文件庫簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

文件庫是網站上讓您可以與小組成員一起建立、收集、更新及管理檔案的位置。每一個文件庫都會顯示檔案清單以及與檔案相關的重要資訊,協助成員使用檔案來協同運作。您可以從許多現成文件庫和文件庫範本中做選擇,開始有系統地組織檔案。建立文件庫之後,可以採用數種方式進行自訂。例如,您可以控制檢視、管理及建立文件的方式,或者也可以追蹤版本,包括版本數目和版本類型。您甚至可以建立自訂檢視、表單及工作流程,讓專案和商務處理流程更順暢。

本文內容

文件庫的概觀

什麼是文件庫?

一般小組會如何使用文件庫?

文件庫類型

文件庫使用方式

組織網站上的文件庫

將文件儲存在一個文件庫中

將文件儲存在多個文件庫

組織文件庫中的檔案

新增欄

定義檢視

建立資料夾

搭配使用欄、 檢視和資料夾

後續步驟

文件庫概觀

與其讓您的團隊在多個不同位置 (例如個人電腦、網路磁碟和電子郵件資料夾) 四處搜尋文件,不如使用 SharePoint 文件庫做為所有小組成員都可以檢閱及使用的中央位置,這樣做會有效率多了。

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什麼是文件庫?

一般文件庫 SharePoint 文件庫是位置建立、 儲存、 更新,及與小組成員的檔案上共同作業的網站上的位置。每種類型的文件庫,文件、 圖片、 表單及 wiki 頁面,顯示一份檔案和檔案,例如人員所修改檔案的最後一個人的重要資訊。您可以選擇從數種類型的文件庫,視您要儲存的檔案,和您打算如何使用這些類型而定。當您完成文件庫時,您可以封存的檔案、 刪除未使用過的文件庫,並儲存伺服器磁碟空間。

您也可以採用數種方式自訂文件庫。您可以控制文件的檢視、追蹤、管理及建立方式,也可以追蹤版本,包括版本數量和版本類型,還可以限制誰可以在文件核准之前查看文件。為了使商務處理流程更順暢,您可以使用工作流程來共同處理文件庫中的文件。為了減少雜亂,您可以指定資訊管理原則,以管理文件庫中文件的處理與到期情況。

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一般團隊會如何使用文件庫?

在 Contoso 的一個行銷小組需要一起執行專案及一堆文件。這個小組成員需要一個可以共同處理文件的集中位置,以持續追蹤行事曆及會議、管理專案及追蹤小組的任務。這個小組還有一個在外地的承包商,所以使用 SharePoint 2010 會有更好的效益。

第一步是讓他們指定一名成員做為網站擁有人以及管理網站的連絡人。網站擁有人就是網站管理員的角色,擁有文件庫的「完全控制」權限。首先要確認每個小組成員在其網站都有「共用」文件庫的「參與」權限等級。接著,網站擁有人會將該文件庫重新命名為「行銷文件」,然後新增詳細的描述,讓所有使用者,特別是初次使用者,清楚地知道文件庫的用途以及要檢視或新增什麼內容。該小組已決定使用這個文件庫來管理新聞稿、預算檔案、合約、提案及其他與小組有關的文件。

網站擁有人的第一件工作就是尋找及上傳許多重要的文件到文件庫裡,讓小組將文件庫當做共同作業的集中位置使用。然後網站擁有人決定執行下列事項:將文件庫設定為需要取出,因此沒有人會意外地將變更複寫至文件;還有追蹤版本,讓小組可藉由歷程記錄知道檔案如何逐步形成,並且可以視需要還原至先前版本。為了確保嚴守公司的標準,網站擁有人也會新增行銷報表、銷售合約、活動計劃及預算工作表的標準範本至文件庫。每一個範本皆包含公司標誌及任務說明。當成員從文件庫建立新檔案時,就可以輕鬆地選擇要使用的範本。

一段時間後,當小組成員新增檔案及共同處理文件時,就可以藉由新增欄以及建立以多種對其工作而言有意義的方式顯示內容之檢視等方式,組織該文件庫。例如,網站擁有人新增一個 [專案名稱] 欄,讓成員可利用該欄進行篩選或排序。

其他小組成員會新增依會計季度分組的公用檢視,以及篩選即將在六個月內到期的合約。每個成員也可建立個人檢視來幫助他們快速地尋找資訊並完成工作。

經過員工會議的多次討論後,該小組決定在文件庫層級設定警示,以便每週報告更新一次。必要時,每個成員可以決定在特定檔案上設定其他警示或設定 RSS 摘要的方式。小組也在協同作業的新領域中提出重要的「最佳作法」。當成員想要在文件庫中發佈文件時,就會揚棄在電子郵件訊息上附加文件的作法,而改在電子郵件中傳送連結。從文件庫功能區可輕鬆地將文件連結插入電子郵件訊息,確保大家所存取的是最新的版本,並可減少區域網路中無謂的流量。

有時候小組成員和其他使用者會因為沒有適當的權限而無法存取內容。某些文件因具有敏感內容而受到保護,例如合約或預算資訊。不過,由於向網站擁有人索取存取權限的功能已經啟用,所以他們可以方便地從頁面索取存取權限,而網站擁有人則可以根據文件授予適當的權限。

行銷小組的所有成員,尤其是承包商,都喜歡離線使用文件庫內容以及從家裡或遠端工作的功能,而且當再次連線時又可順利針對變更進行同步處理,這都是使用 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 的優點。

策劃行銷活動來推動銷售及增加營收是行銷小組的重要責任。當小組成員研擬新的活動計劃時,他們會追蹤檔案的次要版本。如果在某個版本犯錯,就可以還原至先前的版本。當小組完成活動計劃時,就可以建立主要版本然後發佈,交由其法律部門及主管批核。檔案一經核准,公司的其他員工就可以檢視該檔案。該網站擁有人會研究線上文件、訓練及部落格,然後想出不用程式碼就能設定工作流程、關聯到文件庫,以及自動收集意見反應、收集簽章和發佈最終文件的方法。

使用三個月之後,行銷文件庫和網站便已經變成行銷小組的重要利器,而且有助於充分提升其生產力,及整個企業的能見度。他們無法想像沒有 SharePoint 2010 該怎麼工作,並且積極探索其他使用 SharePoint 2010 的方法,以便進行更好的協同作業。

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文件庫類型

當建立新網站時,系統會為您建立一些文件庫,例如小組網站中的共享文件庫。您可以針對自己的用途自訂這些文件庫,也可以建立自己的其他文件庫。每一種類型的文件庫都有其特定用途,而某些文件庫會有不同的行為與功能組合。

文件庫     針對許多檔案類型,包括文件與試算表,請使用文件庫。您可以在文件庫中儲存其他類型的檔案,但是部分檔案類型可能會因為安全性理由而遭到封鎖。您使用未遭到封鎖的程式時,可以從文件庫建立這些檔案。例如,行銷小組可能有其專屬的文件庫來儲存規劃資料、新聞稿及出版物。

圖片庫     若要共用數位圖片或圖形集,請使用圖片庫。雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 文件庫中,但是圖片庫有幾個優點。例如,您可以從圖片庫中以投影片放映方式檢視圖片、將圖片下載到電腦上,以及使用 Microsoft Paint 等相容圖形程式來編輯圖片。若要儲存小組事件或產品上市的圖片,請考慮建立圖片庫。您也可以從網站上其他地方 (例如 Wiki 與部落格) 連結至圖片庫中的圖片。

表單庫     如需管理一組 XML 商務表單,請使用表單庫。例如,您的組織可能會想要使用表單庫來儲存支出報表。若要設定表單庫,需要 XML 編輯器或 XML 表單設計程式,例如 Microsoft InfoPath。使用者填寫的表單只是一個 .xml 檔案,其中包含已輸入表單的資料 (而且只有資料),例如支出日期與金額。構成支出報表的其他內容都是由表單範本提供。人員填寫表單後,您就可以合併表單資料或將其匯出,以便進行分析。

Wiki 頁面庫   若要建立連線的 wiki 頁面的集合,請使用 wiki 頁面庫。Wiki 可讓多位人員,收集的格式,可以輕鬆建立及修改例行資訊。您也可以新增 wiki 頁面,其中包含圖片、 表格、 超連結及連結,在文件庫。例如,如果您的小組建立專案的 wiki 網站,網站可以儲存秘訣和竅門一系列的相互連接的頁面。

附註: 根據您的網站及設定、 其他系統文件庫,例如樣式庫、 網站資產文件庫與網站頁面的文件庫,會自動建立SharePoint Server 2010。不過,您無法建立使用者介面這些特定文件庫。

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使用文件庫的方式

以下是一些文件庫使用方法,可以讓群組更易於使用文件庫:

建立檢視    若要查看的項目在文件庫中,對您最重要或最符合目的,您可以使用檢視 。實際的文件庫的內容不變,但檔案組織或篩選,以使其更易於找出並瀏覽以有意義的方式。

要求取出的檔案    當您需要取出的檔案時,您可以確保只有一人可以編輯檔案,直到已。要求取出的文件可防止多人同時,這可能會造成編輯衝突並導致混淆進行變更。要求取出,也可以協助提醒小組成員新增註解,當他們檢查檔案中,讓您可以更輕鬆地追蹤每個版本中變更的功能。

追蹤版本    如果您需要保留舊版的檔案,文件庫可協助您追蹤、 儲存及還原檔案。您可以選擇以相同的方式追蹤所有的版本。或者,您可以選擇將某些版本指定為主要,例如新增手動],並為次要,例如修正拼字錯誤的某些版本的新章節標題。若要協助您管理儲存空間,您可以選擇性地選擇您要儲存的版本的每個類型的數字。

要求核准文件    您可以指定的文件核准資格。核准或拒絕由有權限,直到,文件會保留在擱置狀態。您可以控制核准之前,哪些群組的使用者可以檢視文件。這項功能可以是如果您的文件庫包含重要的方針或最後一個前必須其他人看到的程序很有幫助的。

指定權限   SharePoint 群組及權限等級,可協助您有效率地管理內容的存取權。根據預設,文件庫、 文件庫與文件中之資料夾的權限是從其上層網站繼承。 將權限等級指派給特定的項目,可以協助您保護機密的內容,例如合約或預算的資訊,但不在限制的其他網站的存取。

隨時掌握變更    在 SharePoint 2010 中的文件庫支援 RSS 技術,以便群組的成員可以自動接收並檢視的更新或摘要、 新聞及合併的位置中的資訊。您可以使用 RSS 技術,提醒您,請在文件庫,例如文件庫中儲存檔案的變更時的任何變更。RSS 摘要啟用群組的成員,查看彙總已變更的檔案清單。您也可以建立電子郵件通知,以便檔案變更時通知您。

建立工作流程    文件庫或內容類型,可以使用您的組織已定義的工作流程商務程序,例如管理核准文件,或檢視。 群組可以將商務程序套用至其文件,稱為 [工作流程,指定所要採取的順序,例如 [核准或翻譯文件需要的動作。SharePoint 工作流程是自動移動文件或項目到一系列的動作或工作的方式。三個工作流程可依預設的文件庫: 「 核准 」,將文件路由至一組人員,以供核准。「 收集意見反應,將文件路由至一群人的意見反應,並將文件返回發起的租用戶編譯; 為工作流程的人員與 「 收集簽章,其中將文件路由至一組人員,收集數位簽章

定義內容類型    如果您的群組搭配數種類型的檔案,例如工作表、 簡報及文件,您可以擴充功能的文件庫啟用,並定義多個內容類型。內容類型新增跨多個文件庫的彈性和一致性。範本與偶數工作流程處理程序,可以指定每個內容類型。範本做為起點,來設定格式及重複使用的任何文字,並套用至該類型,例如部門名稱或合約的數字的文件的屬性。

用戶端整合    某些相容的用戶端程式,使用直接從用戶端的 SharePoint 功能。例如,當您使用Microsoft Word 2010,可以管理中的核取並輕鬆地查看更多。從 Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 或Microsoft Outlook 2010,您可以將文件庫內容離線、 從遠端的網站上,使用這些,然後順暢; 同步處理變更當您再次上線時。

稽核追蹤   如果您有一組機密的檔案,就會知道如何使用文件已有幫助,您可以定義的原則,可讓您啟用的事件,例如檔案變更、 複製或刪除 「 稽核' 追蹤。

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在網站組織文件庫

組織文件庫檔案的方法會依據群組的需求,以及您對儲存和搜尋資訊的偏好而定。某些規劃可以協助您設定最適合群組的結構。文件庫具有數項功能,可協助您使用單一文件庫中的多個檔案。不過,多個文件庫可能更適合您的群組。

將文件儲存在一個文件庫

您可能想要用一個文件庫來滿足各種需求。例如,同一個群組內有數個專案,或有多個群組處理同一個專案。當發生下列情況時,就可考慮使用單一文件庫:

  • 群組需要查看同一組檔案的相關摘要資訊或不同檢視。例如,主管想要查看依部門或依到期日分組的所有檔案。

  • 使用者想要在網站的同一個位置搜尋檔案。

  • 您想要將相同的設定套用至檔案,例如追蹤檔案的版本或需要核准。

  • 使用文件庫的群組會共用類似的特性,例如相同的權限等級。

  • 您想要分析試算表中檔案的相關資訊,或收到關於檔案的合併更新。

為了在單一文件庫中有效率地處理文件,您可以在文件庫中藉由新增欄、定義檢視或建立資料夾的方式來組織檔案。

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將文件儲存在多個文件庫

當要儲存及管理的幾組檔案之間有明顯的差異,或有幾組人要使用檔案時,您可能會想要建立多個文件庫。使用多個文件庫的時機:

  • 要儲存及管理的檔案類型不同,而且預期使用者不會常常檢視檔案摘要或同時搜尋檔案。

  • 使用檔案的使用者群組不同,而且有明顯不同的權限等級。

  • 您需要將不同的設定 (例如版本設定或核准) 套用到幾組不同的檔案。

  • 您不需要同時分析檔案或接收關於檔案的合併更新。

  • 您想要提供幾組不同的選項來建立新檔案,或變更文件庫 [新增] 功能表上選項的顯示順序。

以下是可以有效率地使用多個文件庫的一些方式。

設定網站範本及欄   如果組織想要在其文件庫中建立一些一致的設定,就可以設定網站範本與網站欄。您可以跨多個文件庫共用設定,讓您不必重新建立設定每次。

傳送至另一個位置的檔案    如果您想要在多個文件庫中可使用的檔案,您可以將其儲存在一個文件庫,並再將複本傳送至其他文件庫。您可以選擇提醒您對原始進行變更時,更新文件的複本。

建立文件庫範本    如果您想要建立文件庫的一些一致的設定,或在文件庫間重複使用的特性,您可以儲存文件庫另存為範本。按一下 [網站動作] 功能表上的 [建立時,可透過選項之一是在您的網站文件庫範本。

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組織文件庫中的檔案

有數種方式可以組織文件庫中的檔案。您可以新增欄、定義檢視及建立資料夾。每種方式都各有其優點,可以結合不同的方式來符合文件庫及小組的獨特需求。

新增欄

根據預設,文件庫會追蹤檔案名稱,以及關於檔案狀態的資訊 (例如檔案是否已存回)。不過,您可以指定其他的欄來協助分類及追蹤檔案,例如活動名稱、專案名稱或其他對小組而言重要的資訊。對於建立的欄類型,有數個選項可供使用,包括單行文字、可指定選項的下拉式清單、從其他欄計算的數字,甚至網站上的人名和照片。

欄提供的欄標題讓文件排序及篩選更容易。顯示文件庫中的檔案時,只要指向欄名,然後按一下名稱旁邊的向下鍵,即可暫時排序或篩選檔案。若需要以特定方式查看檔案,這項功能就很實用,但是下次檢視文件庫時,還是必須重複同樣的步驟。

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定義檢視

使用者是否經常需要查看與特定專案相關的所有文件、屬於特定部門的所有文件,或聚集當月即將到期的文件?如果預期經常需要以特定方式檢視檔案,您可以定義檢視。每當使用文件庫時,就可以使用這個檢視。當建立檢視時,該檢視就會新增至文件庫功能區的 [目前檢視] 下拉式清單。

文件庫檢視是文件庫中顯示項目頁面上的欄選項,通常會定義特定的排序順序、篩選、分組及自訂版面配置。文件庫可以有個人檢視及公用檢視。任何有「參與」權限等級者都可以建立個人檢視,以特定方式查看檔案,或只篩選他們想要看的檔案。若有設計文件庫的權限,就可以建立公用檢視,讓任何人在檢視文件庫時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視,讓使用者自動看到該檢視。

如果群組的成員要在行動裝置上檢視文件庫,您甚至可以建立提供限制 (例如檢視中所顯示的項目數) 的行動檢視,以配合裝置的頻寬和限制。

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建立資料夾

資料夾 (也稱為容器) 提供另一種方式來將文件庫或清單中的內容分組及進行管理。若文件庫的資料夾已經啟用,則可以將資料夾新增至大部分類型的文件庫。若文件庫包含許多項目,資料夾也可改善存取這些項目的效率。當您建立資料夾時,也會同時在背景建立內部索引。這種內部索引也會為根資料夾或最上層的文件庫或清單而建立。當您存取資料夾中的項目時,即可有效率地利用此內部索引來存取資料。

若文件庫包含許多可用特定方法進行分組的項目,您可以利用資料夾來組織文件庫中的內容。好的分組範例包括專案、小組、部門、產品類別、年限範圍、按字母排列的清單,以及按字母排列的子群組 (A-C、D-G 等等)。資料夾可以幫助使用者以熟悉的方式掃描及管理許多檔案。

文件庫中的資料夾

根據預設,文件庫啟用的資料夾會顯示不含任何篩選的文件庫的預設檢視中的資料夾。這是實用,因為使用者在他們插入新的文件時,可以選擇適當的資料夾。 顯示所有資料夾也可讓您比較的項目不正確的方式新增外部文件庫中的資料夾。您可以輕鬆地重新組織文件到不同的文件庫資料夾中使用可在文件庫功能區上使用Windows 檔案總管中開啟] 命令。

附註: 您可以定義的文件庫的檢視,排序為-是,這種情況下資料夾不顯示任何項目之前的第一個檢視中。您不可能會想要使用此檢視的排序選項,如果您希望使用者輕鬆找到正確的資料夾。

雖然文件庫資料夾不會顯示在 [文件] 區段的 [快速啟動,網站擁有者或具有網站的設計權限的使用者可以啟用樹狀檢視中,會顯示在快速啟動] 上的 [網站階層] 區段,並可讓您展開與摺疊,輕鬆地瀏覽文件庫資料夾。

樹狀檢視中的資料夾

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合併使用欄、檢視及資料夾

所有的三種方法可以共同作業。您用來追蹤專案中的文件庫的預設檢視相同的資料行可使用多個篩選準則建立檢視。檢視可以也會排序和篩選的動態按一下欄標題,以進一步隔離並識別目前的 spur 在需要的內容。如果資料夾結構定義文件庫中,您可以 」 簡維 」 的文件庫的檢視設定中的 [顯示所有項目,但不使用資料夾選項資料夾當您建立或修改檢視] 區段。每一種方法可以補充其他,讓您取得正確的內容適時及正確的方式。

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後續步驟

現在您已經對於文件庫有大致的了解,下列是可使用文件庫執行的常見與實用的工作。

  • 建立或刪除文件庫,或文件庫中的資料夾

  • 新增、開啟及刪除文件庫中的檔案

  • 新增欄至文件庫及建立文件庫檢視

  • 使用文件庫範本及內容類型

  • 使用用戶端程式同步處理電腦上的 SharePoint 文件庫

  • 在文件庫間移動及複製文件

  • 搭配文件庫使用工作流程

  • 設定文件庫的權限及進階設定

  • 使用圖片庫

  • 管理具有許多份文件的文件庫

如需這些工作的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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