文件組簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

文件組是一組相關的文件,您可以將文件組當成一個實體來管理。您可以用一個步驟建立文件組,然後定義其特性和中繼資料。您可以將文件組當成一個實體來管理。

本文內容

什麼是文件組?

文件組能夠做什麼?

何謂文件組?

在許多專案中,我們常會製作一組相關的文件。這組文件有時可能是專案的最終結果或「交付項目」。例如,為了回應潛在客戶提出的提案要求,專業的服務公司會製作一本標準的「促銷手冊」。這本促銷手冊多半含有以下項目,而且會根據某個專案的特定需求來自訂每一個項目:

  • 服務公司簡介

  • 強項、弱點、商機及威脅 (SWOT) 分析

  • 業務計劃

  • 旗鼓相當的公司分析

一個大型的專案會有多種不同的資訊提供支援,這時,這組文件可能僅代表這些資訊,從而會建立或交付其他成果。例如,某家製造公司可能會為其所製造之產品的設計、測試及生產,製作相關的標準文件組。

這些文件可能為同時建立,也可能為分階段建立, 並可能由一人或多人製作或檢閱。所有文件均可能採用相同的格式 (例如 Word 文件), 也有可能採用不同的檔案格式 (例如,Word 文件、OneNote 筆記本、PowerPoint 簡報、Visio 圖表、Excel 活頁簿等)。

文件組可以協助組織輕易管理這些情況。文件組會將多份相關的文件整理成一個檢視,在這個檢視中,這些文件便可以視為一個實體來進行處理及管理。當您建立新的文件組時,實際上是建立新的內容類型。這個內容類型在整個網站集合均為可用,您可以針對每個不同的多重文件工作產品分別設定新的文件組內容類型。

當文件組內容類型新增至文件庫時,使用者就可以用建立一份文件的方式來建立新的文件組執行個體。

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文件組能夠做什麼?

文件組內容類型包含多項特定功能,可讓您輕鬆且順利地建立及管理多重文件的工作產品。設定文件組內容類型時,可以執行下列操作:

文件組的所有資訊,使用者必須在設定自訂歡迎頁面   。[歡迎] 頁面是可以顯示專案資訊] 或 [資源可以協助小組成員正在處理文件組 (例如,專案時間表,等資源的連結。) 設定網頁組件頁面。也會顯示在已新增至 [設定的文件清單。

  • 指定預設內容   您想要自動建立並包含在每個文件組的新執行個體。您可以讓特定的文件會自動包含,然後您可以控制的人員使用的範本。您可以是特定的預設文件是正確的內容類型。例如,如果您的組織有下列方式建立品牌您用於特定之通訊類型的範本,您可以上傳這些當您設定文件組內容類型。

  • 指定可在文件組中使用的內容類型    (例如:文件檔案、圖像、音訊或視訊)。

  • 針對文件組中所有的文件指定共用中繼資料    和中繼資料欄。預設文件會在建立文件組時自動與中繼資料一起佈建,您可以在歡迎頁面上顯示共用的中繼資料。

  • 指派您希望文件組所用的工作流程    。您可以將文件組搭配使用標準檢閱或核准工作流程,而整個文件組會直接執行工作流程步驟,就好像它是單一檔案。此外,組織也可以為文件組開發自訂的工作流程。

  • 傳送文件組    至內容組合管理,以便傳遞到目標資料夾、網站或文件庫。

當您將文件組內容類型新增至文件庫之後,網站使用者便可以使用熟悉的文件管理功能及特別的文件組功能。

文件組作者可以執行下列任何一項工作:

  • 使用文件庫中的 [新增文件] 命令,快速、輕鬆地建立新的多重文件工作產品。

  • 在文件組中,擷取目前屬性與文件的版本歷程記錄快照。

在文件組中,開始進行整個文件組或個別項目的工作流程,以管理檢閱及核准等之一般工作。

  • 利用電子郵件傳送文件組的連結。

  • 使用 [傳送至] 命令,將文件組移動或複製到另一個位置 (目的地須在管理中心內加以設定)。

  • 管理文件組的權限。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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