新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護

新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護

在 Office 中,您可以使用密碼來協助避免其他人開啟或修改您的文件、活頁簿及簡報。此外,如果不再需要使用唯讀,您可以輕鬆地移除密碼來解除對文件或活頁簿的保護。您還可以使用文件保護來限制檢閱者能夠進行的變更類型。

您的 IT 系統管理員負責為 Office 相關 App 設定包含基本規則的密碼原則。

警告: 請注意,如果您不記得密碼,Microsoft 無法為您擷取忘記的密碼

  • 在開啟的文件中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件]。

    您會看到下列選項:

    [保護文件] 按鈕以及選項

    • 標示為完稿:   讓文件變成唯讀。

      當文件已標示為完稿時,輸入、編輯命令及校訂標記都會停用或關閉,然後文件會變成唯讀。[標示為完稿] 命令可協助您讓別人知道您共用的文件是最終版本。這也有助於防止檢閱者或讀者不慎變更文件。

      當您將文件標示為完稿時,Word 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在文件頂端看到 [標示為完稿] 的黃色訊息。如果您按一下 [繼續編輯],文件便不會再標示為完稿。

    • 以密碼加密:   為文件設定密碼。

      重要: 將密碼存放在安全的地方。如果遺失或忘記密碼,就無法復原了。

      若選取 [以密碼加密],隨即會出現 [加密文件] 對話方塊。在 [密碼] 方塊中輸入密碼,當提示出現時,請再輸入一次密碼。重要:Microsoft 無法為您擷取遺失或忘記的密碼,因此請將密碼和相對應的檔案名稱清單保存在安全的地方。

  • 限制編輯:   控制使用者可對文件進行的變更類型。

    選取 [限制編輯] 後會看到以下選項:

    • 格式設定限制   :這會減少格式設定選項,保留外觀與風格。按一下 [設定],即可選取允許的樣式。

    • 編輯限制   :您可以控制檔案的編輯方式,也可以停用編輯功能。按一下 [例外] 或 [更多使用者],即可控制哪些人員能進行編輯。

    • 開始強制   :按一下 [是,開始強制保護],即可選擇密碼保護或使用者驗證。亦可按一下 [限制權限],新增或移除權限有限的編輯者。

    • 依人員限制權限:   使用 Windows Live ID 來限制權限。

      使用 Windows Live ID 或 Microsoft Windows 帳戶來限制權限。您可以透過貴組織使用的範本來套用權限,也可以按一下 [限制存取] 來新增權限。若要深入了解資訊版權管理的詳細資訊,請參閱 Office 的資訊版權管理

  • 新增數位簽章:   新增可見或不可見的數位簽章。

    數位簽章會使用電腦密碼學來驗證數位資訊,例如文件、電子郵件訊息和巨集。數位簽章是藉由輸入簽章或使用簽章影像而建立,以確立真確性、完整性及不可否認性。請參閱本主題結尾的連結,以深入了解數位簽章。

    若要了解數位簽章,請參閱數位簽章與憑證

  • 在開啟的文件中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件]。

    您會看到下列選項:

    [保護文件] 按鈕以及選項

    • 移除標示為完稿:   當您將文件標示為完稿時,Word 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在文件頂端看到黃色的 [標示為完稿] 訊息。如果您按一下 [繼續編輯],文件便不會再標示為完稿。

    • 移除密碼加密:   若要移除文件的密碼加密,請開啟文件並在 [密碼] 方塊中輸入密碼。然後按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件] > [以密碼加密]。請刪除 [密碼] 方塊中的內容,按一下 [確定],然後再次儲存文件。

    • 移除編輯限制:   若要移除編輯限制,請按一下 [限制編輯] 窗格底部的 [停止保護]。

    • 移除或變更限制存取:   若要移除或變更限制存取,請開啟檔案,然後在文件頂端的黃色列中按一下 [變更權限]。

    • 移除數位簽章:   若要移除數位簽章,請開啟檔案,在簽名欄上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [移除簽章]。或者,在 [簽章] 窗格中按一下簽章旁邊的箭號,然後按一下 [移除簽章]。

  • 在開啟的工作表中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿]

    您會看到下列選項:

    [保護活頁簿] 按鈕以及選項

    • 標示為完稿:   讓活頁簿變成唯讀。

      活頁簿標示為完稿後,打字、編輯命令及校訂標記都會停用或關閉,而且文件會變成唯讀。[註解標記為完稿] 命令可協助您讓別人知道您共用的活頁簿是最終版本。這也有助於防止檢閱者或讀者不慎變更活頁簿。

      當您將活頁簿標示為完稿時,Excel 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在活頁簿頂端看到 [標示為完稿] 的黃色訊息。如果您按一下 [繼續編輯],活頁簿便不會再標示為完稿。

    • 以密碼加密:   為活頁簿設定密碼。

      附註: 將密碼存放在安全的地方。如果遺失或忘記密碼,就無法復原了。

      若選取 [以密碼加密],隨即會出現 [加密文件] 對話方塊。在 [密碼] 方塊中輸入密碼,當提示出現時,請再輸入一次密碼。重要:Microsoft 無法為您擷取遺失或忘記的密碼,因此請將密碼和相對應的檔案名稱清單保存在安全的地方。

    • 保護目前工作表:   保護工作表與鎖定的儲存格。

      您可以使用 [保護目前工作表] 功能選取密碼保護,還可允許或不允許其他使用者選取、格式化、插入、刪除、排序或編輯工作表的各個區域。

    • 保護活頁簿結構:   您可以使用 [保護活頁簿結構] 功能選取密碼保護,還可選取一些選項,藉以防止使用者變更、移動或刪除重要資料。

    • 依人員限制權限:   安裝 Windows Rights Management 來限制權限。

      使用 Windows Live ID 或 Microsoft Windows 帳戶來限制權限。您可以透過貴組織使用的範本來套用權限,也可以按一下 [限制存取] 來新增權限。若要深入了解資訊版權管理的詳細資訊,請參閱 Office 的資訊版權管理

    • 新增數位簽章:   新增可見或不可見的數位簽章。

      數位簽章會使用電腦密碼學來驗證數位資訊,例如文件、電子郵件訊息和巨集。數位簽章是藉由輸入簽章或使用簽章影像而建立,以確立真確性、完整性及不可否認性。

      若要了解數位簽章,請參閱數位簽章與憑證

  • 在開啟的工作表中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿]。

    您會看到下列選項:

    [保護活頁簿] 按鈕以及選項

    • 移除標示為完稿:   當您將活頁簿標示為完稿時,Excel 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在活頁簿頂端看到黃色的 [標示為完稿] 訊息。如果您按一下 [繼續編輯],活頁簿便不會再標示為完稿。

    • 移除密碼加密:   若要移除檔案的密碼加密,請開啟活頁簿並在 [密碼] 方塊中輸入密碼。然後按一下 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿] > [以密碼加密]。請刪除 [密碼] 方塊中的內容,按一下 [確定],然後再次儲存檔案。

    • 移除工作表的密碼保護:   若要移除工作表的密碼保護,請按一下 [檔案] > [保護目前工作表],然後在 [取消保護活頁簿] 對話方塊中輸入密碼。

    • 移除活頁簿結構的密碼保護:   若要移除活頁簿結構的密碼保護,請按一下 [檔案] > [保護活頁簿結構],然後在 [取消保護活頁簿] 對話方塊中輸入密碼

    • 移除或變更限制存取:   若要移除或變更限制存取,請開啟檔案,然後在文件頂端的黃色列中按一下 [變更權限]。

    • 移除內嵌簽章:   若要移除數位簽章,請開啟檔案,在簽名欄上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [移除簽章]。或者,在 [簽章] 窗格中按一下簽章旁邊的箭號,然後按一下 [移除簽章]。

  • 在開啟的文件中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護簡報]。

    您會看到下列選項:

    [保護簡報] 按鈕以及選項

    • 標示為完稿:   讓簡報變成唯讀。

      當簡報已標示為完稿時,輸入、編輯命令及校訂標記都會停用或關閉,然後簡報會變成唯讀。[標示為完稿] 命令可協助您讓別人知道您共用的簡報是最終版本。這也有助於防止檢閱者或讀者不慎變更簡報。

      當您將簡報標示為完稿時,PowerPoint 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在檔案頂端看到 [標示為完稿] 的黃色訊息。如果您按一下 [繼續編輯],簡報便不會再標示為完稿。

    • 以密碼加密:   為簡報設定密碼。

      注意: 將密碼存放在安全的地方。如果遺失或忘記密碼,就無法復原了。

      若選取 [以密碼加密],隨即會出現 [加密文件] 對話方塊。在 [密碼] 方塊中輸入密碼,當提示出現時,請再輸入一次密碼。重要:Microsoft 無法為您擷取遺失或忘記的密碼,因此請將密碼和相對應的檔案名稱清單保存在安全的地方。

    • 依人員限制權限:   安裝 Windows Rights Management 來限制權限。

      使用 Windows Live ID 或 Microsoft Windows 帳戶來限制權限。您可以透過貴組織使用的範本來套用權限,也可以按一下 [限制存取] 來新增權限。若要深入了解資訊版權管理的詳細資訊,請參閱 Office 的資訊版權管理

    • 新增數位簽章:   新增可見或不可見的數位簽章。

      數位簽章會使用電腦密碼學來驗證數位資訊,例如文件、電子郵件訊息和巨集。數位簽章是藉由輸入簽章或使用簽章影像而建立,以確立真確性、完整性及不可否認性。

      若要了解數位簽章,請參閱數位簽章與憑證

  • 在開啟的簡報中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護簡報]。

    您會看到下列選項:

    [保護簡報] 按鈕以及選項

    • 移除標示為完稿:   當您將簡報標示為完稿時,PowerPoint 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在檔案頂端看到黃色的 [標示為完稿] 訊息。如果您按一下 [繼續編輯],簡報便不會再標示為完稿。

    • 移除密碼加密:   若要移除簡報的密碼加密,請開啟檔案並在 [密碼] 方塊中輸入密碼。然後按一下 [檔案] > [資訊] > [保護簡報] > [以密碼加密]。請刪除 [密碼] 方塊中的內容,按一下 [確定],然後儲存簡報。

    • 移除或變更限制存取:   若要移除或變更限制存取,請開啟檔案,然後在簡報頂端的黃色列中按一下 [變更權限]。

    • 移除數位簽章:   若要移除數位簽章,請開啟檔案,在簽名欄上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [移除簽章]。或者,在 [簽章] 窗格中按一下簽章旁邊的箭號,然後按一下 [移除簽章]。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,選取 [格式設定限制] 底下的 [限制只能對選取樣式設定格式] 核取方塊,然後按一下 [設定] 以指定檢閱者可以套用或變更的樣式。

  3. 在 [編輯限制] 底下,選取 [只允許在文件中進行這類型的編輯] 核取方塊。

  4. 在編輯限制清單中,按一下 [追蹤修訂]。(包括註解,以及插入、刪除和移動文字)。

    附註: 如需運用 Active Directory 目錄服務的另一組保護功能,請按一下 [限制權限] 以使用資訊版權管理。

  5. 按一下 [開始強制] 底下的 [是,開始強制保護]。

  6. 若要為文件指定密碼,以便只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認密碼。

    重要: 如果選擇不要使用密碼,則所有檢閱者都可以變更您的編輯限制。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,選取 [編輯限制] 底下的 [僅允許在文件中使用此類型的編輯方式] 核取方塊。

  3. 在編輯限制清單中,按一下 [註解]。

  4. 如果您想要將文件中特定部分的編輯選項給予某些人,可以選取文件中的區域,然後選擇哪些使用者 (群組或是個人) 可以編輯所選的文件區域。按一下群組名稱或個人名稱旁的下拉式箭號,以找到該群組或個人可以編輯的下一個或全部區域,或是移除其權限。

    附註: 如需運用 Active Directory 目錄服務的另一組保護功能,請按一下 [限制權限] 以使用資訊版權管理。

  5. 按一下 [開始強制] 底下的 [是,開始強制保護]。

  6. 若要為文件指定密碼,以便只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認密碼。

    重要: 如果選擇不要使用密碼,則所有檢閱者都可以變更您的編輯限制。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,按一下 [停止保護]。

附註: 如果您使用密碼來保護文件,您會需要在停止保護之前先輸入密碼。

如何強制執行密碼原則?

IT 系統管理員會設定符合組織安全性需求的 [群組原則] 設定,來強制執行強式密碼原則。若要深入了解如何在組織中部署密碼原則規則,請搜尋 TechNet 文章「規畫 Office 2013 的密碼複雜度設定」。

當您嘗試保護檔案所用的密碼不符密碼原則規則時,會收到以下兩個常見的錯誤訊息。

  • 密碼不符合最小長度:這個警告訊息會指出您需要輸入更多字元。解決方法:使用符合或超過訊息中所述之最小長度的密碼。

  • 密碼不符合最低複雜度規則:這個警告訊息會指出您需要輸入其他類型的字元。解決方法:使用符合或超過訊息中所述之最低需求的密碼。

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