新增文字方塊控制項至表單或報表

文字方塊是 Access 中的標準控制項,用於檢視及編輯表單和報表上的資料。文字方塊可顯示多種不同的資料類型,您也可以使用它們來執行計算。本文將說明如何建立及使用文字方塊,並介紹幾個重要的文字屬性。

您想要做什麼?

新增繫結文字方塊

新增未繫結文字方塊

新增計算文字方塊

了解文字方塊屬性

新增繫結文字方塊

繫結文字方塊會顯示資料表中或查詢中欄位的資料。您可以在表單上使用繫結至可更新記錄來源的文字方塊,藉此輸入或編輯欄位中的資料。您在文字方塊中所做的變更會反映在基礎資料表中。

要快速建立繫結文字方塊,方法是將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至您的表單或報表上。Access 會針對下列資料類型的欄位自動建立文字方塊:

  • 簡短文字

  • 長文字

  • 數值

  • 日期/時間

  • 貨幣

  • 超連結

  • 計算

附註: 自 Access 2013 起,文字資料類型已重新命名為簡短文字,而備忘資料類型則重新命名為長文字。

拖曳其他資料類型的欄位,即會建立不同類型的控制項。例如,若您將是/否欄位由 [欄位清單] 窗格中拖曳至表單或報表上,Access 即會建立核取方塊。若您將 OLE 物件欄位拖曳至表單或報表,Access 會建立繫結物件框架,而若您將附件欄位拖曳至表單或報表,Access 則會建立附件控制項。

拖曳 [欄位清單] 窗格中的欄位,以在表單或報表中新增繫結文字方塊

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,再按一下您要的檢視,以在 [版面配置] 檢視或 [設計] 檢視中開啟表單或報表。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [新增現有欄位] 按鈕影像

  3. 在 [欄位清單] 窗格中,展開其中包含要繫結到文字方塊之欄位的資料表。

  4. 將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至報表或表單。

    如需有關如何使用 [欄位清單] 窗格的詳細資訊,請參閱將欄位新增至表單或報表一文。

若要在表單或報表中新增繫結文字方塊,您也可以先新增未繫結文字方塊,然後將文字方塊的 [控制項來源] 屬性設為您要繫結的欄位。

新增未繫結文字方塊

未繫結文字方塊不會與資料表或查詢中的欄位連結。您可以使用未繫結文字方塊來顯示計算結果,或是接受您不想直接儲存在資料表中的輸入。若要新增未繫結文字方塊,使用 [設計] 檢視最容易。

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,再按一下 [設計檢視],即可在 [設計] 檢視中開啟表單或報表。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 在表單或報表中,將游標放在您要置放文字方塊的位置,再按一下以插入文字方塊。

    附註: Access 也會將標籤放在文字方塊左側,因此請在游標左側為標籤留點空間。您可以日後重新調整標籤和文字方塊的位置,也可以刪除標籤,刪除方法是按一下它,再按一下 DELETE。

建立未繫結文字方塊的另一種方法,是從 [欄位清單] 窗格中將欄位拖曳至表單或報表,以先建立繫結文字方塊,再刪除 [控制項來源] 屬性中的值。若您在 [設計] 檢視中這麼做,文字方塊會顯示「未繫結」,而非欄位名稱。在 [版面配置] 檢視中,文字方塊將不再顯示資料,而是會呈現空白。

新增計算文字方塊

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,再按一下 [設計檢視],即可在 [設計] 檢視中開啟表單或報表。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 在表單或報表中,將游標放在您要置放文字方塊的位置,再按一下以插入文字方塊。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    將游標放在文字方塊中,然後輸入用來計算總和的運算式。

    選取文字方塊,按 F4 以顯示屬性表,然後在 [控制項來源] 屬性方塊中輸入運算式。若要使用運算式建立器來建立運算式,請按一下 [控制項來源] 屬性方塊旁的 [建立器] 按鈕

  5. 儲存表單或報表,然後再切換至 [表單] 檢視或 [報表] 檢視以查看結果。

如需建立運算式的詳細資訊,請參閱了解如何建立運算式一文。

注意:

  • 如果您在 [控制項來源] 屬性方塊中需要更多空間來輸入運算式,請按 SHIFT+F2 來開啟 [縮放] 方塊。

  • 若您的表單或報表是根據查詢而建立,建議您將運算式放在查詢中,而不是放在計算控制項中。這麼做可以改善效能,此外,若您要計算記錄群組的總和,在彙總函數中使用導出欄位的名稱也會更容易。

了解文字方塊屬性

不論您以何種方式建立文字方塊,都需要根據您想要的運作與顯示方式設定特定屬性。以下清單列出幾個較為重要且常用的文字方塊屬性:

  • 名稱    請為文字方塊起一個簡單又有意義的名字,以便您輕易判斷文字方塊所含的資料。這樣一來,如果您要在其他文字方塊中使用運算式來參照此文字方塊會更容易。有些資料庫開發人員偏好在文字方塊名稱加上前置字元,例如 txt,以便輕鬆判斷文字方塊與其他類型的控制項,例如 txtFirstNametxtAddress

    透過拖曳 [欄位清單] 窗格中欄位的方式來建立繫結文字方塊時,Access 會使用欄位名稱當做文字方塊名稱。這種做法通常沒有問題,但如果您打算編輯 [控制項來源] 屬性並建立運算式,就建議您先變更文字方塊名稱,以區別文字方塊與欄位的名稱。否則,Access 可能無法判斷您所要參照的是文字方塊,或是資料表中的欄位。例如,假設您有個報表含有命名為「First Name」的文字方塊,並與命名為「First Name」的資料表欄位繫結。若您想要調整「First Name」欄位值前方的空格時,您可能會將文字方塊的 [控制項來源] 屬性設為:

    =Trim([First Name])

    不過,這會導致文字方塊中出現 #Error,因為 Access 無法判斷運算式參照的是欄位還是文字方塊。若要修正此問題,請為文字方塊重新命名,好讓它與欄位各自採用不同的名字。

  • 控制項來源    此屬性會決定文字方塊是否為繫結、未繫結或計算。

    • 若 [控制項來源] 屬性方塊中的值是資料表欄位的名稱,文字方塊就會與該欄位繫結。

    • 若 [控制項來源] 中的值留白,文字方塊即為未繫結。

    • 若 [控制項來源] 中的值為運算式,文字方塊即為計算文字方塊。

  • 文字格式    若文字方塊與長文字欄位繫結,您可以將 [文字格式] 屬性方塊中的值設為 [RTF 格式]。這麼做可讓您將多個格式樣式套用至文字方塊中所含的文字。例如,您可以將粗體格式套用至其中一個字,然後為另一個字套用底線。

  • 自動調大    此屬性對於報表上已繫結至簡短文字或長文字欄位的文字方塊而言會特別實用。預設的設定為 [否]。如果文字方塊中要顯示的文字過多,文字會遭到截斷 (切掉)。不過,如果您將 [自動調大] 屬性方塊的值設為 [是],文字方塊就會將方塊的高度大小自動調整為可列印或預覽所含全部資料的大小。

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