更新資料庫中的資料

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本文說明如何更新現有的資料。Microsoft Office Access 2007提供許多工具更新現有記錄,包括資料工作表、 表單、 查詢、 尋找及取代和新的資料收集功能。

繼續進行時,請記住,更新的資料不相同的程序輸入新的資料。在資料庫中輸入新資料的相關資訊,請參閱新增一或多個記錄至資料庫文件。

本文內容

資料庫設計如何影響更新

資料類型如何影響更新

表格欄位內容如何影響更新

若要更新的資料使用表單

若要更新的資料使用資料工作表

使用更新查詢以變更現有的資料

使用新增查詢將記錄新增至資料表

使用資料收集更新記錄

若要變更主要及外部索引鍵值使用階層式的更新

資料庫設計如何影響更新

如果您是 access 或熟悉關聯式資料庫的基本概念,請閱讀本節。大量更新變得更容易瞭解資料庫設計的基本原則部分時執行。

Access 資料庫中不是在相同的意義Microsoft Office Word 2007文件或Microsoft Office PowerPoint 2007投影片組的檔案。相反地,是將一般的 Access 資料庫的資料表的集合,加上一組物件周圍這些表格內建的 — 表單、 報表、 查詢等等。

此外,這些物件必須遵守一套設計原則或資料庫不良的工作或無法運作。接著,這些設計原則會影響您輸入的資料。繼續進行時請記得以下幾點瞭解資料庫物件和設計。

  • 與 (例如清單稱為值清單的類型) 的一些例外狀況,Access 會儲存在一或多個資料表中所有的資料。資料表的數量而定的設計及複雜的資料庫。雖然您可以檢視或更新的資料在表單中的報表,或在查詢所傳回的結果,Access 會將儲存只在表格中的資料。

  • 每個資料表都應該儲存單一問題、 類別,或用途的資料。例如商務連絡人資訊的表格應包含銷售資訊。如果是這樣,尋找正確的資訊可成為困難,甚至無法。

  • 每個資料表中的欄位應該接受只有一個資料類型。例如,您不應該設定為接受數字欄位中儲存筆記。如果您嘗試在這種欄位中輸入文字時,Access 會顯示錯誤訊息。

  • 有一個例外,在記錄中的欄位應該接受只有一個值。例如,適當設計的資料庫會防止您地址] 欄位中輸入一個以上的地址。這是相較於Microsoft Office Excel 2007,可根據預設,讓您在單一儲存格中輸入任何數字的名稱、 地址或圖像,除非您設定的儲存格,若要接受限制的類型的資料。

    不過, Office Access 2007也會提供稱為多重值的欄位的新功能。若要將資料的多個項目附加到單一記錄,並建立接受多個值的清單,您可以使用多重值的欄位。例如,您可以附加文字檔、 Office PowerPoint 2007投影片組及圖像的任何數字記錄資料庫中。您也可以建立的名稱清單,並視需要選取最多的名稱。使用多重值欄位的可能看起來中斷的資料庫設計規則,因為您可以存放一筆以上的每一個資料表欄位的資料,但實際不是,因為 Access 會強制執行 「 幕後 」 規則特殊的隱藏資料表中儲存的資料。

下列連結可讓您提供的主旨與本節所述的功能的詳細資訊的文件。

頁面頂端

資料類型如何影響更新

如果您是 access 或熟悉關聯式資料庫的基本概念,請閱讀本節。大量更新變得更容易瞭解資料庫設計的基本原則部分時執行。

當您設計資料庫資料表時,您所選取的資料類型的每個表格,有助於確保提供更精確的資料輸入的程序中的欄位。例如,假設您指定的數字欄位的資料類型,因為您需要計算銷售數字。如果某人嘗試在該欄位中輸入文字時,Access 就會顯示錯誤訊息,並將不會讓使用者儲存已變更的記錄,協助保護您的數字的步驟。

告訴我如何檢視資料類型

Access 現在提供兩種方法可以檢視資料表欄位的資料類型。您可以使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令或您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟說明如何使用兩個技巧。

使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令來檢視資料類型

  1. 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要使用的資料表。

  2. 按一下您想要檢查的欄位。

  3. 按一下 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中的 [檢視設定欄位的資料類型的資料類型] 清單的向下箭號。

在 [設計] 檢視中檢視資料類型

  • 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

    Access 會在設計格線中,開啟資料表,並在格線的上半部區段顯示每個資料表欄位的名稱與資料類型。

    [設計檢視] 中的欄位

為每個資料表欄位的資料型別提供控制可執行及無法輸入欄位的第一層級。在某些情況下,設定資料類型可讓您在輸入的任何資訊。下表列出的資料類型的Office Access 2007提供,並說明它們如何影響資料的項目。

資料類型

輸入資料的影響

文字

文字欄位接受文字或數字字元,包括分隔的清單的項目。文字欄位接受較小的字元數比備忘] 欄位,從 0 到 255 個字元。在某些情況下,您可以使用轉換函數來執行計算的文字欄位中的資料。

備忘

您可以在此類型的欄位中輸入大量文字與數字的資料。此外,如果資料庫設計工具會設定為支援 rtf 格式設定的欄位,您可以套用的格式設定類型以正常方式找到 word 處理的程式,例如Office Word 2007。例如,您可以對特定字元套用不同的字型和大小,在您的文字,並使其粗體或斜體等等。您也可以新增超文字標記語言 (HTML) 標籤的資料。

如需有關如何使用 [備忘] 欄位中的 rtf 文字格式設定的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

文字欄位,例如中,您也可以針對備忘] 欄位中的資料,以執行轉換函數。

數值

您可以在此類型的欄位中,輸入只數字,您可以執行計算數字] 欄位中的值。

日期/時間

您可以在此類型的欄位中輸入只日期和時間。根據如何資料庫設計工具設定的欄位,您可能會發生這種情況:

  • 如果資料庫設計工具設定輸入的遮罩的欄位 (一系列的常值和版面配置區的字元,當您選取的欄位時,出現),您必須輸入資料中的空格及遮罩提供的格式。例如,如果您看到的遮罩 MMM_DD_YYYY 例如,您必須輸入日期格式提供的空格中,例如年 10 月 11 2006年。您無法輸入完整月份名稱 (例如年 7 月) 或兩位數年份值。

  • 如果設計工具未建立輸入的遮罩控制您輸入的日期或時間,您可以輸入使用任何有效的日期或時間格式的值。例如,您可以輸入 11 年 10 月 2006 年 10/11/06 或 2006 年 10 月 11 日。

  • 資料庫設計工具可能會顯示格式套用至] 欄位。情況下,如果不是輸入的遮罩,則您可以輸入一個值幾乎任何格式,但 Access 會顯示根據顯示格式的日期。例如,您可以輸入 10/11/2006年,但可能會設定顯示格式,使其值顯示成 2006 年 10 月 11 日。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

貨幣

您可以在此類型的欄位中輸入僅限貨幣值。此外,您不必手動輸入貨幣符號。根據預設,Access 適用於 Windows 地區設定中指定的貨幣符號 (¥、 英鎊、 $、 等等)。

自動編號

您不可以輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。每當您新增記錄至資料表時,access 就會增加自動編號] 欄位中的值。

是/否

當您按一下已設定為此資料類型的欄位時,Access 會顯示核取方塊或下拉式清單中,依據您設定欄位的格式。如果您設定要顯示清單的欄位的格式,則您可以選取[是],則為 TrueFalse,或關閉,從清單中,再根據套用至] 欄位的格式。您無法在清單中輸入值,或直接從表單或表格中變更清單中的值。

OLE 物件

當您要顯示資料的另一個程式中建立的檔案時,您可以使用此類型的欄位。例如,您可以 OLE 物件] 欄位中顯示的文字檔案,將 Excel 圖表或 PowerPoint 投影片組。

附件會提供更快、 更容易且更有彈性的方法,若要檢視其他程式中的資料。附件中的項目,稍後這個資料表中,如需詳細資訊,請參閱。

超連結

您可以在此類型的欄位中,輸入任何資料與存取網址中換行。例如,如果您在欄位中輸入值,Access 會以統一資源定位器 (URL) 的文字,就像這樣: http://www。your_text上.com。如果您輸入有效的網址,會使用您的連結,否則您的連結會導致錯誤訊息。此外,編輯現有的超連結可以很難因為按一下超連結] 欄位使用滑鼠啟動您的網頁瀏覽器,並會帶您到連結中所指定的網站。若要編輯超連結欄位,您可以選取相鄰的欄位、 將焦點移至 [超連結] 欄位中,使用 tab 鍵或箭號,然後按下 F2 以啟用編輯功能。

附件

您可以從其他程式附加資料至此類型的欄位,但您無法輸入,或否則輸入文字或數字資料。

使用附件欄位的相關資訊,請參閱本文附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

查詢精靈

[查閱精靈不資料類型。不過,您使用精靈來建立下拉式清單的兩種: 清單和查閱欄位的值。值清單所用的分隔符號您手動輸入當您使用 [查閱精靈] 的項目清單。這些值可獨立的任何其他資料或資料庫中的物件。

相反地,查閱欄位使用查詢從一或多個其他資料表在資料庫中,或在另一個位置,例如執行Windows SharePoint Services 3.0的伺服器擷取資料。查閱欄位然後會顯示在下拉式清單中的資料。根據預設,[查閱精靈] 會將數字的資料類型的資料表欄位。

您可以使用直接在表格中,並在表單和報表中的查閱欄位。根據預設,查閱欄位中的值會出現在名為下拉式方塊清單控制項的類型,有的下拉式箭號的清單: 空白查閱清單 。根據資料庫設計工具已設定的 [查閱] 欄位和下拉式方塊,您可以編輯清單中的項目,並將項目新增至清單。若要執行這項作業,資料庫設計工具必須設定 [查閱] 欄位的屬性 (屬性稱為限制在清單中,與設計工具已關閉)。

如果您無法直接編輯查詢] 清單中的值,您必須新增或變更您預先定義的值清單中,或做為查閱欄位的來源資料表中的資料。這樣的相關資訊,請參閱標題為 「 編輯查閱欄位中的項目 」,請參閱新增一或多個記錄至資料庫一節。

最後,當您建立查閱欄位時,您可以選擇設定以支援多重值。當您這麼做時,產生的清單會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您可以選取或清除為許多視需要的項目。此圖說明一般的多重值的清單:

核取方塊清單

建立多重值的查閱欄位,並使用 [結果] 清單的相關資訊,請參閱使用儲存多重值的清單多重值欄位的指南的文章。

頁面頂端

表格欄位內容如何影響更新

如果您是 access 或熟悉關聯式資料庫的基本概念,請閱讀本節。除非您瞭解如何設定資料表欄位的內容會影響更新,您無法順利執行大量更新。

當您設計資料庫時,您通常會開始設計一個或多個資料表。您決定哪些類型的資料包含每個資料表,設定主索引鍵,可唯一識別每一筆記錄 (列) 的欄位,每個資料表,並建立資料表之間的關聯。

該程序的一部分,您可以設定欄位的內容中每個資料表。例如,您可以設定為接受不超過 50 個字元的文字欄位,您可以設定接受只貨幣值數字] 欄位。

您可以使用 [設計] 檢視,以設定大部分的欄位屬性。不過,您也可以設定某些屬性,使用 [在功能區] 的Microsoft Office Fluent 使用者介面的組件] 群組中的命令。例如,您可以設定視覺化格式的文字及備忘欄位使用在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中的命令。如需有關如何使用這些命令的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

告訴我如何設定或變更資料表欄位的內容。

Access 現在提供兩種方法可以檢視資料表欄位的內容,您可以使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令或您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟說明如何使用兩個技巧。

使用 [資料工作表] 索引標籤上的命令來檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要使用的資料表。

  2. 按一下 [資料工作表] 索引標籤,然後使用 [資料類型和格式設定] 群組中的命令,以檢視的每一個資料表欄位的內容。

在 [設計] 檢視中檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]。

    Access 會在設計格線中開啟資料表。

  2. 如果尚未選取,請在下方的 [欄位屬性] 下的方格中,按一下 [一般] 索引標籤。

    –或–

    To see the properties for a lookup field, click the Lookup tab.

    A lookup field is a table field that uses either a hard-coded list of values, or a query that retrieves values from one or more tables in a database. By default, the lookup field presents those values to you in the form of a list. Depending on how a database designer sets the lookup field, you can select one or more items from that list.

    Lookup fields often confuse new Access users because a list of items appears in one location (the list that Access creates from the data in the lookup field), but the data can reside in another location (the table that contains the data). Remember that when you update the data in a lookup field, you must update the source table (the second location). You cannot update a Lookup field from the list.

下表列出已輸入資料的最佳效果的表格內容,並說明它們的影響。

屬性

Location in table design grid

Possible values

當您嘗試輸入資料的行為

Field Size

[一般] 索引標籤

0 到 255

字元限制僅適用於設定為文字資料類型的欄位。如果您嘗試輸入幾個指定的字元數,則欄位剪下它們。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,這個屬性會強制您中] 欄位中,輸入一個值,並存取將不會讓您將儲存任何新的資料,直到您完成欄位。關閉時,欄位就會接受 null 值,表示欄位保留空白。

附註: Null 值不是零一樣。零是一個數字,並存取可以將其用於計算。Null 值會遺失、 定義,或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

When turned on, you can enter zero-length strings — strings that contain no characters. To create a zero-length string, you type a pair of double quotation marks with no space between them ("") and press ENTER.

Indexed

[一般] 索引標籤

是/否

When you index a table field, Access prevents you from adding duplicate values.

Input Mask

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂設定的文字及版面配置區的字元

An input mask forces you to enter data in a predefined format. The masks appear when you select a field in a table or a control on a form. For example, suppose you click a Date field and see this set of characters: MMM-DD-YYYY. That set of characters is known as an input mask. It forces you to enter month values as three-letter abbreviations, such as OCT, and the year value as four digits, instead of two. So if you see that mask, you enter a date such as OCT-15-2006.

附註: Remember that input masks only control how you enter data, not how Access displays that data. For example, you can enter a date as OCT-15-2006, but Access might store the value as 10152006 — that is, with no formatting characters. Then, when you view the date in a table, form, or report, Access might be set to display it as 10/15/2006.

For more information about creating and using input masks, see the article Format data in rows and columns.

顯示控制項

Lookup tab

Values depend on the data type set for the field

For Text and Number fields, you can choose between a text box, list box, or combo box control. For Yes/No fields, you can choose between a check box, text box, or combo box control.

附註: If you select anything other than List Box or Combo Box, Access hides the remaining properties on the Lookup tab.

資料列來源類型

Lookup tab

Table/Query
Value List
Field List

If you set the Display Control property box to either List Box or Combo Box, you can set this property to Table/Query, Value List or Field List. In turn, this property controls the type of value that you can use in the Row Source property. See the next entry.

資料列來源

Lookup tab

Depends on the Row Source Type property.

If you set the Row Source Type property to Table/Query, this property field can contain the name of a table or a query. If you set the property to Value List, this property contains a list of values separated by semicolons (;). If you set the Row Source Type property to Field List, this property contains the name of a table, query, or Structured Query Language (SQL) statement.

Limit to List

Lookup tab

是/否

When set to Yes, Access finds matching values as users enter text in a combo box control. Put another way, the Yes setting enables type-ahead. The Yes setting also prevents users from editing the items in a list directly from the list or combo box control. Instead, users must edit the items in the Row Source property box, or in the case of lookup fields, edit the items in the table that contain the source data for the Lookup field. For more information about using lookup fields, see the section titled "Edit the items in a lookup field" in the article Add one or more records to a database.

允許值清單編輯

Lookup tab

是/否

Enables or disables the Edit List Items command for value lists, but not for lookup fields. To enable that command for lookup fields, enter a valid form name in the List Items Edit Form property. The Allow Value List Edits command appears on a shortcut menu that you open by right-clicking a list box or combo box control. When a you run the command, the Edit List Items dialog box appears. Alternately, if you specify the name of a form in the List Items Edit Form property box, Access starts that form instead of the dialog box.

You can run the Edit List Items command from list box and combo box controls located on forms, and from combo box controls located in tables and query result sets. Forms must be open in either Design view or Browse view; tables and query result sets must be open in Datasheet view.

清單項目編輯表單

查閱] 索引標籤

資料輸入表單的名稱

如果您在此資料表屬性中指定的資料輸入表單名稱,當使用者執行 [編輯清單項目] 命令會開啟該表單。否則,[編輯清單項目] 對話方塊會顯示當使用者執行命令。

For more information about designing database tables and setting properties, see the following articles.

  • Database design basics explains fundamental concepts such as planning a database, designing the data, and normalization — the process of splitting your data into related tables and eliminating redundant data.

  • Create tables in a database explains how to create tables, add primary keys (fields that uniquely identify each row or record in the table), and how to set data types and table properties.

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Use a form to update data

You use a form to update small amounts of data. In this case, "small" means any number of records that you want to update manually. Forms can provide an easier, faster, and more accurate way to edit and update small amounts data.

How you use a form to edit data depends on the design of the form. Forms can contain any number of controls such as lists, text boxes, buttons, and datasheets — grids that look like Excel worksheets. In turn, each of the controls on the form either reads data from or writes data to an underlying table field. What you do with a given control depends on the data type set for the underlying table field, any properties set for that field, and possibly on several properties that the database designer sets for each control. For more information about how data types and field properties affect data entry, see How data types affect the way you enter data and How table field properties affect the way you enter data, earlier in this article.

The following sections explain how to use the most common data entry controls. If you have questions about your specific database, contact your system administrator or the database designer.

Add or edit text in a text box

Access provides one text control for use with Text and Memo fields. Typically, you can tell if the underlying field is text or memo by the size of the control, which usually reflects the size of the underlying table field. For example, if you bind the control to a text field that accepts no more than 50 characters, you size the control accordingly. In contrast, if you bind the control to a Memo field, you can size the control to display one or two paragraphs of text without having to scroll.

In addition, you can set a Memo field to support rich-text formatting. You can then apply different fonts, sizes, styles, and colors to your text.

Edit text in a text box

  • Place the cursor in the text box and change your data. Remember that you cannot perform calculations on numbers in a Text or Memo field.

Apply rich-text formatting

附註: You can follow these steps only when a text box is bound to a Memo field. See the steps in View properties for a table field, earlier in this article.

  1. 資料表資料工作表檢視] 中開啟,請選取 [備忘] 欄位。一般而言,您可以尋找名為 「 註解,」 的欄位備忘稿 」 或 「 描述 」。

  2. On the Home tab, in the Font group, use the buttons and menus to format the text.

    您可以套用不同的字型和大小,使文字變成粗體或斜體、 變更色彩],依此類推。

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若要更新的資料使用資料工作表

You can change data by working directly in Datasheet view (a row and column grid similar to an Excel worksheet). You can change data in tables, query result sets, and forms that display datasheets.

一般而言,當您需要變更只有少數記錄或部分的單一記錄時使用資料工作表。如果您熟悉 Excel,資料工作表應該很容易理解,,而且您可以進行變更,不必更深入瞭解存取,例如建立和執行查詢的功能。

在進行時,請記得以下幾點。

  • 您不需要明確儲存您的變更。Access 認可這些表格當您將游標移到新的欄位中相同的列,或當您將滑鼠指標移到另一個資料列。

  • By default, the fields in an Access database should be set to accept a specific type of data, such as text or numbers. You must enter the type of data that the field is set to accept. If you don't, Access displays an error message.

  • 欄位可能需要輸入的遮罩套用。輸入的遮罩是一組強制您輸入資料以特定格式的文字及版面配置區的字元。例如,輸入的遮罩的郵遞區號可能會要求符合法文格式,並輸入的遮罩的電話號碼可能會要求您輸入的德文格式的數字的資料。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱本文的列與欄的資料格式

  • 附件和多重值的清單,但您可以在大部分的欄位中輸入只有一個值。如果您不知道欄位是否接受附件,請連絡您的資料庫設計工具或系統管理員。因為 Access 會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您隨時都可以識別多重值的清單。

Change data in a datasheet

  1. In the Navigation Pane, double-click the table or query that contains the data you want to change.

    根據預設,Access 會開啟的資料表或查詢資料工作表檢視] 中,類似 Excel 工作表的格線。

  2. 按一下或否則將焦點放在您想要變更的第一個欄位,然後編輯資料。

  3. 若要移動至下一個欄位,請按 TAB 鍵、 使用其中一個方向鍵,或按一下 [下一步] 欄位。

    當您按下 TAB,根據預設時,Access 會使用 Windows 地區設定,來判斷是否向左或向右移動游標。如果電腦設定為使用讀取從左到右的語言,將游標移到右當您按下 TAB 鍵。如果電腦設定從右至左的語言,將游標移到左邊。

Rtf 文字將格式套用至備忘] 欄位中的資料

  1. 資料表或查詢結果資料工作表檢視] 中開啟,選取 [備忘] 欄位。

    一般而言,您可以查詢欄位的名稱為 「 註解],[備忘稿 」 或 「 說明 」。如果仍找不到 [備忘] 欄位,請參閱檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    您可以套用不同的字型和大小,使文字變成粗體或斜體、 變更色彩],依此類推。

頁面頂端

使用更新查詢以變更現有的資料

您可以使用更新查詢來新增、 變更或刪除部分 (而非全部) 一或多個現有的記錄。您可以將更新查詢為強大表單的 [尋找及取代] 對話方塊。您輸入的選取準則 (搜尋字串約略等於) 及更新準則 (取代字串約略等於)。但不同於對話方塊中,更新查詢可以接受多個準則,讓您更新大量記錄一次,並允許您變更多個資料表中的記錄。

請記住,您無法使用更新查詢來新增整筆記錄。若要執行這項作業,您可以使用新增查詢。

如需詳細資訊,請參閱文章新增記錄以使用新增查詢的資料表

附註: 使用更新查詢最安全的方法是先建立選取查詢,以測試您的選取準則。例如,假設您想要更新的一系列是/否] 欄位從 [指定的客戶。若要這麼做,直到會傳回的所有您要的記錄的客戶 」,準則新增至您選取的查詢。當您確定您有正確的記錄時,您然後將您的選取查詢轉換為更新查詢,輸入您的更新準則,然後執行查詢來更新選取的值。本節中的步驟說明如何建立選取查詢,然後再將其轉換為更新查詢。

建立選取查詢

  1. 開啟包含要更新之記錄的資料庫。

  2. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    隨即會開啟查詢設計工具]、 [設計] 索引標籤出現,並顯示資料表] 對話方塊隨即開啟。

  3. 選取包含您想要更新,並按一下 [新增] 的記錄的資料表,然後再按一下 [關閉]。

    表格顯示為 [查詢設計格線的上半部區段中的一或多個 windows 和 windows 清單中的每個資料表的所有欄位。下圖顯示查詢設計工具與一般的表格。

    查詢設計工具中的資料表

  4. 按兩下您想要更新的欄位。選取的欄位會出現在查詢設計工具] 的 [欄位] 列在下方區段中。

    您可以在較低的區段中,新增一個每一個資料行的資料表欄位,或者,您可以新增表格中的所有欄位快速按兩下星號 (*) 資料表欄位清單的頂端。下圖顯示已新增所有欄位的查詢設計工具。

    已新增所有資料表欄位的查詢

  5. 您也可以在設計格線的 [準則] 列中輸入一或多個準則。下表顯示部分範例準則並說明這些準則對查詢的影響。

準則

影響

> 234

傳回所有大於 234 的數字。若要尋找所有小於 234 的數字,請使用 <234。

>= "Callahan"

傳回從Callahan到字母表所有記錄

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

傳回 2-2-06 到 1 年 12 月 06 (ansi-89) 日期。如果您的資料庫使用 ansi-92 萬用字元,請使用單引號 ('),而不是井字號。範例: 之間 ' 2006/2/2 」 和 「 12/1/2006年 」

Not "德國"

尋找欄位內容不完全等於 "德國" 的所有記錄。這個準則將會傳回包含 "德國" 以及其他字元的記錄,例如 "德國 (歐元)" 或 "歐洲 (德國)"。

Not "T*"

會尋找以 T 為開頭之外的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

Not "*t"

會尋找不是以 t 結尾的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

In(加拿大,英國)

會在清單中尋找包含「加拿大」或「英國」的所有記錄。

Like "[A-D]*"

在文字欄位中,找到所有記錄的開頭字母 A 至 d 鍵。如果您的資料庫使用 ansi-92 萬用字元字元集,請使用百分比符號 (%),而不是星號。

Like "*ar*"

會尋找包含 "ar" 這兩個連續字母的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號。

Like "Maison Dewe?"

會尋找符合下面條件的所有記錄:開頭是「Maison」並且第二個字串包含 5 個字母,其中前面 4 個字母是「Dewe」,最後一個則是未知的字母。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用底線 (_) 來代替問號。

#2/2/2006#

會尋找 2006 年 2 月 2 日的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用單引號代替井字號括住日期 ('2/2/2006')。

< Date() - 30

傳回 30 天以前的所有日期。

Date()

傳回包含今天日期的所有記錄。

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

傳回在今天日期和今天日期後三個月之間的所有記錄。

Is Null

會傳回包含 Null (空白或未定義) 值的所有記錄。

Is Not Null

會傳回包含值的所有記錄。

""

會傳回包含零長度字串的所有記錄。當您需要將值新增至必要欄位,但是您還不知道該值時,可以使用零長度的字串。例如,某個欄位可能需要輸入傳真號碼,但有些客戶可能沒有傳真機。在這種情況下,請輸入一對中間不含任何空格的雙引號 (""),而非數字。

  1. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    確認查詢傳回您想要更新的記錄。如有需要您可以選取的欄位,您不想按 DELETE 移除,您可以將其他欄位拖曳至設計格線中,和您可以變更您的準則,直到您滿意查詢結果。

  2. 移至下面的步驟。

更新記錄

  1. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [更新]

    這會變更為更新查詢的選取查詢。Access 會在查詢設計工具] 的下方的區段中新增 [更新至] 列。

    具有單一更新準則的更新查詢

  2. 尋找包含您想要變更之的資料的欄位,並在 [更新至] 列中輸入運算式 (如此會將變更您的資料),該欄位的。

    下列表格會顯示一些範例運算式,並說明它們如何變更資料。

運算式

結果

"銷售人員"

會將 [文字] 欄位中的文字值變更為 [銷售人員]。

# #8/10/06

日期/時間] 欄位中的日期值變更為 10-8 月-06。

在 [是/否] 欄位中,將 [否] 值變更為 [是]

"PN" & [零件編號]

會在每個指定的零件編號開頭加上 PN。

[單價] * [數量]

會將名稱為 [單價] 及 [數量] 欄位中的值相乘。

[運費] * 1.5

會將名稱為 [運費] 欄位中的值增加 50%。

DSum("[數量] * [單價]",
"訂單詳細資料", "[產品識別碼]=" & [產品識別碼])

在目前資料表中的產品識別碼值相符的產品識別碼值,名為 [訂單詳細資料,資料表中銷售乘以欄位中的值總和此運算式更新命名為數量單價] 欄位中的值。

Right([ShipPostalCode], 5)

會截斷的文字或數字字串最左邊的字元,保留最右邊的五個字元。

IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])

Null (未知或未定義) 值變更為零 (0) 在 [單價] 欄位中。

  1. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    此時會出現一則警示訊息。下圖顯示的訊息:

    更新查詢警示訊息

  2. 按一下 [ ]以執行查詢。

    附註: 您可以關閉提醒的郵件。若要這麼做,請按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 存取選項,按一下 [進階],然後按一下 [確認] 下清除 [巨集指令查詢] 核取方塊。

  3. 若要查看查詢結果的更新,在 [常用] 索引標籤或[設計] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],,然後按一下 [資料工作表檢視。您也可以按一下位於 Access 狀態列上的 [資料工作表檢視] 按鈕。

    附註: 當您執行查詢時,您可能會注意到部分欄位已遺失結果集。如果您的查詢包含未更新的欄位,Access 會依預設移除這些欄位。例如,您可能包含來自兩個資料表,以確保您的查詢會傳回,並在正確的記錄的運作方式的識別碼欄位。如果您沒有更新這些識別碼欄位,Access 會移除它們。

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使用新增查詢將記錄新增至資料表

最常見的使用新增查詢的其中一項是將一組記錄來源資料庫中的一個或多個資料表新增至目的地資料庫中的一或多個資料表。例如,假設您取得一些新的客戶和資料庫包含這些客戶的相關資訊的資料表。若要避免手動輸入新資料,您可以將它附加至適當的資料表或資料表資料庫中。您也可以使用新增查詢:

  • 附加準則的所有記錄。例如,可能會想要新增只名稱和地址的客戶訂單量夠大。

  • 一些一個資料表中的欄位不存在於資料表時,請新增記錄。例如,假設的客戶] 資料表具有 11 欄位,另一個資料庫中的 [客戶] 資料表中的欄位符合 9 / 11 欄位。您可以使用新增查詢新增相符的欄位中的資料,並忽略其他人。

新增資料建立新增查詢,從一個資料庫至另一個資料庫的程序遵循下列步驟:

  • 開啟來源資料庫 (包含您想要新增的記錄的資料庫),並建立選取查詢所傳回的記錄,您想要新增。

  • 將選取查詢轉換成 [新增查詢。

  • 若要新增查詢新增目的資料表和欄位。如果您要新增記錄至另一個資料庫,則您第一次開啟該資料庫中,然後選取 [資料表。

  • 執行查詢,以新增的記錄。

附註: 在您開始之前,請備份您的資料。如果有誤,您可以從目的資料表,刪除新增的記錄,但手動刪除大量記錄花費很長的時間。準備有備份,可協助您修正錯誤更少的時間。

建立選取查詢

  1. 開啟來源資料庫,包含您想要新增之記錄的資料庫。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]。

    查詢設計格線中出現,並顯示資料表] 對話方塊隨即出現。

  3. 選取包含您想要附加,按一下 [新增],再按一下 [關閉之記錄的資料表。

    表格會顯示在查詢設計格線的上半部區段中的視窗。視窗會列出資料表中的所有欄位。此圖顯示在查詢設計工具中的一般表格:

    查詢設計工具中的資料表

  4. 拖曳您想要從資料表新增至查詢設計格線中的欄位] 列在下方區段中的欄位。

    您可以在下方區段中新增一個每一個資料行的資料表欄位。若要快速新增所有欄位,按一下 [資料表欄位的清單頂端的 [星號 (*)]。此圖顯示數個已新增的資料表欄位的查詢設計工具:

    在設計格線有三個欄位的查詢

    此圖會顯示已新增所有欄位的設計工具:

    有全部資料表欄位的查詢

  5. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    確認查詢傳回您想要新增的記錄。如有需要您可以清除 [顯示] 核取方塊,或按下 [刪除] 以移除不想要的欄位。您也可以拖曳至設計格線的其他欄位,直到您滿意查詢結果。

  6. 繼續進行下一個步驟。

將查詢轉換成新增查詢

  1. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增]。

    [新增] 對話方塊就會出現。

  2. 此時,您可以附加到相同的資料庫中的另一個資料表中的記錄,或將記錄新增至另一個資料庫中的表格。

    • 將記錄新增至相同的資料庫中的表格

      1. 在 [附加] 對話方塊中,按一下 [目前資料庫(如果尚未選取),然後選取目的資料表從 [資料表名稱] 清單。

      2. 按一下 [確定]。

        步驟 4 中的前一節,您新增部分或全部的來源資料表中的欄位至查詢設計格線。如果您在該步驟新增整個表格,Access 現在會新增整個目的資料表附加至]列中,如下所示:

        包含兩個資料表所有欄位的新增查詢

        –或–

        如果您新增個別欄位步驟 4 中上一節,而且來源和目的資料表中的欄位名稱相符,Access 會自動將目的欄位名稱中附加至] 列中,如下所示:

        有符合欄位的新增查詢

        –或–

        如果您新增個別欄位,而且部分或所有來源和目的資料表中的名稱不都相符,Access 將會留在 [附加至] 列中不相符的欄位。按一下每個空白欄位,然後選取您想要從結果清單中,[來源] 欄位,如下所示。

        選擇新增查詢的目的欄位

      3. 若要預覽變更,請按一下 [檢視]。

      4. 返回 [設計] 檢視,,然後按一下 [執行若要新增的記錄。

    • 將記錄新增至另一個資料庫中的表格

      1. 在 [新增] 對話方塊中,按一下 [其他資料庫]。

      2. 在 [檔案名稱] 欄位中,輸入目的地資料庫的名稱與位置。

      3. 在 [表格名稱] 欄位中,輸入目的資料表的名稱,然後按一下[確定]

        –或–

        按一下 [瀏覽並找出目的地資料庫中使用第二個 [附加] 對話方塊。您找出並選取目的地資料庫後,請按一下[確定] 。如此會關閉第二個對話方塊。在第一個方塊中,在 [表格名稱] 欄位中,輸入目的資料表的名稱,然後按一下[確定]

        輸入目的資料表的名稱,然後按一下 [確定],關閉第一個 [附加] 對話方塊。

        步驟 4 中的前一節,您新增部分或全部的來源資料表中的欄位至查詢設計格線中的 [欄位] 列。如果您在該步驟新增整個表格,Access 現在會新增整個目的資料表附加至]列中,如下所示:

        包含兩個資料表所有欄位的新增查詢

        –或–

        如果您在步驟 4 和來源和目的資料表相符的欄位名稱新增個別欄位,Access 自動會目的欄位的名稱新增在附加至]列中,就像這樣:

        有符合欄位的新增查詢

        –或–

        如果您新增個別欄位,而且部分或所有來源和目的資料表中的名稱不都相符,Access 將會留在 [附加至] 列中不相符的欄位。按一下每個空白欄位,然後從結果清單中,選取您想要的目的欄位就像這樣:

        選擇新增查詢的目的欄位

      4. 若要預覽變更,請按一下 [檢視]。

      5. 切換至 [設計] 檢視中,,然後按一下 [執行若要新增的記錄。

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使用資料收集更新記錄

Office Access 2007提供稱為資料收集的新功能。您可以設定資料輸入表單中Microsoft Office Outlook 2007、 收集資訊,並在 Access 資料庫中儲存的資料。說明如何使用資料收集功能不在本文的範圍。

瞭解如何使用資料收集的資訊,請參閱標題為「 收集資料,透過電子郵件訊息的文件。

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使用 [尋找及取代] 對話方塊來變更資料

尋找及取代] 對話方塊會提供更少的時間且更變更少量的資料的另一種方法。說明如何使用] 對話方塊中的不在本文的範圍。

瞭解如何使用] 對話方塊中的資訊,請參閱使用 [尋找及取代對話方塊變更資料的文件。

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若要變更主要及外部索引鍵值使用階層式的更新

有時候,您可能需要更新的主索引鍵值。如果您使用的主索引鍵為外部索引鍵時,您可以透過的外部索引鍵的所有子執行個體,自動更新您的變更。

提醒,主索引鍵是唯一識別資料庫資料表中的每個資料列 (記錄) 的值。外部索引鍵是符合主索引鍵資料行。一般而言,外部索引鍵存放在其他資料表中,而且可以讓您建立的資料表中的資料之間的關聯性 (連結)。

例如,假設您使用的產品識別碼編號為主索引鍵。一個識別碼可唯一識別一個產品。您也可以使用該識別碼為表格中的訂單資料的外部索引鍵。如此一來,您可以找到涉及每個產品的所有訂單因為的每當有人訂單該產品,識別碼成為順序的一部分。

有時候,變更那些識別碼 (或其他類型的主索引鍵)。時,請您可以變更您的主索引鍵值並自動串聯到所有相關的子記錄的變更。您可以啟用此行為以開啟 [參考完整性和階層式兩個資料表之間的更新。

在進行時,請記住這些規則:

  • 您可以啟用僅適用於設定為文字或數字的資料類型的主索引鍵欄位的階層式更新。您無法使用階層式更新設定為 [自動編號] 資料類型的欄位。

  • 您可以啟用只以一對多關聯的資料表之間的階層式更新。

下列步驟說明如何建立關聯,並啟用串聯更新的關聯。

建立關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 按一下 [設計] 索引標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中的 [顯示資料表]

    [顯示資料表] 對話方塊隨即出現。

  3. 如果尚未選取,按一下 [表格] 索引標籤,選取您想要變更,按一下 [新增],再按一下 [關閉的資料表。

    您也可以按 shift 鍵,以選取多個資料表,或您可以個別新增每個資料表。選取上的 「 一 」 和 「 多 」 端的關聯的資料表。

  4. 在 [資料庫關聯圖] 視窗中,資料表中拖曳關聯 「 一 」 端的主索引鍵並置放在關聯 「 多 」 端之資料表的外部索引鍵欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即出現。下圖顯示] 對話方塊中:

    [編輯關聯] 對話方塊

  5. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊,然後按一下 [建立]。

  6. 移至下一組步驟。

啟用串聯更新主索引鍵

  1. 如果您並未遵循前一節中的步驟,開啟包含您想要變更的關係的資料庫。

  2. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

    [資料庫關聯圖] 視窗會出現,並會顯示 (顯示為連接線) 資料庫中資料表之間的聯結。下圖顯示一般的關聯:

    兩個資料表之間的關聯

  3. 以滑鼠右鍵按一下父子表格之間的連接線,然後按一下 [編輯關聯]。

    [編輯關聯] 對話方塊隨即出現。下圖顯示] 對話方塊中:

    [編輯關聯] 對話方塊及現有關聯

  4. 選取 [串聯更新關聯欄位,確定 [強迫參考完整性] 核取方塊已選取,然後按一下[確定]。

如需有關如何建立關聯性的詳細資訊。請參閱下列文章:

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