新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護

新增或移除文件、活頁簿或簡報的保護

在 Office 中,您可以使用密碼來協助避免其他人開啟或修改您的文件、活頁簿及簡報。此外,如果不再需要使用唯讀,您可以輕鬆地移除密碼來解除對文件或活頁簿的保護。您還可以使用文件保護來限制檢閱者能夠進行的變更類型。

您的 IT 系統管理員負責為 Office 相關 App 設定包含基本規則的密碼原則。

警告: 請注意,如果您不記得密碼,Microsoft 無法為您擷取忘記的密碼

新增或移除用來控制存取的密碼

若要在您的 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案上設定密碼,請按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件] > [以密碼加密]。系統會提示您建立一組密碼,並加以確認。將密碼新增至檔案後,建議您務必儲存該檔案,以確定密碼立即生效。

重要: 

  • 一般使用者:將密碼存放在安全的地方。如果遺失或忘記密碼,就無法復原或移除了。

  • 企業:如果您擔心會遺失貴企業中受密碼保護之 Office 檔案的存取權,DocRecrypt 工具就很適合您。請注意,您必須在要處理的檔案受到密碼保護「之前」就先部署 DocRecrypt 工具。DocRecrypt 無法回溯還原在您部署 DocRecrypt 前就受到密碼保護的檔案。如需詳細資訊,請參閱:使用 DocRecrypt 來移除或重設檔案密碼 \(英文\)。

將密碼新增至檔案後,任何人都需要輸入該密碼才能開啟檔案。

若要移除密碼,請開啟需要目前密碼的檔案,移至 [檔案] > [保護文件] > [以密碼加密]。接著,刪除密碼,然後按一下 [確定]。請務必儲存檔案以永久保留您所做的這項變更。

允許使用者閱讀您的檔案,但控管變更權限

在開啟的文件中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件]。您會看到下列選項:

[保護文件] 按鈕以及選項

標示為完稿

宣告您共用的檔案是完稿版本,讓檢閱者或讀者比較不會在無意間進行變更。

當檔案標記為完稿時,輸入、編輯、命令和校訂標記功能都會停用或關閉,且檔案會變成唯讀。

當您將文件標示為完稿時,Word 會要求您儲存檔案。下一次開啟檔案時,您會在文件頂端看到 [標示為完稿] 的黃色訊息。如果您按一下 [繼續編輯],文件便不會再標示為完稿。

重要: [標示為完稿] 不是一項安全性功能。如果任何開啟該檔案的使用者想要跳過這項設定的話,他們都能按一下 [繼續編輯] 來跳過。[標示為完稿] 只會單純提醒開啟檔案的人應將它視為完稿。如果想要強制保護檔案不受編輯,您應該使用以下描述的 [限制編輯] 功能。

限制編輯 (僅限 Word)

控制使用者可對文件進行的變更類型。

選取 [限制編輯] 後會看到以下選項:

[限制編輯] 窗格
  • 格式設定限制   :這會減少格式設定選項,保留您選取的外觀與風格。按一下 [設定],即可選取允許的樣式。

  • 編輯限制   :您可以控制檔案的編輯方式,也可以停用編輯功能。按一下 [例外] 或 [更多使用者],即可控制哪些人員能進行編輯。

  • 您會在窗格底部看到 [限制權限]:使用 Windows Live ID 來限制權限。

    使用 Windows Live ID 或 Microsoft Windows 帳戶來限制權限。您可以透過貴組織使用的範本來套用權限,也可以按一下 [限制存取] 來新增權限。若要深入了解資訊版權管理的詳細資訊,請參閱 Office 的資訊版權管理

當您準備好開啟選取的編輯限制時,請按一下 [是,開始強制保護] 來新增密碼或選取使用者驗證。

限制存取

讓您透過貴組織建立的範本來套用權限。如需如何使用資訊版權管理 (IRM) 來限制文件存取權的詳細資訊,請參閱:Office 中的資訊版權管理

新增數位簽章

新增能確認檔案授權的隱形數位簽章。

數位簽章使用電腦密碼編譯來驗證數位資訊,例如文件、電子郵件訊息和巨集。

若要了解數位簽章,請參閱數位簽章與憑證 (機器翻譯)。

保護您 Excel​​ 試算表中的個別工作表或活頁簿結構

Microsoft Excel 還有另外幾個您可以鎖定的額外項目。您也可以在 [檔案] > [資訊] > [保護活頁簿] 中查看這些設定。

  • 保護目前工作表:   若要控制可以針對目前所選的工作表執行哪些變更,請選擇 [保護目前工作表]。系統會提示您輸入該工作表的密碼,並加以確認。您也可以選擇允許該工作表的使用者執行的項目,例如選取、設定格式、插入、刪除,或對工作表進行其他變更。請務必在設定密碼後儲存檔案,以確保密碼正常運作。

    若要移除這項保護,請直接透過上述同樣的步驟,並在 [要取消保護工作表的密碼] 欄位中輸入目前的密碼。請務必在移除密碼後儲存檔案,以確保該工作表已開放給任何使用者使用。

  • 保護活頁簿結構:   您可以使用 [保護活頁簿結構] 功能選取密碼保護,還可選取一些選項,藉以防止使用者變更、移動或刪除重要資料。當您選取 [保護​​活頁簿結構] 時,系統會提示您輸入選用的密碼。

    若要移除這項保護,請再按一下 [保護活頁簿結構]。如果您在新增保護時未選擇密碼,無需其他步驟就能移除保護。如果您選擇了密碼,Excel 會提示您在 [取消保護活頁簿] 對話方塊中輸入密碼。

移除檔案中的保護

移除 [標示為完稿]   

開啟檔案後您會在文件頂端看到 [標示為完稿] 的黃色訊息。如果您按一下 [繼續編輯],檔案便不會再標示為完稿。

移除編輯限制   

在檔案中,按一下 [檔案] > [資訊] > [保護文件] > [限制編輯],然後按一下 [限制編輯] 工作窗格底部的 [停止保護]。

移除或變更限制存取   

若要移除或變更限制存取,請開啟檔案,然後在文件頂端的黃色列按一下 [變更權限]。

移除數位簽章   

若要移除數位簽章,請先開啟檔案,您會在頂端的黃色列中看到訊息,表示該檔案已標示為完稿。按一下 [繼續編輯],並確認表示了進行編輯將會移除文件中簽章的對話方塊。

按一下 [繼續編輯] 以移除您檔案中的數位簽章。

按一下下列標題以取得詳細資訊

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,選取 [格式設定限制] 底下的 [限制只能對選取樣式設定格式] 核取方塊,然後按一下 [設定] 以指定檢閱者可以套用或變更的樣式。

  3. 在 [編輯限制] 底下,選取 [只允許在文件中進行這類型的編輯] 核取方塊。

  4. 在編輯限制清單中,按一下 [追蹤修訂]。(包括註解,以及插入、刪除和移動文字)。

    附註: 如需運用 Active Directory 目錄服務的另一組保護功能,請按一下 [限制權限] 以使用資訊版權管理。

  5. 按一下 [開始強制] 底下的 [是,開始強制保護]。

  6. 若要為文件指定密碼,以便只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認密碼。

    重要: 如果選擇不要使用密碼,則所有檢閱者都可以變更您的編輯限制。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,選取 [編輯限制] 底下的 [僅允許在文件中使用此類型的編輯方式] 核取方塊。

  3. 在編輯限制清單中,按一下 [註解]。

  4. 如果您想要將文件中特定部分的編輯選項給予某些人,可以選取文件中的區域,然後選擇哪些使用者 (群組或是個人) 可以編輯所選的文件區域。按一下群組名稱或個人名稱旁的下拉式箭號,以找到該群組或個人可以編輯的下一個或全部區域,或是移除其權限。

    附註: 如需運用 Active Directory 目錄服務的另一組保護功能,請按一下 [限制權限] 以使用資訊版權管理。

  5. 按一下 [開始強制] 底下的 [是,開始強制保護]。

  6. 若要為文件指定密碼,以便只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認密碼。

    重要: 如果選擇不要使用密碼,則所有檢閱者都可以變更您的編輯限制。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區影像

  2. 在 [保護文件] 工作窗格中,按一下 [停止保護]。

附註: 如果您使用密碼來保護文件,您會需要在停止保護之前先輸入密碼。

如何強制執行密碼原則?

IT 系統管理員會設定符合組織安全性需求的 [群組原則] 設定,來強制執行強式密碼原則。若要深入了解如何在組織中部署密碼原則規則,請搜尋 TechNet 文章「規畫 Office 2013 的密碼複雜度設定」。

當您嘗試保護檔案所用的密碼不符密碼原則規則時,會收到以下兩個常見的錯誤訊息。

  • 密碼不符合最小長度:這個警告訊息會指出您需要輸入更多字元。解決方法:使用符合或超過訊息中所述之最小長度的密碼。

    密碼不符合最小長度需求時的錯誤訊息

  • 密碼不符合最低複雜度規則:這個警告訊息會指出您需要輸入其他類型的字元。解決方法:使用符合或超過訊息中所述之最低需求的密碼。

    密碼不符合最低字元類型需求時的錯誤訊息

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