清單簡介

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清單是您可以與小組成員和其他網站使用者共用的資料集合。您可以找到SharePoint提供準備使用清單及清單範本的清單項目組織提供絕佳起點的數字。本文說明建立及使用清單的概念。

如何建立、 編輯及刪除清單,請參閱下列主題的資訊。

附註: 請注意,以下資訊,並提供給您的清單類型而定SharePoint您正在使用的版本。如果您不知道的版本,請連絡您的系統管理員、 服務台或管理員,或請參閱正在使用哪個版本的 SharePoint?

一個網站中通常會有許多預設清單,包括連結、宣告、連絡人、議題追蹤、問卷及工作,您可以使用它們,作為小組共同作業或商務解決方案的焦點。這些預設清單常可提供快速、有效的解決方案,而且只需要微幅修改,甚至完全不需要修改。例如,您可以使用:

  • 工作,包括擁有權與進度的追蹤及頁面上的時間表,可讓清單內容呈現美觀的視覺效果。

  • 議題追蹤,其具有版本設定及版本歷程記錄存放區,適用於更深入的工作群組專案及一般工作任務分析。

清單內容豐富且具有彈性,還有許多內建功能,可提供完善的方式來儲存、共用及處理資料。您可以:

  • 建立具有多種欄的清單,包括文字、數字、選擇、貨幣、日期及時間、查閱、是/否,以及計算結果。您也可以將一個或多個檔案附加至清單項目,以提供更多詳細資料,例如含有數字根據的試算表,或是含有背景資訊的文件。

  • 建立清單檢視,以組織、 排序及篩選資料,以不同和特定的方式。變更中繼資料,如新增及刪除欄,以及修改驗證規則。與使用跨網站與內容類型、 網站欄及範本一致的清單。例如,您便可以在首頁上檢視只目前事件的行事曆上,並建立視覺檢視,類似於行事曆,另一個頁面上。

  • 使用唯一欄、查閱欄及關聯強制執行 (串聯及限制刪除) 的組合來建立清單之間的關聯,能讓您如虎添翼,建立更縝密的商務解決方案,並有助於維護資料的完整性。

  • 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料,以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出,以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

  • 將一份清單中的內容整理成資料夾,以增添便利性及提高效能,並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

下列提供一些使用清單的方式,可以協助您管理群組的資訊。

追蹤版本及詳細歷程記錄:    您可以追蹤清單項目的版本,以便了解不同各版本間有所變更的項目,以及變更清單項目的人員。較新的版本中如有錯誤,您可以還原項目的先前版本。如果您的組織需要監控發展中的清單,追蹤清單的歷程記錄便特別重要。

需要核准    您可以指定清單項目必須經過核准,才能讓所有使用者檢視清單項目。項目會維持擱置狀態,直到由有權限的人員核准或拒絕項目為止。您還可以控制哪些群組的使用者可以在核准之前檢視清單項目。

自訂權限    您可以指定清單的參與者是否僅能讀取及編輯他們所建立的項目,或是清單中的所有項目。有權限管理清單的使用者可以讀取及編輯所有的清單項目。您也可以針對單一清單項目套用特定權限等級,例如,當項目含機密資訊時。

建立及管理檢視    群組可以針對相同的清單建立不同檢視。實際清單的內容不變,但項目經過整理或篩選之後,可以讓使用者根據自己的需求找到最重要或感興趣的資訊。

更新清單    不論您更新的清單屬於何種類型,程序都與新增、編輯及刪除清單項目的程序類似。將項目新增或編輯至清單的方法有兩種。

  • 利用表單,這是預設方法。

  • 直接編輯,意即直接在清單頁面上新增項目。

如果清單有設定追蹤版本的功能,則每次編輯清單項目時就會建立清單項目的新版本。您可以檢視清單項目的變更歷程記錄,如果新的版本中有誤,即可還原成舊的版本。

使用公式與計算值    您可以使用公式與計算值,在清單的欄中以動態方式產生資訊。運算作業可以包括清單中其他欄的資訊及系統函數,例如表示今天日期的 [today]。舉例而言,您可以指定預設到期日為距離今天七天的日期。

接收最新的變更資訊    清單及檢視可以使用 RSS,讓工作群組的成員能夠自動接收更新。RSS 技術可以讓使用者在集中的位置接收及檢視最新消息和資訊的更新或 RSS 摘要。您也可以建立電子郵件提醒,以便在清單變更或新增項目時收到通知。提醒功能是可追蹤重要變更的便利方法。

建立清單關聯    若要建立兩份清單之間的關聯,您可在來源清單中建立查閱欄,以便在符合來源清單中查閱欄的值時,從目標清單擷取 (或「查閱」) 一個或多個值。若有需要,您可以繼續從目標清單新增其他欄至來源清單。建立查閱欄時,您也可以設定串聯刪除或限制刪除選項來決定強制執行關聯行為,以協助維持資料的有效性及防止在過程中可能會造成問題的不一致性。

與資料庫程式共用清單資訊   如果您有安裝時,access 等資料庫程式您可以匯出及匯入資料,與您的網站,以及連結至清單的資料庫中的資料表。當您使用 Access 資料庫中的清單資料時,您也可以建立查詢、 表單及報表。取得詳細資訊,請參閱將資料匯入到 Access 資料庫

在各網站間使用一致的清單    如果您的群組要處理數種類型的清單,您可以利用內容類型、網站欄及範本在多個清單之間增添一致性。這些功能可讓您有效率地重複使用設定和清單結構。例如,您可以為客戶服務議題建立內容類型,為該內容類型指定某些欄 (例如客戶連絡人) 和商業流程。又,您還可以為部門名稱建立具有部門下拉式清單的網站欄。您可以在多份清單中重複使用該欄,以確保這些名稱在每份清單中都是以相同方式顯示。

從電子郵件程式的清單項目上的工作   藉由使用電子郵件程式與SharePoint技術相容,您可以採取重要清單與您的資訊。例如,使用 Outlook,您可以檢視,並從 Outlook 網站上更新工作、 連絡人及討論區。取得詳細資訊,請參閱連線至 Outlook 外部清單

設定選取目標內容    您可以為清單啟用選取目標對象,只讓特定 SharePoint 和 Active Directory 群組或對象的成員看到清單中的項目。若要完成此作業,您所使用的網頁組件 (如內容查詢網頁組件) 需根據使用者在群組中的成員資格,利用選取目標對象來篩選清單。清單本身必須先設定 [選取目標對象] 欄,才能針對特定對象啟用清單中的項目。

您所使用的清單類型視您要共用的資訊類型而定。

宣告    使用宣告清單可共用最新消息與狀態,並提供提醒。宣告是以圖像、超連結及格式化文字來支援增強型格式設定。

連絡人     使用連絡人清單可儲存與您共事之人員或群組的相關資訊。如果您使用的是與 SharePoint 技術相容的電子郵件或連絡人管理程式,您便可以在其他程式中檢視及更新您網站上的連絡人。例如,您可以從與 SharePoint 技術相容的電子郵件程式 (如 Outlook) 更新組織所有供應商的清單。連絡人清單實際上並不會管理網站的成員,但連絡人清單可用於儲存及共用組織的連絡人 (如外部廠商的清單)。

討論區     使用討論區,在一個集中的位置上記錄及儲存類似新聞群組格式的小組討論。如果管理員已啟用網站上的清單來接收電子郵件,討論區便可以儲存最常用之電子郵件程式中的電子郵件討論。例如,您可以為組織新推出的產品建立討論區。

連結    連結清單可作為一個集中的位置使用,供連結至網際網路、公司的內部網路及其他資源。例如,您可以建立客戶網站的連結清單。

升級連結    使用此清單來顯示視覺版面配置中的一組連結動作。

行事曆   使用行事曆,您的小組事件的所有或特定的情況下,例如公司假日。行事曆提供視覺化的檢視,類似的電話機或牆行事曆,您小組事件,包括會議、 社交事件,以及全天事件。您也可以追蹤小組里程碑,例如期限或與特定的時間間隔不相關的產品發行日期。如果您使用的是與SharePoint技術相容的電子郵件或行事曆程式,您可以檢視,並在其他程式中工作時,從您的網站更新您的行事曆。例如,您可以比較或更新您的網站上的行事曆日期從您的 Outlook 行事曆,同時檢視行事曆並排顯示彼此重疊在 Outlook 中。取得詳細資訊,請參閱建立行事曆

工作   使用工作清單追蹤專案及其他待辦事項事件,群組的相關資訊。您可以將工作指派給人員,以及追蹤狀態和的完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與SharePoint技術相容,您可以檢視,並在其他程式中,從您的網站更新您的任務。例如,您可以建立您組織的預算程序的工作清單,然後檢視並在 Outlook 中更新以及其他工作。取得詳細資訊,請參閱建立清單

專案工作   使用專案工作清單來儲存工作的甘特圖檢視和進度長條圖的資訊。您可以追蹤 [狀態] 和 [完成百分比朝著完成的工作。如果您使用的電子郵件或工作管理程式,與SharePoint技術相容,您可以檢視,並在其他程式中,從您的網站更新您的專案工作。例如,您可以找出並指派的工作中建立訓練手冊,網站上建立專案工作清單,然後您可以追蹤您組織的進度,從專案。取得詳細資訊,請參閱建立清單

議題追蹤   使用議題追蹤清單] 來儲存特定問題,例如支援問題的相關資訊,並追蹤其進度。您可以指定問題、 分類,然後互相關聯問題。例如,您可以建立議題追蹤清單來管理客戶的服務問題和解決方案。您可以也在評論問題每次編輯,而不需變更原始的問題描述建立歷程記錄的註解。例如,客戶服務代表可以錄製每一個步驟來解決問題與結果。您也可以使用三態工作流程的議題追蹤清單以協助您的組織管理問題或追蹤的專案。取得詳細資訊,請參閱建立清單

問卷   用於收集及編譯意見反應,例如員工滿意度調查或測驗問卷。您可以設計您的問題及答案數種不同的方式,並查看您的意見反應的概觀。如果您有試算表或資料庫安裝的程式與SharePoint技術相容,您可以匯出至進一步分析結果。取得詳細資訊,請參閱建立問卷

自訂   若要從頭開始清單中使用自訂清單。如果您有與SharePoint技術相容的試算表程式,您也可以建立自訂清單為基礎的試算表]。例如,您可以從您建立用來儲存和管理合約與廠商的 Excel 匯入清單。取得詳細資訊,請參閱建立試算表為基礎的清單

外部清單    使用外部清單可處理儲存在 SharePoint 外部的資料,但您可以在 SharePoint 中讀取及寫入。外部清單的資料來源稱為外部內容類型。與原生 SharePoint 清單不同,無論外部系統是資料庫、WEB 服務或企業營運系統,外部清單均使用 Business Connectivity Services 直接從該系統存取資料 (如 SAP、Siebel 及 Microsoft SQL Server)。

在資料工作表檢視中自訂    清單    您可以使用 [在資料工作表檢視中自訂清單] 來建立類似自訂清單的空白清單,但是在 [資料工作表檢視] 中根據預設顯示清單。[資料工作表檢視] 提供資料格,可讓您以列及欄的格式檢視和編輯資料。您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值,並方便地在方格中編輯資料。[資料工作表檢視] 需有已安裝在 32 位元用戶端電腦上的 Office,以及支援 ActiveX 控制項的瀏覽器。

狀態清單    狀態清單可用來顯示及追蹤專案的目標。此清單包括一組彩色圖示,可表示達成目標的程度。

資訊流通    您可以使用資訊流通清單,將確認戳記等資訊傳送給小組成員。

Microsoft IME 字典清單    若要將清單中的資料作為 Microsoft IME 字典使用,您可以使用 Microsoft IME 字典清單。您可以使用 Microsoft IME 將 [讀取] 欄項目轉換成 [顯示],然後在 [IME 備註] 視窗中檢視 [註解] 中的內容。資料可連結至特定 URL。

PerformancePoint 內容清單    PerformancePoint 內容清單可用來儲存儀表板,例如計分卡、報告、篩選、儀表板頁面,以及其他您用 PerformancePoint 儀表板設計工具來建立的儀表板項目。

語言與譯者    將語言與譯者清單與翻譯管理庫中的翻譯管理工作流程搭配使用。工作流程會使用此清單,將翻譯工作指派給各語言清單中所指定的譯者。當您將翻譯管理工作流程新增至翻譯管理庫時,可以手動建立這個清單,也可選擇自動建立這個清單。

KPI 清單    KPI 清單可用來追蹤關鍵效能指標,此指標可讓您快速評估可衡量目標的達成進度。您可以使用下列四種資料來源之一來設定 KPI 清單,追蹤效能:手動輸入的資料、SharePoint 清單中的資料、Excel 活頁簿中的資料,或是 Analysis Services (Microsoft SQL Server 的元件) 中的資料。建立 KPI 清單之後,您就可以在儀表板頁面上用它來顯示指標的狀態。

匯入試算表    建立使用現有試算表的欄位和資料的清單。匯入試算表需要 Microsoft Excel 或其他相容的程式。

其中一個清單新增至頁面

  1. 在網站,按一下設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,,然後按一下 [網站內容]

  2. 按一下 [新增應用程式圖示。

    [新增應用程式圖示,在 [網站內容] 對話方塊中。
  3. 捲動,然後按一下您想要使用的應用程式。可能會有一個以上的頁面。

  4. 為應用程式指定唯一的名稱,讓您可以重新叫用它稍後頁面上,並按一下 [建立]。

  5. 當您返回至 [網站內容] 畫面中時,您可以執行三個項目:

    • 關閉視窗並返回頁面。使用插入網頁組件] 頁面上新增新的應用程式。

    • 按一下 [應用程式,然後開始輸入資料。

    • 按一下 [ ...的省略符號,然後按一下 [變更設定。您可以將欄新增、 變更名稱,並執行其他的工作。

在網站上組織清單

雖然清單功能的使用方式不勝枚舉,但要如何使用清單,視所擁有的清單大小和數量以及組織的需求而定。

您可能需要一個大型清單來滿足不同的需求。例如,組織想要追蹤的技術議題可能為數眾多,而且議題可能適用於多個專案和群組。

僅使用一份清單的時機:

  • 群組需要查看關於清單項目的摘要資訊,或同一組項目的不同檢視。例如,主管可能想要查看組織所有技術議題的進度,或查看同一時期存檔的所有議題。

  • 使用者想要在網站的同一個位置瀏覽或搜尋議題。

  • 您想要將相同的設定套用至清單項目,例如追蹤版本或需要核准。

  • 使用清單的群組會共用類似特性,例如相同的權限等級。專屬權限可以套用至特定清單項目,但如果權限等級變化很大,請考慮建立多份清單。

  • 您想分析清單的相關資訊,或接收清單的合併更新。您可以使用 RSS 技術,在清單項目變更時接收通知,或查看清單的變更。RSS 摘要可以讓工作群組的成員看到已變更資訊的合併清單。

想要管理的項目之間或使用項目的使用者群組之間有明顯差異時,可以使用多份清單。

使用多份清單的時機:

  • 您預期使用者不會需要所有項目的摘要。

  • 使用資訊的使用者群組不同,而且有不同的權限等級。

  • 您需要將不同設定套用至多個項目集,例如追蹤版本或需要核准。

  • 您不需要同時分析項目或接收關於清單的合併更新。

以下是可以讓您組織清單及清單項目的方式:

新增欄:    若要幫助群組找出最重要的項目,您可以將欄新增至清單中。例如,您可以新增 [專案] 欄至清單,以幫助處理特定專案的使用者在檢視及使用其項目時,更加容易。 如果要收集每一個清單項目的其他資訊,例如部門名稱或員工姓名,也可以新增更多欄。

如果您有多個項目清單中,您可以考慮編製索引以提升效能,檢視多個項目時的某些資料行,或切換檢視。此功能不會變更組織的項目的方式,但它可能會讓組織,更輕鬆地在清單中儲存大量的項目。不過,編製索引作業可能會需要更多資料庫的空間。建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

建立檢視    如果群組中的使用者常常需要以特定方式查看資料,即可使用檢視。檢視會使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。您也可以選取每次在不同檢視中顯示的項目數量。例如,視偏好設定及連線速度而定,使用者可以瀏覽每一頁有 25 或 100 個清單項目的清單。

檢視提供您在清單中儲存大量的項目,但若要查看您想要在特定的時間,例如張貼今年、 的問題的子集合的彈性或只有目前的事件行事曆] 中。您可以建立僅適用於您的個人檢視,如果您有權限可修改清單,您可以建立可供所有人的公用檢視。建立、 變更或刪除清單或文件庫的檢視

建立資料夾   如果您的清單擁有者具有允許建立的資料夾,您可以新增資料夾至大部分的清單類型。這是您的清單項目可以區隔以特定的方式,例如專案或群組的特別有用。資料夾協助使用者更輕鬆地瀏覽及管理清單項目。SharePoint技術提供樹狀檢視可讓人員瀏覽其網站與他們使用他們的硬碟的資料夾的方式很類似的資料夾。例如,每個部門可以有自己的資料夾。建立清單中的資料夾

另請參閱

新增、編輯或刪除清單項目

啟用和設定清單或文件庫的版本設定 (機器翻譯)

在清單中建立資料夾

在清單中刪除資料夾

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