文件管理簡介

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文件管理著重於儲存與組織的支援作用中進行中的工作,包括內容建立與共用組織內的文件。當組織位置中沒有任何種類的正式的文件管理系統時,內容經常建立並儲存在一個未受管理且集中的方法分散的檔案共用及個別硬碟上。如此可讓您難以員工尋找、 共用及內容有效率地共同作業。這也讓您難以組織使用寶貴的商務資訊資料中的內容。

Microsoft Office SharePoint Server 2007支援貴組織的文件管理需求提供廣泛的文件管理功能,可讓您執行下列動作:

  • 儲存、 組織和尋找文件。

  • 文件的一致性。

  • 管理文件的中繼資料。

  • 協助防止未經授權存取的文件,或使用。

  • 請確定一致的商務程序 (工作流程) 的文件的處理方式。

附註: 本文後面範例 Adventure Works,製造自行車、 自行車元件,以及 bicycling 附屬應用程式的虛構公司所建立的 SharePoint 網站。

例如,技術文件小組 Adventure Works,會產生客戶具出版物,例如使用者手冊及產品規格工作表,請在會使用許多文件管理功能中Office SharePoint Server 2007。小組儲存所有的文件中心網站範本建立的網站中建立的內容。在他們的文件中心網站,小組成員會使用追蹤的文件版本透過開發主要與次要版本設定。他們也使用取出,以確保您的小組成員不小心覆寫彼此的工作。

儲存及組織文件中心網站中的文件

Office SharePoint Server 2007隨附的文件中心網站範本可用來建立適用於建立、 使用及儲存大量文件的網站。網站所建立的文件中心網站範本有專用的文件管理功能,例如取出及主要和次要文件版本設定,預設會開啟。要求的取出可協助避免混淆的衝突與透過變更,因為只有一位使用者可以變更檔案在指定的時間。版本設定可讓您追蹤修訂的文件,並可協助您為您修改,管理內容。多人共同處理專案,或資訊移到多個階段開發及檢閱時,會看到版本設定。

使用內容類型以一致的方式管理文件

內容類型是內容的一組可重複使用的設定,說明特定類型的共用的行為。內容類型可讓組織,組織、 管理及處理多個網站集合內容一致的方式。您可以定義您的組織會以確保這些不同類型的文件處理一致的方式建立的文件或資訊產品的每個類型的內容類型。

例如,建立兩個內容類型的 Adventure works 技術文件部門稱為使用者手動和產品規格。小組成員移至文件中心建立新文件,每個內容類型會顯示為文件庫中的 [新增] 按鈕上的選項。每個內容類型會指定自己的範本,讓所有使用者手冊及產品規格都共用的常見格式。每個內容類型也會指定自己的自訂資料行,這麼一來,所有使用者手冊,例如都包含哪些產品模型手冊套用至的中繼資料。每個內容類型甚至包含自己的工作流程,因此小組可以放心為每個使用者手動後面的相同的意見反應及核准程序。並產品規格包含在不同的內容類型,因為這些文件可以依照不同的程序有需要不同的中繼資料的欄。

管理文件摘要資訊

一種主要方式的其他人找到儲存於網站或文件管理系統中的資訊是瀏覽或搜尋中繼資料 (文件摘要資訊),以及檔案會儲存。不過,通常組織中的員工才會新增或更新檔案的文件內容時,將它們儲存時間。

程式和伺服器2007 Microsoft Office system提供協助使用者建立及更新文件的中繼資料。當您開啟或編輯Office SharePoint Server 2007網站2007 Office 發行桌面程式,例如 Word、 Excel 或 PowerPoint 中儲存的文件時,您可以編輯會出現在檔案頂端的 [文件資訊面板] 中的文件伺服器內容。如果將自訂資料行新增至文件的內容類型或儲存文件的文件庫,這些資料行的值會顯示為文件資訊面板中的屬性欄位。整合到編輯體驗,在2007 Office 發行程式的內容的文件摘要資訊編輯體驗輕鬆組織可以改善其內容的中繼資料的品質。

文件資訊面板

此外,組織可以使用Microsoft Office InfoPath 2007建立自訂他們可以新增至特定的內容類型的文件資訊面板。

協助保護文件

Office SharePoint Server 2007也會提供數種方式來協助保護文件儲存至 SharePoint 網站未經授權的存取或使用的組織。組織可以套用資訊版權管理 (IRM) 保護整個的文件組的整份文件庫。IRM 可讓您限制使用者可以從 SharePoint 清單或文件庫下載的檔案進行的動作。IRM 會加密下載的檔案,和限制的使用者和允許解密這些檔案的程式設定。IRM 也可以限制權限的使用者可以讀取的檔案,使他們無法採取動作,例如列印的檔案的複本,或從中複製文字。IRM 因此可協助您的組織強制執行公司政策的控制項與傳播機密或機密資訊。

Office SharePoint Server 2007也可讓您保護檔案中的其他方法。如果您想要閱讀的文件進行中的草稿時,防止其他人,您可以設定主要與次要版本設定的文件庫,然後指定 [哪些群組的人員可以閱讀次要版本 (草稿)。草稿的檔案或清單項目不為主要尚未核准的次要版本。如果您將該文件庫設定為需要核准內容,然後草稿未發佈主要版本為具有適當的權限核准文件中的出版物做為主要的草稿,直到。

您可以協助保護文件的另一個方法是設定為個別資料夾、 清單項目或文件的權限。如果您要限制存取文件庫中僅有一或兩個檔案,您可以編輯這些個別的項目,若要變更哪些人擁有檢視或編輯權限的權限。

管理文件相關的工作流程的程序

若要支援一般的文件相關的商務程序, Office SharePoint Server 2007提供內建的工作流程的組織可用於管理工作,例如 [文件檢閱與核准簽章的集合。工作流程定義為自動移動文件] 或 [透過一系列的動作或工作的相關的商務程序的項目。工作流程協助組織更有效率地管理文件相關的商務程序,因為它們會自動追蹤和管理參與這些處理程序的人力工作。

例如,技術文件小組 Adventure works 會進行大量使用收集意見反應 」 工作流程。您可以傳送電子郵件給檢閱者,而不是作者可以從Office Word 2007,目前文件右側開始工作流程。工作流程負責管理程序,包括傳送通知訊息給檢閱者、 建立工作,以及追蹤這些任務的狀態。檢閱者可以自行完成其工作Word 2007或Microsoft Office Outlook 2007。

此外,藉由使用Microsoft Office SharePoint Designer 2007或 Microsoft Visual Studio 2005 副檔名為 Windows Workflow Foundation,組織可以開發,並部署自訂的工作流程的管理自己的組織專屬的商務程序。

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