文件組簡介

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文件組是以單一項目,您可以管理的相關文件的群組。您可以在單一步驟中,建立 [文件組,然後定義 [其特性和中繼資料。

何謂文件組?

有許多種專案的詳細資訊,如人員通常會產生整組的相關文件。在某些情況下,此設定的文件可能結果的專案,或 「 可傳送作業。 」例如,專業服務公司可能會產生的標準 [字距活頁簿] 時,回應提議要求可能的用戶端。字距通訊錄永遠可能包含下列設備組件,以根據特定專案的特定需求自訂每一項:

  • 服務公司簡介

  • 強項、弱點、商機及威脅 (SWOT) 分析

  • 業務計劃

  • 旗鼓相當的公司分析

一個大型的專案會有多種不同的資訊提供支援,這時,這組文件可能僅代表這些資訊,從而會建立或交付其他成果。例如,某家製造公司可能會為其所製造之產品的設計、測試及生產,製作相關的標準文件組。

同時,或在階段中,可能會建立這些文件。文件可能會產生或檢閱由某個人或許多人。所有的文件可能相同格式 (例如 Word 文件)。或者,它們可能需要不同的檔案格式 (例如,Word 文件、 OneNote 筆記本、 PowerPoint 簡報、 Visio 圖表,excel 活頁簿,等等)。

文件組可以協助組織輕易管理這些情況。文件組會將多份相關的文件整理成一個檢視,在這個檢視中,這些文件便可以視為一個實體來進行處理及管理。當您建立新的文件組時,實際上是建立新的內容類型。這個內容類型在整個網站集合均為可用,您可以針對每個不同的多重文件工作產品分別設定新的文件組內容類型。

當文件組內容類型新增至文件庫時,使用者就可以用建立一份文件的方式來建立新的文件組執行個體。

文件組能夠做什麼?

文件組內容類型包含多項特定功能,可讓您輕鬆且順利地建立及管理多重文件的工作產品。設定文件組內容類型時,可以執行下列操作:

  • 文件組的所有資訊,使用者必須在設定自訂歡迎頁面   。[歡迎] 頁面是可以顯示專案資訊] 或 [資源可以協助小組成員正在處理文件組,(例如專案時間表、 連結資源等等) 設定網頁組件頁面。也會顯示在已新增至設定的文件清單。

  • 指定預設內容   您想要自動建立並包含在每個文件組的新執行個體。您可以讓特定的文件會自動包含,然後您可以控制的人員使用的範本。您可以是特定的預設文件是正確的內容類型。例如,如果您的組織有下列方式建立品牌您用於特定之通訊類型的範本,您可以上傳這些當您設定文件組內容類型。

  • 指定可在文件組中使用的內容類型    (例如:文件檔案、圖像、音訊或視訊)。

  • 針對文件組中所有的文件指定共用中繼資料    和中繼資料欄。預設文件會在建立文件組時自動與中繼資料一起佈建,您可以在歡迎頁面上顯示共用的中繼資料。

  • 指派工作流程   ,您想要使用的文件組。您可以使用標準檢閱或核准工作流程與文件組,而整份文件組繼續進行完成工作流程步驟,就好像單一檔案。此外,貴組織可以為文件組開發自訂工作流程。

  • 傳送文件組    至內容組合管理,以便傳遞到目標資料夾、網站或文件庫。

當您將文件組內容類型新增至文件庫之後,網站使用者便可以使用熟悉的文件管理功能及特別的文件組功能。

文件組作者可以執行下列任何一項工作:

  • 使用文件庫中的 [新增文件] 命令,快速、輕鬆地建立新的多重文件工作產品。

  • 在文件組中,擷取目前屬性與文件的版本歷程記錄快照。

  • 在文件組中,開始進行整個文件組或個別項目的工作流程,以管理檢閱及核准等之一般工作。

  • 利用電子郵件傳送文件組的連結。

  • 使用 [傳送至] 命令,將文件組移動或複製到另一個位置 (目的地須在管理中心內加以設定)。

  • 管理文件組的權限。

另請參閱

建立及設定新的文件組內容類型

建立及管理文件組

自訂文件組的歡迎頁面

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