新增、變更、尋找或清除條件化格式

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用條件化格式,有助於您以視覺化方式探索及分析資料、偵測重要問題,以及識別模式和趨勢。

您想要做什麼?

深入了解設定格式化的條件

使用雙色階來格式化所有儲存格

使用三色階來格式化所有儲存格

使用資料橫條來格式化所有儲存格

使用圖示集來格式化所有儲存格

只格式化包含文字值、數值或日期時間值的儲存格

只格式化排在最前面或最後面的值

只格式化高於或低於平均的值

只格式化唯一或重複的值

使用公式決定要格式化哪些儲存格

尋找包含條件化格式的儲存格

清除條件化格式

深入了解設定格式化的條件

設定格式化的條件可以幫助您以視覺方式解答關於資料的特定問題。您可以將設定格式化的條件套用至儲存格範圍、Microsoft Excel 表格或樞紐分析表。在樞紐分析表上使用設定格式化的條件時,必須注意其中的重大差異。

設定格式化的條件的優點

分析資料時,我們常會問自己如以下的問題:

  • 過去五年來收益摘要中的例外之處在哪裡?

  • 過去兩年來行銷市場調查中的趨勢為何?

  • 本月銷售額超過 $50,000 元的是誰?

  • 員工的整體年齡分佈為何?

  • 哪些產品的利潤每年都成長 10% 以上?

  • 在大一班級上,誰的成績最好?誰的成績最差?

設定格式化的條件有助於解答這些問題,可讓您輕鬆將感興趣的儲存格或儲存格範圍標示出來、強調不尋常的值,並且使用資料列、色階與圖示集以視覺化方式呈現資料。條件化格式會根據條件 (或準則) 變更儲存格範圍的外觀。若條件為 True,則根據該條件格式化儲存格範圍;反之則否。

無論您手動格式化儲存格或設定格式化的條件,都可以根據格式 (包括儲存格色彩和字型色彩) 進行排序和篩選。

依色彩排序和篩選的資料,附有圖例

附註: 建立條件化格式時,您只能夠參照同一工作表中的其他儲存格,在特定情況下,則可以參照目前所開啟活頁簿中,位於不同工作表上的儲存格。您無法在其他活頁簿的外部參照上,使用設定格式化的條件。

設定樞紐分析表的格式化的條件

在樞紐分析表中的設定格式化的條件,與在儲存格範圍或 Excel 表格中的設定格式化的條件有所不同:

  • 如果您使用篩選、隱藏層級、摺疊及展開層級,或是移動欄位等方式,來變更樞紐分析表的配置,那麼只要未移除基本資料中的欄位,便會維持條件化格式。

  • [值] 區域之欄位的條件化格式範圍,可以根據資料階層訂定,並由一欄或多欄的列之父系 (階層中的上一層),或是一列或多列的欄之父系的所有可見子系 (階層中的下一層) 來決定。

    附註: 在資料階層中,子系不會從父系繼承設定格式化的條件,父系也不會從子系繼承設定格式化的條件。

  • [值] 區域中有三種建立欄位條件化格式範圍的方法:依選取範圍、依相對應的欄位以及依值欄位。

建立 [值] 區域中之欄位範圍的預設方法,是依選取範圍。您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕、[新增格式化規則] 對話方塊或 [編輯格式化規則] 對話方塊,將範圍方法變更為依相對應的欄位或值欄位。這三種範圍方法 (位於 [常用] 索引標籤、[樣式] 群組、[設定格式化的條件] 命令) 可以依您的需求,提供絕佳的彈性:

依選取範圍建立範圍    如果您想要選取下列項目,請使用這個方法:

  • [值] 區域中一組連續的欄位,例如一個區域中的所有產品加總。

  • [值] 區域中一組不連續的欄位,例如資料階層的不同層級中,不同區域的產品加總。

依值欄位建立範圍    如果您想要以下列方式建立範圍,請使用這個方法:

  • 避免多個不連續的選取範圍。

  • 條件化格式資料階層中,所有層級的 [值] 區域中的一組欄位。

  • 包含小計和總計。

依對應欄位建立範圍    如果您想要以下列方式建立範圍,請使用這個方法:

  • 避免多個不連續的選取範圍。

  • 條件化格式資料階層中,一個層級的 [值] 區域中的一組欄位。

  • 排除小計。

當您從上、下、高於平均或低於平均值條件化格式 [值] 區域中的欄位時,根據預設,規則會根據所有可見的值。不過,當您依相對應的欄位建立範圍,而非使用所有可見的值時,您可以選擇性地套用下列組合的條件化格式:

  • 欄及其父列欄位。

  • 列及其父欄欄位。

在多個工作表之間使用設定格式化的條件

您可以針對參照相同活頁簿之其他工作表的儲存格使用設定格式化的條件。此功能無法用於不同活頁簿之間的參照。

頁面頂端

使用雙色階來格式化所有儲存格

色階是一種視覺輔助,能幫助您了解資料的分配及變異。雙色階可協助您使用雙色層次來比較儲存格範圍。色彩的色度代表較高值或較低值。例如,在綠/紅色階中,您可以指定較高值的儲存格使用偏綠色以及較低值的儲存格使用偏紅色。

如果範圍中的一個或多個儲存格包含傳回錯誤的公式,那麼設定格式化的條件便不會套用至整個範圍。若要確保設定格式化的條件套用至整個範圍,請使用 ISIFERROR 函數,來傳回非錯誤值的值。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [色階]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 選取雙色階。

    將游標移到色階圖示上面,查看哪一個圖示是雙色階。上面的色彩代表較高值,下面的色彩代表較低值。

您可以使用套用設定格式化的條件之樞紐分析表欄位旁所顯示的 [格式化選項] 按鈕,來變更樞紐分析表 [值] 區域中,欄位的範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [選取的儲存格]

    • 依 [值] 標籤的所有儲存格,按一下 [所有顯示 <值標籤> 值的儲存格]

    • 依 [值] 標籤的所有儲存格,但不包括小計與總計:按一下 [顯示 <列標籤> 的 <值標籤> 值之所有儲存格]

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [根據其值格式化所有儲存格] (預設)。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下,選取 [格式樣式] 清單方塊中的 [雙色色階]。

  7. 若要在 [最小值][最大值][類型] 方塊中選取類型,請執行下列其中一項:

    • 設定最低值及最高值的格式    選取 [最低值] 及 [最高值]。

      在這種情況下,不要輸入 [最小值] 及 [最大值]。

    • 設定數值、 日期或時間值的格式    選取數字,然後輸入 [最小值最大

    • 百分比的格式    選取 [完成百分比,,然後輸入 [最小值最大

      有效的值是從 0 (零) 到 100。請不要輸入百分比符號。

      因為數值是按比例分配,所以想要依比例來視覺化所有數值時,請使用百分比。

    • 百分位數的格式    選取 [百分位數,然後輸入 [最小值最大

      有效的百分位數是從 0 (零) 到 100。

      如果想要依某一個色級比例來視覺化一組最高值 (例如,前 20 個百分位數),並且依另一個色級比例來視覺化一組最低值 (例如,後 20 個百分位數),請使用百分位數,因為最高值及最低值都是代表極值,可能會影響資料視覺呈現的偏斜度。

    • 公式結果的格式    選取 [公式],然後輸入最小值最大的值。

      公式必須傳回數值、日期或時間值。公式是以等號 (=) 開頭。無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確保它不會傳回錯誤值。

      附註   

      • 請確認 [最小值] 中的值,小於 [最大值] 中的值。

      • 您可以選擇不同的 [最小值][最大值] 類型。例如,您可以選擇 [最小值] 是數字,而 [最大值] 是百分比。

  8. 若要選擇 [最小值] 及 [最大值] 色階,請分別按一下這些值的 [色彩],然後選取色彩。

    若要選擇其他色彩或建立自訂色彩,請按一下 [其他色彩]。您所選的色階即會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端

使用三色階來格式化所有儲存格

色階是一種視覺輔助,能幫助您了解資料的分配及變異。三色階可協助您使用雙色層次來比較儲存格範圍。色彩的色度代表較高值或較低值。例如,在綠/黃/紅色階中,您可以指定較高值的儲存格使用綠色,中間值的儲存格使用黃色以及較低值的儲存格使用紅色。

如果範圍中的一個或多個儲存格包含傳回錯誤的公式,那麼設定格式化的條件便不會套用至整個範圍。若要確保設定格式化的條件會套用至整個範圍,請使用 ISIFERROR 函數來傳回您指定的值 (例如 0 或「N/A」),才不會傳回錯誤值。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [色階]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 選取三色階。頂端色彩代表較高值,中間色彩代表中間值,底端色彩代表較低值。

    將游標移到色階圖示上面,查看哪一個圖示是三色階。

您可以使用套用設定格式化的條件之樞紐分析表欄位旁所顯示的 [格式化選項] 按鈕,變更樞紐分析表 [值] 區域中之欄位的範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [根據其值格式化所有儲存格]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下,選取 [格式樣式] 清單方塊中的 [三色色階]。

  7. 選取 [最小值][中間點][最大值] 的類型。請執行下列其中一項:

    • 設定最低值及最高值的格式   選取 [中間點]。

      在這種情況下,不要輸入 [最低值] 及 [最高值]。

    • 設定數值、 日期或時間值的格式   選取數字,然後輸入 [最小值中間點],以及最大值。

    • 百分比的格式   選取 [完成百分比,,然後輸入 [最小值中間點],以及最大值。

      有效的值是從 0 (零) 到 100。請不要輸入百分比 (%) 符號。

      想要按比例視覺化所有的值時,請使用百分比,因為使用百分比可確保數值按比例分配。

    • 百分位數的格式   選取 [百分位數,然後輸入 [最小值中間點],以及最大值。

      有效的百分位數是從 0 (零) 到 100。

      如果想要依某一個色級比例來視覺化一組最高值 (例如,前 20個百分位數),並且依另一個色級比例來視覺化一組最低值 (例如,後 20個百分位數),請使用百分位數,因為最高值及最低值都是代表極值,可能會影響資料視覺呈現的偏斜度。

    • 公式結果的格式   選取 [公式],然後輸入 [最小值中間點],以及最大值。

      公式必須傳回數值、日期或時間值。公式是以等號 (=) 開頭。無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確保它不會傳回錯誤值。

      附註   

      • 您可以為儲存格範圍設定最小值、中間點值和最大值。請確認 [最小值] 中的值小於 [中間點] 中的值,而中間點值也要小於 [最大值] 中的值。

      • 您可以選擇不同的 [最小值][中間點][最大值] 類型,例如,您可以選擇 [最小值] 為數字、[中間點] 為百分位數,而 [最大值] 為百分比。

      • 在大多數情況下,預設的 [中間點] 值 (為百分之五十) 效果最好,但您可以調整這個值,使它符合特定的要求。

  8. 若要選擇 [最小值]、[中間點] 及 [最大值] 色階,請為各自按一下 [色彩],然後選取色彩。

    若要選擇其他色彩或建立自訂色彩,請按一下 [其他色彩]。

    您所選的色階隨即會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端

使用資料橫條來格式化所有儲存格

資料橫條可幫助您查看與其他儲存格相對的儲存格值。資料橫條的長度代表儲存格中的值。資料橫條越長代表值越高,越短代表值越低。資料橫條很好用,特別在找出大量資料中的較高值及較低值的時候,例如假日銷售報表中最暢銷及最不暢銷的玩具。

提示: 如果範圍中的一個或多個儲存格包含傳回錯誤的公式,那麼設定格式化的條件便不會套用至整個範圍。若要確保設定格式化的條件會套用至整個範圍,請使用 ISIFERROR 函數來傳回值 (例如 0 或「N/A」),才不會傳回錯誤值。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁邊的箭號,再按一下 [資料橫條],然後選取資料橫條圖示。

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕,變更樞紐分析表之 [值] 區域中的限定欄位範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [根據其值格式化所有儲存格]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下,選取 [格式樣式] 清單方塊中的 [資料橫條]。

  7. 選取 [最小值] 及 [最大值] [類型]。請執行下列其中一項:

    • 設定最低值及最高值的格式   選取 [最低值] 及 [最高值]。

      在這種情況下,不要輸入 [最小值][最大值]

    • 設定數值、 日期或時間值的格式   選取數字,然後輸入 [最小值最大

    • 百分比的格式   選取 [完成百分比,,然後輸入 [最小值最大值。

      有效的值是從 0 (零) 到 100。請不要輸入百分比 (%) 符號。

      想要按比例視覺化所有的值時,請使用百分比,因為使用百分比可確保數值按比例分配。

    • 設定百分位數的格式    選取 [百分位數],然後輸入 [最小值][最大值] 的值。

      有效的百分位數是從 0 (零) 到 100。

      如果想要按某一個資料列比例顯示一組最高值 (例如最高的 20 個百分位數),並按另一個資料列比例顯示一組最低值 (例如最低的 20 個百分位數),請使用百分位數,因為最高值及最低值都是代表極端值,可能會影響資料顯示的正確性。

    • 設定公式結果的格式    選取 [公式],然後輸入 [最小值][最大值] 的值。

      公式必須傳回數值、日期或時間值。公式是以等號 (=) 開頭。無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確保它不會傳回錯誤值。

      附註   

      • 請確認 [最小值] 中的值,小於 [最大值] 中的值。

      • 您可以選擇不同的 [最小值][最大值] 類型。例如,您可以選擇 [最小值] 是數字,[最大值] 是百分比。

  8. 若要選擇色階的 [最小值][最大值],請按一下 [長條色彩]

    若要選擇其他色彩或建立自訂色彩,請按一下 [其他色彩]。您所選的長條色彩即會顯示在 [預覽] 方塊中。

  9. 若只要顯示資料列而非儲存格中的值,請選取 [僅顯示資料列]。

  10. 若要對資料橫條套用實心框線,請選取 [框線] 清單中的 [實心框線],然後選擇框線的色彩。

  11. 若要選擇實心列或漸層列,請在 [填滿] 清單方塊中選擇 [實心填滿][漸層填滿]

  12. 若要格式化負值列,請按一下 [負值和座標軸],然後在 [負值和座標軸設定] 對話方塊中,選擇負值列填滿與框線色彩的選項。您可以選擇座標軸的位置設定及色彩。完成選取選項後,請按一下 [確定]

  13. 您可以在 [橫條圖方向] 清單方塊中選擇設定,來變更橫條的方向。此設定預設為 [內容],不過您可以根據想要呈現資料的方式,選擇由左到右或由右到左的方向。

頁面頂端

使用圖示集來格式化所有儲存格

使用圖示集將資料加上附註,並將資料分類成三到五種由閾值分隔的類別。每個圖示分別代表一個值範圍。例如,在 [3 箭號圖示集] 中,綠色向上箭號代表較高值,黃色斜箭號代表中間值,紅色向下箭號代表較低值。

您可以選擇只針對符合條件的儲存格顯示圖示;例如,針對低於臨界值的儲存格顯示警告圖示,超過臨界值的儲存格則不顯示圖示。若要這麼做,當您設定條件時,請從圖示旁邊的圖示下拉式清單選取 [無儲存格圖示],即可隱藏圖示。您也可以建立自己的圖示集組合;例如,綠色的「符號」核取記號、黃色的「交通信號燈」和紅色的「旗標」。

問題:設定格式化的條件只出現在範圍中的部分儲存格   

如果範圍中的一個或多個儲存格包含傳回錯誤的公式,那麼設定格式化的條件便不會套用至整個範圍。若要確保設定格式化的條件會套用至整個範圍,請使用 ISIFERROR 函數來傳回值 (例如 0 或「N/A」),才不會傳回錯誤值。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁邊的箭號,再按一下 [圖示集],然後選取圖示集。

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕,變更樞紐分析表之 [值] 區域中的限定欄位範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [根據其值格式化所有儲存格]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下,選取 [格式樣式] 清單方塊中的 [圖示集]。

    1. 選取一個圖示集。預設值為 [三交通號誌 (無框)]。圖示數量及每個圖示的預設比較運算子和閾值會因圖示集不同而有所差異。

    2. 您可以隨意調整比較運算子及閾值。每個圖示的預設之值範圍的大小皆為相同,但您可以調整這些值,使它們符合特定的要求。請確認閾值由上到下的邏輯順序是最高值到最低值。

    3. 請執行下列其中一項:

      • 設定數值、 日期或時間值的格式   選取 [數字]。

      • 百分比的格式   選取 [百分比]。

        有效的值是從 0 (零) 到 100。請不要輸入百分比 (%) 符號。

        想要按比例視覺化所有的值時,請使用百分比,因為使用百分比可確保數值按比例分配。

      • 百分位數的格式   選取 [百分位數

        有效的百分位數是從 0 (零) 到 100。

        如果想要使用某個圖示顯示一組最高值 (例如最高的 20個百分位數),並使用另一個圖示顯示一組最低值 (例如最低的 20個百分位數),請使用百分位數,因為最高值及最低值都是代表極端值,可能會影響資料顯示的正確性。

      • 公式結果的格式   選取 [公式],然後每個] 方塊中輸入公式。

        公式必須傳回數字、日期或時間值。公式是以等號 (=) 開頭,無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確定不會傳回錯誤值。

    4. 若要使第一個圖示表示較低值,最後一個圖示表示最高值,請選取 [反轉圖示順序]

    5. 若只要顯示圖示而非儲存格中的值,請選取 [只顯示圖示]。

      附註: 

      1. 您可能需要調整欄寬,使其能容納圖示大小。

      2. 圖示共有三種大小。顯示的圖示大小取決於該儲存格中所使用的字型大小。

頁面頂端

只格式化包含文字值、數值或日期時間值的儲存格

為了能更容易找到儲存格範圍內的特定儲存格,您可以根據比較運算子來格式化這些特定儲存格。例如,在依類別排序的庫存工作表中,您可以將少於 10 項的產品標示為黃色。或者,在零售店摘要工作表中,您可以識別出收益大於 10%、銷售量少於 $100,000 且地區等於「東南地區」的所有商店。

附註: 您無法依文字或日期條件化格化樞紐分析表 [值] 區域的欄位,只能依數字。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 方塊旁邊的箭號,然後按一下 [醒目提示儲存格規則]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 選取所要的指令,如 [介於]、[等於包含以下項目的文字] 或 [發生的日期]。

  4. 輸入所要使用的值,然後選取格式。

您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕,變更樞紐分析表之 [值] 區域中的限定欄位範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 按一下 [摺疊對話方塊]暫時隱藏對話方塊,選取新的工作表或其他工作表的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ]套用到]方塊中 按鈕圖像 ,或者,您可以變更的儲存格範圍。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [只格式化包含下列的儲存格]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下的 [只格式化下列的儲存格] 清單方塊中,執行下列其中一項:

    • 依數值、 日期或時間設定格式    選取儲存格的值] 及比較運算子,然後輸入數字、 日期或時間。

      例如,選取 [介於],然後輸入 100200,或者選取 [等於],然後輸入 1/1/2009

      您也可以輸入傳回數值、日期值或時間值的公式。如果輸入公式,請以等號 (=) 開始。無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確定不會傳回錯誤值。

    • 設定文字格式   選取特定的文字、 選擇比較運算子,,然後輸入文字。

      例如,選取 [包含] 然後輸入「銀色」,或者選取 [開頭是] 然後輸入「三」

      在搜尋字串中加上引號,可以使用萬用字元。字串最長可為 255 個字元。

      您也可以輸入傳回文字的公式。如果輸入公式,請以等號 (=) 開始。無效的公式不會套用任何格式。建議您先測試公式,確定不會傳回錯誤值。

    • 依日期設定格式   選取 [發生日期,,然後選取一個比較日期。

      例如,選取 [昨天] 或 [下週]。

    • 使用空白或無空白儲存格格式   選取 [空白無空白]。

      空白值表示儲存格中沒有資料,這與含有一個或多個空格 (空格被視為文字) 的儲存格不同。

    • 使用錯誤值或無錯誤值的儲存格格式   選取 [錯誤無錯誤

      錯誤值包括:#VALUE!、#DIV/0!、#NAME?、#N/A、#REF!、#NUM! 及 #NULL!。

  7. 若要指定格式,請按一下 [格式]。

    [儲存格格式] 對話方塊隨即顯示。

  8. 選取當儲存格中的值符合條件時,您想要套用的數值、字型、框線或填滿格式,然後按一下 [確定]

    您可以選擇一個以上的格式。您選取的格式會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端​

只格式化排在最前面或最後面的值

您可以根據指定的界限值,找出儲存格範圍中的最高值及最低值。例如,您可以找出地區報表中前 5 名的暢銷產品、客戶調查報告中倒數 15% 的產品,或部門人員分析中前 25 名的薪資。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁邊的箭號,再按一下 [頂端/底端項目規則]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 選取所要的指令,如 [前 10 個項目][倒數 10 %]

  4. 輸入所要使用的值,然後選取格式。

您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕,變更樞紐分析表之 [值] 區域中的限定欄位範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [只格式化排在最前面或最後面的值]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下,選取 [格式化下列範圍的值] 清單方塊中的 [最前] 及 [最後]。

  7. 請執行下列其中一項:

    • 若要指定最前面或最後面的數值,請輸入數值然後清除 [所選範圍的 %] 核取方塊。有效值從 1 到 1000。

    • 若要指定最前面或最後面的百分比,請輸入數字然後清除 [所選範圍的 %] 核取方塊。有效值從 1 到 100。

  8. (選擇性) 變更依相對應的欄位建立範圍的樞紐分析表中,[值] 區域中的欄位格式套用的方式。

    根據預設,規則會根據所有可見的值。不過,當您依相對應的欄位建立範圍,而非使用所有可見的值時,您可以選擇性地套用下列組合的條件化格式:

    • 欄及其父列欄位:選取 [每個欄群祖]

    • 列及其父欄欄位:選取 [每個列群組]

  9. 若要指定格式,請按一下 [格式]。

    [儲存格格式] 對話方塊隨即顯示。

  10. 選取當儲存格中的值符合條件時,您想要套用的數值、字型、框線或填滿格式,然後按一下 [確定]

    您可以選擇一個以上的格式。您選取的格式會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端​

只格式化高於或低於平均的值

您可以找出儲存格範圍中高於或低於平均或標準差的值。例如可以找出年度績效評估中高於平均的受評者,或品質評等中落在兩個標準差之下的製成品。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁邊的箭號,再按一下 [頂端/底端項目規則]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 取所要的指令,如 [高於平均] 或 [低於平均]。

  4. 輸入所要使用的值,然後選取格式。

您可以使用 [套用格式化規則至] 選項按鈕,變更樞紐分析表之 [值] 區域中的限定欄位範圍方法。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [僅這些儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [具有相同欄位的所有<值欄位>儲存格]

    • 依值欄位:按一下 所有<值欄位>儲存格

  5. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [只格式化高於或低於平均的值]。

  6. 在 [編輯規則說明] 底下的 [格式化下列的值] 清單方塊中,執行下列其中一項:

    • 若要格式化高於或低於範圍中所有儲存格平均值的儲存格,請選取 [高於][低於]

    • 若要格式化範圍中所有儲存格在一個、兩個或三個標準差之上或之下的儲存格,請選取標準差。

  7. (選擇性) 變更依相對應的欄位建立範圍的樞紐分析表中,[值] 區域中的欄位格式套用的方式。

    根據預設,規則會根據所有可見的值。不過,當您依相對應的欄位建立範圍,而非使用所有可見的值時,您可以選擇性地套用下列組合的條件化格式:

    • 欄及其父列欄位:選取 [每個欄群祖]

    • 列及其父欄欄位:選取 [每個列群組]

  8. 按一下 [格式] 以顯示 [儲存格格式] 對話方塊。

  9. 選取當儲存格中的值符合條件時,您想要套用的數值、字型、框線或填滿格式,然後按一下 [確定]

    您可以選擇一個以上的格式。您選取的格式會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端​

只格式化唯一或重複的值

附註: 您不能依唯一值或重複值,設定格式化樞紐分析表報告的 [值] 區域中欄位的條件。

快速格式化

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 方塊旁邊的箭號,然後按一下 [醒目提示儲存格規則]

    [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

  3. 選取 [重複的值]

  4. 輸入您要使用的值,然後選取格式。

進階格式設定

  1. 選取範圍、表格或樞紐分析表報告中的一個或多個儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

    [設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確認 [顯示格式化規則] 清單方塊中已選取適當的工作表或表格。

      2. 您也可以選擇變更儲存格範圍,只要在 [套用到] 方塊中按一下 [摺疊對話方塊] 按鈕圖像 ,暫時隱藏對話方塊,在工作表上選取新的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 ,即可變更。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  4. 按一下 [選取規則類型] 下的 [只格式化唯一或重複的值]

  5. [編輯規則說明] 下的 [格式化全部] 清單方塊中,選取 [唯一][重複]

  6. 按一下 [格式] 以顯示 [儲存格格式] 對話方塊。

  7. 選取當儲存格中的值符合條件時,您想要套用的數值、字型、框線或填滿格式,然後按一下 [確定]

    您可以選擇一個以上的格式。您選取的格式會顯示在 [預覽] 方塊中。

頁面頂端​

使用公式決定要格式化哪些儲存格

若需要更複雜的設定格式化的條件,可以使用邏輯公式指定條件格式的準則。例如,您可能想要將值與函數傳回的結果相互比較,或評估選取範圍外 (如同一份活頁簿中不同的工作表) 的儲存格資料。

  1. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [管理規則]

[常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組

[設定格式化的條件規則管理員] 對話方塊隨即顯示。

  1. 執行下列其中一項操作:

    • 若要新增格式化的條件,請按一下 [新增規則]

      [新增格式化規則] 對話方塊便會出現。

    • 若要變更格式化條件,請執行下列操作:

      1. 確定已在 [顯示格式化規則] 清單方塊中選取了適當的工作表、表格或樞紐分析表。

      2. 按一下 [摺疊對話方塊]暫時隱藏對話方塊,選取新的工作表或其他工作表上的儲存格範圍,然後選取 [展開對話方塊] 按鈕圖像 套用到]方塊中 按鈕圖像 ,您也可以變更的儲存格範圍。

      3. 選取規則,然後按一下 [編輯規則]

        [編輯格式化規則] 對話方塊便會出現。

  2. [套用規則至] 下方,依下列項目選擇性地變更樞紐分析表 [值] 區域的欄位的範圍:

    • 依選取範圍:按一下 [選取的儲存格]

    • 依相對應的欄位:按一下 [所有顯示<值欄位>值的儲存格]

    • 依值欄位:按一下 [顯示 <列> 的 <值欄位> 值之所有儲存格]

  3. 按一下 [選取規則類型] 底下的 [使用公式決定要格式化哪些儲存格]。

    1. 在 [編輯規則說明] 底下的 [格式化在此公式為 True 的值] 清單方塊中,輸入公式。

      公式的開頭一定要是等號 (=),而且必須傳回 TRUE (1) 或 FALSE (0) 的邏輯值。

      範例 1:使用一個條件化格式,其具有多個準則及儲存格範圍以外的儲存格參考   

      在這個公式中,如果範圍中所有儲存格的平均值大於儲存格 F1 中的值,而且範圍中任何儲存格的最小值都大於或等於 G1 中的值,則套用到 A1:A5 範圍的條件化格式 (具有多個準則) 就會將儲存格的格式設定為綠色。F1 及 G1 儲存格都是位在套用條件化格式的儲存格範圍以外。AND 函數會結合多個準則,AVERAGEMIN 函數則會計算值。

公式

格式

=AND(AVERAGE($A$1:$A$5)>$F$1, MIN($A$1:$A$5)>=$G$1)

綠色儲存格色彩

範例 2:使用 MOD 及 ROW 函數,每隔一列加上網底   

這個公式會在儲存格範圍中每隔一列加上網底 (藍色儲存格色彩)。MOD 函數會在被除數 (第一個引數) 除以除數 (第二個引數) 後傳回餘數。ROW 函數會傳回目前列號。將目前列號除以 2,永遠會得到偶數的餘數為 0,奇數的餘數為 1。因為 0 為 FALSE 而 1 為 TRUE,所以會格式化每一個奇數編號的列。

公式

格式

=MOD(ROW(),2)=1

藍色儲存格色彩

  1. 按一下 [格式] 以顯示 [儲存格格式] 對話方塊。

  2. 選取當儲存格中的值符合條件時,您想要套用的數值、字型、框線或填滿格式,然後按一下 [確定]

    您可以選擇一個以上的格式。您選取的格式會顯示在 [預覽] 方塊中。

    您可直接在工作表或其他工作表上選取儲存格,來輸入儲存格參照。選取工作表上的儲存格,就會插入絕對儲存格參照。如果您希望 Excel 為選取範圍中的每個儲存格調整參照,請使用相對儲存格參照。

頁面頂端

尋找具有條件化格式的儲存格

如果工作表的一個或多個儲存格具有條件化格式,您可以快速找出它們,以進行複製、變更或刪除條件化格式。您可以使用 [特殊目標] 命令來尋找只具有特定條件化格式的儲存格,或尋找所有具有條件化格式的儲存格。

尋找所有具有條件化格式的儲存格

  1. 按一下任一沒有條件化格式的儲存格。

  2. [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [尋找與選取] 旁的箭號,然後按一下 [設定格式化的條件]

尋找只具有相同條件化格式的儲存格

  1. 按一下具有所要尋找之條件化格式的儲存格。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [尋找與選取] 旁的箭號,然後按一下 [特殊.

  3. 按一下 [條件化格式]。

  4. 按一下 [資料驗證] 底下的 [相同時才做]。

頁面頂端

清除條件化格式

  • 請執行下列其中一項:

    工作表上   

    1. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [清除規則]

    2. 按一下 [整張工作表]。

      儲存格、表格或樞紐分析表的範圍   

    3. 選取要清除條件化格式的儲存格、表格或樞紐分析表的範圍。

    4. [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,然後按一下 [清除規則]

    5. 根據所選的項目,按一下 [選取的儲存格]、[這個表格] 或 [此樞紐分析表]。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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