文件共同作業及共同撰寫

文件共同作業及共同撰寫

使用 Office 以及 OneDrive 或 SharePoint,就能讓多人一起處理一份 Word 文件、Excel 試算表或 PowerPoint 簡報。所有人同時一起工作的情況稱為「共同撰寫」。

指出有兩個作者在 Word 文件中工作的旗幟

共同撰寫文件需要什麼條件?

共同撰寫適用於儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。 

若要與其他人共同撰寫,您需要:   

  • 一個共用儲存區   :OneDrive、商務用 OneDrive、SharePoint Online 以及 SharePoint Server 是能進行共同撰寫的共用儲存區。

  • 支援共同撰寫的 App   :所有裝置上版本比 Office 2010 更新的 Word 和 PowerPoint 都支援共同撰寫。Excel 行動裝置 App 和 Office 365 的 Excel 2016 也支援共同撰寫。

  • 對共同撰寫友善的文件   :只有 .docx (Word)、.pptx (PowerPoint) 和 .xlsx (Excel) 等新式檔案格式能夠支援共同撰寫功能。

  • 給予共同作者編輯權限   :所有共同作者都必須擁有存取並編輯該文件的權限。

建立或開啟要共同撰寫的文件

您可以在 Office Online 或 Office 傳統型產品中建立文件。這些主題將協助您了解如何共同撰寫文件:

共用您的文件,以與他人共同作業並共同撰寫。

共同作業及共同撰寫的關鍵是共用您的文件。您可以在 SharePoint、OneDrive 和 Office App 中與其他人共用檔案。

若要深入了解如何在 OneDrive 和 SharePoint 中共用文件,請參閱下列主題:

當在傳統型應用程式或行動裝置 App 中開啟共用文件時,無論您連線與否都能繼續工作。如果有其他人正在編輯同一份文件,當您離線時,他們將無法看到您的變更。重新連線後,系統將會通知您任何存在的變更,其他人才能看到您的變更。

當您在 Word 中工作時,您正在處理的段落會受到鎖定,因此沒有人能夠覆寫您正在處理的部分。當您離線使用 Word,有可能會和貴群組中的其他人一起處理同樣的段落。當您儲存您的變更,您會收到表示發生衝突的快顯訊息。您可以按一下來移至該處,並解決衝突。

Word 中有衝突的句子
在 Word 2016 中受到解決的衝突

如果您在處理的檔案位於同步處理資料夾中 (例如 OneDrive 或商務用 OneDrive),它會在您重新連線時進行同步處理,無論該 App (Word、PowerPoint) 執行與否。當您重新連線時,您的檔案會自動進行同步處理。如果有衝突,您會收到通知。如需詳細資訊,請參閱同步處理 OneDrive

根據預設,指派給您在 SharePoint 中儲存或建立文件之文件庫的群組與權限,會由該文件庫中的所有文件繼承。比方說,在每個人都有讀/寫權限的小組網站中,任何人都能進行共同撰寫。具有唯讀權限的 SharePoint Online 文件庫只允許使用者檢視文件,除非經過明確邀請,否則除了作者之外沒有人能進行變更。

SharePoint 權限由繼承產生,但您可以為特定人員設定不同的權限。如果 SharePoint 文件庫以僅供檢視進行共用,您可以給予部分使用者編輯權限。不過,如果文件庫已為每個人設定了編輯權限,您就無法將某些人限制為只能檢視。您可以使用較高 (而非較低) 的權限覆寫繼承的權限。如需關於權限的詳細資訊,請參閱了解 SharePoint 的權限等級

使用 SharePoint 我的網站、商務用 OneDrive 個人文件庫或是消費者 OneDrive 時,您必須明確地共用檔案。根據預設,它們只能由文件庫的擁有者編輯和檢視。您可以藉由共用編輯權限給人員或群組,來選取誰能編輯個別檔案。如需共用的詳細資訊,請參閱在 Office 365 中共用檔案或資料夾 (機器翻譯)。

雖然您可以透過 Word 和 PowerPoint 2007 或較舊版本上傳檔案到 SharePoint Online 或 OneDrive,且能開啟檔案進行編輯,但您無法使用這些舊版應用程式共同撰寫文件。當使用者以 Word 或 PowerPoint 2007 開啟文件時,SharePoint Online 或 OneDrive 會鎖定該文件,以防止其他 Office 使用者編輯該文件。若要充分發揮 Word 或 PowerPoint 中的共同撰寫功能,建議所有使用者使用最新的電腦版 Office 2010、Office Online、較新的 Mac ,或行動裝置 App。

是,Microsoft 已與全球許多夥伴合作,讓您能順利使用 Office Online 進行共同撰寫。請查看您的儲存空間提供者是否支援使用 Office Online 共同撰寫。

不過,使用 Office 電腦版或其他平台的協力廠商提供者並不受支援,且 Microsoft 不支援共同撰寫儲存於 Google 雲端硬碟的文件。

以下是協助您開始使用的一些連結。

如果共同撰寫功能未正確運作,有幾項可能造成問題的原因。若要協助針對您的共同撰寫階段及設定進行疑難排解,請參閱 Office 內共同撰寫疑難排解 (機器翻譯)。

如果您使用 OneDrive 或商務用 OneDrive 共用文件,便會收到告知您該文件已更新的電子郵件訊息。

其他您可能有興趣的主題

如果您從未使用過 Word Online 或 Office Online,您可以在這裡進行試用:Word Online。若要變更至不同的線上 App,請按一下應用程式啟動器 App 啟動器按鈕 ,並選擇另一個 App。

適用於 SharePoint 系統管理員:

附註: 如需如何共同撰寫文件的詳細資訊,請搜尋 Word、PowerPoint 和 Office Online 的說明。如需設定 SharePoint 以進行文件共同作業及共同撰寫的詳細資訊,請參閱 TechNet 網站

附註: 共同撰寫不適用於受到資訊版權管理 (IRM) 或 Rights Management Service (RMS) 保護的文件。

感謝客戶意見反應,本文於 2017 年 10 月更新。

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