更新現有的合併列印通訊清單

無論您是在 Excel 試算表Outlook 連絡人中設定郵寄清單,您都可以在啟動合併列印前編輯和更新郵寄清單。

更新郵寄清單

您可以在合併列印前或合併列印期間更新郵寄清單。不過,最佳做法是在啟動合併列印前進行任何更新。

  1. 開啟 Excel 試算表或 Outlook 連絡人。

  2. 新增、刪除或修正任何內容。

  3. 儲存並關閉檔案。

將新項目新增到 Word 中的合併列印清單

即使您已啟動合併列印,如果您是在 Word 中輸入郵寄清單,則仍可進行更新。

  1. 開啟現有的 Word 合併列印文件 (如果尚未開啟的話)。

  2. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤的螢幕擷取畫面,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令。

  3. 在 [資料來源] 底下,選擇郵寄清單檔案的名稱,然後選擇 [編輯]。

    [合併列印收件者] 清單選項

  4. 在 [編輯資料來源] 對話方塊中,執行下列任何一項操作:

    • 更新郵寄清單中人員的資訊
      選擇資訊,然後進行變更。

    • 將人員新增到您的郵寄清單
      選擇 [新增項目],然後在每個欄的網底列中輸入資訊。

      [編輯資料來源] 方塊

    • 在 Word 2013 和 Word 2016 中,您可以選擇下列選項。

      新增欄來為合併加入更多可用資訊
      選擇 [自訂欄位] > [新增]。接著,在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入 [欄位名稱],然後選擇 [確定]。接著,再次選擇 [確定],選擇 [是] 以儲存變更,然後選擇 [確定] 以完成操作。

      [自訂通訊清單] 對話方塊

      附註: 

      • 您郵寄清單中的欄是您合併列印文件中使用的合併功能變數 (機器翻譯)。如果要包含不同種類的資訊,您可以建立新的欄。例如,在電子郵件合併列印中,您可以新增 [個人訊息] 欄,為您想要感謝或追蹤的人員加上個人記事。

      • 您也可以選擇欄並使用 [上移] 或 [下移] 按鈕,以變更此欄在清單中的位置。在進行所需的變更後,請選擇 [確定]。

  5. 選擇 [確定]。

  6. 當 Word 提示您更新郵寄清單時,請選擇 [是]。

現在您已準備好在文件中插入合併列印功能變數。如需詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數 (機器翻譯)。

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