不同和特定的方式來組織、排序和篩選資料;變更中繼資料,如新增及刪除欄,以及修改驗證規則,並在具有內容類型、網站欄及範本的網站間全面使用一致的清單。 例如,您可以在首頁上的行事曆中只檢視目前的事件,並在另一個頁面建立類似牆掛式日曆的視覺化檢視。

  • 使用唯一欄、查閱欄及關聯強制執行 (串聯及限制刪除) 的組合來建立清單之間的關聯,能讓您如虎添翼,建立更縝密的商務解決方案,並有助於維護資料的完整性。

  • 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料,以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出,以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

  • 將一份清單中的內容整理成資料夾,以增添便利性及提高效能,並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

下列提供一些使用清單的方式,可以協助您管理群組的資訊。

追蹤版本及詳細歷程記錄    您可以追蹤版本的清單項目,好讓您可以看到哪些項目已變更版本,以及變更者的清單項目。如果在較新版本中造成錯誤,您可以還原舊版的項目。追蹤清單的歷程記錄是特別重要事項如果您組織需要為其發展監控清單。

需要核准    您可以指定每個人都可以檢視之前核准清單項目,不需要。核准或拒絕已核准的權限的人,項目會保留在擱置狀態。您可以控制核准之前,哪些群組的使用者可以檢視清單項目。

自訂權限    在清單中,您可以指定是否為您的清單參與者可以讀取及編輯其建立的項目或所有項目。管理清單的權限的人都可以讀取及編輯清單中的所有項目。您也可以套用特定權限等級至單一清單項目,例如,如果項目包含機密資訊。

建立及管理檢視    群組可以建立不同的相同的清單檢視。實際的清單的內容不變,但項目組織或篩選,讓其他人可以找到最重要或感興趣的資訊,根據自己的需求。

更新清單   無論您要更新的清單類型有類似的新增、 編輯及刪除清單項目的程序。有兩種方式新增或編輯項目至清單。

  • 利用表單,這是預設方法。

  • 直接編輯,意即直接在清單頁面上新增項目。

如果清單有設定追蹤版本的功能,則每次編輯清單項目時就會建立清單項目的新版本。您可以檢視清單項目的變更歷程記錄,如果新的版本中有誤,即可還原成舊的版本。

使用公式及計算的值    您可以使用公式與計算的值,以動態方式產生的清單欄中的資訊。作業可以包含資訊其他資料行清單中以及指出目前的日期,例如 [今天] 系統函數。例如,您可以在其中指定為預設值為目前的日期七天的到期日。

接收最新變更資訊    清單和檢視可以使用 RSS,讓您的工作群組的成員可以自動接收更新。RSS 是一種技術,讓人員接收和檢視電子郵件地址] 或新聞及資訊的 RSS 摘要更新合併彙算的位置。您也可以建立或新增項目清單變更時通知您的電子郵件通知。提醒是方便的方式來追蹤您重視的變更。

建立清單關聯    若要建立兩個清單,在 [來源] 清單之間的關聯性建立查閱欄擷取 (或 「 查閱 」) 一或多個值的目標清單,如果這些值相符的來源清單中的 [查閱] 欄中的值。如果您想,您可以繼續將其他資料行的目標清單新增至 [來源] 清單。當您建立查閱欄,您也可以決定要設定 [串聯刪除強制關聯行為或限制刪除有助於保持資料有效,可協助避免可能會導致簡言之問題的不一致的選項。

與資料庫程式共用清單資訊    如果您有安裝時,access 等資料庫程式您可以匯出及匯入資料,與您的網站,以及連結至清單的資料庫中的資料表。當您使用 Access 資料庫中的清單資料時,您也可以建立查詢、 表單及報表。取得詳細資訊,請參閱將資料匯入到 Access 資料庫

使用跨網站一致的清單    如果您的群組搭配種類型的清單,您可以新增一致性跨多份清單內容類型、 網站欄及範本。這些功能可讓您要重複使用的有效方法時的 [設定] 和 [清單結構。例如,您可以建立指定特定欄 (如客戶連絡人) 的客戶服務問題的內容類型與內容類型的商務程序。另一個範例會建立網站的資料行部門名稱的下拉式清單的部門。您可以重複使用多份清單,以確保名稱一律會出現在每個清單中的相同方式中的資料行。

從電子郵件程式的清單項目上的工作    藉由使用電子郵件程式與SharePoint技術相容,您可以採取重要清單與您的資訊。例如,使用 Outlook,您可以檢視,並從 Outlook 網站上更新工作、 連絡人及討論區。取得詳細資訊,請參閱連線至 Outlook 外部清單

設定選取目標內容    您可以啟用清單目標對象,然後再進行中的項目清單僅顯示特定SharePoint以及 Active Directory 群組或對象的成員的人員。這是使用網頁組件,例如 [內容查詢網頁組件,用來篩選清單以使用者的群組中的成員資格指定目標對象。您可以啟用特定對象清單中的項目之前,必須針對選取目標對象] 欄設定清單本身。

您所使用的清單類型視您要共用的資訊類型而定。

宣告    共用消息和狀態,並提供提醒,請使用 [宣告] 清單。宣告支援增強的圖像,超連結格式設定,並且設定格式的文字。

連絡人    使用儲存人員或群組,您使用的相關資訊的連絡人清單。如果您使用電子郵件或連絡人管理程式,與SharePoint技術相容,您可以檢視並更新您的連絡人,從您在其他程式中的網站。例如,您可以更新電子郵件程式與SharePoint技術,例如 Outlook 相容從貴組織的所有供應商的清單。連絡人清單不實際管理您的網站的成員,但它可以用來儲存及共用您的組織,例如外部的廠商的清單中的連絡人。

討論區    使用討論區提供集中位置,錄製並儲存小組討論,類似於新聞群組的格式。如果您的系統管理員已啟用接收電子郵件至您網站上的清單,討論區可以儲存電子郵件從最常見的電子郵件程式的討論。例如,您可以建立討論區貴組織的新的產品版本。

連結    作為中央位置的連結清單的網際網路、 公司內部網路及其他資源連結。例如,您可能會建立客戶的網站連結的清單。

升級連結    使用此清單來顯示視覺版面配置中的一組連結動作。

行事曆    使用行事曆,您的小組事件的所有或特定的情況下,例如公司假日。行事曆提供視覺化的檢視,類似的電話機或牆行事曆,您小組事件,包括會議、 社交事件,以及全天事件。您也可以追蹤小組里程碑,例如期限或與特定的時間間隔不相關的產品發行日期。如果您使用的是與SharePoint技術相容的電子郵件或行事曆程式,您可以檢視,並在其他程式中工作時,從您的網站更新您的行事曆。例如,您可以比較或更新您的網站上的行事曆日期從您的 Outlook 行事曆,同時檢視行事曆並排顯示彼此重疊在 Outlook 中。取得詳細資訊,請參閱建立行事曆

工作    使用工作清單追蹤專案及其他待辦事項事件,群組的相關資訊。您可以將工作指派給人員,以及追蹤狀態和的完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與SharePoint技術相容,您可以檢視,並在其他程式中,從您的網站更新您的任務。例如,您可以建立您組織的預算程序的工作清單,然後檢視並在 Outlook 中更新以及其他工作。取得詳細資訊,請參閱建立清單

專案工作    使用專案工作清單來儲存工作的甘特圖檢視和進度長條圖的資訊。您可以追蹤 [狀態] 和 [完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與SharePoint技術相容,您可以檢視,並在其他程式中,從您的網站更新您的專案工作。例如,您可以找出並指派的工作中建立訓練手冊,網站上建立專案工作清單,然後您可以追蹤您組織的進度,從專案。取得詳細資訊,請參閱建立清單

議題追蹤    使用議題追蹤清單] 來儲存特定問題,例如支援問題的相關資訊,並追蹤其進度。您可以指定問題、 分類,然後互相關聯問題。例如,您可以建立議題追蹤清單來管理客戶的服務問題和解決方案。您可以也在評論問題每次編輯,而不需變更原始的問題描述建立歷程記錄的註解。例如,客戶服務代表可以錄製每一個步驟來解決問題與結果。您也可以使用三態工作流程的議題追蹤清單以協助您的組織管理問題或追蹤的專案。取得詳細資訊,請參閱建立清單

問卷    用於收集及編譯意見反應,例如員工滿意度調查或測驗問卷。您可以設計您的問題及答案數種不同的方式,並查看您的意見反應的概觀。如果您有試算表或資料庫安裝的程式與SharePoint技術相容,您可以匯出至進一步分析結果。取得詳細資訊,請參閱建立問卷

自訂    若要從頭開始清單中使用自訂清單。如果您有與SharePoint技術相容的試算表程式,您也可以建立自訂清單為基礎的試算表]。例如,您可以從您建立用來儲存和管理合約與廠商的 Excel 匯入清單。 取得詳細資訊,請參閱建立試算表為基礎的清單

外部清單    若要使用的是儲存外部SharePoint,但您可讀取與寫入SharePoint內的資料使用外部清單。外部清單的資料來源稱為外部內容類型。與原生SharePoint ] 清單中,不同的外部清單會使用 Business Connectivity Services 存取資料直接從外部系統 (例如 SAP、 Siebel 和 Microsoft SQL Server),是否的系統資料庫、 Web 服務或線條的企業系統。

在 [資料工作表中的自訂清單   檢視若要建立空白的清單類似的自訂清單,但在資料工作表檢視中的預設顯示清單,請在 [資料工作表檢視中使用自訂清單]。資料工作表檢視] 會提供檢視及編輯資料為列和欄的資料格。您可以新增和編輯資料列和欄、 套用篩選和排序順序,顯示計算的值與總計,和方便地編輯中儲存格的資料。資料工作表檢視需要 Office 安裝在 32 位元用戶端電腦與支援 ActiveX 控制項的瀏覽器。

狀態清單    使用狀態清單顯示與追蹤專案的目標。清單中包含通訊的符合目標的程度的彩色圖示的一組。

資訊流通    若要傳送的資訊,請確認戳記等以您的小組成員使用資訊流通清單。

Microsoft IME 字典清單    當您要在清單中的資料作為 Microsoft IME 字典,請使用 Microsoft IME 字典清單。您可以顯示使用 Microsoft IME 轉換讀取欄項目,並檢視 [IME 註解] 視窗中的註解中的內容。資料可以連結至特定的 URL。

PerformancePoint 內容清單    使用 PerformancePoint 內容清單來儲存儀表板項目,例如計分卡、 報告、 篩選、 儀表板頁面及其他您用 PerformancePoint 儀表板設計工具來建立的儀表板項目。

語言與譯者    使用翻譯管理中的工作流程翻譯管理庫中的語言與譯者清單。工作流程會使用清單來將翻譯工作分派給每個語言清單中所指定的翻譯工具。您可以手動建立此清單或您可以選擇當您新增至文件翻譯管理庫的翻譯管理工作流程會自動建立此清單。

KPI 清單    您可以使用 KPI 清單來追蹤關鍵效能指標可讓您快速評估針對可以測量的目標的進度。您可以設定 KPI 清單來追蹤使用其中一個四個資料來源的效能: 手動輸入資料、 SharePoint清單中的資料、 Excel 活頁簿中的資料,從 Analysis Services,Microsoft SQL Server 的元件。建立 KPI 清單後,您可以使用其儀表板頁面上顯示的狀態指標。

匯入試算表    建立使用現有試算表的欄位和資料的清單。匯入試算表需要 Microsoft Excel 或其他相容的程式。

其中一個清單新增至頁面

  1. 在網站,按一下設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,,然後按一下 [網站內容]

  2. 按一下 [新增應用程式圖示。

    [新增應用程式圖示,在 [網站內容] 對話方塊中。
  3. 捲動,然後按一下您想要使用的應用程式。可能會有一個以上的頁面。

  4. 為應用程式指定唯一的名稱,讓您可以重新叫用它稍後頁面上,並按一下 [建立]。

  5. 當您返回至 [網站內容] 畫面中時,您可以執行三個項目:

    • 關閉視窗並返回頁面。使用插入網頁組件] 頁面上新增新的應用程式。

    • 按一下 [應用程式,然後開始輸入資料。

    • 按一下 [ ...的省略符號,然後按一下 [變更設定。您可以將欄新增、 變更名稱,並執行其他的工作。

在網站上組織清單

雖然清單功能的使用方式不勝枚舉,但要如何使用清單,視所擁有的清單大小和數量以及組織的需求而定。

您可能需要一個大型清單來滿足不同的需求。例如,組織想要追蹤的技術議題可能為數眾多,而且議題可能適用於多個專案和群組。

僅使用一份清單的時機:

  • 群組需要查看關於清單項目的摘要資訊,或同一組項目的不同檢視。例如,主管可能想要查看組織所有技術議題的進度,或查看同一時期存檔的所有議題。

  • 使用者想要在網站的同一個位置瀏覽或搜尋議題。

  • 您想要將相同的設定套用至清單項目,例如追蹤版本或需要核准。

  • 使用清單的群組會共用類似特性,例如相同的權限等級。專屬權限可以套用至特定清單項目,但如果權限等級變化很大,請考慮建立多份清單。

  • 您想分析清單的相關資訊,或接收清單的合併更新。您可以使用 RSS 技術,在清單項目變更時接收通知,或查看清單的變更。RSS 摘要可以讓工作群組的成員看到已變更資訊的合併清單。

想要管理的項目之間或使用項目的使用者群組之間有明顯差異時,可以使用多份清單。

使用多份清單的時機:

  • 您預期使用者不會需要所有項目的摘要。

  • 使用資訊的使用者群組不同,而且有不同的權限等級。

  • 您需要將不同設定套用至多個項目集,例如追蹤版本或需要核准。

  • 您不需要同時分析項目或接收關於清單的合併更新。

以下是可以讓您組織清單及清單項目的方式:

新增欄    若要協助您找出最重要的項目] 群組,您可以新增欄至清單。例如,您可能會將專案資料行加入清單,以協助檢視和使用他們的項目更輕鬆地在特定專案工作的人。 您也可以新增更多的欄,如果您想要收集的每個清單項目,例如部門名稱或員工名稱的其他資訊。

如果您有多個項目清單中,您可以考慮編製索引以提升效能,檢視多個項目時的某些資料行,或切換檢視。此功能不會變更組織的項目的方式,但它可能會讓組織,更輕鬆地在清單中儲存大量的項目。不過,編製索引作業可能會需要更多資料庫的空間。建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

建立檢視    如果您的群組中的人員經常需要查看以特定方式中的資料,您可以使用檢視。檢視使用欄排序、 群組、 [篩選],並顯示的資料。您也可以選取多少項目會顯示在每個檢視中的一次。例如,人員可以瀏覽] 清單中的每一頁,取決於其喜好設定與它們的連線速度的 25 或 100 清單項目。

檢視提供您在清單中儲存大量的項目,但若要查看您想要在特定的時間,例如張貼今年、 的問題的子集合的彈性或只有目前的事件行事曆] 中。您可以建立僅適用於您的個人檢視,如果您有權限可修改清單,您可以建立可供所有人的公用檢視。建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

建立資料夾    如果您的清單擁有者具有允許建立的資料夾,您可以新增資料夾至大部分的清單類型。這是您的清單項目可以區隔以特定的方式,例如專案或群組的特別有用。資料夾協助使用者更輕鬆地瀏覽及管理清單項目。SharePoint技術提供樹狀檢視可讓人員瀏覽其網站與他們使用他們的硬碟的資料夾的方式很類似的資料夾。例如,每個部門可以有自己的資料夾。建立清單中的資料夾

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

新增編輯或刪除清單項目

啟用和設定清單或文件庫的版本設定

建立清單中的資料夾

刪除清單中的資料夾

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