標籤概觀

在貴組織中,您可能會需要以特定方式處理不同類型的內容,以便遵守產業規範和內部原則。例如,您可能會有:

  • 需要保留一小段時間的稅務表單。

  • 在保留一定時間後需永久刪除的新聞稿資料。

  • 需要先保留再永久刪除的競爭力研究。

  • 必須標示為記錄,不得修改或刪除的工作簽證。

在上述情況下,Office 365 中的標籤可協助您對正確的內容採取適當的動作。您可以運用標籤將貴組織的資料分類以利控管,並根據分類強化保留規則。

您可以使用標籤來執行以下動作︰

  • 讓貴組織中的人員手動將標籤套用至 Outlook 網頁版、Outlook 2010 及更新版本、OneDrive、SharePoint 和 Office 365 群組中的內容。使用者通常都清楚知道自己處理的內容類型,因此可將內容分類並套用適當的原則。

  • 讓系統自動將標籤套用至符合特定條件的內容,例如當內容包含以下項目時:

    • 特定類型的機密資訊。這項功能適用於 SharePoint 和 OneDrive 中的內容。

    • 與您所建立的查詢相符的特定關鍵字。這項功能適用於 Exchange、SharePoint、OneDrive 和 Office 365 群組中的內容。

    讓系統自動將標籤套用至內容的功能很重要,因為:

    • 您不需要訓練您的使用者熟悉所有分類。

    • 您不需要仰賴使用者正確地將所有內容分類。

    • 使用者不再需要了解資料控管原則,可專心做好份內工作。

    請注意,您必須要有 Office 365 企業版 E5 訂閱,才能使用自動套用標籤。

  • 將預設標籤套用至 SharePoint 和 Office 365 群組網站中的文件庫,讓文件庫中的所有文件都使用預設標籤。

  • 在 Office 365 中進行實作記錄管理,包括電子郵件和文件。您可以使用標籤將內容分類成記錄。如果您這麼做,任何人都無法變更或移除標籤,相關內容也無法編輯或刪除。

您可以在 Office 365 安全性與合規性中心的 [標籤] 頁面中建立及管理標籤。

標籤頁面

內容

標籤如何與標籤原則搭配使用

為貴組織中的人員提供標籤,將內容分類只需完成兩個步驟:首先,您必須建立標籤,接著將標籤發佈到您指定的位置。當您發佈標籤時,系統會建立標籤原則。

標籤的角色和工作圖表

標籤是可重複使用的獨立建構元素,會納入標籤原則並發佈到不同的位置。標籤可重複使用於許多原則。標籤原則的主要目的是將一組標籤分組,以及指定您想讓這些標籤出現的目標位置。

標籤、標籤原則和位置圖表

  1. 您發佈的標籤會納入標籤原則中,單一標籤可納入多個原則。

  2. 標籤原則會指定要發佈標籤的目標位置。

一次只能有一個標籤

請注意,電子郵件或文件這類內容一次只能指派一個標籤:

  • 人員可移除或變更使用者手動指派的標籤。

  • 如果內容已指派自動套用標籤,使用者可用手動指派的標籤取代該標籤。

  • 如果內容已有使用者手動指派的標籤,則自動套用標籤無法取代手動指派的標籤。

  • 如果有多項規則會指派自動套用標籤,當內容符合這些規則的條件時,系統會指派最舊規則的標籤。

手動指派的標籤為明確指派;自動套用標籤為隱含指派;明確標籤的優先順序會高於隱含標籤。如需詳細資訊,請參閱下節的保留原則

標籤多久才會生效

當您發佈或自動套用標籤時,這類標籤不會立即生效︰

  1. 標籤原則必須先從安全性與合規性中心同步到原則中的位置,

  2. 位置會需要一些時間將手動標籤提供給使用者,或是將自動標籤提供給內容。實際所需的時間取決於位置和標籤類型。

手動標籤

如果您將標籤發佈至 SharePoint 或 OneDrive,系統可能需要一天才能向使用者顯示這些標籤。此外,如果您將標籤發佈至 Exchange,系統可能需要 7 天才能向使用者顯示這些標籤,而且信箱必須包含至少 10 MB 的資料。

手動標籤生效時的圖表

自動套用標籤

如果您讓系統自動將標籤套用至符合特定條件的內容,套用作業可能需要 7 天才能完成。

自動套用標籤生效時的圖表

如何查看 Exchange 標籤的狀態

在 Exchange Online 中,使用者可透過每 7 天執行一次的程序取得標籤。您可以使用 PowerShell 查看這項程序上次執行的時間,藉此判斷它下次執行的時間。

  1. 連線至 Exchange Online PowerShell

  2. 執行下列命令。

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

    結果:ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) 屬性會顯示系統上次處理您信箱的時間。如果系統在您建立原則後都尚未處理信箱,標籤就無法顯示。若要強制處理信箱,請執行 Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>

    如果標籤未出現在 Outlook 網頁版中,而您認為標籤應正常顯示,請清除您瀏覽器的快取 (CTRL+F5)。

標籤原則與位置

不同類型的標籤可以發佈到不同的位置 (視標籤的類型而定)。

如果標籤是…

標籤原則可套用至…

發佈至使用者

Exchange、SharePoint、OneDrive、Office 365 群組

根據機密資訊類型自動套用

SharePoint、OneDrive

根據查詢自動套用

Exchange、SharePoint、OneDrive、Office 365 群組

請注意,Exchange 公用資料夾及 Skype 不支援標籤。

如何強制保留標籤

標籤可強制執行與保留原則完全相同的保留動作。您可以使用標籤來實作複雜的內容計劃 (或檔案計劃)。如需保留運作方式的詳細資訊,請參閱保留原則概觀

此外,標籤有兩個保留選項,僅適用於標籤且不在保留原則中。透過標籤,您可以:

  • 在保留期間結束時觸發處置檢閱,如此一來,必須先檢閱 SharePoint 和 OneDrive 文件,才能將它們刪除。如需詳細資訊,請參閱處置檢閱概觀

  • 從內容套用標籤起開始計算保留期間,而不是從內容的建立時間或內容的上次修改時間起算。

保留設定搭配標籤專用的選項

使用者可在哪裡看到已發佈的標籤

如果使用者會將您的標籤指派至內容,可以將標籤發佈到:

  • Outlook 網頁版

  • Outlook 2010 及更新版本

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Office 365 群組 (群組網站和 Outlook 網頁版中的群組信箱)

以下各節說明標籤在各個 App 中向貴組織人員的顯示方式。

Outlook 網頁版

若要為 Outlook 網頁版中的項目套用標籤,請以滑鼠右鍵按一下所需項目,然後按一下 [指派原則] > 選擇標籤。

Outlook 網頁版中的 [指派原則] 功能表

套用標籤後,您可以在項目頂端查看該標籤以及標籤會採取的動作。如果電子郵件經過分類且有相關聯的保留期間,您可以快速檢視電子郵件的到期日。

在 Outlook 網頁版中指派給電子郵件的標籤

您也可以在下列情況中將標籤套用至資料夾︰

  • 資料夾中的所有項目會自動套用相同的標籤,但先前已明確套用標籤的項目除外。已明確套用標籤的項目會保留現有的標籤。如需詳細資訊,請參閱下節的保留原則。

  • 如果您針對資料夾變更或移除預設標籤,會同時針對資料夾中的所有項目變更或移除標籤,但已明確套用標籤的項目除外。

  • 如果您將套用預設標籤的項目從某個資料夾,移至另一個套用不同預設標籤的資料夾,該項目會套用新的預設標籤。

  • 如果您將套用預設標籤的項目從某個資料夾,移至另一個未套用預設標籤的資料夾,系統會移除舊的預設標籤。

Outlook 2010 及更新版本

若要為 Outlook 網頁版中的項目套用標籤,請以滑鼠右鍵按一下所需項目,然後按一下 [功能區] 上的 [指派原則] > 選擇標籤。

[指派原則] 按鈕

套用標籤後,您可以在項目頂端查看該標籤以及標籤會採取的動作。如果電子郵件經過分類且有相關聯的保留期間,您可以快速檢視電子郵件的到期日。

您也可以將標籤套用至資料夾,運作方式與 Outlook 2010 及更新版本和 Outlook 網頁版相同。如需詳細資訊,請參閱上一節。

OneDrive 和 SharePoint

若要標籤套用至 OneDrive 或 SharePoint 中的文件,請選取所需項目,然後在右上角依序選擇 [開啟詳細資料窗格] 資訊窗格圖示 > [套用標籤] > 選擇標籤。

請注意,您無法將標籤套用至資料夾或文件組,但您可以為文件庫設定預設標籤 (詳情請參閱下一節)。

SharePoint 項目的 [套用標籤] 清單

將標籤套用至項目後,只要選取該項目,即可在詳細資料窗格中查看套用的標籤。

[詳細資料] 窗格中所顯示的已套用標籤

您也可以建立內含 [標籤] 欄或 [項目為記錄] 欄的文件庫檢視,以便快速查看所有項目指派的標籤,或判斷哪些項目是記錄。

自訂檢視中所顯示標籤的文件庫欄

Office 365 群組

將標籤發佈到 Office 365 群組後,相關標籤會顯示在群組網站和 Outlook 網頁版中的群組信箱。將標籤套用至內容的程序與將標籤套用至電子郵件和文件相同。

根據條件自動套用標籤

標籤最實用的功能之一,是將標籤自動套用至符合特定條件的內容。在此情況下,貴組織中的人員不必親自套用標籤,Office 365 會完成相關作業。

自動套用標籤的角色和工作圖表

自動套用標籤實用的原因如下:

  • 您不需要訓練您的使用者熟悉所有分類。

  • 您不需要仰賴使用者正確地將所有內容分類。

  • 使用者不再需要了解資料控管原則,可專心做好份內工作。

您可以選擇讓系統自動將標籤套用至包含以下項目的內容:

  • 特定類型的機密資訊。

  • 與您所建立的查詢相符的特定關鍵字。

自動套用標籤的選擇條件頁面

請注意,您必須要有 Office 365 企業版 E5 訂閱,才能使用自動套用標籤的功能。系統最多可能需要 7 天,才可自動將標籤套用至所有符合上述條件的內容。

自動將標籤套用至含有特定機密資訊類型的內容

當您為機密資訊建立自動套用標籤時,系統會顯示與建立資料外洩防護 (DLP) 原則時相同的原則範本清單。每個原則範本預設會尋找特定類型的機密資訊,例如本文顯示的範本會尋找美國 ITIN、SSN 和護照號碼。若要深入了解 DLP,請參閱資料外洩防護原則概觀

內含機密資訊類型的原則範本

選取原則範本後,您可以新增或移除任何類型的機密資訊,也可以變更執行個體計數和比對精確度。在此處顯示的範例中,系統只會在以下情況中自動套用標籤:

  • 內容包含 1 到 9 個以下三種機密資訊類型其中之一的執行個體。您可以刪除最大值,將值變更為任何。

  • 系統偵測到之機密資訊類型的比對精確度 (或信賴區間) 至少會有 75。許多機密資訊類型是與多個合作夥伴所定義;比對精確度越高的模式需要更多證據 (例如關鍵字、日期或地址),比對精確度越低的模式則需要較少證據。簡單來說,最小比對精確度越低,內容就越容易與條件相符。

    如果您變更比對精確度 (或信賴區間),就必須使用該類機密資訊的模式所採用的一個信賴區間,如同機密資訊類型尋找的項目為何中所定義。

用於識別機密資訊類型的選項

自動將標籤套用至包含特定關鍵字的內容

您可以讓系統自動將標籤套用至符合特定條件的內容。可用的條件現可支援將標籤套用至包含特定字詞或詞組的內容。您可以使用 AND、OR 及 NOT 等搜尋運算子來精簡您的查詢。如需有關運算子的詳細資訊,請參閱內容搜尋的關鍵字查詢和搜尋條件

新增可搜尋屬性 (例如 subject:) 的支援功能即將推出。

請注意,以查詢為基礎的標籤會使用搜尋索引來識別內容。

查詢編輯器

將預設標籤套用至 SharePoint 文件庫中的所有內容

除了讓使用者將標籤套用至個別文件,您也可以將預設標籤套用至 SharePoint 文件庫,讓該位置的所有文件都套用預設標籤。您可以在文件庫的 [文件庫設定] 頁面中進行這個動作。當您選擇預設標籤時,也可以選擇將該標籤套用至文件庫中的任何現有項目。

例如,如果您有行銷資料的標籤,而且您知道特定文件庫只會包含行銷資料,您可以將 [行銷資料] 標籤設為該文件庫中所有文件的預設標籤。

文件庫 [設定] 頁面上的 [套用標籤] 選項

請注意,文件組內的項目不會沿用預設標籤。

如果您將預設標籤套用至文件庫中的現有項目:

  • 文件庫中的所有項目會自動套用相同的標籤,但先前已明確套用標籤的項目除外。已明確套用標籤的項目會保留現有的標籤。如需詳細資訊,請參閱下節的保留原則。

  • 如果您針對文件庫變更或移除預設標籤,會同時針對資料夾中的所有項目變更或移除標籤,但明確套用標籤的項目除外。

  • 如果您將套用預設標籤的項目從某個文件庫,移至另一個套用不同預設標籤的文件庫,該項目會套用新的預設標籤。

  • 如果您將套用預設標籤的項目從某個文件庫,移至另一個未套用預設標籤的文件庫,系統會移除舊的預設標籤。

使用規則將標籤套用至電子郵件

在 Outlook 2010 及更新版本,您可以建立規則來套用標籤保留原則。

例如,您可以建立規則,將特定標籤套用至與特定通訊群組互傳的所有郵件。

若要建立規則,請以滑鼠右鍵按一下所需項目,然後依序按一下 [規則] > [建立規則] > [進階選項] > [規則精靈] > 套用保留原則。

用於套用保留原則選項的規則精靈

將內容分類而不套用任何動作

您可以在建立標籤時將內容分類,而不關閉任何保留或進行其他動作 (如下所示)。在此情況下,您可以使用標籤當做文字標籤,而不強制執行任何動作。

例如,您可以建立一個名為「稍後檢閱」且不會採取任何動作的標籤,然後讓系統自動將該標籤套用至包含機密資訊類型的內容或查詢內容。

已關閉保留的標籤設定頁面

使用標籤來管理記錄

在較高的層級,記錄管理代表︰

  • 使用者將重要的內容分類成記錄。

  • 無法修改或刪除記錄。

  • 記錄擁有責任和電子文件探索的稽核記錄,

  • 且在經過生命週期後就會遭到丟棄。

您可以使用標籤在 Office 365 中進行實作單一且一致的記錄管理政策;其他記錄管理功能 (例如 [記錄中心]) 只能套用至 SharePoint 內容。您可以強制保留記錄,避免系統自動丟棄最後生命週期的記錄。

當您建立標籤時,可以選擇使用標籤將內容分類為記錄。

[將內容分類為記錄] 核取方塊

如果您將項目標示為記錄,會發生四件事:

  • 無法永久刪除該項目。

  • 無法編輯該項目。

  • 無法變更該標籤。

  • 無法移除該標籤。

誰可以將內容分類為記錄

對於 SharePoint 內容,預設 [成員] 群組 ([參與] 權限等級) 中的任何使用者都能將記錄標籤套用到內容。套用標籤後,只有網站集合系統管理員可以移除或變更該標籤。此動作已通過稽核。此外,您必須手動套用將內容歸類為記錄的標籤 (它無法自動套用)。

記錄和資料夾

您可以將標籤套用至 Exchange 中的資料夾,但無法套用至 SharePoint 或 OneDrive 中的資料夾。如果資料夾已被標示為記錄,當您將項目移至該資料夾時,該項目也會被標示為記錄。即使您將項目移出資料夾,該項目仍會繼續標示為記錄。

無法刪除記錄

如果您嘗試在 Exchange 中刪除記錄,相關項目會移至 [可復原的項目] 資料夾 (如保留原則概觀中所述)。

如果您嘗試在 SharePoint 中刪除記錄,系統會顯示一則錯誤訊息,通知您無法刪除該項目,且該項目會保留在文件庫中。

無法從 SharePoint 刪除項目的訊息

如果您嘗試在 OneDrive 中刪除記錄,相關項目會移至文件保留庫 (如保留原則概觀中所述)。

將標籤做為 DLP 原則的條件使用

標籤可以在內容上強制執行「保留」動作。此外,您可以使用標籤做為資料外洩防護 (DLP) 原則中的條件。這表示 DLP 原則可以在包含特定標籤的內容上強制執行「保護」動作 (例如限制存取)。

如需詳細資訊,請參閱將標籤做為 DLP 原則的條件使用

使用內容搜尋來找出已套用特定標籤的所有內容

在將標籤指派給內容後,無論是使用者自行套用或是自動套用,您都可以在安全性與合規性中心中使用這個內容搜尋,以找出與特定標籤相關的所有內容。

內容搜尋網頁

當您建立內容搜尋時,請選擇 [合規性標籤] 條件,然後輸入完整的標籤名稱或是部分標籤名稱,再使用萬用字元。如需詳細資訊,請參閱內容搜尋的關鍵字查詢和搜尋條件

合規性標籤條件

系統會優先處理保留原則嗎?

內容有可能套用多個會進行不同動作 (保留、刪除或兩者) 且保留期間不同的保留原則。哪個的優先順序較高?在最高層級中,某個原則所保留的內容無法被另一個原則永久刪除。

保留原則圖表

若要了解會進行不同動作的不同標籤如何套用至內容,請記住以下保留原則:

  1. 保留優先於刪除。假設某個保留原則會在 3 年後刪除 Exchange 電子郵件,但另一個保留原則會將 Exchange 電子郵件保留 5 年再刪除。任何到達 3 年的內容會遭到刪除,並從使用者的檢視畫面隱藏,但仍會保留再 [可復原的項目] 資料夾中,直到內容到達 5 年,才會遭永久刪除。

  2. 最長保留期間優先。如果內容受多個用於保留內容的原則所管制,系統會將該內容保留最長的保留期間。

  3. 明確包含優先於隱含包含。也就是說:

    1. 如果包含保留設定的標籤是由使用者手動指派至項目 (例如 Exchange 電子郵件或 OneDrive 文件),則該標籤會優先於在網站或信箱層級指派的原則,以及文件庫指派的預設標籤。例如,如果明確標籤會保留 10 年,但網站指派的原則只會保留 5 年,則標籤會優先於原則。請注意,自動套用標籤會被視為隱含,而不是明確,因為這類標籤是由 Office 365 自動套用。

    2. 如果保留原則包含特定位置 (例如特定使用者的信箱或商務用 OneDrive 帳戶),該原則會優先於使用者的所有信箱或商務用 OneDrive 帳戶所套用的其他保留原則,但不包括使用者的信箱。

  4. 最短刪除期間優先。同樣地,如果內容受多個用於刪除內容 (並不會保留) 的原則所管制,系統會在最短刪除期間將內容刪除。

了解保留原則的流程是從上到下:如果所有原則或標籤在某個層級套用相同的規則,則流程會下移一個層級,以決定所套用規則的優先順序。

最終,保留原則或標籤無法永久刪除任何電子文件探索保留的內容。發行保留時,該內容會再次符合上述的清理程序資格。

使用標籤而不是以下功能

您可以輕鬆設定標籤供整個組織和其在 Office 365 (包括 Exchange、SharePoint、OneDrive 和 Office 365 群組) 中的內容使用。若要在任何 Office 365 服務中將內容分類或管理記錄,建議您使用標籤。

Office 365 先前提供數種用於將內容分類以及管理記錄的功能,如下所示。這些功能會繼續支援在安全性與合規性中心建立的標籤。但我們建議您使用標籤而非這些功能來進行資料控管。

Exchange Online

SharePoint Online 和商務用 OneDrive

權限

您的合規性小組中負責建立標籤的成員需要安全性與合規性中心的權限。根據預設,您的租用戶系統管理員具備安全性與合規性中心的存取權,且能夠將權限授與法務人員和其他人員,而不必將租用戶系統管理員的所有權限授與他們。若要這麼做,建議您移至安全性與合規性中心的 [權限] 頁面,然後編輯 [合規性系統管理員] 角色群組並在當中加入成員。

如需詳細資訊,請參閱授與使用者存取 Office 365 安全性與合規性中心的權限

需要這些權限才能建立及套用標籤和標籤原則。原則強制執行不需要內容的存取權。

尋找標籤的 PowerShell Cmdlet

若要使用標籤 Cmdlet,您需要進行以下動作︰

  1. 使用遠端 PowerShell 連線至 Office 365 安全性與合規性中心

  2. 使用這些 Office 365 安全性與合規性中心 Cmdlet

其他資訊

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