步驟 3:更新進度

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

第 1 步:瞭解相關名詞 第 2 步:交付時程表 第 3 步:更新進度

雖然在 Project Web App 中交出任務執行的時數非常重要,但以一般的方式向專案經理報告您的任務進度也同樣重要。

本文涵蓋:

時間與任務進度:差異為何?

在討論如何以 Project Web App 報告任務進度之前,必須先清楚時間與任務進度之間的差異。

時間

時間是指您在某一項任務所花的實際時數。這是您在時程表上填寫的內容,目的是點出工作週中您在不同事項耗用的時數。

任務進度

任務進度是一種概括性術語,指的是任務的工作完成百分比 (完成百分比),以及尚未完成的工作量 (剩餘工時) 等項目。

提交任務進度可讓您對任務的進行狀況有更深入的了解。

我們來看看範例...

在這個範例中,您獲分派一項預計要花 40 小時的任務。

任務

您在星期一花了 8 小時進行這項任務,星期二 4 小時,星期三 8 小時,總計 20 小時。

週一

週二

週三

週四

週五

總時數

實際工時

8

4

8

0

0

20

預計時數

8

8

8

8

8

40

這是 您要在時程表上輸入的時間

現在讓我們從 任務進度的觀點來看您所做的工作。

即使花了 20 小時 (共 40 小時) 來執行任務,您不一定會認為自己完成的是 50% 的工作量。

您可能認為進度超前一些,約完成 75%,或是有些落後,約完成 25%。

20 小時 (共 40 小時) 看起來是這樣:

50%

但實際上您可能超前進度,像這樣:

75%

或落後進度,像這樣:

當您在表達預估的完成百分比時,指的就是您的任務進度。表達任務的預估剩餘時數 (剩餘工時) 時,也算是您的任務進度。

再回到我們的範例,完成 20 小時 (共 40 小時) 的預定時數之後,您可能會覺得您還得再工作 20 小時以上,才能完成任務。 而將您估計的剩餘工時提交給專案經理,就是在傳達您的任務進度。

好,不過為什麼要這麼做呢?

請記住,坦白說,報告進度就像使用時程表一樣,並不是針對您,而是針對專案本身,目的是確保工作能夠準時並且在預算內完成。

萬一因為種種原因,您在任務所花的時間超過預期, 專案經理也可以重新安排接下來的事情,好讓整體專案不致脫序。

即使您已盡了全力,但事情不見得都能盡如預期。 只要是優秀的專案經理都明白這一點,所以如果您的任務進度趕不上排程也不必緊張。只要對進度據實以報,做好自己的本分,就能讓專案步上軌道。

在哪裡輸入任務進度?

這個問題有點複雜。 您有兩種方式可設定 Project Web App 讓您輸入任務進度。

將時間與任務進度分為不同檢視。    如果貴組織是採用這種方式設定 Project Web App,則小組成員會在 [時程表] 檢視中輸入並提交時間,而在 [任務] 檢視中輸入任務進度。

  • 時間會輸入為:   [時程表] 檢視中的時數

  • 任務進度會輸入為:   [任務] 檢視中完成的百分比 + [任務] 檢視中剩餘工時

時間與任務進度的合併檢視。    如果貴組織是採用這種方式設定 Project Web App,小組成員就可以在 [時程表] 檢視中同時掌握時間和任務進度。 在這種情況下,除了剩餘工時之外,代表任務進度的就是您的時數,而不是完成百分比。

  • 時間會輸入為:   [時程表] 檢視中的時數

  • 任務進度會輸入為:   [時程表] 檢視中的剩餘工時

採用「合併檢視」方法 (系統管理員可能會稱之為「單一項目模式」) 雖然不必把事項分別記錄在兩個地方,但也無法以較平易近人的方式來報告完成百分比 (「這個任務我已完成約 25%」)。 因此各有優點和缺點。 無論如何,身為小組成員就是依組織所選擇的方式進行,但有時候瞭解一下內幕細節也會有幫助。

準備新增任務進度了嗎?    

加上關於工作的註解

另一個傳達任務進度的方法,就是在傳送更新給專案經理時,加上一些註解。 有時候您可能需要說明為何您花的時間比預計的多 (「我多加了 20 小時的剩餘工時,因為…」),或者您想更詳細的說明您在該週所做的工作 (「我星期二在該項任務上花了 6 小時做…」)

若要新增註解,請在提交時程表或任務進度之前,選取功能區上的 [提交時加上註解] 核取方塊,接著您就能填寫註解方塊,然後再將您的變更傳送給專案經理。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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