更新資料庫中的資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文會說明如何更新現有資料。Microsoft Office Access 2007 提供了數個用於更新現有記錄的工具,其中包括資料工作表、表單、查詢、尋找及取代,以及新的 [資料收集] 功能。

繼續進行時,請記住,更新的資料不相同的程序輸入新的資料。在資料庫中輸入新資料的相關資訊,請參閱新增一或多個記錄至資料庫文件。

本文內容

資料庫設計如何影響更新

資料類型如何影響更新

表格欄位內容如何影響更新

若要更新的資料使用表單

若要更新的資料使用資料工作表

使用更新查詢以變更現有的資料

使用新增查詢將記錄新增至資料表

使用資料收集更新記錄

若要變更主要及外部索引鍵值使用階層式的更新

資料庫設計對更新的影響

如果您是第一次使用 Access,或者不熟悉關聯資料庫的概念,請閱讀本章節。只有在瞭解一些資料庫設計的基本原則之後,您才能順利完成大量更新。

Access 資料庫和 Microsoft Office Word 2007 文件或 Microsoft Office PowerPoint 2007 投影片不同之處在於它並不是一個檔案,而是資料表集合加上針對這些資料表所建立的一組物件,其中包括資料表、表單、報表與查詢等等。 

此外,這些物件還必須符合一組設計原則,否則資料庫的運作效能就會很低甚至根本無法運作,而那些設計原則又會影響資料的輸入方式。著手進行設計時,請記住資料庫物件和設計原則。

  • 除了少數例外狀況 (例如稱為值清單的清單類型),Access 會將所有資料儲存在一個或多個資料表中。資料表的數量取決於資料庫的設計及複雜性。雖然您可以透過表單、報表或查詢傳回的結果檢視資料,但是 Access 只會將資料儲存在資料表中。

  • 每個資料表應儲存僅適用於單一問題、類別或用途的資料。例如,商務連絡人資訊的資料表不應該含有業績資訊。如果該資料表含有業績資訊,則可能會較難找到正確的資訊。

  • 資料表中的每個欄位都應該只能接受一種資料類型。例如,您不應該在設定為接受數字的欄位內儲存備註。如果一定要在該欄位中輸入文字,Access 會顯示錯誤訊息。

  • 有個例外是,記錄中的欄位應該只能接受一個值。例如,設計良好的資料庫會阻止您在地址欄位中輸入一筆以上的地址。這一點非常特殊,因為根據預設,除非將儲存格設定為接受有限的資料類型,否則 Microsoft Office Excel 2007 可以讓您在單一儲存格中輸入任意筆數的姓名、地址或圖像。

    不過,Office Access 2007 還提供稱為多值欄位的新功能。您可以使用多值欄位將多個資料片段附加至單一記錄中,並建立可以接受多重值的清單。例如,您可以將文字檔案、Office PowerPoint 2007 投影片及任意數目的圖像附加到資料庫中的記錄,也可以建立一個姓名清單,並視需要從中選取所需數目的姓名。使用多值欄位時可以在每個資料表欄位中儲存多個資料片段,這似乎與資料庫設計規則相悖,但是實際並非如此,Access 會在特殊的隱藏資料表中儲存資料,從而「秘密地」強制執行規則。

下列連結會帶您到相關文章,該文章提供本節所討論主題及功能的詳細資訊。

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資料類型對更新的影響

如果您是第一次使用 Access,或者不熟悉關聯資料庫的概念,請閱讀本章節。只有在瞭解一些資料庫設計的基本原則之後,您才能順利完成大量更新。

設計資料庫資料表時,您要為該資料表中的每個欄位選取資料類型,此程序可以確保資料輸入更加準確。例如,假設您因為要計算銷售數字,而為某個欄位指定 [數字] 資料類型。如果使用者嘗試在該欄位輸入文字,Access 就會顯示錯誤訊息,並阻止該使用者儲存變更的記錄,此步驟有助於保護數據。

告訴我如何檢視資料類型

Access 目前提供兩種方式來檢視資料表欄位的資料類型。您可以使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令,或在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟解釋如何使用這兩種技巧。

使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令來檢視資料類型

  1. 按兩下 [功能窗格] 中想要使用的資料表。

  2. 按一下要查看的欄位。

  3. [資料工作表] 索引標籤上的 [資料類型和格式設定] 群組中,按一下 [資料類型] 清單的向下箭號,檢視該欄位的資料類型設定。

在設計檢視中檢視資料類型

  • 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

    Access 隨即在設計方格窗格中開啟資料表,方格窗格的上方區段則會顯示每個資料表欄位的名稱及資料類型。

    [設計檢視] 中的欄位

為每個資料表欄位設定的資料類型,會對欄位中可以輸入和禁止輸入的內容進行第一層控制。有時,資料類型設定讓您根本無法輸入任何資訊。下表會列出 Office Access 2007 提供的資料類型,並說明這些資料類型對資料輸入所造成的影響。

資料類型

對資料輸入的影響

文字

[文字] 欄位可以接受文字或數字字元,但是您無法計算文字欄位中的數字。此外,[文字] 欄位接受的字元數目比 [備忘] 欄位要少 ([文字] 欄位的字元數範圍為 0 到 255 個字元)。在某些情況下,您可以使用轉換函數在 [文字] 欄位中對資料執行計算。 

備忘

可以在這類型的欄位中輸入大量文字與數字資料。此外,如果資料庫設計師將此欄位設為支援 RTF 格式,您可以套用一般在文字處理程式 (例如 Office Word 2007) 中使用的格式類型。例如,可以在文字上套用不同的字型和字型大小,讓文字變成粗體或斜體等等,也可以對資料加入超文字標記語言 (HTML) 標記。

如需有關如何使用 [備忘] 欄位中的 rtf 文字格式設定的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

與文字欄位類似,您也可以對 [備忘] 欄位中的資料執行轉換函數。

數字

您只能在此種類型的欄位中輸入數字,而且可對 [數字] 欄位上的值進行運算。

日期/時間

您只能在此種類型的欄位輸入日期與時間。根據資料庫設計師對欄位設定的不同方式,您可能會遇到這些情況:

  • 如果資料庫設計師設定了該欄位的輸入遮罩 (選取該欄位時會出現成串常值字元及定位符號字元),則必須在遮罩提供的空格內以指定的格式輸入資料。例如,若看到的遮罩為 MMM_DD_YYYY,則必須在顯示的空格中以此格式輸入日期,例如 Oct 11 2006。您不能輸入完整的月份名稱 (例如 July) 或者兩位數的年份值。

  • 如果設計師沒有建立輸入遮罩以控制日期或時間的輸入方式,您可以使用任何有效的日期或時間格式輸入值。例如,您可以輸入 11 Oct. 2006、10/11/06 或 October 11, 2006。

  • 資料庫設計師還可能在欄位上套用顯示格式。此時,若未出現任何輸入遮罩,您幾乎可以使用任何格式輸入值,但是 Access 會以設定的顯示格式顯示日期。例如,您可以輸入 10/11/2006,但是該欄位可能設定了顯示格式,於是該值會顯示為 11-Oct-2006。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

貨幣

您只能在此種類型的欄位中輸入貨幣值。此外,您不須自行輸入貨幣符號。根據預設,Access 會套用您在 Windows [地區選項] 中指定的貨幣符號 (¥、£、$ 等等)。

AutoNumber

您完全無法在此種類型的欄位中輸入或變更資料。當您在資料表新增一筆記錄時,Access 會累加 AutoNumber 欄位的值。

是/否

按一下設定為此資料類型的欄位時,Access 會顯示核取方塊或下拉式清單,這將視您格式化該欄位的方式而定。如果將欄位格式化為顯示清單,同樣視套用至欄位的格式而定,您可以從清單選取 [是][否][真][假],或者 [開][關]。您無法直接從表單或資料表輸入或變更清單中的值。

OLE 物件

當您要顯示使用其他程式建立之檔案中的資料時,請使用這一類型的欄位。例如,可以在 [OLE 物件] 欄位中顯示文字檔案、Excel 圖表或 PowerPoint 投影片。

使用附件可以更快捷、簡易也更具彈性地檢視其他程式中的資料。如需詳細資訊,請參閱下方的「附件」項目。

超連結

您可以在此類型的欄位中,輸入任何資料與存取網址中換行。例如,如果您在欄位中輸入值,Access 會以統一資源定位器 (URL) 的文字,就像這樣: http://www。your_text上.com。如果您輸入有效的網址,會使用您的連結,否則您的連結會導致錯誤訊息。此外,編輯現有的超連結可以很難因為按一下超連結] 欄位使用滑鼠啟動您的網頁瀏覽器,並會帶您到連結中所指定的網站。若要編輯超連結欄位,您可以選取相鄰的欄位、 將焦點移至 [超連結] 欄位中,使用 tab 鍵或箭號,然後按下 F2 以啟用編輯功能。

附件

您可以在此種類型的欄位中附加來自其他程式的資料,但是無法輸入文字或數字資料。

使用附件欄位的相關資訊,請參閱本文附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

查閱精靈

[查閱精靈] 不是一種資料類型,而是用來建立兩種下拉式清單:值清單和查閱欄位。值清單使用有分隔符號的項目清單,使用查閱精靈時可以手動輸入項目。這些值可以是獨立於資料庫中任何其他資料或物件以外的值。

相反的,查閱欄位則會透過查詢向資料庫或其他位置 (例如,執行 Windows SharePoint Services 3.0 的伺服器) 擷取一或多個其他資料表的資料。然後,查閱欄位會以下拉清單來顯示資料。根據預設,查閱精靈會將資料表欄位設為「數字」資料類型。

您可以使用直接在表格中,並在表單和報表中的查閱欄位。根據預設,查閱欄位中的值會出現在名為下拉式方塊清單控制項的類型,有的下拉式箭號的清單: 空白查閱清單 。根據資料庫設計工具已設定的 [查閱] 欄位和下拉式方塊,您可以編輯清單中的項目,並將項目新增至清單。若要執行這項作業,資料庫設計工具必須設定 [查閱] 欄位的屬性 (屬性稱為限制在清單中,與設計工具已關閉)。

如果您無法直接編輯查詢] 清單中的值,您必須新增或變更您預先定義的值清單中,或做為查閱欄位的來源資料表中的資料。這樣的相關資訊,請參閱標題為 「 編輯查閱欄位中的項目 」,請參閱新增一或多個記錄至資料庫一節。

最後,在建立查閱欄位時,您可以選擇性地將欄位設為支援多重值。如此一來,結果清單會在每個清單項目旁顯示一個核取方塊,如此您就可以根據需要選取或清除多個項目。此圖所示即為典型的多重值清單:

核取方塊清單

建立多重值的查閱欄位,並使用 [結果] 清單的相關資訊,請參閱使用儲存多重值的清單多重值欄位的指南的文章。

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資料表欄位內容對更新的影響

如果您是第一次使用 Access,或者不熟悉關聯資料庫的概念,請閱讀本章節。只有在瞭解資料表欄位中設定的內容如何影響更新之後,才能順利完成大量更新。

設計資料庫時,通常會從設計一個或多個資料表開始。您要決定每個資料表將包含的資料種類,設定每個資料表的主索引鍵 (唯一識別每個記錄或資料列的欄位),並建立資料表之間的關聯性。  

在該程序中,您會設定每個資料表中的欄位內容。例如,可以將 [文字] 欄位設定為只接受不超過 50 個字元的內容,還可以將 [數字] 欄位設定為只接受貨幣值。

您可以使用 [設計] 檢視,以設定大部分的欄位屬性。不過,您也可以設定某些屬性,使用 [在功能區] 的Microsoft Office Fluent 使用者介面的組件] 群組中的命令。例如,您可以設定視覺化格式的文字及備忘欄位使用在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中的命令。如需有關如何使用這些命令的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

告訴我如何設定或變更資料表欄位的內容。

Access 目前提供兩種方式來檢視資料表欄位的屬性:使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令,或在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟解釋如何使用這兩種技巧。 

使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令來檢視資料表屬性

  1. 按兩下 [功能窗格] 中想要使用的資料表。

  2. 按一下 [資料工作表] 索引標籤,然後使用 [資料類型和格式設定] 群組上的命令來檢視各個資料表欄位的屬性。

在設計檢視中檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]。

    Access 隨即在設計方格窗格中開啟資料表。

  2. 在方格窗格的底端,按一下 [欄位內容] 下方的 [一般] 索引標籤 (如果尚未選取)。

    - 或 -

    若要查看 [查閱] 欄位的屬性,則按一下 [查閱] 索引標籤。

    [查閱] 欄位是一個資料表欄位,使用的是固定值清單,或者從資料庫的一個或多個資料表中擷取值的查詢。根據預設,[查閱] 欄位會以清單的形式呈現那些值。您可以根據資料庫設計工具對 [查閱] 欄位的設定,從該清單選取一個或多個項目。

    由於顯示項目清單的位置 (Access 基於 [查閱] 欄位中的資料所建立的清單),可能並非資料所在的位置 (包含資料的資料表),所以 [查閱] 欄位常常會使新的 Access 使用者感到迷惑。因此,若要更新 [查閱] 欄位中的資料,則必須更新來源資料表 (第二個位置)。您不能從清單更新 [查閱] 欄位。

下表列出對資料輸入影響最大的資料表屬性,並說明它們的影響。

屬性

在資料表設計方格窗格中的位置

可能的值

嘗試輸入資料時的行為

欄位大小

[一般] 索引標籤

0-255

此字元限制只適用於資料類型設為 [文字] 的欄位。如果您嘗試輸入超過指定數目的字元,欄位會將多餘的部分切掉。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,此屬性會強制您在欄位中輸入值,而且必須完成該欄位,Access 才會讓您儲存新的資料。關閉時,該欄位將接受 Null 值,也就是說該欄位可以保留為空白。

附註: Null 值與零不同。零是數字,Access 可以在計算中使用它,而 Null 則是缺少、未定義或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,可以輸入零長度的字串 (不包含任何字元的字串)。若要建立零長度字串,可以輸入一對中間不包含任何空格的雙引號 (""),然後按 ENTER 鍵。 

索引

[一般] 索引標籤

是/否

當您將資料表欄位設為索引時,Access 不會讓您新增重複的值。

輸入遮罩

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂的文字及定位符號字元集

輸入遮罩會強制您以預先定義的格式輸入資料。選取資料表中的欄位或表單中的控制項時,遮罩就會出現。例如,假設您按一下 [日期] 欄位並看到下列字元集:MMM-DD-YYYY。此字元集就稱為輸入遮罩,它會強制您以三個字母的縮寫格式輸入月份 (如 OCT),以四位數 (而非兩位數) 的格式輸入年份。因此,看到該遮罩時,就要輸入像 OCT-15-2006 這樣的日期。

附註: 請注意,輸入遮罩控制的只是資料的輸入方式,而非 Access 對該資料的顯示方式。例如,您可以輸入日期 OCT-15-2006,而 Access 可能會將該值儲存為 10152006,也就是指不含格式化字元。之後,當您在資料表、表單或報表中檢視該日期時,Access 可能會將顯示設定為 10/15/2006。 

如需有關建立和使用輸入的遮罩的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

顯示控制項

[查閱] 索引標籤

欄位的值要視設定的資料類型而定

如果是 [文字] 及 [數字] 欄位,可以選擇文字方塊、清單方塊或下拉式方塊控制項。如果是 [是/否] 欄位,則可以選取核取方塊、文字方塊或下拉式方塊控制項。

附註: 如果選取的不是 [清單方塊] 或 [下拉式方塊],則 Access 會隱藏 [查閱] 索引標籤上的其他屬性。

資料來源類型

[查閱] 索引標籤

資料表/查詢
值清單
欄位清單

如果將 [顯示控制項] 屬性方塊設為 [清單方塊][下拉式方塊],就可以將此屬性設為 [資料表/查詢][值清單][欄位清單]。因此,這個屬性可以控制 [資料列來源] 屬性中所能使用的值類型。請參閱下一個項目。

資料來源

[查閱] 索引標籤

視 [資料來源類型] 屬性而定。

如果將 [資料來源類型] 屬性設定為 [資料表/查詢],此屬性欄位可以包含資料表或查詢的名稱。如果將該屬性設定為 [值清單],此屬性會包含以分號 (;) 分隔的值清單。如果將 [資料來源類型] 屬性設定為 [欄位清單],則此屬性會包含資料表的名稱、查詢或結構化查詢語言 (SQL) 陳述式。

限制在清單內

[查閱] 索引標籤

是/否

設定為[是]時,Access 找到符合的值,當使用者在下拉式方塊控制項中輸入文字。將另一種方法,設定可讓預先輸入。[] 設定也可以防止使用者編輯直接從 [清單] 或 [下拉式方塊] 控制項清單中的項目。不過,使用者必須編輯項目中的資料列來源] 屬性方塊中,或在查閱欄位的情況下,編輯表格中包含 [查閱] 欄位的來源資料的項目。如需有關使用查閱欄位的詳細資訊,請參閱標題為 「 編輯查閱欄位中的項目 」,請參閱新增一或多個記錄至資料庫一節。

允許值清單編輯

[查閱] 索引標籤

是/否

啟動或停用值清單 (但不是查閱欄位) 的 [編輯清單項目] 命令。若要啟用查閱欄位的該命令,請在清單項目編輯表單屬性中輸入有效的表單名稱。在清單方塊或下拉式方塊控制項上按一下滑鼠右鍵會開啟快顯功能表,而 [允許值清單編輯] 命令會出現在此快顯示功能表上。當您執行此命令時,會出現 [編輯清單項目] 對話方塊。或者,如果您在 [清單項目編輯表單] 屬性方塊中指定表單名稱,Access 會啟動該表單,而非該對話方塊。

您可以在表單上的清單方塊及下拉式方塊控制項中執行 [編輯清單項目] 命令,也可以在資料表及查詢結果集上的下拉式方塊控制項中執行該命令。表單必須在 [設計檢視] 或 [瀏覽檢視] 中開啟,資料表及查詢結果集則必須在 [資料工作表檢視] 中開啟。

清單項目編輯表單

[查閱] 索引標籤

資料輸入表單的名稱

如果在此資料表屬性中指定資料輸入表單的名稱,使用者執行 [編輯清單項目] 命令時就會開啟該表單。否則,便會開啟 [編輯清單項目] 對話方塊。

如需設計資料庫資料表及設定屬性的詳細資訊,請參閱下列文章。

  • 資料庫設計的基本概念說明基本概念,例如規劃資料庫設計的資料及正規化 — 分割相關資料表中的資料,並排除重複的資料的程序。

  • 資料庫中的建立表格說明如何建立資料表,將主索引鍵 (唯一識別每一列或表格中的記錄的欄位),以及如何設定資料類型] 和 [資料表屬性。

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使用表單更新資料

您可以使用表單更新少量資料。此處的「少」是指要手動更新的記錄數量。表單可以提供更快捷、更準確的方式來編輯和更新少量資料。

您如何使用表單編輯資料,取決於表單的設計。表單可以包含控制項,例如清單、 文字方塊、 按鈕和資料工作表的任何數字,看起來像 Excel 工作表中的格線。因此每個表單上控制項讀取或寫入基礎的資料表欄位的資料。您指定的控制項與執行的動作取決於為基礎的資料表欄位,任何屬性設定為該欄位的資料類型以及可能數個資料庫設計工具會設定為每個控制項的屬性。如需有關如何資料類型與欄位屬性影響輸入資料的詳細資訊,請參閱本文前面的資料類型會影響您輸入資料的方式以及如何資料表欄位屬性會影響您輸入資料的方式

下列章節會說明如何使用最常用的資料輸入控制項。如有關於特定資料庫的問題,請連絡系統管理員或資料庫設計師。

在文字方塊中新增或編輯文字

Access 為 [文字] 及 [備忘] 欄位提供了一個文字控制項。由於控制項的大小通常會反映基準資料表欄位的大小,所以往往可以依據控制項的大小來區分基準欄位是文字欄位還是備忘欄位。例如,如果將控制項繫結到可以接受不超過 50 個字元的文字欄位,您需要相應調整控制項的大小。但是,如果將控制項繫結到 [備忘] 欄位,則可以根據顯示的文字來調整控制項的大小,以便在不捲動的情況下即可顯示一段或兩段文字。

此外,您可以將 [備忘] 欄位設定為支援 RTF 格式,然後將不同的字型、大小、樣式及色彩套用到文字。

編輯文字方塊中的文字

  • 將游標置於文字方塊中,然後變更資料。請注意,您無法對 [文字] 或 [備忘] 欄位中的數字執行計算。

套用 RTF 格式

附註: 只有在文字方塊繫結至 [備忘欄位時,您可以遵循下列步驟執行。請參閱在檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表後,選取 [備忘] 欄位。通常,您可以尋找名稱為 [註解]、[備註] 或 [描述] 的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    您可以套用不同的字型及大小、讓文字成為粗體或斜體、變更色彩等等。

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使用資料工作表更新資料

您可以直接在 [資料工作表檢視] (與 Excel 工作表類似的資料列與資料行方格窗格) 中變更資料,而且可以變更資料表、查詢結果集和顯示資料工作的表單中的資料。

通常,只需要變更少量記錄或單一記錄的一部分的情況下,可以使用資料工作表。如果您熟悉 Excel,便能輕鬆掌握資料工作表,而且不需要深入瞭解 Access 的相關知識 (如建立及執行查詢的功能) 就可以進行變更。

繼續進行時,請記住這些事項。

  • 您不必明確儲存變更。將游標移至同一資料列的新欄位或其他資料列時,Access 就會自動在資料表中儲存這些變更。

  • 根據預設,Access 資料庫中的欄位應設定為接受特定類型的資料,如文字或數字。因此,您必須輸入該欄位可以接受的資料類型。否則,Access 就會顯示錯誤訊息。

  • 欄位可能已經套用輸入遮罩。「輸入遮罩」是一組文字及定位符號字元,會強制您以特定格式輸入資料。例如,郵遞區號的輸入遮罩可能會要求資料符合法文格式,而電話號碼的輸入遮罩則可能會要求以德文格式輸入數字。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

  • 除附件及多值清單之外,多數欄位中都只能輸入一個值。如果不確定欄位是否接受附件,請連絡資料庫設計師或系統管理員。由於 Access 會在每個清單項目旁邊顯示核取方塊,所以您一定可以找到多值清單。

變更資料工作表中的資料

  1. 在 [功能窗格] 中,按兩下包含要變更之資料的資料表或查詢。

    根據預設,Access 會在 [資料工作表檢視] (與 Excel 工作表類似的方格窗格) 中開啟該資料表或查詢。 

  2. 按一下或以其他方式將焦點置於要變更的第一個欄位,然後編輯資料。

  3. 若要移至下一個欄位,可以按下 TAB 鍵、使用方向鍵,或按下一個欄位。

    使用 TAB 鍵時,Access 依預設會使用 Windows [地區選項] 來判定應該將游標移至左側還是右側。如果電腦設定為使用從左至右顯示的語言,則當按下 TAB 鍵時,游標會移至右側。如果電腦設定為使用從右至左的語言,則游標會移至左側。

在 [備忘] 欄位的資料中套用 RTF 格式

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢結果後,選取 [備忘] 欄位。

    一般而言,您可以查詢欄位的名稱為 「 註解],[備忘稿 」 或 「 說明 」。如果仍找不到 [備忘] 欄位,請參閱檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    您可以套用不同的字型及大小、讓文字成為粗體或斜體、變更色彩等等。

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使用更新查詢變更現有資料

您可以使用更新查詢來新增、變更或刪除一筆或多筆現有記錄的一部分 (但不是全部),而且可以將更新查詢想像為具有 [尋找及取代] 對話方塊功能的表單。您可以輸入選取準則 (與搜尋字串大致相同) 及更新準則 (與取代字串大致相同)。與對話方塊不同的是,更新查詢可以接受多個準則,允許您一次更新大量記錄,並且可以讓您變更一個以上資料表中的記錄。

請注意,不能使用更新查詢新增整筆記錄。若要新增整筆記錄,請使用新增查詢。

如需詳細資訊,請參閱文章新增記錄以使用新增查詢的資料表

附註: 最安全的更新查詢使用方法,是先建立測試選取準則的選取查詢。例如,假設您要將指定客戶的一連串 [是/否] 欄位,從 [否] 更新為 [是]。若要完成此動作,您可以在選取查詢中新增準則,直到查詢傳回該客戶記錄中所有設定為 [否] 的記錄。確定已取得正確的記錄之後,將選取查詢轉換為更新查詢,輸入更新準則,然後執行查詢以更新選取的值。本節中的步驟會介紹如何建立選取查詢並將其轉換為更新查詢。

建立選取查詢

  1. 開啟包含要更新之記錄的資料庫。

  2. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    開啟查詢設計工具後,會出現 [設計] 索引標籤,同時會開啟 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 選取包含要更新之記錄的一個或多個資料表,然後按一下 [新增],再按一下 [關閉]。

    資料表會在查詢設計格線的上半部中顯示成一個或多個視窗,這些視窗會列出每一個資料表中的所有欄位。下圖顯示使用一般資料表的查詢設計格線。

    查詢設計工具中的資料表

  4. 按兩下要更新的欄位。選取的欄位就會出現在查詢設計工具下方區段的 [欄位] 列中。

    您可以在下半部的每一欄中新增一個資料表欄位,或按兩下位於資料表欄位清單頂部的星號 (*),快速新增資料表中的所有欄位。下圖顯示已加入所有欄位的查詢設計格線。

    已新增所有資料表欄位的查詢。

  5. 您可以選擇性地在設計方格窗格的 [準則] 列中輸入一個或多個準則。下表顯示部分範例準則,並說明這些準則對查詢的影響。

準則

效果

> 234

會傳回所有大於 234 的數字。若要尋找所有小於 234 的數字,請使用 < 234。

>= "Callahan"

傳回從Callahan到字母表所有記錄

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

會傳回從 2006 年 2 月 2 日到 2006 年 12 月 1 日之間的日期 (ANSI-89)。如果資料庫使用的是 ANSI-92 萬用字元,請使用單引號 (') 代替井字號。例如:Between '2/2/2006' And '12/1/2006'。

Not "Germany"

尋找欄位內容不完全等於 "Germany" 的所有記錄。這個準則將會傳回包含 "Germany" 以及其他字元的記錄,例如 "Germany (euro)" 或 "Europe (Germany)"。

Not "T*"

會尋找以 T 為開頭之外的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

Not "*t"

會尋找不是以 t 結尾的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

In(加拿大,英國)

會在清單中尋找包含「加拿大」或「英國」的所有記錄。

Like "[A-D]*"

會在文字欄位中尋找以字母 A 到 D 開頭的所有記錄。如果資料庫使用的是 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

Like "*ar*"

會尋找包含 "ar" 這兩個連續字母的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

Like "Maison Dewe?"

會尋找符合下面條件的所有記錄:開頭是 "Maison" 並且第二個字串包含 5 個字母,其中前面 4 個字母是 "Dewe",最後一個則是未知的字母。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用底線 (_) 來代替問號。

#2/2/2006#

會尋找 2006 年二月 2 日的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用單引號代替井字號將日期包住 ('2/2/2006')。

< Date() - 30

會傳回超過 30 天以上的所有日期。

Date()

會傳回包含今天日期的所有記錄。

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

會傳回介於今天日期和從今天算起三個月之間的所有記錄。

Is Null

會傳回包含 Null (空白或未定義) 值的所有記錄。

Is Not Null

會傳回包含值的所有記錄。

""

會傳回包含零長度字串的所有記錄。當您需要在必要欄位中輸入某個值,但還不知道這是什麼值時,就可以使用零長度字串。例如,某個欄位可能需要輸入傳真號碼,但有些客戶可能沒有傳真機。在這種情況下,您可以輸入一對雙引號,引號中不包含數字,引號之間也沒有任何空格 ("")。

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]。

    確認查詢只會傳回想要更新的記錄。如有需要,您可以選取不想要的欄位,然後再按 DELETE 鍵將它們移除,也可以將其他欄位拖到設計方格窗格,還可以變更準則,直到取得滿意的查詢結果。

  2. 移至下一個步驟。

更新記錄

  1. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [更新]

    將選取查詢變更為更新查詢。Access 會在查詢設計工具的下方區段中新增 [更新至] 列。

    具有單一更新準則的更新查詢

  2. 找到含有要變更之資料的欄位,然後在該欄位的 [更新至] 列中輸入運算式 (會變更您的資料)。

    下列表格會顯示一些範例運算式,並說明它們如何變更資料。

運算式

結果

"Salesperson"

會將 [文字] 欄位中的文字值變更為 [Salesperson]。

#8/10/06#

會將 [日期/時間] 欄位中的日期值變更為 [10-Aug-06]。

會將 [是/否] 欄位中的 [否] 變更為 [是]。

"PN" & [PartNumber]

會在每個指定的零件編號開頭加上 PN。

[UnitPrice] * [Quantity]

會將名稱為 [UnitPrice] 及 [Quantity] 之欄位中的值相乘。

[Freight] * 1.5

會將名稱為 [Freight] 之欄位中的值增加 50%。

DSum("[數量] * [單價]",
"訂單詳細資料", "[產品識別碼]=" & [產品識別碼])

如果目前資料表中的 [ProductID] 值與 [Order Details] 資料表中的 [ProductID] 值相符,此運算式便會將 [Quantity] 欄位的值與 [UnitPrice] 欄位的值相乘,以計算的結果更新總銷售量。

Right([ShipPostalCode], 5)

會截斷文字或數字字串最左邊的字元,保留最右邊的五個字元。

IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])

會將 [UnitPrice] 欄位的 Null (未知或未定義) 值變更為零 (0)。

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]。

    警示訊息隨即出現。下圖顯示該訊息:

    更新查詢警示訊息

  2. 按一下 [是] 執行查詢。

    附註: 您可以關閉提醒的郵件。若要這麼做,請按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 存取選項,按一下 [進階],然後按一下 [確認] 下清除 [巨集指令查詢] 核取方塊。

  3. 若要查看更新查詢的結果,可以在 [常用] 索引標籤或 [設計] 索引標籤上,按一下 [檢視] 群組中的 [檢視],再按 [資料工作表檢視]。此外,您也可以按一下位於 Access 狀態列上的 [資料工作表檢視] 按鈕。

    附註: 執行查詢時,您可能會發現結果集中缺少某些欄位。如果查詢包含沒有更新的欄位,Access 依預設則會移除那些欄位。例如,您可能將兩個資料表中的 [ID] 欄位納入查詢範圍,以確保查詢傳回且正在操作的記錄正確。如果您沒有更新那些 [ID] 欄位,Access 就會移除它們。

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使用新增查詢將記錄新增到資料表

新增查詢的其中一個最常見用途是將來源資料庫內一個或多個資料表中的一組記錄,新增至目的資料庫的一個或多個資料表中。例如,假設您贏得了一些新客戶,而某個資料庫恰好含有儲存這些客戶之相關資訊的資料表。此時,可以將這些現有資料新增到資料庫中適當的資料表內,這樣便無需再手動輸入新資料。您還可以使用新增查詢執行下列動作:

  • 依準則新增記錄。例如,您可能只想新增重要訂單的客戶名稱與地址。

  • 在一個資料表中的欄位與相應資料表中的欄位只有部分符合的情況下,新增記錄。例如,假設 [客戶] 資料表中有 11 個欄位,而在另一個資料庫的 [客戶] 資料表中有 9 個欄位與之相符。在這種情況下,您就可以使用新增查詢只新增相符欄位中的資料,而忽略其他欄位。

請遵循下列基本步驟,完成建立新增查詢,並將資料從某一資料庫新增至另一資料庫的程序:

  • 開啟來源資料庫 (含有要新增之記錄的資料庫) 並且建立一個選取查詢,此查詢只會傳回您要新增的記錄。

  • 將此選取查詢轉換為新增查詢。

  • 將目的資料表和欄位加入至新增查詢。如果要將記錄新增至其他資料庫,您必須先開啟該資料庫,然後再選取資料表。

  • 執行本查詢以新增記錄。

附註: 開始前,請先備份資料。如果發生錯誤,您可以從目的地資料表中刪除新增的記錄,不過手動刪除大量記錄可能需要極長時間。擁有備份可協助您儘快修正錯誤。

建立選取查詢

  1. 開啟來源資料庫,就是包含您要新增之記錄的資料庫。 

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]。

    查詢設計格線隨即出現,並會顯示 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 選取包含您要新增的記錄之資料表,按一下 [新增],再按一下 [關閉]。

    該資料表會在查詢設計格線的上方區段中以視窗形式出現。視窗中會列出資料表的所有欄位。下圖顯示查詢設計工具中的典型資料表:

    查詢設計工具中的資料表

  4. 將您想新增的欄位從資料表拖曳至查詢設計格線下方區段的 [欄位] 資料列。

    在下方區段中,您可以在每個資料行加入一個資料表欄位。若要快速加入所有欄位,請按一下資料表欄位清單頂端的星號 (*)。下圖顯示已新增數個資料表欄位的查詢設計工具:

    在設計格線中有三個欄位的查詢

    下圖顯示新增了所有欄位的設計工具:

    有全部資料表欄位的查詢

  5. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]。

    請確定該查詢回傳的是您要新增的記錄。若有需要,可以清除 [顯示] 核取方塊或按 DELETE 鍵移除不需要的欄位,也可以拖曳其他欄位至設計格線中,直到您滿意查詢結果為止。

  6. 繼續下一個步驟。

將查詢轉換為新增查詢

  1. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [新增]

    會顯示 [附加] 對話方塊。

  2. 此時,您可以將資料表中的記錄新增到同一資料庫中的其他資料表,也可以將記錄新增到另一個資料庫中的資料表。

    • 將記錄新增到同一資料庫中的資料表

      1. 按一下 [附加] 對話方塊中的 [目前資料庫] (如果尚未選取),然後從 [資料表名稱] 清單選取目的資料表。

      2. 按一下 [確定]。

        在前一節的步驟 4 中,我們將來源資料表中的部分 (或全部) 欄位新增至查詢設計格線中。如果您在該步驟中新增了整個資料表,Access 現在就會將整個目的資料表加入 [新增至] 資料列,如下所示:

        包含兩個資料表所有欄位的新增查詢

        - 或 -

        如果您在前一節的步驟 4 中加入了個別欄位,而且來源與目的資料表的欄位名稱彼此相符,Access 會將目的欄位名稱自動加入 [新增至] 資料列,如下所示:

        有符合欄位的新增查詢

        - 或 -

        如果新增的是個別欄位,但是來源資料表與目的資料表中的部分或全部欄位名稱不相符,則 Access 會在 [新增至] 資料列中將名稱不相符的欄位保留為空白。您可以按一下每個空白欄位,然後從結果清單中選取想要的來源欄位,如下所示。

        選擇新增查詢的目的欄位

      3. 若要預覽變更,請按一下 [檢視]。

      4. 回到 [設計檢視] 並按一下 [執行] 新增記錄。

    • 將記錄新增到另一個資料庫中的資料表

      1. 按一下 [附加] 對話方塊中的 [另一個資料庫]。

      2. 在 [檔案名稱] 欄位中輸入目的資料庫的位置與名稱。

      3. 在 [資料表名稱] 欄位中,輸入目的資料表的名稱,然後按一下 [確定]。

        - 或 -

        按一下 [瀏覽] 並使用第二個 [附加] 對話方塊來尋找目的資料庫。找到並選取目的資料庫之後,按一下 [確定]。第二個對話方塊隨即關閉。接著,在第一個對話方塊的 [資料表名稱] 欄位中,輸入目的資料表的名稱,然後按一下 [確定]。

        輸入目的資料表名稱,並按一下 [確定] 關閉第一個 [附加] 對話方塊。

        在前一節的步驟 4 中,我們將來源資料表中的部分 (或全部) 欄位新增至查詢設計格線的 [欄位] 資料列中。如果您在該步驟中新增了整個資料表,Access 現在就會將整個目的資料表加入 [新增至] 資料列,如下所示:

        包含兩個資料表所有欄位的新增查詢

        - 或 -

        如果您在步驟 4 中加入了個別欄位,且來源與目的資料表的欄位名稱彼此相符,Access 就會將目的欄位名稱自動加入 [新增至] 資料列,例如:

        有符合欄位的新增查詢

        -或-

        如果您加入了個別欄位,而且來源與目的資料表的欄位名稱有部分不符 (或完全不符),Access 會讓不相符的欄位在 [新增至] 資料列中保持空白。請按一下每個空白欄位,並從結果清單中選取您想要的目的欄位,例如:

        選擇新增查詢的目的欄位

      4. 若要預覽變更,請按一下 [檢視]。

      5. 切換至 [設計檢視] 並按一下 [執行] 新增記錄。

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使用資料收集更新記錄

Office Access 2007 提供一種叫做 [資料收集] 的新功能。您可以在 Microsoft Office Outlook 2007 中設定一個資料輸入表單、收集資訊,並將該資料存進 Access 資料庫。如何使用 [資料收集] 功能的說明超出本文的範圍。

瞭解如何使用資料收集的資訊,請參閱標題為「 收集資料,透過電子郵件訊息的文件。

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使用尋找及取代對話方塊變更資料

使用 [尋找及取代] 對話方塊可以既省時又省力地變更少量資料。本文不會說明如何使用 [尋找及取代] 對話方塊。

瞭解如何使用] 對話方塊中的資訊,請參閱使用 [尋找及取代對話方塊變更資料的文件。

頁面頂端

使用串聯更新變更主索引鍵及外部索引鍵值

有時,可能需要更新主索引鍵值。如果主索引鍵還充當外部索引鍵,則可以在外部索引鍵的所有下層實例中自動更新變更。

需要注意的是,主索引鍵是資料庫資料表中每個資料列 (記錄) 的唯一識別項,而外部索引鍵是與主索引鍵相符的資料行。通常,外部索引鍵位於另一個資料表中,可以讓您在資料表的資料之間建立關聯 (連結)。

例如,假設您使用產品編號做為主索引鍵,一個產品編號可以唯一識別一個產品,而您在訂單資料的資料表中也使用該產品編號做為外部索引鍵。這樣一來,每當有人訂購該產品時,產品編號就會成為訂單的一部分,您便可以找到每種產品關聯的所有訂單。

有時候,這些編號 (或其他類型的主索引鍵) 會變更。當它們發生變更時,您可以變更主索引鍵值,並讓該變更自動串聯更新到所有關聯的下層記錄。若要執行此動作,請開啟兩個資料表間的參考完整性及串聯更新。

繼續進行時,請記住這些規則:

  • 只有設定為 [文字] 或 [數值] 資料類型的主索引鍵欄位,才可以啟用串聯更新。而對於 [自動編號] 資料類型的欄位,則無法使用串聯更新。

  • 只有在具有一對多關聯的資料表之間,才可以啟用串聯更新。

下列步驟說明如何建立關聯,並針對此關聯啟用串聯更新。

建立關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. [設計] 索引標籤的 [關聯] 群組中,按一下 [顯示資料表]

    [顯示資料表] 對話方塊隨即開啟。

  3. 如果它尚未選取,按一下 [資料表] 索引標籤,選取要變更的資料表,按一下 [新增],再按 [關閉]

    您可以按 SHIFT 鍵來選取多個資料表,或個別新增每個資料表。請僅選取此關聯之「一」方及「多」方的資料表。

  4. [關聯] 視窗中,從關聯之「一」方的資料表中,將主索引鍵拖放至「多」方之資料表的外部索引鍵欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即出現。下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊

  5. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊並按一下 [建立]

  6. 繼續進行下一組步驟。

啟用主索引鍵中的串聯更新

  1. 如果您沒有遵循前一節的步驟,請開啟含有要變更之關聯的資料庫。

  2. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

    [關聯] 視窗隨即出現,並會顯示資料庫中資料表之間的聯結 (以連接線表示)。下圖所示為典型的關聯:

    兩個資料表之間的關聯

  3. 以滑鼠右鍵按一下上層和下層資料表之間的聯結線,然後按一下 [編輯關聯]。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即出現。下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊及現有關聯

  4. 選取 [串聯更新關聯欄位],確定已選取 [強迫參考完整性] 核取方塊,然後按一下 [確定]

如需建立關聯的詳細資訊,請參閱下列文章:

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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