新增共用信箱到 Outlook 網頁版

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共用的信箱可輕鬆群組的監視及公用的電子郵件地址,例如 info@contoso.com 傳送電子郵件的人員。當群組] 中的人員回覆傳送至共用信箱的郵件時,回覆會出現來自共用的地址,而不會從個別的人員。您也可以使用為共用的小組行事曆共用的信箱

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提示: 您可以使用共用的信箱之前,您組織的 Office 365 管理員必須建立並將您加入為成員。如需詳細資訊,請參閱建立共用的信箱,說明管理員必須執行要求您的系統管理員。

如果要同時監控您的主要信箱及共用的信箱的電子郵件,請使用這個方法。完成這項工作後,共用的信箱和其資料夾會顯示在左側的功能窗格中每次您開啟Outlook 網頁版。

  1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

  2. 在左側瀏覽窗格中以滑鼠右鍵按一下您的主要信箱名稱 (例如羅雅心),然後選擇 [新增共用資料夾]。 

  3. 在 [新增共用資料夾] 對話方塊中,輸入與您共用信箱的人員名稱或電子郵件地址,然後按一下 [新增]。或者,輸入您所屬成員的共用信箱名稱,例如 info@contoso.com。

共用信箱會顯示在您的 Outlook 網頁版資料夾清單中。您可以在主要信箱中展開或摺疊共用信箱的資料夾。您也可以從資料夾清單中移除共用信箱。若要移除共用信箱,請以滑鼠右鍵按一下共用信箱,然後按一下 [移除共用資料夾]。

若要在共用信箱的收件匣中接收新郵件的通知,您必須另一個瀏覽器視窗中開啟共用的信箱。

如果您想要檢視及管理共用信箱專屬的瀏覽器視窗中的電子郵件,請使用這個方法。此方法也可讓您在共用信箱的收件匣中收到通知的新項目。

  1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

  2. 在 Outlook 網頁版瀏覽列上,按一下您的名稱。隨即會顯示一份清單。

  3. 按一下 [開啟另一個信箱]。

  4. 輸入您要開啟的其他信箱電子郵件地址,然後再按一下 [開啟]。在個別的視窗中,讓其他信箱的存取權,隨即會開啟另一個Outlook 網頁版工作階段。

提示: 如果您打錯信箱的電子郵件地址,則結果為 「 找不到符合 」。請重新輸入電子郵件地址。

  1. 選擇 [資料夾清單上方的 [新郵件]。讀取窗格] 中,開啟新的郵件表單。

  2. 在郵件頂端,選擇 [ 其他動作 >顯示從

     [顯示寄件者] 選項的螢幕擷取畫面

    此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人員會看到該郵件是來自共用信箱,而非從您自己的電子郵件帳戶寄出。

  3. 第一次使用共用的信箱,您需要將地址新增到下拉式清單中可用的選項:

    1. 以滑鼠右鍵按一下 [位址,然後選擇 [移除]。

      [移除] 選項的螢幕擷取畫面

    2. 輸入共用的地址。下次當您回覆從共用信箱,其位址會顯示為下拉式清單中的選項。

  4. 若要新增收件者,請輸入您的連絡人資料夾或組織地址清單中任何人的名稱,或是在 [收件者] 或 [副本] 方塊中輸入電子郵件地址。第一次輸入某人的名稱時,Outlook 網頁版會搜尋該人員的地址。之後系統會快取該名稱,以快速取得名稱。

  5. 輸入主旨。

  6. 輸入您要傳送的訊息。

  7. 當您準備好傳送郵件時,請按一下 [傳送]。

第一次您回覆郵件傳送至共用信箱,您需要下拉式清單方塊新增共用的地址。以下說明如何執行這項作業:

  1. 開啟Outlook 網頁版並移至您的共用信箱。

  2. 開啟寄到共用地址的郵件。

  3. 按一下 [回覆]。

  4. 在郵件頂端,選擇 [ 其他動作 >顯示從

     [顯示寄件者] 選項的螢幕擷取畫面

  5. 以滑鼠右鍵按一下 [位址,然後選擇 [移除]。

    [移除] 選項的螢幕擷取畫面

  6. 輸入共用的地址並傳送郵件。下次當您回覆從共用信箱,其位址會顯示為下拉式清單中的選項。

使用共用信箱的好處之一,在於任何人只要能存取共用信箱,就能完整存取行事曆。您可以建立、編輯及刪除行事曆中的事件。使用共用行事曆如同使用自己的行事曆。以下是您可以使用共用信箱行事曆執行工作的簡短清單:

  • 讓您的小組知道您即將休假,或何時不在辦公室。

  • 建立小組會議。

  • 編輯其他人所建立的行事曆活動。

  • 取消其他人所建立的會議。

若要存取共用的行事曆,請執行下列動作:

  1. 使用 Outlook 網頁版登入您的信箱,然後選取 [行事曆]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [其他行事曆],然後按一下 [開啟行事曆

    [開啟行事曆] 選項的螢幕擷取畫面

  3. 目錄中,搜尋您想要開啟的共用行事曆。選取您要開啟的共用的信箱,然後按一下 [開啟]。

  4. 共用的行事曆會顯示在您的 [行事曆] 資料夾清單中。

若要存取共用的信箱,在行動裝置上,開啟您的瀏覽器登入Office 365,,然後移至Outlook 網頁版。 您可以從Outlook 網頁版,存取共用的信箱。

您無法透過行動裝置上安裝的 Outlook App 存取共用信箱。您想要此功能嗎?讓 Outlook 的工程小組知道。在這裡投票!

只有Office 365管理員有權限來設定從共用信箱傳送自動回覆的能力。如需相關指示,請要求您的管理員,請參閱建立共用信箱

請參閱

新增規則到共用信箱

在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中開啟並使用共用信箱

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