清單和文件庫欄的類型與選項

清單和文件庫欄的類型與選項

欄類型決定資料在清單或文件庫中的儲存及顯示方式。 當您建立清單或文件庫的欄時,請選擇一個代表您要儲存在欄中之資料類型的欄類型、格式化的文字,或是自動計算的數位。 接著欄會新增至清單或文件庫的一個或多個視圖,以協助您以有意義的方式顯示資料。

下列各節提供您可以建立的預設欄類型的相關資訊,以及何時使用每種類型的欄。 視您的組織而定,可能會有其他類型的欄可供使用。

附註: 您可以新增變更顯示/隱藏刪除清單或文件庫中的欄,以及從 SharePoint中的頁面或網站建立刪除清單。 如需管理包含許多專案之清單或文件庫的詳細資訊,請參閱管理 SharePoint 中的大型清單和文件庫

從下列其中一個索引標籤選取您的 SharePoint 視圖:

欄可協助您為清單或文件庫中的專案建立有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案的資料,並顯示這些計算的結果。 欄還可讓您指定在某人將專案新增至清單或文件庫時,應該輸入有關專案的資訊。 在新增專案時,會出現一個表單,並提供輸入資訊所需的欄位和選項。 當您建立清單或文件庫時,系統會自動建立某些欄(例如 [標題] 或 [修改者])。 您可以根據自己的需求建立額外的欄。 您所建立的欄會決定要在該表單中顯示的欄位和選項,以及可新增至清單或文件庫之視圖的欄。

您可以在建立欄時指定所要的欄類型。 在某些情況下,您也可以針對現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於資料行的類型及目前所儲存的資料量。 變更現有資料行的欄類型可能會損壞已儲存在欄中的資料。 基於這些原因,您必須先決定要儲存哪種資料,然後再建立欄。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 只有數位? 已設定格式的文字? 例如,您無法將信件儲存在數位欄中。 瞭解要儲存的資料類型是選擇最適合的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要使用財務計算中的資料嗎? 如果是,則 [貨幣] 欄類型是最佳選項。

  • 您想要在數學計算中使用資料嗎? 計算方式必須是多少? 您可以計算數位貨幣欄中的資料,而不是文字欄。 此外,貨幣資料行中的計算是最精確的。

  • 您要如何排序欄中的資料? 在Text (文字)欄中,數位是依字元字串(1、10、100、2、20、200等等)來排序,而不是以數位值的形式來排序。 若要將數位排序為數值,請使用 [數位] 或 [貨幣] 資料行。 此外,如果有許多日期格式儲存在文字欄中,就不會正確排序。 若要確保正確排序日期,請使用 [日期] 和 [時間] 資料行。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行是必要的,而且人員無法在不輸入資訊的情況下新增專案。

用來在單行中收集並顯示少量的未格式化文字,包括:

  • 僅限文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字與數位的組合,例如街道位址或帳戶號碼

  • 在計算中不使用的數位,例如員工 ID 號碼、電話號碼、郵遞區號或組件編號

單行文字欄可以在單一行中顯示最多255個字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並且想要一次顯示格式化的文字或多行文字,請建立多行文字欄。 您可以將現有的單行文字欄變更為多行文字欄,而不會遺失任何儲存在欄中的資料。

您可以透過下列方式自訂單行文字欄:

  • 指派字元數限制    設定您想要的字元數上限,以限制字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工 ID 號碼,您可以使用這個功能來協助確保使用者只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動顯示特定的文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定預設值時,只要接受預設值,使用者就能更快速地輸入資訊(除非他們需要變更)。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司一起使用大部分的專案,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要輸入名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的文字,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱

在清單或文件庫中用來收集及顯示格式化的文字,或是在多行上顯示較長的文字和數位,例如專案的描述。 多行文字欄可以儲存多達63999個字元,而且您可以指定當人員輸入專案相關資訊時所要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以透過下列方式自訂多行文字欄:

  • 指派顯示限制    限制人員在輸入含有要編輯之行數的專案資訊時所顯示的行數。 例如,如果欄儲存有關行事曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可讓使用者更容易輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看他們所輸入的所有文字。 相反地,如果欄只儲存一個句子或兩個關於事件的文字,您可以選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,就不會限制欄出現在清單中時所顯示的文字量。 輸入專案的所有文字都會出現在欄中。

  • 允許無限制長度   (只有在文件庫中可用)在文件庫中使用多行文字時,您可以指定該欄位的長度不受限制。

  • 啟用或停用文字格式設定   (僅適用于清單使用增強型 rtf (含圖片、表格和超連結的 rtf)設定使用者是否可以將格式設定(例如粗體、斜體或色彩)套用至文字。 如果停用,清單不會支援任何格式設定選項;如果啟用,清單會支援基本格式設定,例如粗體、斜體、專案符號或編號清單、彩色文字和背景色彩,以及超連結、圖片和表格。

  • [新增變更   ] (僅限清單中的可用)如果已針對清單啟用 版本設定 ,則會將變更新增至現有的文字,指定人員是否可以在不取代該專案的任何現有文字的情況下,新增關於專案的新文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入有關專案的其他資訊,同時也能查看先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 在清單中查看(而非專案表單中的欄位)時,欄會顯示 [超連結]視圖專案,而不是文字,而使用者可以按一下超連結,查看該專案的欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了 [最近] 專案以外的所有資訊都會被刪除。

從 Bing 地圖或您的組織目錄新增豐富的位置資料。 [位置] 欄提供其他欄來篩選、排序及搜尋,包括街道位址、城市、州、國家或地區、郵遞區號、座標或名稱等相關資訊。

用來儲存不是貨幣值的數值。

選擇 [數位] 或 [貨幣] 資料行的秘訣

[數位] 和 [貨幣] 欄類型都儲存數值。 使用數位欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用貨幣欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與Number資料行不同, Currency欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [數位] 和 [貨幣] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂數位欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄會將任務的工時量儲存為百分比,您可以指定0作為最小值,而將100指定為最大值。 同樣地,如果 [欄] 儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定的號碼,您可以輸入最大出席者人數為 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇 [自動],選取要包含的小數位數。 如果欄儲存計算結果,而且您想要的結果盡可能精確,也是一個不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,最好的做法是將小數位數限制為零、只針對整數,或從五個小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的數位,同時也允許其他人輸入不同的號碼(如果他們需要這麼做)。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存每個團隊成員擁有的電腦數,而每個團隊成員都至少有一部電腦,請輸入1作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,會自動顯示1 ,而小組成員則不需要輸入號碼。

    預設值可以是您指定的數位,或是計算結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值很有説明,但數位可能會根據專案新增者、新增專案或其他原因而有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    [顯示為百分比] 設定可讓您顯示並將數位儲存為百分比,並在用來計算其他值時將它視為百分比。

用來儲存「真/假」或「是/否」資訊,例如是否有人要出席活動。 當使用者輸入專案相關資訊時,[是/否]欄就會顯示為單一的核取方塊。 若要指示,小組成員請選取核取方塊。 若要指出 [],小組成員請清除核取方塊。

[是/否]欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, [是]會轉換為一個數值(1),而 [] 會轉換成零(0)的數值。

您可以選擇 [是/否]欄來自訂它的預設值。 預設值是當有人新增專案時,會自動顯示的選取範圍。 如果使用者需要這麼做,可以選取不同的值。 對於[是/否]欄,您可以指定是否要自動選取核取方塊(指出[是]值),表示沒有值。

用來提供可搜尋的人員和群組清單,讓使用者在新增或編輯專案時選擇。 例如,在 [工作] 清單中,名為 [指派給] 的人員或群組欄可提供任務可以指派給的人員清單。 清單的內容,取決於網站的目錄服務與 SharePoint 群組的設定方式。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員取得聯繫。

您可以透過下列方式自訂人員或群組欄:

  • 允許多重選取    允許使用者選取多個選項,或將選取數量限制為只顯示一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或包括電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組。 例如,在 [工作] 清單中,您可能只想要包含個別人員,以確保特定人員負責每個任務。 在專案清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

附註: 目前狀態為 [新的瀏覽器],目前無法使用 [名稱] (與目前狀態)。 您的組織可以依照在Internet Explorer 10 檔案模式中顯示傳統 SharePoint Online 網站中的步驟,選擇讓目前狀態可供使用。

用來儲存行事曆日期,或同時儲存日期與時間。 日期格式會根據網站的區域設定而有所不同。 如果無法使用您想要的格式,請要求您的系統管理員將適當地區的支援新增至網站。

您可以透過下列方式自訂日期和時間欄:

  • 只包含日期或同時包含日期和時間    指定是否要只包含行事曆日期,或行事曆日期和時間。

  • 顯示預設值    自動顯示某人新增專案的特定日期或日期及時間,也可讓使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄會儲存費用的產生日期,而大部分的費用是在會計年度的第一天,您可以指定會計年度的第一天作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,系統會自動顯示該日期,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、新增專案至清單或文件庫的日期,或是計算結果的結果(稱為計算值)。 如果您想要自動顯示特定的日期或時間,但根據專案,日期或時間可能會有所不同,則計算值很有説明。 若要使用計算值,您可以輸入公式做為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前的日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後30天的日期,請在 [計算結果值] 方塊中輸入方程式= [TODAY] + 30

用來讓使用者從您提供的選項清單中進行選擇。 如果您想要確保欄中的所有資料都是一致的,請選擇 [欄類型],因為您可以限制儲存在欄中的值。

您可以透過下列方式自訂 [選項] 欄:

  • 定義挑選清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請將 [選項] 方塊中的範例文字取代成您想要的值。 在個別的行上輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 啟用其他自訂選項    若要讓使用者輸入的值不包含在選項清單中,請開啟 [可以手動新增值]。 如果您可能不知道使用者需要輸入的專案,請務必這麼做。 如果您不想讓人員只使用您指定的值,請關閉即可手動新增值

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動選取特定的值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司在大部分專案中合作,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要選擇名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要在欄中自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱。

    從下拉式功能表中,選取您要顯示的預設選項,或選取 [],將預設選項保留為空白。

  • 選擇顯示格式    透過下拉式功能表或選項按鈕顯示選項。 首先,選取 [更多選項],然後在 [顯示選擇使用] 底下,選取您喜歡的格式。

在現代體驗中選擇欄的選項

用來儲存網頁超連結,或在內部網路或網際網路上顯示圖形。

[超連結] 或 [圖片欄] 會儲存網頁、圖形或其他資源的統一資源定位器(URL)。 視您選擇的顯示格式而定,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或顯示圖形檔案的 URL。

若要將 URL 顯示為超連結,請選取超連結格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,他們可以輸入在欄中顯示的 URL 和描述文字,而不是 URL。 若要顯示圖形,而不是圖形檔的 URL,請選取圖片格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,必須輸入圖形檔案的完整 URL (例如 HTTP://www.example.com/image.gif),而且也可以選擇性地輸入圖形的描述性文字替代文字(針對在瀏覽器中關閉圖形,或是依賴螢幕閱讀軟體來將畫面上的圖形轉換成說話文字)。

用來儲存貨幣值。

選擇 [數位] 或 [貨幣] 資料行的秘訣

[數位] 和 [貨幣] 欄類型都儲存數值。 使用數位欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用貨幣欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與Number資料行不同, Currency欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [數位] 和 [貨幣] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂貨幣欄:

  • 指定最小和最大允許值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存事件的入庫費用,而您的組織限制在特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為 [最小值] 和 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 針對貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您想要只儲存舍入值,您可以選擇零。 針對需要高精確度的計算所使用的非貨幣值,您可以選擇將小數位數限制為零到五個,如果是更精確的值,請選擇 [自動],自動針對計算結果使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存了設定新帳戶所產生的費用,而且所有新帳戶的費用通常都是相同的,則您可以將該金額指定為預設值。 因此,此值會在新專案新增至清單時自動出現,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定的值時,計算值很有説明,但根據專案、新增專案、新增專案或其他原因,該值可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取欄的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供100個國家/地區選項,讓您可以在大部分的局部格式中指定貨幣。

欄可協助您為清單或文件庫中的專案建立有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案的資料,並顯示這些計算的結果。 欄還可讓您指定在某人將專案新增至清單或文件庫時,應該輸入有關專案的資訊。 在新增專案時,會出現一個表單,並提供輸入資訊所需的欄位和選項。 當您建立清單或文件庫時,系統會自動建立某些欄(例如 [標題] 和 [修改者])。 您可以根據自己的需求建立額外的欄。 您所建立的欄會決定要在該表單中顯示的欄位和選項,以及可新增至清單或文件庫之視圖的欄。

您可以在建立欄時指定所要的欄類型。 在某些情況下,您也可以針對現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於資料行的類型及目前所儲存的資料量。 變更現有資料行的欄類型可能會損壞已儲存在欄中的資料。 基於這些原因,您必須先決定要儲存哪種資料,然後再建立欄。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 只有數位? 已設定格式的文字? 例如,您無法將信件儲存在數位欄中。 瞭解要儲存的資料類型是選擇最適合的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要使用財務計算中的資料嗎? 如果是,則 [貨幣] 欄類型是最佳選項。

  • 您想要在數學計算中使用資料嗎? 計算方式必須是多少? 您可以計算數位貨幣欄中的資料,而不是文字欄。 此外,貨幣資料行中的計算是最精確的。

  • 您要如何排序欄中的資料? 在Text (文字)欄中,數位是依字元字串(1、10、100、2、20、200等等)來排序,而不是以數位值的形式來排序。 若要將數位排序為數值,請使用 [數位] 或 [貨幣] 資料行。 此外,如果有許多日期格式儲存在文字欄中,就不會正確排序。 若要確保正確排序日期,請使用 [日期] 和 [時間] 資料行。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行是必要的,而且人員無法在不輸入資訊的情況下新增專案。

您可以使用此欄欄位類型,在單行中收集並顯示少量未格式化的文字,包括:

  • 僅限文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字與數位的組合,例如街道位址或帳戶號碼

  • 在計算中不使用的數位,例如員工 ID 號碼、電話號碼、郵遞區號或組件編號

一行文字欄會在單一行顯示255字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並且想要一次顯示格式化的文字或多行文字,請建立多行文字欄。 您可以將現有的單行文字欄變更為多行文字欄,而不會遺失已儲存在欄中的任何資料。

您可以透過下列方式自訂單行文字欄:

  • 指派字元數限制    設定您想要的字元數上限,以限制字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工 ID 號碼,您可以使用這個功能來協助確保使用者只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動顯示特定的文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定預設值時,只要接受預設值,使用者就能更快速地輸入資訊(除非他們需要變更)。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司一起使用大部分的專案,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要輸入名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的文字,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱

    單行文字欄的選項

您可以在清單或文件庫中使用此欄欄位類型,收集及顯示格式化的文字,或是在多行上顯示較長的文字和數位,例如專案的描述。 多行文字欄可以儲存多達63999個字元,而且您可以指定當人員輸入專案相關資訊時所要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以透過下列方式自訂多行文字欄:

  • 指派顯示限制    限制人員在輸入含有要編輯之行數的專案資訊時所顯示的行數。 例如,如果欄儲存有關行事曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可讓使用者更容易輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看他們所輸入的所有文字。 相反地,如果欄只儲存一個句子或兩個關於事件的文字,您可以選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,就不會限制欄出現在清單中時所顯示的文字量。 輸入專案的所有文字都會出現在欄中。

  • 允許無限制長度   (只有在文件庫中可用)在文件庫中使用多行文字時,您可以指定該欄位的長度不受限制。

  • 啟用或停用文字格式   設定(僅適用于清單)指定要允許的文字類型,以設定使用者是否可以將格式設定(例如粗體、斜體或色彩)套用至文字。 有兩個選項:純文字,不支援任何格式設定選項;或增強的 rtf 文字(支援粗體、斜體、專案符號或編號清單、彩色文字和背景色彩等基本格式設定)。 它還有其他超連結、圖片和表格選項。

  • [新增變更   ] (僅限清單中的可用)如果已針對清單啟用 版本設定 ,則會將變更新增至現有的文字,指定人員是否可以在不取代該專案的任何現有文字的情況下,新增關於專案的新文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入有關專案的其他資訊,同時也能查看先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 在清單中查看(而非專案表單中的欄位)時,欄會顯示 [超連結]視圖專案,而不是文字,而使用者可以按一下超連結,查看該專案的欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了 [最近] 專案以外的所有資訊都會被刪除。

文字欄的多個 liines 選項

清單的設定

文件庫的多行欄文字

文件庫設定

使用此欄欄位類型,讓使用者從您提供的選項清單中進行選擇。 如果您想要確保欄中的所有資料都是一致的,請選擇 [欄類型],因為您可以限制儲存在欄中的值。

提示: 若要將欄中的值限制為只顯示儲存在網站中的值,請使用查閱欄,而不是選擇欄。 您可以在本文稍後深入瞭解查閱欄。

您可以透過下列方式自訂 [選項] 欄:

  • 定義挑選清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請使用您想要的值,將每個選項的 [類型] 中的範例文字取代成不同的欄。 在個別的行上輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 選擇顯示格式    使用核取方塊或單選選項允許多重選取。 請注意, SharePoint Online 只會在傳統 SharePoint中顯示選項按鈕。

  • 啟用其他自訂選項    若要讓使用者輸入的值不包含在選項清單中,請開啟 [填入選項]。 如果您可能不知道使用者需要輸入的專案,請務必這麼做。 如果您想要讓人員只使用您指定的值,請關閉 [填入選項]。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動選取特定的值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司在大部分專案中合作,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要選擇名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要在欄中自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱。

選擇欄的選項

使用這個資料列欄位類型來儲存不是貨幣值的數值。

選擇 [數位] 或 [貨幣] 資料行的秘訣

[數位] 和 [貨幣] 欄類型都儲存數值。 使用數位欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用貨幣欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與Number資料行不同, Currency欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [數位] 和 [貨幣] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂數位欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄會將任務的工時量儲存為百分比,您可以指定0作為最小值,而將100指定為最大值。 同樣地,如果 [欄] 儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定的號碼,您可以輸入最大出席者人數為 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇 [自動],選取要包含的小數位數。 如果欄儲存計算結果,而且您想要的結果盡可能精確,也是一個不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,最好的做法是將小數位數限制為零、只針對整數,或從五個小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的數位,同時也允許其他人輸入不同的號碼(如果他們需要這麼做)。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存每個團隊成員擁有的電腦數,而每個團隊成員都至少有一部電腦,請輸入1作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,會自動顯示1 ,而小組成員則不需要輸入號碼。

    預設值可以是您指定的數位,或是計算結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值很有説明,但數位可能會根據專案新增者、新增專案或其他原因而有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    [顯示為百分比] 設定可讓您顯示並將數位儲存為百分比,並在用來計算其他值時將它視為百分比。

數值欄的選項

使用此資料列欄位類型來儲存貨幣值。

選擇 [數位] 或 [貨幣] 資料行的秘訣

[數位] 和 [貨幣] 欄類型都儲存數值。 使用數位欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用貨幣欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與Number資料行不同, Currency欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [數位] 和 [貨幣] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

貨幣欄的選項

您可以透過下列方式自訂貨幣欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存事件的入庫費用,而您的組織限制在特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為 [最小值] 和 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 針對貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您想要只儲存舍入值,您可以選擇零。 針對需要高精確度的計算所使用的非貨幣值,您可以選擇將小數位數限制為零到五個,如果是更精確的值,請選擇 [自動],自動針對計算結果使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存了設定新帳戶所產生的費用,而且所有新帳戶的費用通常都是相同的,則您可以將該金額指定為預設值。 因此,此值會在新專案新增至清單時自動出現,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定的值時,計算值很有説明,但根據專案、新增專案、新增專案或其他原因,該值可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取欄的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供100個國家/地區選項,讓您可以在大部分的局部格式中指定貨幣。

使用此欄欄位類型來儲存行事曆日期,或同時儲存日期和時間。 日期格式會根據網站的區域設定而有所不同。 如果無法使用您想要的格式,請要求您的系統管理員將適當地區的支援新增至網站。

您可以透過下列方式自訂日期和時間欄:

  • 只包含日期或同時包含日期和時間    指定是否要只包含行事曆日期,或行事曆日期和時間。

  • 顯示預設值    自動顯示某人新增專案的特定日期或日期及時間,也可讓使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄會儲存費用的產生日期,而大部分的費用是在會計年度的第一天,您可以指定會計年度的第一天作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,系統會自動顯示該日期,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、新增專案至清單或文件庫的日期,或是計算結果的結果(稱為計算值)。 如果您想要自動顯示特定的日期或時間,但根據專案,日期或時間可能會有所不同,則計算值很有説明。 若要使用計算值,您可以輸入公式做為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前的日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後30天的日期,請在 [計算結果值] 方塊中輸入方程式= [TODAY] + 30

[日期時間] 資料行的選項

使用此欄欄位類型,讓使用者根據已儲存在網站中的資訊來選擇值。 例如,如果您想要資料欄儲存員工指派的客戶帳戶名稱,而帳戶清單必須限制在網站上的客戶帳戶清單中,您可以建立查閱欄,在客戶帳戶清單中顯示名稱。 查閱欄中的選項清單會出現在 [展開] 方塊中,稱為下拉式功能表或清單方塊,視您是否允許人員選取一個以上的值而定。

您可以透過下列方式自訂查閱欄:

  • 選擇查閱值的來源    在您的網站上指定您要儲存在欄中之值的 [清單]、[文件庫] 或 [討論區]。 來源不可以是 子網站、 工作區網站、wiki 或 blog。 在您指定所需的清單、文件庫或討論區之後,您可以在該清單、文件庫或討論區中指定哪一欄,其中包含您希望其他人選擇的值。

  • 允許多重選取    允許使用者選擇您想要的多個值,或限制其只能選擇一個值的值數目。 如果使用者可以選擇多個值,所有值都會出現在該列中,並以分號(;))分隔。

  • 選擇要顯示的資料行    您可以新增一或多個欄,以顯示此欄類型的特定欄位值。

[查閱資料行選項] 對話方塊

使用此欄欄位類型來儲存 true/false 或 [是/否] 資訊,例如是否有人要出席活動。 當使用者輸入專案相關資訊時,[是/否]欄就會顯示為單一的核取方塊。 若要指示,小組成員請選取核取方塊。 若要指出 [],小組成員請清除核取方塊。

[是/否]欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, [是]會轉換為一個數值(1),而 [] 會轉換成零(0)的數值。

您可以選擇 [是/否]欄來自訂它的預設值。 預設值是當有人新增專案時,會自動顯示的選取範圍。 如果使用者需要這麼做,可以選取不同的值。 對於[是/否]欄,您可以指定是否要自動選取核取方塊(指出[是]值),表示沒有值。

[是/否] 欄的選項

使用此欄欄位類型,提供使用者在新增或編輯專案時可供選擇的人員和群組清單。 例如,在 [工作] 清單中,名為 [指派給] 的人員或群組欄可提供任務可以指派給的人員清單。 清單的內容,取決於網站的目錄服務與 SharePoint 群組的設定方式。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員取得聯繫。

您可以透過下列方式自訂人員或群組欄:

  • 允許多重選取    允許使用者選取多個選項,或將選取數量限制為只顯示一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或包括電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組。 例如,在 [工作] 清單中,您可能只想要包含個別人員,以確保特定人員負責每個任務。 在專案清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

  • 僅將清單限制為僅供網站使用者    指定清單是否包含目錄服務中的所有人員和群組,或是只包括擁有網站存取權的人員和群組,以成為 SharePoint 群組的成員。

  • 指定要顯示的資訊    選擇您想要顯示的人員或群組的資訊。 例如,在大型組織的連絡人清單中,您可以選擇顯示人員的姓名、圖片和詳細資料,例如技能與專業知識。 在小型團隊的連絡人清單中,您可以選擇只顯示人員的姓名或電子郵件地址。

附註: 目前狀態為 [新的瀏覽器],目前無法使用 [名稱] (與目前狀態)。 您的組織可以依照在Internet Explorer 10 檔案模式中顯示傳統 SharePoint Online 網站中的步驟,選擇讓目前狀態可供使用。

使用此欄欄位類型將超連結儲存至網頁,或在內部網路或網際網路上顯示圖形。

[超連結] 或 [圖片欄] 會儲存網頁、圖形或其他資源的統一資源定位器(URL)。 視您選擇的顯示格式而定,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或顯示圖形檔案的 URL。

若要將 URL 顯示為超連結,請選取超連結格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,他們可以輸入在欄中顯示的 URL 和描述文字,而不是 URL。 若要顯示圖形,而不是圖形檔的 URL,請選取圖片格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,必須輸入圖形檔案的完整 URL (例如 HTTP://www.example.com/image.gif),而且也可以選擇性地輸入圖形的描述性文字替代文字(針對在瀏覽器中關閉圖形,或是依賴螢幕閱讀軟體來將畫面上的圖形轉換成說話文字)。

圖片/超連結欄選項

使用此欄欄位類型,只根據清單或文件庫中其他欄的計算結果來顯示資訊。 例如,使用 = [數量] * [物料價格] 計算總價。

當您將計算結果欄新增至清單或文件庫時,您會建立包含運算子的公式,例如減法(-)及加法(+)、函數、特定值,以及對其他資料行的參照。 公式可以計算日期和時間、執行數學方程式或操作文字。 例如,在 [工作] 清單中,您可以使用這種類型的欄來計算根據 [開始日期] 和 [已完成日期] 欄完成每項工作所需的行事曆天數(= [完成日期]-[開始日期])。 在連絡人清單中,您可以使用計算結果欄來合併連絡人的名字和姓氏,並以空格來分隔連絡人,並以空格分隔,並以空格來分隔([名字] & "" & [姓氏])。 請注意,計算結果欄中的公式只可參照相同清單或文件庫中的其他欄。

除了輸入計算的公式之外,您還可以指定要傳回計算結果的資料類型,以及儲存及顯示該資料的方式。 若要深入瞭解每個資料類型,請參閱本文中適當的章節。

如需有關公式與函數的詳細資訊,以用於匯出欄位,請參閱SharePoint 清單中常見公式的範例。 本文包含許多常見的公式,以及可在 SharePoint中使用之所有函數之描述的連結。

計算結果欄選項

使用此欄可在使用任務工作流程時,為核准者建立其他選項。

任務工作流程通常只提供核准或拒絕的結果,限制專案或檔的處理方式。 您可能需要將任務指派給其他人,或傳回提交者以取得詳細資訊。 您可以使用 [任務結果] 欄,提供選項欄欄位,讓您選取不同的完成條件選項。 例如,您可以要求對某個專案提出澄清,或將它指派給其他人,給予該工作流程中的核准者更大的彈性。

[任務結果] 欄選項

當您在 [選項] 欄位中輸入選項時,[任務結果] 欄會與 [選擇] 欄位類似。 您可以將個別選項設定為預設值,或使用計算值。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。 您也可以選擇是否需要資料行值,以及將所有專案的值設為唯一。

如需在 SharePoint中使用工作與任務結果的 indepth 教學課程,請參閱使用 Visual Studio 2012 在 SharePoint 2013 工作流程中使用工作

使用此欄來顯示來自外部來源的資料,例如 CRM app、資料庫或試算表。

[外部資料] 欄位可讓您連線到外部資料源,以提供類似的資料庫、試算表及 CRM app。 例如,與 SAP 或 Microsoft CRM 等業務線 app 的連線,可提供來自外部資料源的最新客戶資訊,讓您可以在清單中顯示及使用。 您的清單可以使用外部庫存資料庫,顯示目前的價格、描述,或可供其他欄進行計算或查閱的運輸重量。

外部資料欄位選項

在您能夠存取外部資料之前,必須先滿足外部資料的需求。 這些工作通常是由您的系統管理員完成,而且必須建立帳戶和許可權才能存取資料、啟用Business Data ConnectivitySecure Store service

如需有關建立、更新及重新整理外部資料域的詳細資訊,請參閱在清單或文件庫中建立及更新外部資料域,或在Excel Services (SharePoint Server)中使用外部資料

您可以使用此資料行類型,讓網站使用者從特定的受管理字詞選取值,並將這些值套用至其內容。 使用者可以建立並設定受管理的中繼資料欄,以對應至現有的字片語或字詞,或者他們可以針對受管理的中繼資料欄專門建立新的字片語。 受管理的中繼資料欄有數個獨特的功能,可協助使用者選取內容並將其套用至內容,例如「類型先行」支援,以及對詞彙、描述、同義字及多語言值的歧義的支援。

受管理的中繼資料欄可提升跨網站使用的中繼資料一致性,因為它們會為使用者提供其內容所能套用的詞彙清單。 這些條款是來自以集中管理的字片語管理工具中的字字片語,或由擁有管理字詞許可權的其他人所管理。 每當將特定受管理的中繼資料欄所系結的字字片語更新時,使用者只要能使用受管理的中繼資料欄,就會自動變為可使用的更新字詞。 您可以透過下列方式自訂受管理的中繼資料資料行。

受管理的中繼資料欄選項

多個值欄位    選取 [允許多重值] 核取方塊可讓資料行包含一個以上的值。 請注意,啟用此功能將會防止排序清單視圖中的資料。

顯示格式    從字片語選取的值可以顯示為單一值或使用完整的階層路徑。

  • 選取 [欄位] 核取方塊中的 [顯示字詞標籤],即可將 [字詞] 的值顯示為單一值。 例如:城市。

  • 選取 [在欄位中顯示字詞的完整路徑] 核取方塊,以將詞彙的值顯示為完整的階層路徑。 例如: [地點]、[洲]、[國家/地區]、[城市]。

字片語設定    顯示企業管理字片語中的字詞,或建立自訂字片語,以便與網站集合中的其他人共用。

  • 使用受管理的字詞集    輸入一或多個字詞,並以分號分隔,然後選取 [尋找] 來篩選只包含所需詞彙的選項。 在您找到包含要在此欄中顯示之值清單的字片語之後,按一下某個字詞,即可選取要顯示在欄中的階層層級。 當使用者選擇值時,系統會顯示您所選取之字詞下方的所有層級。

建立自訂字片語    輸入自訂字片語的描述,並直接在提供的方塊中輸入您的條款組階層,或按一下 [使用字詞組管理員編輯] 來開啟並使用「字詞管理」工具。

如需受管理中繼資料的詳細資訊,請參閱受管理的中繼資料簡介。 本文將說明什麼是受管理的中繼資料,以及如何使用它。

附註: 當網站集合中的所有使用者都能使用自訂字詞時,該集合中的字詞將不會以企業關鍵字提供。

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