標示待處理的電子郵件訊息

標示待處理的電子郵件訊息

透過標示電子郵件訊息,您可以追蹤您所傳送郵件的回應。 您也可以確定對收到的郵件進行後續追蹤。 不論是哪一種情況,您都可以加入提醒通知。

如果您必須及時回應郵件,請使用收件者的標誌。

提示:  請謹慎使用此功能。 某些收件者可能不會在 Outlook 中新增提醒。

  1. 選取 [傳送] 之前,請在 [郵件] 索引標籤的 [卷] 群組中,選取 [待處理],然後選取 [自訂]。

  2. 選取 [給收件者的標誌]。

  3. 在 [給收件者的標誌] 底下,選取 [標誌至] 清單中的標誌。

  4. 根據預設,您會在工作中附帶一則提醒。 若要傳送不含提醒通知的旗幟,請清除 [提醒] 核取方塊。

    收件者接收的標誌文字會顯示在 資訊列中。

    [資料列] 中顯示給收件者的標幟和提醒。

如果您必須跟進您要傳送的郵件,請為自己設定提醒。

  1. 選取 [傳送] 之前,請在 [郵件] 索引標籤的 [卷] 群組中,選取 [待處理]。

  2. 選取您想要收到此訊息提醒的筆記。

    根據預設,您可以使用下列標誌開始日期、到期日和提醒:

標幟

開始日期

[到期日]

注意

今天

目前日期

目前日期

今天工作日結束時間之前的一個小時

明天

目前日期加上一天

目前日期加上一天

目前日期的開始時間再加上一個工作日

本週

目前日期加上兩天,但不晚于本周最後一個工作天

本周最後一個工作天

目前日期的開始時間加上兩個工作日

下週

下周第一個工作天

下周的最後一個工作日

下周第一個工作日的開始時間

無日期

無日期

無日期

目前日期

自訂

目前日期

目前日期

目前日期

或者,選取 [自訂],建立不會出現在清單中的 [開始日期] 和 [到期日]。 選取[確定] 以關閉對話方塊。

收件者接收的標誌文字會出現在資訊列中。

附註:  如果您想要自訂 [開始] 及 [到期日] 或 [在提醒通知出現時變更] 的標誌,請遵循標誌中的步驟來提醒您和收件者 [待處理] 區段。 您可以清除 [給收件者標示] 核取方塊,自訂只有您看到的旗標。

若要為您和收件者標記新郵件,請執行下列動作:

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [卷] 群組中,選取 [待處理],然後選取 [新增提醒]。

  2. 選取 [給收件者的標誌]。

    若要傳送不含提醒通知的旗幟,請清除 [提醒] 核取方塊。

  3. 選取 [為我標記] 核取方塊,並視需要選取 [提醒] 核取方塊。

  4. 您可以指定 [開始日期] 和 [給我的標誌] 的到期日

  5. 在 [標誌] 清單中,選取您要顯示的標記文字。 您也可以在方塊中輸入自訂文字,然後按 ENTER。

    附註:  如果您使用的是 IMAP 電子郵件帳戶,就無法變更標誌文字或設定開始日期到期日

  6. 如果已選取 [標示給我提醒] 核取方塊或 [收件者標誌],請指定提醒的時間。

  7. 選取 [確定]

    標誌文字會出現在資訊列中。

    附有 [待處理] 提醒之郵件的資料列

該標誌會出現在郵寄清單和郵件中。

  1. 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件標誌。

  2. 按一下 [清除標幟]

    郵件清單右鍵功能表上的 [清除標幟] 命令

如果郵件是在本身的視窗中開啟,請按一下 [郵件 > [後續訊息] >清除標誌]。

功能區上的 [清除標幟] 命令

當您移除旗標時,提醒也會隨之刪除。

[提醒] 是在需要動作時顯示的快顯提醒。

  1. 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件標誌。

  2. 按一下 [自訂]。

  3. 取消核取 [提醒] 方塊。

    [自訂] 對話方塊,用於設定提醒、開始日期、結束日期

如果郵件是在其本身的視窗中開啟,請按一下 [郵件> [後續] > [自訂],然後取消核取 [提醒] 方塊。

傳送使用標誌的郵件之後,您可以搜尋回復。

附註:  根據預設,已傳送的郵件會儲存在 [寄件備份] 資料夾。 如果您使用的是 Microsoft Exchange 帳戶,並手動或使用自動封存將已傳送的專案移到 Outlook 資料檔(.pst),則無法使用此功能。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 開啟 [寄件備份] 資料夾中的原始郵件。

    • 在 [待辦事項列] 中開啟已標記的已傳送郵件。

    • 開啟回應原始郵件的任何郵件,選取 [資訊列],然後選取 [開啟原始已標記的郵件]。

  2. 選取 [資訊列],然後選取 [尋找相關郵件]。

    [高級尋找] 對話方塊隨即出現,並針對回應已標記郵件的郵件開始搜尋。

當您移除或清除提醒或旗標時,您會遺失郵件曾經是待辦事項的任何指示。 如果您希望已完成已標記郵件所需動作的指示器,請改為將其標記為已完成。 該旗標會變成核取記號。 在 [工作] 中,您可以變更 [視圖],以查看所有已完成的專案(直到專案被刪除)。

  1. 在郵件清單中,按一下該封郵件。

  2. 以滑鼠右鍵按一下旗標。

  3. 按一下 [標示完成]。

郵件清單右鍵功能表上的 [標示完成] 命令

當您不再需要追蹤訊息時,您可以清除郵件上的標記。

請執行下列其中一項操作:

  • 您在尚未傳送的郵件中新增了標誌,但現在想要移除標誌    

    1. 在郵件草稿中的 [郵件] 索引標籤上,選取 [卷] 群組中的 [待處理]。

    2. 選取 [清除標誌]。

  • 您傳送的訊息是您自己或其他人使用標誌,但現在想要移除標誌    

    執行下列其中一個動作:

    1. 刪除 [待辦事項列] 中已標記的郵件。

      這也會刪除郵件資料夾中的郵件。

    2. 以滑鼠右鍵按一下它出現在 Outlook 中的任何位置,然後選取 [標示完成] 或 [清除標誌]。

      附註:  郵件的收件者仍會看到標誌。 移除標誌時,只會影響您看到的內容。

  • 隨即會出現標誌提醒,而且您想要移除標誌    

    1. 當提醒提醒出現時,以滑鼠右鍵按一下它,然後選取 [標示完成] 或 [清除標誌]。

      [告訴我如何標示完成] 與 [清除] 旗標有所不同

      標示為完成     專案仍會以待執行標誌標示,但會以刪除線顯示。 如果 [待辦事項列] 或 [工作] 設定為顯示所有任務,而不論是否已完成,則郵件會出現,直到您從郵件資料夾中刪除。

      清除旗標     隨即會從郵件中移除標誌,且不會有任何訊息出現在 [待辦事項列] 和 [工作] 等視圖中。

      如果您想要保留已完成專案的記錄,請使用 [旗標完成]。 不過,一旦您刪除郵件,專案就會從所有 Outlook 視圖中完全消失。

  • 已標記郵件的回復,且您想要移除標誌    

    1. 在 [讀取窗格] 或開啟的郵件中,選取 [資訊列],然後選取 [開啟原始標記的郵件]。

    2. 在 [郵件] 索引標籤的 [卷] 群組中,選取 [待處理]。

    3. 選取 [清除標誌]。

您可以標示您收到的訊息,提醒自己進行後續追蹤或稍後採取動作。 若要標記接收的郵件,請執行下列其中一項操作:

  • 在郵寄清單中,選取郵件旁的 [標誌] 欄。

    除非您已變更預設標誌,否則該標誌會在開始日期到期日使用今天的日期。

  • 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件旁的 [旗標] 欄。 選取任務的到期日。

    例如,如果您選取[下周],則會設定下個星期一的開始日期和下個星期五的到期日。 選取 [自訂] 以使用不會出現在清單中的 [開始日期] 和 [到期日]。

選取[確定]之後,[資訊列] 中便會出現標誌文字。

已標記的郵件會出現在 [待辦事項列]、[工作] 和 [行事曆日常工作] 清單中。

根據預設,您可以使用下列標誌選項。

標幟

開始日期

[到期日]

注意

今天

目前日期

目前日期

今天工作日結束時間之前的一個小時

明天

目前日期加上一天

目前日期加上一天

目前日期的開始時間再加上一個工作日

本週

目前日期加上兩天,但不晚于本周最後一個工作天

本周最後一個工作天

目前日期的開始時間加上兩個工作日

下週

下周第一個工作天

下周的最後一個工作日

下周第一個工作日的開始時間

無日期

無日期

無日期

目前日期

自訂

目前日期

目前日期

目前日期

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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