新增或變更允許儲存多重值的查閱欄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

有時候,您需要的值是儲存在另一個資料表。例如,假設您有一個問題追蹤資料庫,您想要追蹤已指定問題的員工和承包商。會在 [連絡人] 資料表中追蹤這些人的相關資訊。您可以建立多重值查閱欄,在下拉式方塊或清單方塊控制項中顯示名稱。當您選取要指定問題的人員時,其連絡人識別碼值會儲存在問題記錄中。

本文會說明什麼是多重值查閱欄,及如何在資料表中新增多重值查閱欄。本文也會說明如何將現有的欄轉換成多重值查閱欄。

如果您想要知道如何若要以程式設計方式查閱值,以在資料表中,請參閱參考文章DLookup 函數。如需多重值欄位的詳細資訊,請參閱指南多重值欄位

在大部分資料庫管理系統 (包括舊版 Access) 中,一個欄位中只能儲存一個值。從 Microsoft Office Access 2007 開始,您可以建立包含多重值的欄位,例如已指定問題的人員清單。在某些情況下,建議使用多重值欄位,例如,當您使用 Office Access 2007 處理 Windows SharePoint Services 3.0 清單中儲存的資訊,且該清單包含的欄位使用了Windows SharePoint Services 3.0 提供的其中一個欄位類型。

本文內容

什麼是多重值的查閱欄?

在 [資料工作表檢視中建立多重值的查閱欄

使用 [欄位清單] 窗格中建立多重值的查閱欄

在 [設計檢視中建立多重值的查閱欄

使用 [查閱精靈] 建立多重值的查閱欄

了解繫結的值及顯示值中的多重值的查閱欄

介紹查閱欄位屬性

變更多重值欄位的查閱欄的設計

什麼是多重值查閱欄?

多重值查閱欄是資料表中的一個欄位,它的值是從另一個資料表或值清單中擷取來的。使用多重值查閱欄,您可以在下拉式方塊或清單方塊中顯示選擇清單。這些選擇可由資料表或查詢提供,也可以是您輸入的值。因為查閱欄具有多重值,所以,您可以在清單中選擇多個項目。

您可以設定欄位的 [查閱] 欄位屬性,手動建立多重值查閱欄,也可以完成 [查閱精靈] 來自動建立多重值查閱欄。可能的話,應使用 [查閱精靈] 建立多重值查閱欄。[查閱精靈] 可簡化程序,並自動填入適當的欄位屬性及建立適當的資料表關聯。

多重值欄位下拉式方塊

您可以在資料工作表檢視中或在設計檢視中建立多重值查閱欄。

頁面頂端

在資料工作表檢視中建立多重值查閱欄

根據預設,當您開啟資料表時,它會出現在資料工作表檢視中。您可以在 [資料工作表] 索引標籤上按一下 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄],來新增多重值查閱欄。這樣會啟動 [查閱精靈],來引導您完成建立查閱欄的程序。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下要建立查閱欄的資料表。資料表隨即在 [資料工作表檢視] 中開啟。 

  4. [資料工作表] 索引標籤上,按一下 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄]

    Access 功能區圖像

    查閱精靈隨即啟動。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  5. 在 [查閱精靈] 第一頁,您必須決定要以資料表或查詢中的值還是您輸入的值清單做為查閱欄的依據。

    最常見的多重值查閱欄類型是顯示從相關資料表或查詢查閱之值的類型。

  6. 若要瞭解如何完成 [查閱精靈,請參閱使用 [查閱精靈]

頁面頂端

使用欄位清單窗格建立多重值查閱欄

如果您使用的資料庫包含多個資料表,可從 [欄位清單] 窗格拖曳欄位來開始建立多重值 [查閱] 欄位的程序。[欄位清單] 窗格會顯示資料庫中其他資料表的欄位。以此方式建立多重值查閱欄之後,就會自動啟動 [查閱精靈],且您拖曳的欄位會變成查閱欄的其中一個欄位。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下要建立查閱欄的資料表。資料表隨即在 [資料工作表檢視] 中開啟。 

  4. 在 [資料工作表] 索引標籤的 [欄位與欄] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

    Access 功能區圖像

    [欄位清單] 窗格隨即出現。

  5. 按一下資料表旁邊的加號 (+),顯示該資料表中的欄位清單。

  6. 將需要的欄位從 [欄位清單] 窗格拖放到 [資料工作表檢視] 中的資料表。

  7. 當插入線出現時,將欄位放在適當的位置。

    顯示欄位之插入位置的插入線

    查閱精靈隨即啟動。

  8. 若要瞭解如何完成 [查閱精靈,請參閱使用 [查閱精靈]

頁面頂端

在設計檢視中建立多重值查閱欄

除了資料工作表檢視之外,您還可以在設計檢視中建立查閱欄。在 [設計檢視] 中建立查閱欄時,所使用的 [查閱精靈] 與 [資料工作表檢視] 中的是同一個。不過,在設計檢視中,您對所有欄位屬性具有完整存取權,因此可以直接編輯那些屬性。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要新增多重值查閱欄的資料表,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  4. 在資料表設計格線中找到第一個可用的空白列。

  5. 在第一個可用的空白資料列中,按一下 [欄位名稱] 欄,然後輸入多重值查閱欄的欄位名稱。

  6. 按一下該資料列的 [資料類型] 欄、按一下箭號,然後選取下拉清單中的 [查閱精靈]

    查閱精靈隨即啟動。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  7. 在 [查閱精靈] 的第一個頁面上,指出您要讓查閱欄根據表格或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。

    最常見的查閱欄類型是顯示從相關資料表或查詢查閱值的類型。

  8. 若要瞭解如何完成 [查閱精靈,請參閱使用 [查閱精靈]

按一下 [完成] 時,會建立一個查閱欄,其欄位屬性是依據您在 [查閱精靈] 中所做的選擇而設定。您可以檢視 [設計檢視] 的下方窗格中位於 [欄位屬性] 底下的欄位屬性。若要查看特別套用至查閱欄的屬性,按一下 [查閱] 索引標籤。

頁面頂端

使用 [查閱精靈] 建立多重值查閱欄

[查閱精靈] 會在下列情況下啟動:當您在資料工作表檢視中建立查閱欄、當您從 [欄位清單] 窗格中將欄位拖曳到在資料工作表檢視中開啟的資料表,以及當您在設計檢視中選取 [資料類型] 欄中的 [查閱精靈] 時。這個精靈會引導您完成建立查閱欄所需的步驟,並自動設定適當的欄位屬性以符合您的選擇。這個精靈也會在必要時建立資料表關聯和索引,以支援查閱欄。

在精靈的第一頁,您必須決定要查閱欄以資料表或查詢為依據,還是以您輸入的值清單為依據。通常,如果資料庫設計正確,且資訊分成主題型資料表,您應該選擇資料表或查詢做為查閱欄的資料來源。

  • 建立以資料表或查詢為依據的多重值查閱

    1. 按一下 [查閱精靈] 中的 [我希望查閱欄查詢資料表或查詢中的值],然後按一下 [下一步]。

    2. 從清單選取資料表或查詢,然後按一下 [下一步]。

    3. 按一下 [可用的欄位] 底下您想要加入查閱的欄位。

    4. 按一下大於符號按鈕 (>),將您選擇的欄位移動到 [已選取的欄位] 清單。按一下雙大於符號按鈕 (»),將所有欄位移動到 [已選取的欄位] 清單,然後按一下 [下一步]

    5. 您可以選擇性地選取一到四個用於排序查閱項目的欄位,然後按一下 [下一步]。

    6. 如有必要,調整 [查閱] 欄位中的欄寬,然後按一下 [下一步]

    7. 選取 [您要儲存此查詢的多重值嗎?] 底下的 [允許多重值] 核取方塊。

      附註: 必須選取此核取方塊,才能儲存多重值。

    8. 按一下 [完成]。

      當您按一下 [完成] 時,會建立查閱欄,其欄位屬性會根據您在查閱精靈中所做的選擇來設定。

    9. 若要儲存資料表,按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,再按一下 [儲存

      鍵盤快速鍵 CTRL + S

  • 建立以輸入值為基礎的多重值查閱

    1. 按一下 [查閱精靈] 中的 [我會輸入我想要的值],然後按一下 [下一步]

    2. 輸入欄數。然後,輸入每個值。若要移至下一欄或列,請按 TAB 鍵。

    3. 完成值的輸入後,按一下 [下一步]

    4. 如果您指定在步驟 2 的多個資料行,您必須選擇您用以唯一識別每個值的欄。在 [可用欄位] 方塊中,按兩下您要用來唯一識別每個值的資料行。

      附註: 如果您在步驟 2 中沒有指定多個資料欄,就不會出現這個步驟。

    5. 在 [查閱精靈] 中為查閱資料行輸入標籤。

    6. 選取 [您要儲存此查詢的多重值嗎?] 底下的 [允許多重值] 核取方塊。

      附註: 必須選取此核取方塊,才能儲存多重值。

    7. 按一下 [完成]。

      當您按一下 [完成] 時,會建立查閱欄,其欄位屬性會根據您在查閱精靈中所做的選擇來設定。

    8. 若要儲存資料表,按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,再按一下 [儲存

      鍵盤快速鍵 CTRL + S

  • 建立多重值欄位之後,在資料工作表檢視中檢視資料表時,該欄位便會顯示成核取方塊下拉式清單。

頁面頂端

了解多重值查閱欄中的繫結值和顯示值

Access 有許多版本支援單一值 [查閱] 欄位。多重值 [查閱] 欄位是 Office Access 2007 的新功能。[查閱] 欄位的用途是將識別碼 (或其他外部索引鍵值) 之類的數字顯示,取代成像名稱之類更有意義的文字。例如,Access 可顯示連絡人名稱,而不顯示連絡人識別碼。連絡人識別碼是繫結值。在來源資料表或查詢中會自動查閱連絡人識別碼,並取代成連絡人名稱。連絡人名稱是顯示值。

就像含有顯示值和繫結值的單一值 [查閱] 欄位一樣,多重值 [查閱] 欄位也有顯示值和繫結值,前者出現在使用者介面中,後者儲存在資料表中。對於多重值欄位中的每一個項目,會依據繫結值來「查閱」顯示值。

這表示 Access 所顯示的查閱顯示值通常與儲存在欄位中的繫結值不同。例如,Contacts Extended 查詢中的員工識別碼值集可能儲存在 AssignedTo 欄位中。這些員工識別碼值是繫結值。不過,由於 AssignedTo 是 [查閱] 欄位,所以 Access 會在查詢結果中顯示查閱值集,在這個案例中,是指連絡人名稱。連絡人名稱是顯示值。

含有顯示值的資料工作表與含有繫結值的資料工作表

1. 顯示值。

2. 繫結值。

了解多重值 [查閱] 欄位的顯示值及其繫結值之間的差別很重要。根據預設,顯示值會自動顯示在資料工作表檢視中。不過,繫結值是指儲存在 [查閱] 欄位中的值,您在查詢條件中使用的值,以及 Access 結合其他資料表時預設使用的值。

頁面頂端

查閱欄位屬性簡介

您可以在設計檢視下方窗格中檢視 [欄位屬性] 底下的 [查閱] 欄位屬性。若要查看與查閱欄特別相關的屬性,按一下 [查閱] 索引標籤。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要新增查閱欄的資料表,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

  4. 按一下 [欄位名稱] 欄中的查閱資料行的名稱。

  5. 按一下 [欄位屬性] 底下的 [查閱] 索引標籤。

    查閱屬性隨即出現。

    多重值查閱欄位屬性

當您設定的第一個屬性 (顯示 Control) 的值時,可用的屬性的清單變更,以反映您的選擇。您可以設定查閱欄位屬性,若要變更的查閱欄的行為。請注意,當您使用 [查閱精靈建立查閱欄,查閱欄位屬性會為您設定精靈。

查閱欄位屬性

設定此屬性

若要

顯示控制項

將控制項類型設為 [核取方塊][文字方塊][清單方塊][下拉式方塊][下拉式方塊] 是查閱欄最常見的選擇。

資料列來源類型

選擇要在查閱欄中填入來自另一個資料表或查詢中的值,或來自您指定的值清單中的值。您也可以選擇在清單中填入資料表或查詢中的欄位名稱。

資料列來源

指定資料表、 查詢或值的查閱資料行中提供的值的清單。[資料列來源類型] 屬性設定為 [資料表/查詢] 或 [欄位清單時, 應設定此屬性的資料表或查詢的名稱或代表查詢的 SQL 陳述式。[資料列來源類型] 屬性設定為值清單,此屬性應並以分號分隔的值清單。

繫結資料行

指定資料列來源中的資料行,該資料列來源會提供查閱欄所儲存的值。此資料行值的範圍可以是從 1 到資料列來源中的資料行數。

附註: 提供儲存之值的欄位不一定是與顯示欄相同的欄位。

資料行計數

在資料列來源中指定可顯示在查閱欄中的資料行計數。若要選取可顯示的欄位,請在 [資料行寬度] 屬性中提供資料行寬度。

資料行表頭

指定是否要顯示資料行表頭。

資料行寬度

輸入每一資料行的資料行寬度。如果您不想要顯示某一欄,例如識別碼欄,請指定寬度為 0。

清單列數

指定您顯示查閱欄時可出現的列數。

清單寬度

指定您顯示查閱欄時可出現的控制項寬度。

清單限制

選擇您是否可以輸入不在清單中的值。

允許多重值

指定查閱欄是否使用多重值欄位並且允許選取多重值。

允許值清單編輯

指定是否可以編輯以值清單為依據之查閱欄中的項目。當這項屬性設為 [是] 且您以滑鼠右鍵按一下以單一欄值清單為依據的 [查閱] 欄位時,會看到 [編輯清單項目] 功能表選項。如果查閱欄位有不止一欄,則會忽略這項屬性。

清單項目編輯表單

命名現有的表單,用以編輯以資料表或查詢為依據之查閱欄中的清單項目。

僅顯示資料列來源值

[允許多重值] 設為 [是] 時,僅顯示符合目前資料列來源的值。

查閱欄中的繫結值是由 [繫結資料行] 屬性來決定。查閱欄中的顯示值是在 [欄寬] 屬性中表示為具有非零寬度的欄。

頁面頂端

變更多重值欄位的查閱欄設計

若要變更多重值查閱欄的設計,您必須在設計檢視中編輯 [查閱] 欄位屬性,但有一種情形例外。如果查閱欄是依據單一欄值清單,且 [允許值清單編輯] 屬性是設為 [是],您可以在資料工作表檢視或表單檢視中,以滑鼠右鍵按一下多重值查閱欄,然後按一下 [編輯清單項目],來變更值清單。

編輯以值清單為依據之多重值查閱欄的值清單

可以在值清單中新增項目,變更值清單,或設定預設值。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下包含多重值欄位的資料表。

    資料表隨即在 [資料工作表檢視] 中開啟。

  4. 以滑鼠右鍵按一下多重值查閱欄中的任何儲存格。

  5. 按一下 [編輯清單項目]。

  6. 變更值清單,然後按一下 [確定]。

從以值清單為依據之多重值查閱欄變更為以資料表或查詢為依據之多重值查閱欄

  1. 首先,刪除以現有值清單為依據之多重值欄位。

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取及開啟資料庫。

    3. 在 [設計檢視] 中開啟資料表。

    4. 在設計方格窗格中選取多值欄位。

      按一下欄位的列選取器,選取欄位。

    5. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [刪除列

      設計索引標籤上的工具群組

      確認提示隨即出現。

    6. 出現確認提示時,按一下 [是] 刪除欄位及它包含的所有資料。若要取消,請按一下 [否]

  2. 現在,來建立新的多重值欄位。

    若要建立新的多重值的欄位,請參閱建立多重值的查閱欄資料工作表檢視中

變更多重值查閱欄的設計

若要變更多重值的查閱欄,您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表,並修改查閱欄位屬性。查閱欄位屬性的相關資訊,請參閱介紹查閱欄位屬性] 區段。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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