新增清單方塊或下拉式方塊

新增清單方塊或下拉式方塊

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在 Access 桌面資料庫中的表單上輸入資料、,可以會更快且更容易選取要比記住輸入的值清單中的值。 選擇清單也有助於確保欄位中輸入值都是適當。 在清單控制項可以連線至現有的資料,或它可以顯示您輸入當您建立控制項的固定的值。 請繼續閱讀以了解清單控制項適用於 Access 表單,以及如何建立並加以自訂。

您想要做什麼?

瞭解清單方塊控制項的類型

使用精靈建立清單方塊或下拉式方塊

建立清單方塊或下拉式方塊的 [查閱] 欄位新增至表單

不使用精靈而自行建立清單方塊或下拉式方塊

自訂清單方塊或下拉式方塊

瞭解清單方塊控制項的類型

Access 提供兩種清單控制項的表單,清單方塊和下拉式方塊。

清單方塊    清單方塊控制項顯示值或選項的清單。 清單方塊包含的資料列的資料,並通常會調整大小,讓多個資料列會顯示在所有的時間。 列可以有一或多個可顯示包含或不含標題的資料行。 如果清單中所能顯示在控制項中的多個列,Access 會在控制項中顯示捲軸。 在 [清單] 方塊中,選擇使用者只限無法在清單方塊中輸入值。

清單方塊

下拉式方塊    下拉式方塊控制項提供更為精簡方式來呈現選擇; 清單清單會隱藏,直到您按一下下拉式箭號。 下拉式方塊也可讓您輸入不在清單中的值。 如此一來,下拉式方塊控制項結合了文字方塊和清單方塊的功能。

使用下拉式方塊 (下拉式清單)

1.按一下箭號以顯示下拉式清單。

2.按一下下拉式清單中的選項。

清單方塊與下拉式方塊可以繫結或未繫結控制項。 這些控制項可以查詢已修正清單,您自己,輸入或它們可以中查閱值的資料表或查詢中的值。 若要建立繫結的清單方塊或下拉式方塊之查閱的資料表或查詢中的值,請確定表單為基礎包含外部索引鍵欄位或查閱欄位記錄來源 。 這可以讓您建立的關聯性所需的清單方塊或下拉式方塊中的資料連結到表單上的資料。

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使用精靈建立清單方塊或下拉式方塊

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的表單,然後按一下 [設計檢視] 。

    附註: 此程序假設表單繫結至資料表或查詢。 如果表單已繫結一些步驟,將不適用的。 若要判斷是否表單繫結至資料表或查詢,請按 F4 顯示屬性表。 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上的資料表或查詢表單繫結到,會顯示 [記錄來源] 屬性方塊。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定已選取 [使用控制項精靈] 按鈕影像

  3. 按一下 [清單方塊 按鈕圖像 工具或 [下拉式方塊 按鈕影像 工具。

  4. 在表單上,按一下您要放置清單方塊或下拉式方塊的位置。

    • 根據您選擇的 [清單方塊精靈] 或 [下拉式方塊精靈隨即啟動。

  5. 當精靈詢問您要如何取得控制項的值時,請執行下列其中一項:

    • 如果您想要顯示目前記錄來源的資料,請按一下 [我希望清單方塊/下拉式方塊查閱的資料表或查詢中的值

    • 如果您想要顯示固定的值很少變更清單中,按一下 [我會輸入我想要的值

    • 如果您想要執行尋找作業,而不是做為資料的項目] 工具的控制項,請按一下 [尋找我我選取我清單方塊/下拉式方塊中的值為基礎的表單的記錄]。 這會以內嵌巨集執行尋找作業根據使用者輸入的值建立未繫結的控制項。

  6. 請按照指示指定值的顯示方式。

  7. 如果您選擇在精靈的第一個頁面上的前兩個選項的其中一個,精靈會詢問您想要存取您選取的值時執行的操作。 請執行下列其中一項操作:

    • 若要建立未繫結控制項,請按一下 [記住以供日後使用的值。 這表示 Access 會按住選取的值,直到使用者會將它變更或關閉表單,但它不會寫入值至資料表。

    • 若要建立繫結控制項,按一下 [儲存數值在此欄位中,,然後選取您要繫結控制項的欄位。

  8. 按一下 [下一步,然後輸入控制項的標籤。 此標籤將會顯示控制項旁邊。

  9. 按一下 [完成]

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建立清單方塊或下拉式方塊的 [查閱] 欄位新增至表單

您可以新增查閱欄位至表單以建立繫結的清單方塊或下拉式方塊。

  1. 在資料表中建立查閱欄位。 您建立的 [查閱] 欄位可為多重值,或包含單一值。

    如需有關建立多重值的查閱欄位的詳細資訊,請參閱建立或刪除多重值欄位

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 建立新的表單為基礎記錄來源包含 [查閱] 欄位。 比方說,在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,其中包含 [查閱] 欄位中,,然後按一下 [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中的 [表單 按鈕圖像

      Access 會自動建立查閱欄位的下拉式方塊。

    • 將清單方塊或下拉式方塊新增至表單:

      1. 在 [設計檢視] 中開啟表單為基礎記錄來源包含 [查閱] 欄位。

      2. 如果未顯示 [欄位清單] 窗格,請按 Alt + F8 予以顯示。

      3. 按兩下 [查閱] 欄位中,或將 [查閱] 欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到表單。 Access 會自動建立下拉式方塊繫結至欄位。

        提示: 若要變更下拉式方塊清單方塊 (反之亦然),以滑鼠右鍵按一下控制項,按一下 [捷徑] 功能表中按一下 [變更為,然後按一下您想要的控制項類型。

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不使用精靈而自行建立清單方塊或下拉式方塊

當您不使用精靈建立清單方塊或下拉式方塊時,您要自行設定許多控制項的屬性。 如果您想要的特定屬性的詳細資訊,請按一下適當的屬性方塊,然後按下 F1。

  1. 在 [設計檢視] 中開啟表單。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定未選取 [使用控制項精靈]。

    按鈕圖像

  3. 按一下 [清單方塊 按鈕圖像 工具或 [下拉式方塊 按鈕影像 工具。

  4. 按一下您要表單內部,以建立預設大小的控制項,或按一下並拖曳,直到控制項大小。

  5. 仍選取的控制項,請按 F4 以開啟其屬性表。

  6. 設定資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性使用下列表格中的指導方針。

若要執行此動作...

將資料列來源類型] 屬性設定為...

並設定 [資料列來源] 屬性,如下所示:

顯示資料表或查詢的 SQL 陳述式結果的值

[資料表/查詢

在下拉式清單中,選取資料表或查詢包含您想要顯示在清單方塊或下拉式方塊的值。

-或-

輸入 SQL 陳述式。

-或-

在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [建立器] 按鈕 以開啟 [查詢建立器。 如需有關如何建立查詢的詳細資訊,請參閱建立簡單的選取查詢

顯示固定的值清單

值清單

輸入以分號 (;)(;) 分隔的固定值清單。 例如,北;南部;東亞;西部

-或-

在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [建立器] 按鈕 以開啟 [編輯清單項目] 對話方塊中,,然後將項目輸入個別的行。

顯示資料表或查詢中的欄位的清單

欄位清單

在下拉式清單中,選取資料表或查詢包含您想要顯示在清單方塊或下拉式方塊的欄位名稱。

  1. 如果您想要顯示控制項中的多個資料欄,按一下 [欄數] 屬性方塊,然後輸入您想要的欄數。 設定欄寬]屬性,以調整欄寬。 如需有關每個屬性的詳細資訊,請將游標放在 [屬性] 方塊中,然後按下 F1。

  2. 如果您想要存取儲存您所選取的值,請按一下 [控制項資料來源] 屬性方塊,然後選取您要繫結清單方塊或下拉式方塊的欄位。

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自訂清單方塊或下拉式方塊

[設計檢視] 中開啟的表單,以確保清單方塊或下拉式方塊已選取,然後再按 F4 以開啟控制項的屬性工作表。 接著,請執行下列其中一項:

  • 變更清單方塊或下拉式方塊中的排序順序    如果您使用精靈來建立清單方塊或下拉式方塊時,Access 會自動排序製作清單的第一個 [可見] 欄的資料列。 如果您想要指定不同的排序順序,或如果您有已儲存的查詢,來設定控制項的 [資料列來源] 屬性使用下列程序:

    • 按一下 [資料] 索引標籤,然後按一下 [資料列來源] 屬性方塊。

    • 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上按一下 [建立器] 按鈕 以開啟 [查詢建立器。

    • 在您想要排序的資料行 [排序] 列中,指定您要的排序順序。

  • 從清單方塊或下拉式方塊繫結欄    

    在清單方塊或下拉式方塊的 [繫結的資料行] 屬性方塊中,指定數字會對應到清單方塊或下拉式方塊中的資料行的位置。 例如,輸入1以指定 [控制項資料來源] 屬性中的基礎欄位繫結清單方塊或下拉式方塊中的第一欄。 當您計算欄中包含隱藏的欄。

    如果您的繫結的資料行屬性設定為 0 時,Access 會儲存,而不是值的清單索引的其中一個資料行。 這是很有用,如果您想要儲存一串數字,而非清單值。

  • 隱藏表單上的下拉式方塊或清單方塊中的資料行    

    • 在 [欄寬] 屬性方塊中,輸入0 ,針對您想要隱藏的資料行。

      例如,假設您有內含 0.5 「 寬供應欄和 2 」 寬供應商名稱欄結合的兩欄下拉式方塊。 供應資料行是在清單中,第一欄的欄寬]屬性設定為0.5 」; 2]。 若要隱藏 [供應] 欄,請將欄寬]屬性設定為0"; 2]。 [供應] 欄,依然可繫結的資料行,即使您隱藏。

      附註: 在下拉式方塊中,第一個 [可見] 欄當會顯示在下拉式方塊中的文字部分不會顯示清單。 例如,因為會隱藏 [供應] 欄會顯示前述範例中的 [供應商名稱] 欄。 如果已不會隱藏 [供應] 欄,它會顯示,而不是 [供應商名稱] 欄。

  • 新增欄標題至表單上下拉式方塊    

    • 在 [欄名] 屬性方塊中,按一下 [要顯示欄標題。 只有開啟清單時,只會顯示下拉式方塊中的標題。

      如果下拉式方塊或清單方塊為基礎記錄來源,則 Access 會使用記錄來源的欄位名稱做為欄名。 如果下拉式方塊或清單方塊根據固定的值清單,Access 會使用第 n 個資料的項目從值清單 ([資料列來源] 屬性) 做為欄名,其中 n = [欄數] 屬性中的數字設定。

  • 關閉表單上下拉式方塊的填滿-中---[輸入時功能    

    • 在 [自動展開] 屬性方塊中,按一下 [否]

      當 [自動展開] 屬性設定為 [時,您必須從清單中選取值或輸入完整的值。

  • 設定表單中下拉式方塊清單方塊部分的寬度    

    • 在 [清單寬度] 屬性方塊中,輸入使用目前的度量單位 (設定 Windows [控制台] 中),依您想要的寬度。 若要使用的非預設的度量單位,包含度量指示器。 例如,輸入2 公分。 請務必保留足夠空間捲軸。

      下拉式方塊清單方塊部分可以是大於的文字方塊部分,但不是能變得更窄。 預設設定 (自動) 會清單方塊相同的寬度設定為下拉式方塊中的文字部分。

  • 設定表單上下拉式方塊中顯示列的數上限    

    • 在 [清單列數] 屬性方塊中,輸入數字。

      如果實際的列數超過在 [清單列數] 屬性中指定的數字,垂直捲軸會顯示在下拉式方塊。

  • 將下拉式方塊項目表單上下拉式方塊清單部分中的項目限制    

    • 在 [限制在清單內] 屬性方塊中,按一下[是]

      附註: 

      • 如果繫結的資料行的無法顯示在下拉式方塊中的第一欄,Access 會限制清單項目,即使 [限制在清單內] 屬性設為 [

      • 如果 [限制在清單內] 屬性設定為 [,當您輸入不在清單中,如果下拉式方塊繫結的項目時,項目會儲存在基礎的欄位,但它不會新增至清單。 若要將新的項目新增至清單中,使用上不在清單屬性和不在清單事件。

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