插入合併列印功能變數

插入合併列印功能變數

當您啟動電子郵件合併列印標籤合併列印信件合併列印並將文件連接到郵寄清單時,您可以新增合併列印功能變數以將內容個人化。合併列印功能變數來自郵寄清單中的欄標題 (也稱為「資料來源」)。以下是 Excel 郵寄清單中的欄位如何顯示在合併列印文件中的範例。

擷取至合併列印功能變數的資料

您插入的合併列印功能變數會從郵寄清單中擷取資訊,自訂每個信封、電子郵件訊息、標籤或信件。

為了替您省去將每個個別欄位放入文件中的繁瑣工作,Word 包含 [地址區塊] 和 [問候行] 工具,為地址或問候新增所有欄位,讓您不必一次新增一個欄位。

新增地址區塊

若要在信件、信封或標籤中輕鬆新增地址區塊,請使用 [地址區塊] 工具。

  1. 按一下您要在文件中新增地址區塊的位置。

  2. 選擇 [地址區塊]

[插入地址區塊] 合併功能變數

附註: 如果 [地址區塊] 命令以灰色顯示,請按一下 [選取收件者] 並選擇您所使用的郵寄清單類型 (Outlook 連絡人Excel 試算表,或您先前在 Word 中所建立的 .mdb 檔案)。如果您還沒有郵寄清單,請按一下 [鍵入新清單] 以在 Word 中建立您的清單

Word 可讓您選擇位址上的名稱是較正式或較不正式。

提示: 若要將郵寄標籤設為單行間距,請選取 [地址區塊] 欄位,按一下 [頁面配置] (Word 2013) 或 [版面配置] (Word 2016),並在 [間距] 底下的 [前] 和 [後] 方塊中輸入 0

段落間距

若要確定 Excel 試算表中的地址經過合併後正確無誤,請參閱 在 Excel 中格式化合併列印數字、日期與其他值

新增問候行

若要在您的電子郵件訊息或信件中新增標準問候語,請使用 [問候行] 工具

  1. 按一下您要在文件中新增問候語的位置。

  2. 選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

    附註: 如果 [問候行] 命令以灰色顯示,請選擇 [選取收件者] 並選取您所使用的郵寄清單類型 (Outlook 連絡人Excel 試算表,或您先前在 Word 中所建立的 .mdb 檔案)。如果您還沒有郵寄清單,請按一下 [鍵入新清單] 以在 Word 中建立您的清單

  3. 選擇您要使用的名稱樣式並設定其他選項。

    [問候行] 選項

    提示: 若要確定 Word 會找到您清單中的名稱和地址,請選擇 [符合欄位]。檢查您想要的欄位是否顯示在清單中。如果您想要的欄位顯示 [不相符],請選取該欄位的下拉式清單,然後選擇您清單中與該欄相符的欄名稱。

  4. 要確認欄位是以您想要方式格式化,請將整個欄位反白,包括每個結尾的標記。

    合併列印文件中的 [問候行] 欄位

  5. 選擇 [常用],然後檢查字型和字型大小。

    [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組

  6. 選擇 [行距] 以確定行距與文件其餘部分的間距相符。

    [常用] 索引標籤上的 [行距]

新增您要合併的欄位後,請輸入您想要在合併期間建立的每個信件、電子郵件、信封或標籤中保持相同的資訊。

新增個別合併功能變數

如果要將郵寄清單中的資訊新增到文件中,您可以一次新增一個合併功能變數。

  1. 按一下您要在文件中新增合併列印功能變數的位置。

  2. 選擇 [插入合併功能變數] 旁邊的下拉式清單,然後選取功能變數名稱。

    可用欄位的 [插入合併欄位] 功能表

  3. 如果您在清單中沒有看到所需的功能變數名稱,請選擇 [插入合併功能變數] 按鈕。

    [插入合併欄位] 按鈕

  4. 選擇 [資料庫欄位] 以查看資料來源中的欄位清單。

  5. 附註: 如果您沒有看到資料來源中的欄位,請檢查文件是否已連接到正確的資料來源。選擇 [編輯收件者清單],並確認 [資料來源] 欄位與您想要使用的來源相符。

  6. 選擇 [插入]。

附註: 如果某些數字、貨幣或是日期並未正確格式化,請參閱格式化合併列印數字、日期與其他欄位,以取得協助。

使用進階合併列印功能變數

當您針對所有客戶建立一封信或一封電子郵件,而您希望該郵件根據資料來源的特定欄位中的不同值來陳述不同事情時,您可以使用規則來填入欄位。例如,如果發票已超過應付餘額的到期日,發票可以包含 [過期] 文字。

若要設定規則和進階功能變數,請在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取您要新增的功能變數種類。

開啟 [規則] 功能表的 [規則] 按鈕

如需如何使用合併列印規則的詳細資訊,請參閱設定合併列印規則

如需端對端合併列印步驟,請參閱使用 Word 合併列印電子郵件標籤的合併列印使用合併列印來個人化信件

新增日期或時間

若要將目前的日期和/或時間插入到文件中,請移至功能區的 [插入] 索引標籤,然後選取 [文字] 群組中的 [日期及時間]。在 [日期及時間] 對話方塊中,選取與您想要插入之內容相符的格式。按一下 [確定] 以插入所選項目。

提示: 如果您想要在日後每次開啟此文件時,讓日期或時間自動更新到目前的日期和時間,請選擇 [自動更新] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

另請參閱

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