提升效能 Office Project 2007 中使用差異臨界值

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依 Bonnie Biafore

比較成本與排程的變異數,若要設定專案閾值是追蹤效能,並取得進度落後與溢位的最早警告的絕佳方式。     但是,您可以查看您是否使用提前遊戲或前八彈珠之前,您應該設定專案排程與預算的變異數臨界值。 Microsoft Office Project 2007 可以計算成本和排程變異數,但自訂欄位就是適合儲存臨界值和計算列和欄與臨界值的變異數。 在本文中,您將學習如何設定在 Office Project 2007 和 Microsoft Office Excel 2007 中的排程與成本臨界值,以比較這些臨界值的變異數。 您也會了解如何醒目提示差異狀態的 Office Project 2007 和 Office Excel 2007 中的視覺指標。

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計算 Office Project 2007 中的變異數

比較臨界值的變異數

輕鬆解讀 Office Project 2007 中差異資料

避免進度落後和超支

計算 Office Project 2007 中的變異數

Office Project 2007 可以計算變異數相等專案效能,不過,您可以完成之前,您可以將這些計算的一個重要任務: 儲存您的專案的比較基準。 此基礎詳細資料是您建立的排程、 成本和其他專案量值,代表專案關係人同意計劃。 沒有這麼做,Office Project 2007 沒有您想要叫用,目標,因此無法傳送通知,如果您的專案追蹤。

使用可以測量效能的實獲值分析

一個挑戰是,基本差異] 欄位不容易識別哪些工作的進度或問題。 百分比是比金額或日期的變異數,更容易,因為不論專案具有進度或次數的基準百分比適用於已修訂。

但是,哪些效能比可協助您評估專案積效嗎? 您知道,比較估計的實際值可以是誤導。 假設您的專案已耗用的估計的工期和預算的一半。 無論是好消息取決於多少專案工作已完成。 分析實獲值 (EV) 讓您進行清除可以比較估計與實際工時量值後完成。

之前查看追蹤效能 EV 比例,請務必了解基礎量值:

  • 排程 (BCWS) 的工作之預算的成本是透過您的專案計劃排程的任務的狀態日期,比較基準成本: 多少您計劃要花費的狀態日期,無論是否已完成。 比方說,如果由 2008 年 9 月 30 日,完成工作的成本為 $10000,該日期的 BCWS 是 $ 10000 美元。

  • 實際工時成本執行 (ACWP) 都可以代表到狀態日期,無論完成執行工作的成本。 ACWS 2008 年 9 月 30 日,是您所花費的日期為止。

  • 已之預算成本工作執行 (BCWP) 是 EV,因為它來測量您的工作完成,或透過狀態日期盈餘分析估計成本。 例如,如果已完成的工作的預算的成本為 $15000,BCWP $15000,如果您提早、 落後,或直接在完成這些工作的時間。

使用實獲值比例以比較臨界值

EV 分析使用多個比率評估排程和成本效能,包括排程差異 (SV),成本差異 (cv) 除以,時程績效指數 (SPI),成本績效指數 (CPI)。 Office Project 2007 比計算功能,以及其他新功能是比較臨界值的最佳工具:

  • EV 成本差異 (CV 欄位在 Office Project 2007) 顯示您已完成 (BCWP ACWP 減去) 的工時估計與實際成本之間的差異。 如果 CV 為負數,實際的成本大於預算成本,且該工作超出預算。

  • 成本差異百分比 (CV %)EV 成本差異百分比的已完成的工時估計成本的方式: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100。 例如,假設 BCWP 是 $ 10000 美元,ACWP 是 $12000。 CV 等於 $ 10000 美元 – $12000,或 – $2000。 完成的工作的成本大於您預算 $2000。 因此,CV %等於 (-$2000 / $10000) X 100 或 –20%。

    CV %非常適合用於您 CV 臨界值與比較。

  • EV 排程差異 (SV 欄位在 Office Project 2007) 顯示減去 BCWS BCWP — 已完成的工時估計的成本與您計劃到狀態日期完成的工作之間的差異。 如果 SV 是負數,您就會完成較少比計劃及落後的工作。

  • 時程差異百分比 (SV 百分比)已排程工時之預算成本的百分比是 EV 排程差異: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100。 SV 百分比會顯示排程差異百分比之工作排程。 例如,請考慮 $ 10000 美元的 9000 相同 BCWP。 CV 等於 $ 10000 美元 – 9000 或 $1000。 排定的工時成本 $1000 之間的差距小於已完成的工作,這表示您完成更多工作比您計劃,而且提前排程。 SV 百分比等於 ($1000 / $10000) X 100 或 10%。

    SV 百分比非常適合用於您 SV 臨界值與比較。

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比較臨界值的變異數

流量燈讓事情保持簡單: 綠色方法會執行,黃色警告,及紅色表示停止。 專案閾值是專案流量燈。 藉由設定閾值,以指出您的專案順暢地執行,按幾個碰撞,或標題的問題,您可以看到專案代表並決定需要採取哪些動作的位置。

在決定臨界值時,您定義描述綠色、 黃色或紅色燈專案的績效,根據排程與成本差異的門檻,能夠點。

例如,5%超出預算或落後的閾值可能最大可接受的效能。 10%臨界值會指出就能採取修正動作。 比率介於 5 到 10%,如果您需要保留關閉眼睛上的任務,請確認它們沒有收到任何更糟。

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輕鬆解讀 Office Project 2007 中差異資料

如果您在 Office Project 2007 表格中包含 CV %] 和 [SV 百分比欄,您可以觀看的負數顯示工作已落後或超出預算。 不過,最理想的解決方案是將決定要監看式以及採取的任務。

在 Office Project 2007 中的圖形標記進行突顯這些情況。 例如,如果 CV 百分比] 或 [SV 百分比少於 – 10 的百分比,成本] 或 [排程已超過您設定閾值,而您看到紅色光線。

若要顯示流量訊號,以根據您預定臨界值的成本效能,執行下列步驟:

  1. 建立自訂顯示圖形標記為 CV %欄位: [工具] 功能表中,選取 [自訂],然後選取欄位

  2. 在 [自訂欄位] 對話方塊中,在 [類型] 下拉式清單中,選取編號

  3. 選取 [自訂數字欄位,例如數字 1]。

  4. 若要提供自訂欄位有意義的名稱,請按一下 [重新命名]。 在 [重新命名欄位] 對話方塊中,輸入名稱,例如成本 Var %。 按一下 [確定]。

  5. 若要設定的自訂欄位等於 CV %,請按一下 [公式]。 在 [成本 Var %的公式] 對話方塊中,按一下 [功能變數,指向 [成本],然後選取CV %。 按一下 [確定]。

  6. 若要顯示的值] 中按一下 [圖形標記]。

  7. 在 [圖形標記成本 Var % ] 對話方塊中,定義檢查 CV %值超出您臨界值的第一個測試:

    1. 按一下第一個測試 '成本 Var %'列;從下拉式清單中,選取 [是小於

    2. 在第一個列中,輸入– 10 (不使用百分比符號)。

    3. 按一下第一個影像列;從下拉式清單的影像] 欄中,選取的紅色圓形,因為 CV %小於 – 10 表示任務超出預算是 10%以上。

      附註: 如果您使用相同的臨界值的所有工作時,您可以定義測試閾值數字。 如果您想變化工作工作時,將臨界值指派給其他自訂欄位,,然後在 [] 欄中,選取 [臨界值。

  8. 在第二個測試 '成本 Var %'列中,選取 [大於。 在對應的列,輸入– 5;然後在 [影像] 列中,選取 [綠色圓形。

  9. 在第三個測試 '成本 Var %'列選取 [大於或等於。 在對應的列,輸入– 10;然後在 [影像] 列中,選取 [黃色圓圈。 按一下 [確定]。

附註: Office Project 2007 處理順序測試,因此第三個測試攔截大於 – 10 但小於 – 5 的值。

設定圖形標記以比較臨界值的變異數

附註:  顯示排程效能流量訊號類似,除了,您可以使用 [SV 百分比] 欄位,而不是 CV %

若要在 Office Project 2007 中的表格中顯示圖形標記:

  1. 從 [檢視] 功能表中,選取 [表格:,然後選取 [更多資料表

  2. 在 [其他表格] 對話方塊中,選取資料表,按一下 [套用]。

  3. 以滑鼠右鍵按一下欄標題中。

  4. 從快顯功能表中,選取 [插入欄]。

  5. 在 [資料行定義] 對話方塊中,從 [欄位名稱] 下拉式清單中,選取的自訂欄位。 如果參照的上一個範例,選取(數字 1) 成本 Var %],然後再按一下[確定]

附註:  您可以建立新的資料表,以顯示自訂的變異數的量值。 若要這麼做,從 [檢視] 功能表中,選取 [表格: ,然後其他表格。 在 [其他表格] 對話方塊中,按一下 [新增。 在 [表格定義] 對話方塊中,指定的資料表名稱和要包含在表格中的欄位。

圖 2 所示,欄會顯示綠色、 黃色或紅色燈,與您任務的狀態。

使用圖形標記評估成本與績效

圖 2] 中,您可以看到 EV 和基本的變異數相等之間的差異。 比方說,CV 設計投影片組任務的是正數 ($60.00),因為實際的成本大於的比較基準成本。 不過,CV %為負值 (–6%)。 這兩個變異數,表示成本與超出預算。

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避免進度落後和超支

您可以使用 Office Project 2007 計算排程與成本差異和評估專案的效能。 圖形標記眼看到的工作會在追蹤,以及那些需要注意的。

很抱歉,專案關係人與小組成員通常不瞭解的專案經理的特質的量值。 若要了解如何轉換表單可以了解其他對象的此差異資訊,請參閱工作基礎文件的祕訣溝通專案t 檢定

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關於作者     Bonnie Biafore 是專案管理學會 PMI – 認證專案管理專業版 (PMP)。 她會顧問、 訓練、 演講者和獲獎作者的多個活頁簿投資、 個人財務,與專案管理,包括上時間 !追蹤 !在目標 !管理您的專案與 Microsoft® 專案的成功 (Microsoft Press,2006年)。

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