智慧工作:排程和加入線上會議

您可以使用 Microsoft® Lync™ 2010 的線上會議增益集,來排程 Microsoft® Lync™ 2010 會議或電話會議。另外也可以使用 Lync 2010 來啟動未排程會議,討論需要立即關注的事項。

重要: Lync 支援線上會議與電話會議。一個會議邀請可用於兩種用途。

您想要做什麼?

排程線上會議或電話會議

設定會議存取和簡報者選項

使用「立即開會」啟動未排程會議

加入排程的線上會議或電話會議

加入未排程的會議

連線至會議音訊

首次使用 Lync 2010 時選擇音訊連線選項

變更您的預設音訊選擇

邀請未安裝 Lync 2010 的人員

排程線上會議或電話會議

若要建立線上會議或電話會議邀請,請遵循下列步驟:

  1. 開啟 Microsoft® Outlook®,在 [行事曆] 中的 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增線上會議](在 Microsoft® Outlook® 2010 中) 或 [線上會議] (在 Microsoft® Office Outlook® 2007 中)。

Outlook 行事曆中的新增線上會議按鈕

  1. 在會議邀請的 [收件者] 方塊中,輸入要邀請加入會議之人員的電子郵件地址,並以分號分隔。

  2. 在會議邀請的 [主題] 方塊中,輸入會議的主題。

  3. (選擇性) 在會議邀請的本文中,於 [加入線上會議] 連結上方,輸入其他會議詳細資料。

    附註:  請勿修改會議邀請現有的任何文字。這麼做的話,可能會讓人員無法加入會議。

  4. (選擇性) 在會議邀請的 [會議] 索引標籤上,在 [顯示] 群組中,按一下 [排程助理員]。使用 [排程助理員] 確保在您選擇的時間內每個人都有空。

  5. 在會議邀請的 [線上會議] 群組中,按一下 [會議選項],然後視需要接受或變更預設選項。如需詳細資訊,請參閱下一節<設定會議存取和簡報者選項>

頁首

設定會議存取和簡報者選項

線上會議的預設選項最適用於小型電話會議,或與組織內部人員共用和共同作業工作階段。如果您與組織外部的人員排程線上會議或進行大型會議,請使用 [線上會議選項] 對話方塊,協助您決定下列各項:

  • 哪些人應該在大廳等候准許加入會議?

  • 哪些人應該在會議期間享有簡報者權限?

若要設定存取和簡報者選項,請執行下列動作:

  1. 在您建立的會議邀請中,於 [會議] 索引標籤的 [線上會議] 群組中,按一下 [會議選項]

Outlook 功能區圖像

  1. [線上會議選項] 對話方塊中,選取 [自訂此會議的存取和簡報者] 核取方塊。

  2. [存取][簡報者] 下,為排程的會議選擇適合其規模和類型的選項。如需指導方針,請參閱本程序最後的螢幕擷取畫面和表格。

  3. 按一下 [音訊與電話],依照需要設定選項。如果可用的話,請視需要設定 [語言] 選項。然後,按一下 [確定]

存取選項控制哪些參與者必須在大廳等候簡報者准許加入。

Lync 會議存取選項

下表有每個選項的詳細說明。

存取選項

在大廳等候的人員

選擇此選項的時機

僅限召集人 (鎖定)

每一個人

您不希望會議前有人檢視您的講義或 Microsoft® PowerPoint® 投影片

我公司中受邀請的人員

沒有您網路帳戶的人,以及沒有受邀請的人

您要討論一些敏感或機密的內容

我公司中的人員

沒有您網路帳戶的人

所有參與者都有組織的網路帳戶。

包括公司外部人員在內的所有人員 (無限制)

沒有人

您要邀請外部的參與者

經由電話撥入的人員略過大廳

沒有撥入的人

您的存取選項是 [我公司中的人員][包括公司外部人員在內的所有人員] ([僅限召集人 (鎖定)] 會議不能使用此核取方塊,也不建議 [我公司中受邀請的人員] 會議使用)。

簡報者選項控制在您排程會議時,會自動將簡報者權限授與哪些參與者。

設定簡報者選項

下表有每個選項的詳細說明。

簡報者選項

誰是簡報者

選擇此選項的時機

僅限召集人

僅排程會議的人

適用於參與者不需與會議內容互動的簡報。請注意,您可以在會議期間指派其他簡報者。

我公司中的人員

每個接受邀請且擁有您網路帳戶的人

適用於群組工作工作階段,其中參與者在您組織工作,而且可以共用和修改會議內容

包括公司外部人員在內的所有人員 (無限制)

您邀請的每一個人

適用於群組工作工作群組,包含沒有您網路帳戶的人

我選擇的人員

您和您選擇的參與者

適用於擁有一位簡報者以上的簡報

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使用「立即開會」啟動未排程會議

 若要使用 [立即開會] 命令啟動未排程會議,請遵循下列步驟:

  1. 開啟 Lync,在 Lync 主視窗中,按一下 [選項] 按鈕右邊的 [顯示功能表] 箭頭 選項圖示 ,然後按一下 [立即開會]

啟動立即開會線上會議或電話會議

  1. 在群組交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表 Lync [人員選項] 按鈕 ,然後執行下列其中一項:

    • 若要邀請 [連絡人] 清單中的人員,按一下 [使用名稱或電話號碼邀請],輸入電話號碼或選取一或多個連絡人,然後按一下 [確定]

    • 若要透過傳送電子郵件的方式邀請人員,按一下 [使用電子郵件邀請],然後填寫會議邀請。

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加入排程的線上會議或電話會議

若要加入排程的會議或電話會議,請執行下列動作:

  1. 在 Outlook [行事曆] 中,開啟想要加入的會議。

  2. 在會議邀請中,按一下 [加入線上會議]

Communicator

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加入未排程的會議

您可能會受邀加入未排程或 [立即開會] 會議,或是受邀加入已在進行的會議:

  • 在螢幕右下角出現的通知中,按一下 [加入]

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連線至會議音訊

您可以設定 Lync 每次都以相同的方式連線到會議音訊,或是提示您進行選擇。

首次使用 Lync 2010 時選擇音訊連線選項

首次加入 Lync 會議或電話會議時,會出現 [加入會議音訊] 對話方塊。

加入會議音訊對話方塊

附註:  視您組織的設定而定,您會看到不同的選項。

若要連線至會議音訊,請遵循下列步驟:

  1. [加入會議音訊] 對話方塊中,選取您要的選項。如需詳細資訊,請參閱本程序最後的表格。

  2. (選擇性) 選取 [不要再顯示此訊息] 核取方塊,在每次會議都使用所選的音訊連線方式。

  3. 按一下 [確定] 以加入會議。

加入會議音訊選項

選擇此選項的時機

不加入音訊

您想要撥入會議的方式。

使用 Lync (整合式音訊及視訊)

(建議使用) 您想要使用 Lync 中內建的電腦音訊和視訊。

請用下列電話號碼連絡我:

您想要 Microsoft® Lync™ Server 2010  通訊軟體撥電話給您。所列的號碼就是您在 [Lync - 選項] 對話方塊的 [電話] 選項中輸入的號碼。

附註:  如果是經由電話撥入或選擇 [請用下列電話號碼連絡我] 選項,則無法參與視訊交談

變更您的預設音訊選擇

  1. 在 Lync 主視窗中,按一下 [選項] 按鈕 Lync [選項] 按鈕

  2. [Lync - 選項] 對話方塊中,按一下 [電話],在 [加入電話會議] 下的 [從下列加入會議音訊] 方塊中,執行下列其中一項:

    • 若要在會議進行時使用整合的電腦音訊,按一下 [Lync]

    • 若要讓 Lync Server 2010 撥電話給您,從清單中選擇電話號碼。

      附註:  如果沒有看到想要的電話號碼,在對話方塊頂端的 [我的電話號碼] 下輸入電話號碼。

    • 若要使用電話撥入會議,選擇 [不加入音訊]

      [選項] 對話方塊 [電話] 索引標籤--[加入電話會議]

  3. (選擇性) 在 [加入電話會議] 下,選取 [在加入以確認或選取其他音訊來源之前提示我] 核取方塊。如果您經常變更音訊喜好設定,請選擇此選項。

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邀請未安裝 Lync 2010 的人員

組織內外的人員可以從沒有安裝 Lync 或 Microsoft® Lync™ 2010 Attendee 的電腦上加入 Lync 會議或電話會議。

您邀請的人員開啟會議邀請然後按一下 [加入線上會議] 連結時,視您的組織或受邀人員之組織的設定而定,會看到下列一或多個選項:

加入選項

其他會議用戶端

使用網頁瀏覽器加入會議

Microsoft® Lync™ Web App

重要:  Lync Web App 需要最新版的 Microsoft Silverlight 瀏覽器外掛程式。如果尚未安裝 Silverlight,您必須具有系統管理員權限才能安裝。

下載並安裝 Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

使用 Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 或 Microsoft® Office Communicator 2007

如需詳細資訊,請參閱 Office.com 網站上 Lync 2010 [說明] 中的<從未安裝 Lync 2010 的電腦加入>

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