更新資料的設計考量

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

設計良好的資料庫不僅有助於確保資料完整性,更輕鬆地維護和更新。 Access 資料庫不是有意義的相同方式為 Microsoft Word 文件或 Microsoft PowerPoint 投影片組中的檔案。 相反地,它是物件的集合,資料表、 表單、 報表、 查詢和等等 — 的必須搭配使用以正常運作。

使用者輸入的控制項間主要的資料。 接下來您指定的控制項,則為基礎的資料表欄位、 任何屬性設定為該欄位及設定控制項屬性的資料類型而定。 最後,請考慮使用其他的資料庫技術,例如驗證、 預設值、 清單和查閱,及串聯更新。 

如需更新使用者點--檢視的資料的詳細資訊,請參閱新增、 編輯及刪除記錄的方式

本文內容

資料庫設計如何影響資料輸入

您將資料庫中的資訊會儲存在資料表中,其中包含有關特定主題,例如資產或連絡人的資料。 在資料表中每個記錄包含資訊一種項目,例如在特定連絡人。 記錄是組成的欄位,例如名稱、 地址和電話號碼。 記錄通常稱為列,然後欄位通常稱為資料行。 一組設計原則的必須遵守這些物件或資料庫適合使用或無法運作。 這些設計原則會影響您輸入資料的方式。 請考量下列事項:

  • 資料表    存取儲存在一或多個資料表中的所有資料。 您使用的資料表的數量而定的設計與資料庫的複雜度。 雖然您可能會在表單中的報告,檢視資料,或在查詢所傳回的結果,Access 會將儲存只能在資料表中的資料及其他物件的資料庫中建立資料表。 每個資料表應該根據一個主題。 例如的商務連絡人資訊的表格應該包含銷售資訊。 如果是這樣,尋找並編輯正確的資訊可以變得困難。

  • 資料類型    一般而言,每個資料表中的欄位會接受只有一種類型的資料。 比方說,您無法設定為接受數字欄位中儲存筆記。 如果您嘗試在此類欄位中輸入文字時,Access 會顯示一則錯誤訊息。 不過,不難,快速規則。 例如,您可以將數字 (例如郵遞區號) 儲存在欄位中設定為 [簡短文字資料類型,但您無法在資料上執行計算,因為 Access 會將它視為一顆棋子的文字。

    但有一些例外狀況,記錄中的欄位應該接受只有一個值。 比方說,您不可以在地址] 欄位中輸入一個以上的地址。 這是相較於 Microsoft Excel 中,這可讓您在單一儲存格中輸入名稱或地址或影像的任何數字,除非您將該儲存格,若要接受限制的類型的資料。 

  • 多重值欄位    Access 提供一項稱為多重值的欄位,將多個筆資料附加到單一記錄,然後建立接受多個值的清單。 因為 Access 會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您永遠可以識別多重值的清單。 比方說,您可以附加 Microsoft PowerPoint 投影片組與任何數目的影像記錄至資料庫中。 您也可以建立的名稱清單,並視需要選取為許多這些名稱。 使用多重值欄位的可能看起來中斷的資料庫設計規則,因為您用來儲存每個資料表欄位的多筆記錄。 但存取會強制執行規則 」 幕後 」 來將資料儲存在特殊的隱藏資料表。

  • 使用表單    當您想要讓資料庫更容易使用,並協助確保使用者正確地輸入資料時,通常會建立表單。 您如何使用表單編輯資料取決於表單的設計。 表單可以包含任何數目的控制項,例如清單、 文字方塊、 按鈕和偶數的資料工作表。 而且,每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

如需詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念建立表格並新增欄位

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設定欄位或控制項的預設值

如果記錄大量共用相同的值為指定的欄位,例如縣/市或國家/地區,您可以設定控制項繫結至該欄位或欄位本身的預設值,以節省時間。 當您開啟的表單或建立新記錄的資料表時,您的預設值會出現在該控制項或欄位。

在表格中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在檢視頂端,選取的欄位。

  3. 在檢視底部,選取 [一般] 索引標籤。

  4. 您想要的值,將 [預設值] 屬性。

在表單中

  1. 在 [版面配置設計檢視中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要搭配使用,然後按一下 [內容的控制項。

  3. 在 [資料] 索引標籤上的預設值屬性設為您想要的值。

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使用驗證規則限制資料

當您輸入使用驗證規則,您可以驗證在 Access 桌面資料庫中的資料。 驗證規則可以設定在資料表的 [設計] 或資料表的 [資料工作表] 檢視中。 在 Access 中有三種類型的驗證規則︰

  • 欄位驗證規則    您可以使用 [欄位驗證規則至指定的所有有效的欄位值必須符合的準則。 除非您在函數中使用目前的欄位,否則您不需要將該欄位指定為規則的一部分。 使用輸入遮罩能讓幫助您遵守欄位中字元類型的輸入限制。 例如,日期欄位可能有驗證規則不允許過去的值。

  • 記錄驗證規則    若要指定有效的所有記錄必須都滿足的條件,您可以使用記錄驗證規則。 您可以使用記錄驗證規則來跨欄位比較值。 例如,具有兩個日期欄位的記錄可能會要求一個欄位的值一律在完成的其他欄位的值 (例如 StartDate 是 EndDate 之前)。

  • 驗證表單    您可以使用表單上控制項的驗證規則] 屬性來指定所有輸入該控制項的值必須符合的準則。 [驗證規則] 控制項屬性的運作就如同 [欄位驗證規則]。 通常,無論用於何處,如果規則僅適用於該表單而不是資料表的話,您會使用表單驗證規則而不是欄位驗證規則。

如需詳細資訊,請參閱限制資料輸入使用驗證規則

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使用值清單和查閱欄位

有兩種類型的清單在 Access 中的資料:

  • 值清單    這些語意包含的硬式編碼的一組值您手動輸入。 值所在的欄位的資料列來源] 屬性中。

  • 查閱欄位    這些可以使用查詢來擷取另一個資料表中的值。 欄位的資料列來源屬性包含的查詢,而不是硬式編碼值清單。 查詢從資料庫中的一或多個資料表中擷取的值。 根據預設,[查閱] 欄位會提供給您的清單表單中這些值。 根據您設定查閱欄位,您可以從清單選取一或多個項目。

    注意    查閱欄位可以存取使用者令人混淆,因為項目會出現在一個位置 (清單,Access 會建立查閱欄位的資料),但資料可以位於另一個位置 (包含資料的資料表)。

根據預設,Access 會在下拉式方塊控制項中,顯示清單資料,雖然您可以指定的清單方塊控制項。 下拉式方塊來呈現清單,會開啟,然後關閉 [選取範圍後。 清單方塊中,相反地,會一直持續到開啟隨時。

若要編輯清單,您也可以執行 [編輯清單項目] 命令,或您可以編輯直接在來源資料表的資料列來源] 屬性中的資料。 查閱欄位中的資料更新時,您就會更新來源資料表。

如果您的清單方塊或下拉式方塊的資料列來源類型]屬性設定清單,您可以表單檢視] 中開啟表單時編輯值清單,避免需要切換到設計檢視] 或 [版面配置檢視] 開啟屬性工作表並編輯控制項的 [資料列來源] 屬性,的每當您需要進行的變更清單。 若要編輯值清單的 [允許值清單編輯] 屬性的清單方塊或下拉式方塊必須設定為[是]

如需詳細資訊,請參閱建立選擇使用清單方塊或下拉式方塊清單

避免在 [表單檢視] 中的值清單編輯

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下 [設計檢視] 或 [版面配置檢視

  2. 按一下控制項加以選取,然後再按 F4 以顯示屬性表。

  3. 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表設定 [允許值清單編輯] 屬性為 [

  4. 按一下 [檔案然後按一下 [儲存],或按 Ctrl + S 按鈕圖像

指定不同的表單來編輯值清單

根據預設,Access 會提供內建的表單,用以編輯值清單。 如果您有您想要用於此用途的另一個表單時,您可以輸入表單的名稱於 [清單項目編輯表單] 屬性,如下所示:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視] 或 [版面配置檢視

  2. 按一下控制項加以選取,然後再按 F4 以顯示屬性表。

  3. 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [清單項目編輯表單] 屬性方塊中的下拉式箭號。

  4. 按一下您要用於編輯值清單的表單。

  5. 按一下 [檔案然後按一下 [儲存],或按 Ctrl + S 按鈕圖像

檢查表單中的查閱欄位

  1. 在 [版面配置設計檢視中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,然後按一下 [內容

  3. 在屬性表中,按一下 [全部] 索引標籤,然後找出資料列來源類型] 和 [資料列來源屬性。 [資料列來源類型] 屬性應包含值清單] 或 [資料表/查詢],然後 [資料列來源] 屬性應包含任一項目的清單,並以分號 (;) 或查詢。 更多空間,屬性,以滑鼠右鍵按一下並選取縮放或按 Shift + F2。

    一般而言,值清單會使用此基本語法: 項目」; 」項目」; 」項目

    在此案例中,清單是一組項目以雙引號括住,並以分號 (;) 分隔。

    選取查詢使用此基本語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句指的是資料表或查詢中的資料表或查詢的欄位。 第二個子句只會參照到的資料表或查詢。 以下是重點,請記住: SELECT 子句不必包含的資料表或查詢名稱,不過建議,並且必須包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,一律可以尋找的來源資料表或來源查詢的查閱欄位,請閱讀 FROM 子句。

  4. 請執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用值清單,編輯清單中的項目。 請確定您括住每個項目以雙引號括住,並以分號區隔每個項目。

    • 如果查閱清單中的查詢參照另一個查詢,開啟 [設計檢視] 中 [第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下瀏覽窗格中的查詢,然後按一下 [設計檢視)。 記下會出現在查詢設計工具] 的上半部區段中的資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

      否則,如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 資料工作表檢視] 中開啟資料表,然後視需要編輯清單項目。

檢查資料表中的查閱欄位

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在查詢設計格線中,[資料類型] 欄中的上半部區段中按一下或否則將焦點放在任何文字、 數字,或 Yes/No 欄位。

  3. 在資料表設計格線下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後查看資料列來源類型] 和 [資料列來源屬性。

    [資料列來源類型] 屬性必須讀取值清單] 或 [資料表/查詢。 [資料列來源] 屬性必須包含值清單或查詢。

    值清單會使用此基本語法: 項目」; 」項目」; 」項目

    在此案例中,清單是一組項目以雙引號括住,並以分號 (;) 分隔。

    選取查詢通常會使用此基本語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句指的是資料表或查詢中的資料表或查詢的欄位。 第二個子句只會參照到的資料表或查詢。 以下是重點,請記住: SELECT 子句不必包含的資料表或查詢名稱,不過建議,並且必須包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,一律可以尋找的來源資料表或來源查詢的查閱欄位,請閱讀 FROM 子句。

  4. 請執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用值清單,編輯清單中的項目。 請確定您括住每個項目以雙引號括住,並以分號區隔每個項目。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢,在 [功能窗格] 中的開啟 [設計檢視] 中 [第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視])。 記下會出現在查詢設計工具] 的上半部區段中的資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

      否則,如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 資料工作表檢視] 中開啟資料表,然後視需要編輯清單項目。

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刪除值清單或查閱欄位的資料

值清單中的項目與記錄中的其他值位於同一個資料表中。 相反地,查閱欄位中的資料位於一或多個其他資料表中。 若要移除值清單中的資料,請開啟的資料表及編輯項目。

從查閱清單中移除資料則需要執行額外的步驟,而這些步驟會根據查閱清單的查詢是從資料表還是從另一個查詢中取得其資料而有所不同。 如果查閱清單的查詢是根據資料表,您需識別該資料表以及包含清單中顯示之資料的欄位。 接著,您需開啟來源資料表並編輯該欄位中的資料。 如果查閱清單的查詢是根據另一個查詢,您必須開啟該第二個查詢、尋找第二個查詢取得其資料的來源資料表和欄位,然後變更該資料表中的值。

從值清單中移除資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取包含值清單的資料表欄位。

  3. 在格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源] 屬性。

    根據預設,雙引號會括住值清單中的項目,而分號會區隔每個項目:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外,請勿保留開頭的分號,請勿保留成對的分號 (;;),而且如果您移除清單中的最後一個項目,請刪除最後的分號。

    重要:    如果您從值清單中刪除項目,而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目,該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分,直到您變更記錄為止。 例如,假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫,但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」,則會在資料表中看見「A 城市」,直到您變更這些值為止。

移除查閱欄位的資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取查閱欄位。

  3. 在設計格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

    [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢],而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查詢的查閱欄位一律開始使用 word選取。

    選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法:選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位,相反地,第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點:FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱,雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢,按一下 [建立] 按鈕 (在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [建立器] 按鈕 下一步) 若要在 [設計檢視] 中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

  5. [資料工作表檢視中開啟來源資料表。

  6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位,然後視需要編輯資料。

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您如何資料類型會影響方式輸入資料

當您設計資料庫資料表時,您可以選取每個欄位的資料類型表格,有助於確保遵循更精確的資料輸入的程序中。

檢視資料類型

執行下列其中一個動作:

使用資料工作表檢視

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 在 [欄位] 索引標籤中 [格式化] 群組中,查看 [資料類型] 清單中的值。 值變更為您將游標放在表格的各種不同欄位中:

    資料類型清單

使用 [設計檢視

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 看看在設計格線。 在格線的上半部區段會顯示每個資料表欄位的名稱與資料類型。

    [設計檢視] 中的欄位

資料類型如何影響資料輸入

您設定的每一個資料表欄位的資料類型提供控制允許的資料類型欄位的第一層級。 您可以在某些情況下,例如長文字] 欄位中,輸入您想要的任何資料。 在其他情況下,例如 [自動編號] 欄位中,設定欄位的資料類型會防止您在輸入的任何資訊。 下表列出的資料類型的Access提供,並說明它們如何影響資料輸入。

如需詳細資訊,請參閱Access 桌面資料庫的資料類型修改或變更資料類型的欄位設定]

資料類型

在資料輸入的效果

簡短文字

請注意,自 Access 2013 起,[文字] 資料類型已重新命名為 [簡短文字]。

簡短文字] 欄位會接受文字或數字的字元,包括分隔清單的項目。 文字欄位接受較小的字元數而長文字] 欄位,從 0 到 255 個字元。 在某些情況下,您可以使用轉換函數執行計算簡短文字] 欄位中的資料。

長文字

請注意,在 Access 2013 備忘資料類型已重新命名為 「長文字開頭。

您可以在這種類型的最多 64000 字元] 欄位中輸入大量文字和數字資料。 此外,您將欄位設定為支援 rtf 格式,您可以套用的格式設定,您通常在中找到文書處理程式,例如 Word 類型。 比方說,您可以在您的文字,以特定字元套用不同的字型和字型大小,並使其變成粗體或斜體,依此類推。 您也可以新增超文字標記語言 (HTML) 標記的資料。 如需詳細資訊,請參閱插入或新增 rtf 文字欄位

此外,長文字] 欄位有一個屬性僅新增呼叫。 當您啟用該屬性時,您可以將新資料附加到長文字] 欄位,但您無法變更現有的資料。 功能適用於應用程式,例如追蹤資料庫,您可能需要保留永久記錄會保持無法變更的問題。 當您將游標置於長文字] 欄位以啟用,根據預設,只有附加屬性的欄位中的文字就會消失。 您無法套用任何格式設定或其他變更的文字。

例如簡短文字] 欄位中,您也可以執行轉換函式針對長文字] 欄位中的資料。

數值

您可以在這種類型的欄位中,輸入只有數字,您可以執行計算數字] 欄位中的值。

大型數字

請注意,只有在 Office 365 訂閱版本的存取權可大型數字資料類型。

您可以在這種類型的欄位中,輸入只有數字,您可以執行計算大型數字欄位中的值。

如需詳細資訊,請參閱使用大型數字資料類型

日期/時間

您可以在這種類型的欄位中輸入只日期和時間。 

您可以將輸入的遮罩的欄位 (一系列的常值和預留位置的字元,當您選取的欄位會顯示),您必須在空格及遮罩提供的格式輸入資料。 比方說,如果您看到例如 MMM_DD_YYYY 遮罩,則您必須提供的空格中輸入 10 月 11 2017年。 您無法輸入完整月份名稱或兩位數年份值。 如需詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式

如果您沒有建立輸入的遮罩,您可以輸入使用任何有效的日期或時間格式的值。 例如,您可以在其中輸入 11 年 10 月 2017年、 10/11/17,2017 年 10 月 11 日等等。

您也可以套用的顯示格式的欄位。 在這種情況下,如果有任何輸入的遮罩,您可以輸入的值幾乎任何格式,但 Access 會顯示根據其顯示格式的日期。 例如,您可以輸入 2017/10/11,但,使其顯示值為 2017 年 10 月 11 可能設定其顯示格式。

如需詳細資訊,請參閱插入今天的日期

貨幣

您可以在這種類型的欄位中輸入只有貨幣值。 此外,您不必手動輸入貨幣符號。 根據預設,存取適用於 Windows 地區設定中指定的貨幣符號 (¥、 英鎊、 $、 等等)。 如有需要您可以變更此貨幣符號,以反映不同貨幣。

自動編號

您無法輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。 每當您新增記錄至資料表時,access 遞增自動編號] 欄位中的值。

計算

您無法輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。 此功能變數的結果取決於您所定義的運算式。 每當您新增或編輯新的記錄至資料表時,access 就會更新中導出欄位的值。

是/否

當您按一下的欄位會設定為此資料類型時,Access 會顯示核取方塊或下拉式清單中,根據您設定欄位的格式。 如果您設定要顯示清單的欄位的格式,您可以從清單中,再次根據套用至] 欄位的格式選取 [TrueFalse,或開啟關閉。 您無法輸入清單中的值,或直接從表單或資料表變更清單中的值。

OLE 物件

當您想要顯示的資料與其他程式所建立的檔案時,您可以使用這種類型的欄位。 例如,您可以顯示的文字檔案,將 Excel 圖表或 PowerPoint 投影片組 OLE 物件欄位中。

附件會提供更快、 更容易且更有彈性的方式,若要檢視其他程式中的資料。

超連結

您可以在這種類型的欄位中,輸入任何資料與存取網址中換行。 比方說,如果您在欄位中輸入一個值,存取周圍文字使用http://www。your_text.com。 如果您輸入有效的網址時,您的連結會運作。 否則,您的連結會導致錯誤訊息。

此外,編輯現有的超連結可以很難因為按一下超連結欄位,用滑鼠啟動您的瀏覽器,並會帶您到連結中所指定的網站。 若要編輯超連結欄位,您可以選取相鄰的欄位,將焦點移到超連結] 欄位中,使用 tab 鍵或箭號,然後按 F2 以啟用編輯功能。

附件

從其他程式將資料附加到這種類型的欄位,但您無法輸入或否則輸入文字或數字資料。

如需詳細資訊,請參閱附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

查詢精靈

[查閱精靈不是資料類型。 相反地,您使用精靈來建立兩種類型的下拉式清單: 清單和查閱欄位的值。 值清單會使用您手動輸入當您使用 [查閱精靈] 的項目分隔的清單。 這些值可以是獨立的任何其他資料或資料庫中的物件。

相反地,查閱欄位使用查詢從一或多個其他資料庫資料表中擷取資料。 查閱欄位然後下拉式清單中顯示的資料。 根據預設,[查閱精靈會將數字資料類型的資料表欄位。

您可以使用直接在表格中,以及表單和報表中的查閱欄位。 根據預設,查閱欄位的值會顯示一種清單控制項,稱為下拉式方塊中,有的下拉式箭號的清單:

空白查閱清單

您也可以使用清單方塊會顯示捲軸以查看更多項目與多個項目:

表單上的基本清單方塊控制項

根據您設定 [查閱] 欄位和下拉式方塊,您可以編輯清單中的項目,並將項目新增至清單中,關閉的查閱欄位的 [限制在清單內] 屬性。

如果您無法直接編輯值清單中,您必須新增或變更您預先定義清單中的值,或做為查閱欄位的來源資料表中的資料。

最後,當您建立查閱欄位時,您可以選擇性地設定它支援多個值。 當您這麼做時,結果清單會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您可以選取或清除為許多可視需要的項目。 此圖說明典型的多重值的清單:

核取方塊清單

如需建立多重值的查閱欄位,並使用產生的清單資訊,請參閱儲存多重值查閱欄位

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您如何資料表欄位屬性會影響方式輸入資料

除了控制資料庫和控制您可以在指定欄位中輸入的資料類型的結構的設計原則,多個欄位屬性也會影響您如何輸入資料轉換為 Access 資料庫。

檢視資料表欄位的內容

Access 提供兩種方法可以檢視的資料表欄位的內容。

在 [資料工作表檢視

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下 [欄位] 索引標籤,並使用 [格式化] 群組中的控制項,以檢視每個資料表欄位的內容。

在 [設計] 檢視中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 如果尚未選取,請在格線的下方,按一下 [一般] 索引標籤。

  3. 若要查看的查閱欄位的內容,按一下 [查閱] 索引標籤。

屬性會如何影響資料輸入

下表列出有發揮最大的影響輸入資料的屬性,並說明它們如何影響資料輸入。

屬性

在 [資料表設計格線中的位置

可能的值

當您嘗試輸入資料時的行為

[欄位大小]

[一般] 索引標籤

0 到 255

字元限制僅適用於設定為文字資料類型的欄位。 如果您嘗試輸入超過指定的字元數,則欄位剪下它們。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,這個屬性會強制您在欄位中,輸入一個值並存取將不會讓您儲存新的任何資料,直到您完成成為必填的欄位。 關閉時,欄位就會接受 null 值,這表示欄位保留空白。

Null 值不是零值相同。 零數字,而 「 null 」 會遺失、 未定義或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,您可以輸入零長度字串,不包含任何字元的字串。 若要建立零長度字串,您一對雙引號欄位中輸入 (」 「)。

[索引]

[一般] 索引標籤

是/否

當您要編製索引的資料表欄位時,Access 會防止您新增重複的值。 您也可以從多個欄位建立索引。 如果您這樣做,您可以複製在一個欄位,但無法在兩個欄位的值。

[輸入遮罩]

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂設定的常值和預留位置的字元

輸入的遮罩可強制您在預先定義的格式輸入資料。 當您選取的資料表或表單上的控制項中的某個欄位,就會顯示遮罩。 例如,假設您按一下 Date 功能變數,請參閱此設定的字元: MMM-DD-YYYY。 這就是輸入的遮罩。 它會強制您輸入四位數的月份值為三個字母縮寫,例如十月、 以及的年份值 — 例如,10 月 15-2017年。

輸入的遮罩只能控制輸入資料的方法、 如何存取存放區或顯示該資料。

如需詳細資訊請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式設定格式的日期和時間] 欄位

限制在清單內

查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用對查閱欄位中的項目。 使用者有時候會嘗試手動變更為查閱欄位中的項目。 時存取會防止您變更欄位中的項目,這個屬性是設定為 [是]。 如果已啟用此屬性,您需要變更清單中的項目,您必須開啟清單 (如果您想要編輯值清單) 或 (如果您想要編輯查閱欄位) 包含清單的來源資料的資料表和變更目前的值。

允許值清單編輯

查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用的值清單中,而不是會用於查閱欄位中的 [編輯清單項目] 命令。 若要啟用該命令查閱欄位,輸入有效的表單名稱清單項目編輯表單] 屬性中。 [允許值清單編輯] 命令會出現在您開啟以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項的快顯功能表上。 當您執行命令時,[編輯清單項目] 對話方塊隨即出現。 或者,如果您在 [清單項目編輯表單] 屬性中指定的表單名稱,Access 會啟動該表單,而非顯示的對話方塊。

您可以執行 [編輯清單項目] 命令,從清單方塊和下拉式方塊控制項位於表單,並從位於資料表和查詢結果中的下拉式方塊控制項設定。 必須在 [設計檢視] 或 [瀏覽] 檢視; 開啟表單資料表和查詢結果集必須在資料工作表檢視] 中開啟。

清單項目編輯表單

查閱] 索引標籤

在資料輸入表單的名稱

如果您輸入的資料輸入表單名稱為此資料表屬性中的值,當使用者執行 [編輯清單項目] 命令會開啟該表單。 否則,[編輯清單項目] 對話方塊會顯示當使用者執行命令。

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若要變更主要及外部索引鍵值使用串聯更新

有時候,您可能需要更新的主索引鍵值。 如果您使用的主索引鍵為外部索引鍵時,您就能透過的外部索引鍵的所有子執行個體,自動更新您的變更。

提醒,主索引鍵是唯一識別資料庫資料表中的每個資料列 (記錄) 的值。 外部索引鍵與符合主索引鍵資料行。 通常,外部索引鍵位於其他資料表中,並讓您建立的資料表中的資料之間的關聯性 (連結)。

例如,假設您使用的產品識別碼編號作為主索引鍵。 一個識別碼可唯一識別一種產品。 您也可以使用該識別碼為訂單資料表的外部索引鍵。 如此一來,您可以找到所有訂單涉及每個產品,因為的隨時某人訂單的產品識別碼成為順序的一部分。

有時候,變更這些識別碼 (或其他類型的主索引鍵)。 時,您可以變更您的主索引鍵值並自動串聯到相關的子系的所有記錄的變更。 您可以啟用此行為開啟參考完整性的階層式兩個資料表之間的更新。

請記住下列重要規則:

  • 您可以啟用串聯更新僅適用於設定為文字或數字資料類型的主索引鍵欄位。 您無法使用階層式的更新設定為自動編號資料類型的欄位。

  • 您可以啟用串聯更新只之間有一個對多關聯性的資料表。

如需有關如何建立關聯的詳細資訊。 請參閱資料表關聯指南建立、 編輯或刪除關聯性

下列程序移手中手,並說明如何在第一次建立關聯,然後啟用 [串聯更新針對該關係。

建立關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中按一下 [顯示資料表]

  3. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取 [表格] 索引標籤,選取您想要變更,按一下 [新增],然後按一下 [關閉資料表。

    您可以按下 SHIFT 以選取多個資料表,也可以個別新增每個資料表。 選取上的 「 一 」 和 「 多 」 端的關聯性的資料表。

  4. 在 [資料庫關聯圖] 視窗中,從資料表拖曳主索引鍵關聯 「 一 」 端上和其置於關聯 「 多 」 端之資料表的外部索引鍵欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示的對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊及現有關聯

  5. 選取 [強迫參考完整性]核取方塊,然後按一下 [建立]。

啟用串聯更新中主索引鍵

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. [資料庫關聯圖] 視窗會出現,並顯示 (顯示為連接線) 資料庫中資料表之間的聯結。 下圖顯示一般的關聯:

  3. 以滑鼠右鍵按一下資料表之間連接線父項與子項,然後按一下 [編輯關聯

    兩個資料表之間的關聯

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示的對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊

  4. 選取 [串聯更新關聯欄位,確定 [強迫參考完整性]核取方塊已選取,然後按一下[確定]

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為什麼識別碼有時看起來像是跳過數字

當您建立的欄位會設定為自動編號資料類型時,Access 會自動產生該欄位的值中每個新的記錄。 值會根據預設,遞增,以便每筆新記錄取得下一個可用的序號。 自動編號資料類型的目的是提供適用於作為主索引鍵的值。 如需詳細資訊,請參閱新增、 設定、 變更或移除主索引鍵。

當您刪除一列的資料表,其中包含的欄位會設定為自動編號資料類型時,該資料列的 [自動編號] 欄位中的值不一定會自動重複使用。 理由,Access 會產生的數字可能不是數您預期會看到,而且差距的功能可能會顯示的編號順序,這是預設的設計。 您應該只在自動編號] 欄位中和不其序列中的值的唯一性。

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大量使用查詢更新資料

新增、 更新、 且刪除查詢來新增、 變更或移除記錄大量強大的方式。 此外,大量更新是得更容易且更有效率的方式執行時您使用的資料庫設計良好的原則。 因為您也可以重複使用的查詢,使用新增、 更新或刪除查詢將可以節省時間。

重要:    您使用這些查詢前,請備份您的資料。 手上有備份,可協助您快速修正您可能會不小心讓任何錯誤。

附加查詢    使用一或多個表格中新增多筆記錄。 其中一個最常使用新增查詢是將一組記錄的來源資料庫中的一個或多個資料表新增至目的地資料庫中的一或多個資料表。 例如,假設您取得一些新的客戶和資料庫包含這些客戶的相關資訊的資料表。 若要避免手動輸入新資料,您可以將它附加到適當的表格或表格資料庫中。 如需詳細資訊,請參閱新增記錄以使用新增查詢的資料表

更新查詢    使用來新增、 變更或刪除部分 (但並非全部) 許多現有的記錄。 您可以將更新查詢想成 [尋找及取代] 對話方塊的強化版。 您輸入的選取準則 (粗略相等的搜尋字串) 和更新準則 (粗略對等項目取代字串的)。 但不同於對話方塊中,更新查詢可以接受多個準則,讓您更新大量的記錄,一次,並允許您變更多個資料表的記錄。 如需詳細資訊,請參閱建立和執行更新查詢

刪除查詢    當您想要快速刪除大量資料,或刪除一組資料定期時,刪除適合因為查詢,讓它可以指定準則,以快速尋找及刪除資料。 如需詳細資訊,請參閱新增、 編輯及刪除記錄的方式

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